Управление Ресурсами Проекта: Грамотное Планирование и Распределение Рабочих Активов

Аудиоверсия:

Стартап из пяти человек и компания из тридцати сотрудников — это два совершенно разных мира. В маленькой команде все на виду, но когда бизнес растет, прозрачность теряется. Многие проекты задерживаются не из-за нехватки рабочей силы, а из-за неумения ей управлять.

Именно здесь на первый план выходит управление ресурсами. Грамотная организация активов позволяет видеть реальную картину загрузки команды, вовремя перераспределять задачи и избегать авралов.

В этом тексте мы подробно рассмотрим аспекты управления ресурсами проекта, которые сделают бизнес прибыльным, а работу в команде — организованным процессом.

Грамотное управление повышает эффективность ресурсов, чтобы успешно реализовывать план проекта, его задачи и цели.

Иными словами, оно помогает распределять ресурсы проекта так, чтобы они находились в нужном месте в нужное время, а также добиваться результата с наименьшими усилиями.

Какими бывают рабочие активы в типичном проекте?

Ресурсы — это все, что команда использует для выполнения задач на протяжении всего жизненного цикла проекта. Например, для строительной компании ресурсами будут материалы, специальная техника. Организатору мероприятий могут понадобиться услуги ведущего, кейтеринга, место проведения торжества, а компании по разработке программного обеспечения — компьютеры, специалист по кадрам и разработчики.

Ресурсы необходимы в каждой профессиональной области, соответственно, управление ими — тоже. Каждый проект или задача требует организации и контроля за своевременным введением в рабочий процесс каждого ресурса, будь то закупка инвентаря или внедрение нового специалиста.

Согласно исследованию PMI (2023), 52% специалистов в области управления проектами являются обладателями сертификата Project Management Professional (PMP), а 43% являются несертифицированными специалистами. Однако всем им нужно уметь грамотно работать с материальными ресурсами. 

Чем крупнее компания и больше штат, тем сильнее растет необходимость в ресурсном менеджере. Его задача — планировать и распределять ресурсы для обеспечения результативной работы организации и удачного завершения проектов.

Преимущества управления ресурсами проекта

Давайте разберемся, почему ресурсы важны и для чего менеджеры обращают на них пристальное внимание. 

• Полный контроль над проектом

В компании могут быть тысячи сотрудников, сотни проектов, десятки департаментов и офисов по всему миру. Правильное управление материальными ресурсами проекта, а также другими активами даст возможность контролировать каждый этап и шаг в реализации бизнес-планов.

• Прозрачность рабочих процессов

Другие департаменты могут оценить загрузку команды проекта и понять, работает ли она на полную мощность либо готова взять дополнительную задачу. Также прозрачность повышает уровень доверия заказчиков и других заинтересованных лиц.

• Минимизация рисков

Распределив ресурсы и спланировав их использование, вы сможете устранить недостатки или проблемы до того, как они возникнут.

• Предотвращение выгорания членов команды

Назначая роль и загрузку каждому сотруднику, вы можете быть уверены, что никто не работает сверх нормы и каждый занят тем, что умеет и от чего получает удовольствие.

• Оценка окупаемости инвестиций (ROI)

Имея четкое представление, что понадобится для ведения и окончания проекта, вы можете заранее планировать и оценивать рентабельность инвестиций.

• Дополнительная подстраховка

Допустим, проект не был успешным из-за нехватки ресурсов. Своевременное управление гарантирует, что команда сделала все, что было в ее силах.

• Оценка эффективности

Оценивая результаты работы, вы можете проследить, насколько эффективно управление командой проекта. Это позволит делать более точные прогнозы на будущее.

Особенности управления ресурсами проекта

Теперь, когда вы знаете что такое управление ресурсами и для чего оно нужно, мы расскажем о способах его внедрения.

Существует несколько подходов, которые помогут вам эффективно контролировать рабочие активы. Каждая из этих тактик применяется в определенных обстоятельствах и упрощает планирование, внедрение и управление ресурсами.

Распределение ресурсов проекта

Распределение ресурсов — это метод планирования проектов, подразумевающий использование материалов, людей и бюджета наиболее эффективным способом.

Главная задача такого способа — максимально равномерно распределить ресурсы на протяжении проекта, чтобы исполнение плана прошло без резких взлетов и падений интенсивности их использования.

Для того чтобы оптимизировать и улучшить процесс распределения, менеджеры часто используют отчетность. Документально зафиксировав занятость, роль и стоимость каждого ресурса, вы поможете не только себе, но и всем заинтересованным сторонам оценить доступность и загрузку ресурсов, а также не перегрузить членов команды и не превысить запланированные финансы.

Выравнивание и сглаживание ресурсов в плане управления

Выравнивание и сглаживание — процессы схожие, однако путать их не рекомендуется.

Первое применяется для того, чтобы избежать их дефицита в одной области и избытка в другой. Результат достигается путем выявления неиспользуемых или неэффективно используемых ресурсов и их оптимального применения в других задачах или проектах.

Сглаживание — это метод, который позволяет следить, чтобы требования к ресурсам не превышали заранее заданный лимит.  Это может быть количество рабочих часов конкретного специалиста, бюджет на определенную позицию, максимальное количество закупленного материала и т.д.

Сроки некоторых задач/проектов могут сдвигаться в результате применения обеих техник. Однако значительным преимуществом таких методов является более результативное и экономное использование ресурсов в долгосрочной перспективе.

