Дорожная Карта Проекта: Ключ к Успешному Планированию

Аудиоверсия:

Любые проектные работы обычно начинаются с подготовки, которую удобно отражать в дорожной карте проекта. Чем масштабнее деятельность, тем тщательнее должен быть реализован процесс планирования.

Как правильно управлять рабочими процессами, распределять ресурсы, отслеживать время и создавать ключевые вехи проекта? Что нужно делать, чтобы завершать работу в срок и достигать успеха вместе с командой? 

Дорожная карта проекта помогает решить все эти задачи без лишнего хаоса.

В этой статье мы рассмотрим основные характеристики дорожных карт и предложим надежный инструмент для их создания.

Содержание:

• Что такое дорожная карта проекта?
• Что должна содержать дорожная карта?
• Для чего нужна дорожная карта проекта?
• Чем отличается план от дорожной карты?
• Дорожная карта с вехами.
• Как составить дорожную карту проекта.
• Преимущества дорожной карты проекта.
• Недостатки дорожной карты проекта.
• Примеры дорожных карт.
• Шаблоны дорожных карт проекта.
• Инструменты для создания дорожных карт.
• Составление дорожной карты проекта в GanttPRO.

Этот популярный инструмент управления проектами повышает прозрачность работы, способствует вовлечению заинтересованных сторон и поддерживает процесс принятия обоснованных решений. Он важен для сохранения фокуса и эффективного управления временем, поэтому на него полагаются менеджеры и команды во всем мире.

В русском языке в управлении проектами часто используется англоязычный вариант термина «roadmap». Вы также можете встретить такие употребления, как «роудмэп»,«роудмап», «роадмап» или другие.

Основная цель дорожной карты — обеспечить участников проекта достоверной информацией. 

Этот инструмент планирования предоставляет четкое и понятное видение стратегических целей и их реализации, включая ключевые задачи и вехи.

Однако важно помнить, чем дорожная карта проекта не является.

Например, это не инструмент управления ресурсами. В карте могут быть указаны только основные контакты для обратной связи с заинтересованными сторонами.

Кроме того, roadmap проекта отличается от дорожной карты продукта. Последняя более детализирована. Она включает информацию о разработке конкретного продукта.

Иногда дорожную карту путают с инструментом для отслеживания прогресса проекта. Однако такой инструмент обычно используется для поддержания графика работ. В свою очередь, дорожная карта проекта предоставляет приблизительные временные рамки, которые могут изменяться в ходе реализации работ.

Наконец, важно не путать карту с планом проекта, поскольку она обеспечивает общее видение проекта без углубления в детали и помогает держать заинтересованных лиц в курсе событий. 

На деталях последнего сравнения мы еще остановимся ниже. 

Что должна содержать дорожная карта?

Этот востребованный инструмент планирования обычно содержит следующие элементы:

• Объем проекта. Это общее представление плана, его целей и того, чего ваша команда стремится достичь к моменту завершению всех работ.
• Результаты. Это итоги деятельности, к которым приходит команда в конце реализации проекта. Результатом может быть что угодно: программное обеспечение, документ или физический продукт.
• Высокоуровневый график и таймлайн проекта. Этот элемент отражает ключевые действия, которые команда должна выполнить в хронологическом порядке в течение определенного времени для успешного завершения проекта.
• Потенциальные риски. Это трудности или проблемы, которые могут возникнуть в процессе реализации проекта. Они способны привести к отклонениям в бюджете, графике или нагрузке.
• Ключевые вехи. Это важные события, которые обозначают переход проекта на новый этап.
• Основные контакты. Это контакты представителя проекта, с которым заинтересованные стороны могут связаться для уточнения деталей, вопросов или предоставления обратной связи.

Для чего нужна дорожная карта проекта?

Руководители проектов составляют такие карты для лучшего понимания и четкого видения реализации проекта и его ключевых целей. Этот важный управленческий инструмент помогает всем вовлеченным лицам быть «на одной волне». 

