Как Использовать GanttPRO по Максимуму: 15 Возможностей, о Которых Вы Могли не Знать

Аудиоверсия:

GanttPRO предлагает много возможностей для планирования и управления проектами. Ключевой инструмент программы — мощная онлайн-диаграмма Ганта, которая помогает грамотно организовывать и контролировать все этапы проекта, визуализируя каждую мелкую деталь.

Однако не все возможности GanttPRO очевидны на первый взгляд. Многие из них могут изменить ваше отношение к планированию и сделать проекты более успешными.

Используя расширенные настройки и продвинутый функционал программы, вы можете работать качественнее и эффективнее. А возможности, которые часто остаются незамеченными, сокращают ручную работу и помогают соблюдать любые сроки.

В этой статье рассмотрим 15 продвинутых возможностей GanttPRO, раскрывающих весь потенциал программы. С их помощью вы сможете поднять навыки управления проектами и весь бизнес на качественно новый уровень.

Содержание:

• Готовые шаблоны для быстрого начала.
• Зависимости задач для продвинутого планирования.
• Вехи для обозначения ключевых этапов проекта.
• Автопланирование для отслеживания графика проекта и мгновенной корректировки сроков.
• Интуитивное перетаскивание для быстрых корректировок.
• Базовый план для сравнения запланированного и фактического прогресса.
• Критический путь для расстановки приоритетов в задачах и своевременного завершения проекта.
• Настраиваемые поля для еще более комфортного управления.
• Совместная работа для вовлечения в проект и отслеживания изменений в реальном времени.
• Виртуальные ресурсы для управления задачами без реальных участников команды.
• Массовое изменение для экономии времени при повторяющейся работе.
• Фильтр для мгновенного анализа данных.
• История изменений для отслеживания каждой детали проекта и создания его резервной копии.
• Быстрый экспорт для возможности поделиться проектом с заинтересованным лицами.
• Публичная ссылка для быстрого доступа без регистрации.

1. Готовые шаблоны для быстрого начала

Пользователям часто приходится создавать несколько проектов одновременно за короткий промежуток времени. А каждый раз начинать новый проект «с нуля» может быть сложно и долго. 

Именно поэтому использование готовых шаблонов — гораздо более эффективное решение.

В GanttPRO доступен набор шаблонов диаграммы Ганта для разных профессиональных сфер и случаев применения.

Их полезность отмечает пользователь Виктор Елисеев:

Независимо от типа проекта, вы найдете настраиваемое решение, которое легко можно адаптировать под ваши уникальные цели и потребности.

Такие шаблоны можно применять в различных отраслях и сферах, включая:

• IТ/разработка программного обеспечения.
• Строительство.
• Производство продукта.
• Маркетинг.
• Профессиональные услуги.
• Консалтинг.
• Веб-дизайн.
• Розничная торговля.
• Планирование мероприятий.
• Образование и многое другое.

Где найти: нажмите кнопку «Создать новый проект», расположенную в левом верхнем углу вашей страницы. Откроется меню настроек, в котором вы сможете выбрать подходящий шаблон для работы.

Если вы хотите сохранить свой проект в виде нового шаблона, найдите соответствующее меню, нажав на значок настроек в правом верхнем углу страницы. Просто выберете «Сохранить шаблон».

2. Зависимости задач для продвинутого планирования

Команды, работающие в GanttPRO, активно используют зависимости между задачами. Такая возможность помогает определять взаимосвязанные действия и их порядок, отслеживать прогресс, замечать возможные препятствия, правильно распределять ресурсы и многое другое.

Джордж Россл, менеджер по производству в компании A+ Construction Pro, так оценивает эту возможность:

Джодж Россл

Менеджер по производству в компании A+ Construction Pro

C GanttPRO я не теряю контроль над задачами и их сроками. Как только я создал зависимость, я уже спокоен, что ничего не забуду или потеряю.

Однако не все знают о разных типах зависимостей и чаще всего применяют только зависимость «Окончание — Начало» (когда одна задача не может начаться до завершения другой).

