Портфель Проектов: Звено Между Бизнес-Стратегией и ее Реализацией

Растет количество проектов и задач? Не знаете, какие из них запустить в первую очередь, а от каких и вовсе отказаться?

Расставить приоритеты вам поможет портфель проектов. 

Пример портфеля проектов

Представьте, вы работаете в магазине косметики. Руководство пришло к решению, что главной «фишкой» позиционирования магазина на рынке будут не широкий ассортимент и эксклюзивность брендов, а низкие цены.

Стратегия определена. Теперь из списка запланированных и текущих проектов организации команда выбирает те, что максимально соответствуют заданной цели. Из них и будет состоять портфель, который поможет эффективно контролировать путь от бизнес-идеи до ее реализации. 

Для чего нужен портфель проектов?

Чем многочисленнее компания, тем сложнее справляться с большим количеством внутренних процессов. Со временем становится сложнее разобраться в предложенных проектах и выбрать те, которые будут наиболее рентабельны в условиях заданной стратегии. Неправильное распределение задач и сил, вероятнее всего, приведет к перерасходу средств, сорванным дедлайнам и ухудшению качества работы организации.

Как избежать такого сценария?

Для того чтобы оптимизировать процесс расстановки приоритетов, анализировать результативность работы команды и повышать ее продуктивность, управлять ограниченными ресурсами для достижения общих бизнес-целей и используют портфель проектов.

Создание портфеля поможет:

  • В любой момент оценить общее состояние компании.
  • Управлять несколькими проектами одновременно.
  • Помнить о постоянной корреляции задач, целей и ценностей организации.
  • Расставлять приоритеты, оценивать риски.
  • Четко видеть финансовую картину.
  • Контролировать загруженность трудовых ресурсов.
  • Сократить количество конфликтных ситуаций при выборе проекта.
  • Сэкономить время на принятие решений.
  • Акцентировать внимание команды на общий результат, а не на выполнении отдельных проектов.
  • Вовремя «свернуть» проект, если он перестал соответствовать бизнес-приоритетам компании.

По данным опросов консалтинговой компании по управлению проектами PM Solutions, количество организаций, использующих портфель проектов, выросло с 64% в 2003 году до 71% в 2013 году. А 26% опрошенных в том же исследовании рассказали, что после внедрения такого метода работы в компанию окупаемость инвестиций (ROI) выросла на 25% и выше.

Управление портфелем проектов
Source

Однако, чтобы воспользоваться всеми достоинствами ведения портфеля, о которых написано выше, недостаточно лишь выбрать самые важные для компании проекты и запустить их.

Грамотно выстраивать процессы управления портфелем проектов — неотъемлемая часть достижения цели компании.

Управление портфелем проектов

Управление портфелем проектов (РРМ) — это создание надежной системы, которая позволяет эффективно руководить проектами в рамках заданной стратегии, соблюдая при этом ценности компании.

Другими словами, этот процесс помогает расставить приоритеты и понять, какие из проектов окажут наиболее благотворное влияние на развитие бизнеса.

Руководя портфелем, не забывайте оценивать действенность проектов на каждом этапе их реализации.

Перед каждым из этапов задавайте следующие вопросы:

  • Все ли проекты соответствуют общему назначению портфеля?
  • Получает ли компания преимущества от их выполнения?
  • Остались ли прежними сроки реализации проектов?
  • Приведет ли успешное завершение всех проектов к заданной цели?

Если ответ хотя бы на один из этих вопросов «нет», потребуются оперативные действия, чтобы исправить ситуацию.

Управление проектами и управление портфелем проектов: PM vs PPM

Хорошая стратегия — первостепенный, играющий ключевую роль компонент для развития и роста бизнеса. Но не единственный.

Реализовать даже самую гениальную стратегию невозможно без инструментов ежедневного планирования. Они поддерживают и помогают поэтапно реализовывать идею, отображают актуальную картину и дают полное понимание ситуации. 

Управление проектами и управление портфелем проектов — две стороны одной медали для ведения бизнеса. 

Так в чем же разница между управлением проектами и управлением портфелем проектов?

Опытный специалист в области управления бизнесом Роберт Буттрик сказал:

В обоих случаях менеджеры определяют сроки, ведут бюджеты, оценивают риски и контролируют загруженность каждого из работников.

