Что Такое Вехи Проекта и Как Они Помогают в Управлении Задачами и Ресурсами

Аудиоверсия:

В планировании работы очень важно не сбиться с пути. Вехи проекта помогают отслеживать прогресс и проверять, соответствует ли он плану. С их помощью команды могут легко оценить, сколько времени потребуется для выполнения определенных этапов проекта.

Хотя определение и визуализация вех могут показаться простыми, они не всегда очевидны для всех членов команды, что может привести к определенным трудностям.

Ниже вы найдете информацию о важности вех проекта, примеры их использования, а также шаги для их создания на таймлайне. Вы также узнаете, как легко и быстро добавить основные вехи в план с помощью профессиональной программы для управления проектами.

Содержание:

• Что такое вехи проекта?
• Что может быть вехой?
• Как их определить?
• Их важность в управлении проектами.
• Примеры.
• Как их создать.

Как и иерархическая структура работ, которая разбивает проект на более мелкие части, вехи помогают увидеть общую картинку и отдельные задачи одновременно, без необходимости тратить время на исследования деталей.

Вехи иногда могут называться майлстоунами или milestones (англ.).

Что может быть ключевой вехой?

Ключевые моменты проекта могут быть представлены как:

• Внутренние даты (дата начала всего проекта, начало/окончание любого его этапа, встречи и т.д.).
• Важные дедлайны.
• Выводы и резюме.

Внешние события и даты.

Теперь, когда вы знаете самые базовые факты о майлстоунах, самое время перейти к более фундаментальным процессам.

Как определяются основные вехи проекта?

Любой современной команде важно понимать, как определяются контрольные точки проекта.

Планируя свой график, начните с нескольких вех одновременно. Оцените дату их завершения и сравните ее с фактической датой окончания. Однако будьте осторожны, чтобы не путать вехи с задачами, целями и результатами.

Чем веха проекта отличается от задачи?

Каждый проект включает в себя задачи, для выполнения которых требуется время. Вехи же представляют собой основные моменты, показывающие прогресс.

Чтобы иметь четкое представление о том, в чем отличие вехи от задачи, задайте себе следующие вопросы:

• Является ли это значимым моментом моего проекта, который указывает на прогресс?
• Повлияет ли это на конечный срок?
• Является ли это результатом работы?
• Необходимо ли это согласовывать с заинтересованными сторонами?

Если на любой из этих вопросов вы отвечаете «да», то это веха, а не задача.

Чем веха проекта отличается от цели?

Любая цель — это то, что вы хотите достичь в будущем. Например, открытие нового магазина — это цель вашего бизнеса. Путь к достижению цели будет включать несколько активностей, разделенных на вехи.

Это не фаза проекта, потому что фаза охватывает несколько задач. А веха — это отметка между одной фазой и следующей, и она не имеет продолжительности по времени.

Чем веха проекта отличается от результата?

Выполнение задач приводит к созданию результатов проекта. 

Если вы управляете парфюмерным магазином, результатом может быть создание новой коллекции. Веха должна отмечать завершение этой части работы. Это своего рода событие, чтобы отпраздновать достижение.

Важность ключевых вех в управлении проектами

Зачем нужно использовать вехи в управлении проектами?

Визуализация вех дает множество преимуществ. Рассмотрим самые важные.

• Вехи помогают отслеживать дедлайны. В каждом проекте есть дедлайны, и не всем в команде нужно знать, когда каждый из них был выполнен. Превращение значимых результатов в вехи на графике управления работой может мотивировать любого, кто хочет получить общее представление о ходе выполнения задач, увидеть, что происходит.
• Вехи помогают выявлять трудности и возможные задержки. Делать вид, что ничего не происходит и «прятать голову в песок» — самое странное, что можно сделать, когда ваш бизнес переживает не лучшие времена. Вехи могут предотвратить это, так как они заставляют вас делать паузы и периодически оценивать ход выполнения проекта.
• Вехи способствуют созданию качественного плана. Визуализация вех упрощает планирование всех ваших активностей. Инвесторы, руководители и другие стороны могут не знать всех деталей. Когда вы заботитесь о разработке плана проекта и расстановке вех, вы позволяете им легко и быстро понять ваши графики.

Примеры вех в управлении проектами

Мы не будем углубляться в сложные примеры. Достаточно рассмотреть проект по запуску нового продукта и использование вех в нем. 