GanttPRO поддерживает три других типа зависимостей между задачами:

• «Окончание — Окончание». Этот тип зависимости означает, что одна задача не может быть завершена до завершения другой. Такой вариант полезен для параллельных рабочих процессов.
• «Начало — Начало» — когда одна задача может начаться только после запуска другой. Эта зависимость помогает синхронизировать действия, которые должны начинаться вместе.
• «Начало — Окончание» — когда одна задача может быть завершена только после того, как началась другая активность.

Где найти: вы можете установить зависимости с помощью интуитивного перетаскивания или добавить их, зайдя в раздел настроек задачи.

3. Вехи для обозначения ключевых этапов проекта

В проекте может быть много разных задач и событий. Некоторые из них выделяются своей важностью и масштабом. Такие ключевые задачи полезно визуализировать особым образом.

В GanttPRO в этом помогают вехи проекта, которые изображаются в виде заметных ромбов на диаграмме. Обычно они не имеют длительности, а просто показывают прогресс между завершением проекта.

Где найти: вы можете отметить ключевые задачи или события, нажав «Добавить веху» в нижней части списка задач. Другой способ сделать это — найти три точки справа от строки настроек задачи и также нажать «Добавить веху» там.

4. Автопланирование для отслеживания графика проекта и мгновенной корректировки сроков

Автопланирование дает отличную возможность пересчитывать даты ваших задач и график проекта, если в них происходят изменения.

С помощью этой опции вы можете с точностью следовать плану работ и контролировать все зависимости между задачами.

Где найти: чтобы включить возможность отслеживания всех изменений в вашем графике, перейдите в «Настройки проекта», которые находятся в правом верхнем углу.

5. Интуитивное перетаскивание для быстрых корректировок

В GanttPRO вы можете регулировать задачи прямо на диаграмме Ганта с помощью возможности перетаскивания.

Перетаскивание позволяет быстро перемещать задачи и вехи без ручного ввода данных. Оно обеспечивает гибкость и незамедлительно показывает изменение. 

Этот оптимизированный процесс упрощает отслеживание прогресса, корректировку задержек и управление зависимостями, в конечном итоге повышая эффективность и точность работы. С этой возможностью участники команды могут регулировать активности на ходу, поддерживая проект в порядке.

Где найти: чтобы использовать такую возможность, кликните по определенной полосе задачи на таймлайне. Удерживайте ее и перетяните в нужное место. Вы можете перетягивать ее влево или вправо, чтобы настроить даты начала и окончания задачи.

Для изменения длительности задачи перетяните края ее полосы. GanttPRO автоматически обновит зависимые задачи при перемещении одной из них.

6. Базовый план для сравнения запланированного и фактического прогресса

Не каждый пользователь знает, что можно легко отслеживать, как фактический ход выполнения проекта отличается от первоначального плана. 

В GanttPRO такое сравнение двух конкретных версий можно осуществить с помощью возможности «Базовый план». Это сравнение помогает измерять текущую производительность по отношению к установленным требованиям.

Где найти: перейдите в верхний левый угол сетки проекта и нажмите на значок «Базовый план».

7. Критический путь для расстановки приоритетов в задачах и своевременного завершения проекта

Далеко не всем известно про критический путь в диаграмме Ганта. Он показывает последовательность задач, которые необходимо выполнить до завершения проекта. Это обычно самая короткая продолжительность, которая демонстрирует действия, влияющие на время завершения работы. 

Если одна задача на критическом пути задерживается, то и весь проект будет идти с отставанием. 

Эту возможность GanttPRO в числе других отмечает Аника Альбрехт, менеджер проектов и консультант в дизайн-студии Design for human nature GmbH:

Аника Альбрехт

Менеджер проектов и консультант в дизайн-студии Design for human nature GmbH

У нас были очень сложные проекты, которые требовали работу с критическим путем, управление ресурсами и контроль за их загрузкой. В GanttPRO мы нашли все нужные возможности. При этом инструмент не перегружен и не завышен в цене.