Вот как Хизер Кутюр, консультант и писатель из Северной Каролины (США), оценивает роль дорожной карты в своей работе:

В сущности, дорожная карта предоставляет постоянный доступ к прогрессу плана, где все заинтересованные стороны могут найти актуальную информацию о нужной стадии завершения проекта.

Рассмотрим 5 причин для использования дорожной карты.

• Чтобы запустить проект правильно. Все стремятся запускать проект легко и быстро. Дорожная карта проекта помогает избежать неопределенности, пропущенных сроков и дефицита бюджета. Она гарантирует, что все выполняют свою работу. Члены команды не застревают на месте, а заинтересованные стороны не теряют интерес к делам.
• Чтобы все были в курсе целей проекта. Более 30% компаний заявили, что непонимание целей проекта является основной причиной неудач. Использование дорожных карт позволяет заинтересованным сторонам оставаться сосредоточенными на бизнес-целях, даже если они меняются в процессе реализации проекта.
• Чтобы оправдать ожидания заинтересованных сторон. Опрос, проведенный KPMG (2017), показал, что только одна из трех компаний реализует проекты, получившие одобрение заинтересованных сторон. С дорожными картами проектов партнеры и третьи стороны всегда будут в курсе выполнения целей, сроков, вех и прогресса.
• Чтобы отделить команду от заинтересованных сторон. Благодаря высокоуровневому обзору, который обеспечивает такая карта, можно предотвратить стороннее вмешательство в повседневную работу команды и сделать процесс реализации проекта более эффективным. Заинтересованные стороны, в свою очередь, получают актуальную информацию и могут самостоятельно углубляться в детали.
• Чтобы создать основу для плана проекта. План проекта содержит больше информации и деталей. Когда заинтересованные стороны одобряют дорожную карту, ее легко преобразовать в план ежедневной реализации.

Теперь, когда вы узнали основные характеристики дорожной карты, расскажем подробнее о том, чем она отличается от плана проекта.

Как было отмечено выше, план проекта может логично развиваться на основе дорожной карты. 

Обычно план включает информацию о:

• Всех задачах и подзадачах, которые необходимо выполнить.
• Исполнителях.
• Прогрессе проекта.
• Датах начала и завершения каждой задачи и всего проекта.
• Загрузке.
• Критическом пути.
• Необходимых ресурсах.
• Бюджете и затратах.
• Зависимостях, вехах и других визуальных элементах.

Вы можете построить план проекта на таймлайне, доске Канбан или в виде списка задач. 

Визуализировать дорожную карту чаще всего помогает диаграмма Ганта.

Однако важно также помнить о сути диаграммы.

Майк Клейтон, автор онлайн-курсов по управлению проектами, определяет разницу между ней и дорожной картой следующим образом:

Поскольку план содержит больше информации о самом проекте и команде, на его создание требуется больше времени. Очевидно, что визуально он выглядит объемнее дорожной карты.

Вот наиболее яркие отличия этой пары.

Дорожная карта с вехами

Еще одна важная тема, на которую стоит обратить внимание, — это вехи на дорожной карте.

Обычно веха указывает на важное событие, момент или крайний срок, о котором менеджер хочет сообщить команде.

Любой таймлайн с ключевыми событиями может включать дату запуска или дату, которую команда должна учитывать в процессе работы. Вы можете разделять фазы проекта на основе ключевых событий, а вехи помогут отмечать все этапы его жизненного цикла.

Вот некоторые распространенные примеры вех проекта:

• Вехи начальных этапов (согласование проекта, планирование, финансирование и т.д.).
• Вехи середины проекта (обзор требований, выполнение ключевых задач, достижение ключевых показателей эффективности и т.д.).
• Вехи заключительных этапов (стадии тестирования, устранение дефектов, финальное утверждение и т.д.).

Посмотрите, как может выглядеть roadmap проекта с вехой на примере согласования работ.

Как составить дорожную карту проекта

Теперь пришло время выяснить, как составить дорожную карту проекта, которая приведет вашу команду к успеху.