Вы можете разделить фазы этого проекта по ключевым событиям. Например, одно из них — окончательное утверждение дизайна продукта. 

Вехи также помогут отметить все этапы жизненного цикла проекта: инициирование, планирование, выполнение и завершение.

Вот другие примеры вех проекта, связанного с запуском нового продукта:

• Даты начала и окончания этапов проекта.
• Ключевые встречи или события.
• Получение одобрения от инвестора, что позволит перейти к следующему этапу, и т.д.

Как создать ключевые вехи проекта

Теперь у вас есть четкое представление о том, что из себя представляют вехи. Но как создать их и использовать в работе? 

Давайте посмотрим, как это можно сделать онлайн и как в этом помогает диаграмма Ганта.

Вы можете сказать, что некоторые диаграммы Ганта выглядят как что-то из научно-фантастического фильма. К счастью, это не относится к GanttPRO.

Диаграмма Ганта онлайн в GanttPRO отлично визуализирует вехи. Однако перед их обозначением вам нужно пройти несколько важных этапов при создании проекта.

Кратко напомним их.

1. Определите цель проекта

Невозможно работать без цели и задач. 

Четко сформулированные задачи покажут, как вы сможете достичь своей цели.

2. Создайте проект

Чтобы создать новый проект в GanttPRO, вам нужно иметь свой аккаунт. 

Перейдите на страницу «Создать новый проект» и заполните все необходимые поля. Это займет не больше минуты.

3. Структурируйте ваш проект с помощью задач и подзадач

Лучший способ спланировать реализацию проекта — это разбить его на задачи и подзадачи.

Это поможет организовать все рабочие процессы, и вы легко сможете контролировать каждую деталь. 

Просто нажмите «Добавить задачу/подзадачу» и установите все необходимые параметры.

4. Отметьте вехи проекта на диаграмме Ганта

Когда ваш проект имеет четкую структуру, вы можете распределить все активности и сгруппировать их в соответствии с различными этапами работ. 

Выделите главные задачи, добавьте активности, которые требуют согласования со стороны заинтересованных лиц, а затем обозначьте вехи.

Добавить основные вехи проекта на вашу диаграмму можно двумя способами всего за несколько кликов.

Вы можете нажать на три точки справа от строки настройки задачи, затем выбрать «Добавить веху» в появившемся списке.

Также можно просто нажать на поле «Добавить веху».

Milestone появится на таймлайне в виде ромба.

Вы можете называть свои вехи на диаграмме Ганта, перетаскивать их и изменять дату.

5. Добавьте зависимости к задачам и вехам, если это необходимо

После этого вы сможете добавить зависимости, нажав на белые кружки, которые появляются при наведении мыши с обеих сторон задачи или вехи на таймлайне. 

Просто перетащите линию зависимости от вехи к задаче или другой вехе, к которой вы хотите ее привязать.

6. Пригласите коллег и назначьте им задачи

С помощью настроек задач вы можете пригласить коллег или других людей из ваших проектов. После этого можно назначить им любые задачи и качественно завершать проект.

7. Экспортируйте проекты с вехами

Ваш проект со всеми задачами, вехами и зависимостями может быть экспортирован из GanttPRO. 

Экспорт диаграммы в PNG, PDF, XML или Excel позволит всегда держать свои проекты под рукой.

Мы показали основные шаги, которые помогают визуализировать графики и майлстоуны в GanttPRO. Однако онлайн диаграмма Ганта предлагает гораздо больше продвинутых возможностей. Остается только попробовать, как все это может выглядеть на вашем таймлайне.

Детальное планирование и управление проектами

Создавайте вехи проекта на диаграмме Ганта в считанные минуты.

Попробуйте бесплатно

Создавайте вехи проекта, чтобы держать задачи под контролем и отслеживать их прогресс

Не стоит недооценивать значение вех. Они играют роль ключевых событий, определяющих успех вашей работы.

Вехи позволяют отслеживать ход проекта и служат контрольными точками, которые помогают всей команде сосредоточиться на достижении общих целей.

Чтобы эффективно определить вехи, нужно иметь четкую структуру и организацию проекта. Используйте онлайн-диаграмму Ганта для легкого планирования и контроля работы. GanttPRO позаботится о вехах и других визуальных аспектах любого проекта.