Вам необходимо специально активировать эту возможность, так как в GanttPRO по умолчанию она отключена.

Где найти: чтобы включить эту возможность, кликните по значку критического пути в верхнем левом углу сетки вашего проекта. Вы увидите, как критическая задача (или несколько) будут окрашены в красный цвет.

8. Настраиваемые поля для еще более комфортного управления

Пользователи GanttPRO активно работают со стандартными полями. Однако программа также позволяет легко добавлять настраиваемые поля для задач.

Это высоко оценивает Адам Херск, руководитель отдела продуктов и разработки в компании Pacvac, производителе переносных пылесосов:

Адам Херск

Руководитель отдела продуктов и разработки в компании Pacvac

Мы попробовали 5-6 рекомендованных диаграмм Ганта и именно GanttPRO оказался наиболее интуитивно понятным сервисом с красивым интерфейсом. Для меня это было главной причиной выбора. Мне также нравится возможность работать с настраиваемыми полями. Это качественно выделяет GanttPRO на фоне других инструментов.

Вы можете использовать девять типов настраиваемых полей:

• Текст.
• Число.
• Дата.
• Список.
• Флажок.
• Цвет.
• Мультиселект.
• Люди.
• Лейблы.

Где найти: нажмите на знак «+» в правом верхнем углу сетки проекта и выберите в окне вкладку с названием «Настраиваемые поля». Другой способ сделать это — нажать на соответствующую кнопку в хедере (слева от «Фильтра»).

9. Совместная работа для вовлечения в проект и отслеживания изменений в реальном времени

GanttPRO оптимизирует совместную работу команды, позволяя пользователям оставлять комментарии по каждому отдельному действию. 

Пользователь Владимир Семенов отмечает:

Также в GanttPRO очень просто прикреплять файлы при комментировании задачи.

Еще один продвинутый вариант совместной работы в команде проекта — использование раздела «Комментарии».

Это специальное пространство, где вы можете управлять комментариями к задачам во всех проектах. Здесь они собираются в одном месте на уровне аккаунта, поэтому нет необходимости открывать каждый проект отдельно, чтобы увидеть обсуждения по задачам.

Где найти: пространство для комментариев можно найти в нижней части окна настроек задачи. Вы также можете прикрепить туда файлы, загрузив их с вашего компьютера или с помощью перетаскивания. Раздел «Комментарии» доступен в левой боковой панели.

10. Виртуальные ресурсы для управления задачами без реальных участников команды

Не все пользователи знают, что виртуальный ресурс в проекте может означать что или кого угодно: от производственного станка до участника вашей команды. 

GanttPRO позволяет добавлять неограниченное количество виртуальных ресурсов, назначать им задачи и указывать их стоимость.

Есть два способа добавления виртуальных ресурсов:

• В аккаунт.
• В проект.

Важно отметить, что в программе вы можете осуществить конвертацию виртуальных ресурсов. Это позволяет автоматизировать процесс добавления реальных пользователей, избегая трудоемкой ручной работы.

Где найти: чтобы добавить виртуальный ресурс в свой аккаунт, откройте раздел «Команда и ресурсы» в настройках аккаунта, расположенных в левом нижнем углу. Перейдите во вкладку «Виртуальные ресурсы» и нажмите кнопку «+ Создать новый».

Чтобы добавить виртуальные ресурсы в свой проект, перейдите во вкладку «Люди» и выберите там «Виртуальные ресурсы». Затем нажмите кнопку «+ Добавить ресурсы».

11. Массовое изменение для экономии времени при повторяющейся работе

Если вы привыкли редактировать задачи по одной, то возможность работать с массовыми действиями значительно сэкономит ваше время.

В GanttPRO возможность массового изменения используется для назначения задач, изменения сроков, обновления статусов и многого другого.

Можно выбрать несколько задач из списка. Если вы отметите родительскую задачу, все ее подзадачи также будут выбраны.

Эта возможность доступна для некоторых стандартных и всех настраиваемых полей.