Прогнозирование ресурсов

На стадии планирования проекта прогнозирование ресурсов поможет заранее определить его размеры, предсказать дополнительные затраты и возможные риски. Иными словами, еще до запуска проекта вы будете знать, какие ресурсы потребуются для успешной и оптимальной реализации плана.

Планирование ресурсов

Этот способ направлен на подсчет ресурсов, необходимых для выполнения задачи или проекта в указанные сроки. При планировании ресурсы делятся на две категории:

• Расходные (деньги, материалы)
• Повторно используемые (оборудование, рабочие)

Три этапа процесса планирования ресурсов:

1. Распределение

На этой стадии менеджер решает, какие типы ресурсов понадобятся для реализации проекта. Это может быть как количество часов, необходимых для завершения проекта, так и количество расходных материалов.

2. Агрегация

Этот этап включает в себя объединение, суммирование ресурсов, использованных для выполнения каждой задачи и для каждого проекта в определенный период времени.

3. Планирование

Этот этап используют для организации и структурирования членов команды. Поэтому задачи, которые им необходимо выполнить, планируются в зависимости от доступности и возможностей ресурсов, которые, естественно, не бесконечны. Эти аспекты обычно регулируются с помощью методов сглаживания или выравнивания.

Инструменты для управления ресурсами проекта

Время, отведенное на выполнение плана, ограничено, поэтому оптимизация процесса управления рабочими активами с помощью специального программного обеспечения еще больше повысит шансы команды на успех.

GanttPRO — это программа для управления проектами на основе онлайн диаграммы Ганта. Она помогает эффективно планировать и контролировать проекты любой сложности и длительности.

Интуитивный и понятный интерфейс, широкий функционал упростят работу с планированием и управлением ресурсами, а также позволит команде и участникам проекта быть на связи и следить за обновлениями в режиме онлайн.

В специальной вкладке «Команда и ресурсы» (на панели слева) программа позволяет добавлять участников проекта (через приглашение на электронную почту), определять их роли и обязанности.

Вы также можете легко работать с портфелями проектов.

Другие возможности GanttPRO:

• Управление загрузкой

Используя программу, вы можете без труда отслеживать загруженность членов команды. То есть отслеживать, какой из сотрудников перегружен, или, наоборот, готов взять новые задачи. Загрузку ресурсов можно посмотреть как на уровне проекта, так и и на уровне всего аккаунта.

Так это выглядит на уровне проекта.

• Виртуальные ресурсы

Диаграмма Ганта в GanttPRO может визуализировать виртуальные ресурсы. Вы можете добавлять сколько угодно таких ресурсов в проект и назначать их на задачи. Это может быть специальное оборудование, определенное количество единиц материала, и т.д.

• Персональные календари

С GanttPRO на этапе планирования вы можете легко создать персональный календарь для каждого исполнителя с учетом отпусков, праздников и выходных.

• Возможность делиться планом по ссылке

Теперь не нужно тратить время на описание проекта третьим лицам. Достаточно создать ссылку и выслать ее всем желающим.

• История изменений

Эта возможность позволит в любой момент контролировать каждый шаг в управлении проектом: увидеть, кто переименовал задачу, поменял ее статус либо добавил новый ресурс.

• Готовые шаблоны

Готовые шаблоны диаграммы Ганта экономят время на создание новых графиков. В пару кликов можно выбрать подходящий вариант и начать работу. Любой готовый шаблон вы можете настроить под свой проект. А также создать новый и сохранить его для использования в будущем.

• Централизованная коммуникация

Управлять ресурсами без хорошей коммуникации сложно.

Общайтесь с коллегами, заказчиками и третьими лицами в одном месте. В этом помогает раздел «Комментарии» в GanttPRO. Это единое пространство для управления комментариями к задачам в ваших проектах. Он объединяет комментарии на уровне всего аккаунта. Поэтому не нужно открывать отдельные проекты, чтобы смотреть обсуждения конкретных задач. Кроме этого, в программе доступны упоминания, уведомления и возможность прикреплять файлы. 

• Назначение исполнителей и стоимость ресурсов

Инструмент также дает возможность устанавливать приоритет для задачи, назначать на нее более одного исполнителя, а также задавать стоимость ресурсов (фиксированная, за рабочую единицу или почасовая). GanttPRO автоматически рассчитает стоимость каждого из них для целого проекта.

Знак красного человечка означает перегруженность ресурса. Объем его работ можно уменьшить.

• Отчеты

Чтобы управление проектами и рабочим процессом было более прозрачным, программа позволяет создавать отчеты (по затраченному времени и/или бюджету) и делиться ими со всеми желающими.

Уделяйте внимание управлению ресурсами проекта для лучших результатов бизнеса

Эффективное управление ресурсами — это не особый талант или сложный навык. Это важная часть плана управления работой, которому следуют менеджер проекта и команды. 

Оно помогает сфокусировать команду на правильной работе с активами проекта и построить успешный бизнес. Однако, прежде чем это произойдет, необходимо полностью разобраться в процессах управления, понять, для чего они важны, и как их лучше использовать для достижения высоких результатов.

Планируйте и контролируйте ресурсы правильно, применяя продвинутое ПО. 

5 8 голоса

Рейтинг статьи

This content is licensed by

Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International license.