Главное различие заключается в том, что задача менеджера портфеля проектов шире и глобальнее: выбрать и запустить наиболее рентабельные для предприятия проекты.

А вот менеджер проектов сосредоточен на максимально эффективной реализации каждого из них.

Иначе говоря, управление портфелем — это контроль общей картины из выбранных проектов, ведущих к достижению главных целей компании, а управление проектом — успешное завершение конкретного проекта или нескольких в заданный срок.

Программа для управления портфелем проектов

Работа в многочисленной команде подразумевает нескончаемый поток мыслей, идей и стратегий развития. Каждый работник предлагает различные проекты, варианты их реализации. Это приводит к конкуренции за ресурсы и средства, которые, как известно, не безграничны.

Не утонуть в водовороте планов и предложений, оптимизировать процесс  выбора и постоянно держать руку на пульсе поможет функционал онлайн диаграммы Ганта для управления проектами GanttPRO.

С помощью сервиса теперь можно создавать и руководить портфелями проектов. Доступная и интуитивная система управления позволит:

  • Управлять выбранными проектами одновременно.
  • Следить за их статусом и обновлениями.
  • Оставлять комментарии, прикреплять файлы к задачам сразу из нескольких проектов.
  • Управлять трудовыми ресурсами, финансами, сроками выполнения.

Делайте все это, не переключаясь с одного проекта на другой.

Как управлять портфелем проектов в GanttPRO

Создать портфель можно двумя способами:

1. На панели слева выбрать «Все проекты», справа от каждого нажать на три точки и выбрать опцию «Создать портфель проектов».

Управление портфелем проектов в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO

2. Нажать «+» внутри белого круга на левой боковой панели, кликнуть на «Создать портфель проектов» и добавить столько проектов, сколько потребуется.

Управление портфелем проектов в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO

Вот и все, ваш портфель готов. Далее работа продолжается в привычном режиме. Все проекты в портфеле отображаются в том же виде, что и по отдельности. 

Название портфеля состоит из названий всех выбранных проектов, перечисленных через запятую. В любой момент вы можете переименовать его.

Управление портфелем проектов в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO

Кроме того, если вы решите удалить проект из портфеля, он не пропадет из списка доступных проектов компании. Полное удаление портфеля также сохранит каждый проект по отдельности.

Так просто, буквально в несколько кликов, перед вами открывается возможность оптимизировать рабочие процессы в компании. Управляйте проектами, создавая портфели, ставьте новые цели и достигайте их вместе с GanttPRO.

Read also

Все о Диаграмме Ганта: Как Успешно и Вовремя Завершать Проекты
Valerie Ulasik/ Less than a minute
10 Систем Управления Портфелем Проектов: Эффективное Достижение Целей Компании
Valerie Ulasik/Estimated reading time: 1 minute
Как Работать над Проектами с GanttPRO: Портфель Проектов и Управление Ресурсами
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Успешный Менеджер Проектов: Эксперты о Ключевых Профессиональных Навыках
Andrew Stepanov/Estimated reading time: 1 minute
Как Быстро Работать над Задачами с GanttPRO: Массовые Изменения
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Эффективно Управлять Бюджетом с GanttPRO: Фактическая Стоимость и Точное Время на Задачи
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Выбрать Методологию Управления Проектами: Нюансы, Которые Стоит Учесть
GanttPRO Team/ Less than a minute
Как Профессионально Управлять Задачами с GanttPRO: Учет Времени, Отчеты, Интеграция с Google Диском
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Топ Методологий Управления Проектами: От Требовательной Waterfall до Правительственной Prince2
GanttPRO Team/Estimated reading time: 1 minute
Что Такое Удаленная Работа
GanttPRO Team/ Less than a minute
Как Уложиться в Нереальные Сроки Выполнения Проекта
GanttPRO Team/ Less than a minute
Как Ставить и Достигать Цели в Рамках SMART-Подхода
GanttPRO Team/ Less than a minute

Leave a Reply

avatar
  Подписаться  
Уведомление о

Сервис для гибкого планирования!

500,000+ менеджеров экономят на управлении командой до 3 часов в день вместе с GanttPRO

Попробуйте бесплатно

Гарантируем 100% конфиденциальность!