Где найти: нажмите на кнопку «Массовое изменение», которая находится в верхнем левом углу сетки вашего проекта. Затем отметьте задачи, к которым вы хотите применить эту возможность. После этого выберите необходимые поля в правом меню и нажмите «Применить изменение». 

Также возможно удалить выбранные задачи, нажав на кнопку «Удалить задачи».

12. Фильтр для мгновенного анализа данных

Работать с задачами и настройками гораздо проще и быстрее, когда их можно фильтровать.

Вместо того чтобы вручную просматривать список задач, вы можете использовать расширенные фильтры для быстрого поиска определенных активностей по названию задачи, типу, исполнителю, статусу, приоритету, создателю и т. д.

Где найти: чтобы применить такую возможность и отсортировать задачи в своем проекте, нажмите кнопку «Фильтр» в правом верхнем углу.

13. История изменений для отслеживания каждой детали проекта и создания его резервной копии

История изменений в GanttPRO будет полезна, если вы хотите отслеживать все, что меняли по ходу работы.

С этой возможностью легко перейти в любую точку вашего проекта и посмотреть, что было сделано, кем и когда.

Кроме того, вы можете найти любую необходимую информацию в истории с помощью фильтра. 

Используйте сортировку по следующим характеристикам:

• Изменения задачи.
• Настраиваемое поле.
• Приоритет.
• Статус.
• Перетаскивание.
• Исполнитель.
• Настройки проекта.
• Рабочие дни.
• Зависимости.
• Копирование/вставка.
• Массовые изменения.
• Каскадная сортировка.
• Конвертация ресурсов.

Где найти: нажмите на значок «История», который находится в правом верхнем углу. Вы увидите список со всеми изменениями, которые были сделаны с начала вашего проекта.

14. Быстрый экспорт для возможности поделиться проектом с заинтересованными лицами

Еще одна не всегда очевидная, но очень важная возможность в GanttPRO — экспорт.

Программа позволяет экспортировать данные проекта в различных форматах (PDF, PNG, XLSX или XML) для отчетности по проекту, информирования заинтересованных сторон, включения данных в презентации и анализы и т. д.

Помимо выбора формата, вы также можете определить размер бумаги и ориентацию, применить фильтр, изменить масштаб, настроить параметры полей и задать другие характеристики.

Где найти: вы можете найти кнопку «Экспорт» в правом верхнем углу вашей страницы.

15. Публичная ссылка для быстрого доступа без регистрации

Делясь проектом, вы можете информировать участников своей команды, клиентов и других заинтересованных лиц в любое время.

Создавайте одну или несколько ссылок с отфильтрованными данными на различные представления проекта и делитесь ими всего в несколько кликов. 

Можно делиться ссылками со статическими или динамическими отображениями состояний проекта.

К слову, такими ссылками легко управлять. Вы можете копировать, деактивировать и удалять их при необходимости.

Где найти: чтобы поделиться ссылкой, нажмите на кнопку с тремя точками, которая находится в правом верхнем углу. Выберите «Создать ссылку».

Кроме того, можно применить дополнительные настройки, такие как описание, фильтр, пароль и снапшот.

На этом все.

Применяя описанные выше советы и приемы для работы в GanttPRO, вы сможете поднять управление своими проектами на качественно новый уровень, став настоящим гуру менеджмента.

Используйте продвинутые возможности GanttPRO для эффективного управления проектами

Освоение возможностей GanttPRO выходит за рамки основ программы, связанных с диаграммой Ганта. 

Применяя продвинутые возможности, вы сможете оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность команды. От использования готовых шаблонов до предоставления публичной ссылки для быстрого доступа, эти возможности помогут вам управлять проектами с большей точностью и скоростью.

Использование менее известного (но важного) функционала GanttPRO гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от программы и сделаете управление проектами более качественным и эффективным.

Надежная программа для управления проектами

Планируйте и контролируйте проекты с онлайн диаграммой Ганта.

Попробуйте бесплатно