Не существует единой схемы, универсального шаблона или волшебной программы для ее  создания. 

Ее внешний вид и содержание могут зависеть от множества факторов, включая:

• Профессиональную сферу вашей компании.
• Сложность и масштаб проекта.
• Методологию, которую использует ваша команда.
• Для кого создается карта (руководители, инвесторы, разработчики или другие заинтересованные стороны).

Рассмотрим 3 шага для составления дорожной карты проекта.

1. Соберите всю необходимую информацию для проекта

Первый шаг в создании дорожной карты проекта связан со сбором данных. Это нужно сделать до ее составления для более плавного старта проекта. Соберите вместе все ключевые цели, вехи, возможные риски, зависимости и другие важные факторы.

2. Проведите общее собрание с командой и заинтересованными сторонами

Цель такого мероприятия — представить команду заинтересованным сторонам, обозначить их ожидания и обсудить все возможные неточности и пробелы перед началом проекта.

3. Создайте таймлайн с ключевыми вехами

Это можно сделать с помощью электронных таблиц, специального ПО для управления проектами или готовых шаблонов. 

Общий обзор вашего будущего проекта готов.

Преимущества дорожной карты проекта

Эффективная дорожная карта реализации проекта гарантирует следующие преимущества:

• Держит всех в курсе событий. С ее помощью все вовлеченные понимают масштаб работ, приблизительные временные рамки и ключевые цели.
• Помогает соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон. Она способствует отделению неоспоримых аспектов работы от опциональных и гибких.
• Показывает приоритеты задач. Когда возникают изменения и новые обстоятельства, вы можете обратиться к дорожной карте, чтобы найти наиболее важные цели, согласованные ранее. Это помогает принимать быстрые решения и правильно расставлять приоритеты.
• Обеспечивает взаимодействие внутри команды и за ее пределами. Вы можете поделиться таким визуальным обзором работ с любыми участниками проекта и координировать работу с другими командами, участвующими в ее реализации.

Сложности дорожной карты проекта

Несмотря на все преимущества, использование дорожных карт проекта может быть связано с определенными трудностями. Вот основные:

• Неточная оценка времени. Она может возникнуть у многих команд. Это приводит к перерасходу бюджета, задержкам или несоответствию ожиданий.
• Редкое или частое обновление. В первом случае проект может отставать от графика. Во втором — вы можете потерять доверие и быть обвиненными в неспособности строить долгосрочные планы.
• Пренебрежение необходимостью делиться прогрессом с другими. Даже если третьи стороны не участвуют напрямую в реализации проекта, они могут каким-то образом влиять на него. Поэтому важно не забывать обо всех заинтересованных лицах.
• Излишняя детализация. Важно быть осторожными с деталями проекта, иначе дорожная карта может оказаться сложной для восприятия с первого взгляда. Стоит помнить, что дорожная карта — это всего лишь общий обзор проекта.

Примеры дорожных карт проекта

У каждой дорожной карты проекта есть свои особенности, в зависимости от команды и компании, которые заинтересованы в ее создании. 

Давайте рассмотрим несколько примеров.

• Для разработчиков: фокусируется на возможностях, спринтах, вехах и релизах. Обычно она охватывает короткий промежуток времени и характеризуется детальным масштабированием.
• Для отдела продаж: сосредоточена на сочетании возможностей и выгод для клиентов.
• Внешняя (для партнеров и клиентов): акцентируется на ключевых преимуществах проекта. Как и любой документ для внешней аудитории, она должна быть визуально привлекательной и понятной.

Наглядный пример дорожной карты проекта поможет избежать неопределенности и хаоса, а также будет визуализировать все цели и инициативы в организованном виде. Он поможет сфокусироваться на общем видении проекта и будет грамотно отражать бизнес-миссию.

Можно найти множество таких бесплатных или платных примеров в зависимости от конкретной сферы или отрасли.

Таким образом, типичная дорожная карта развития проекта сочетает основные возможности и результаты, предоставляя обзор всех стратегических шагов и описание того, как, когда и кто выполнит эти шаги.

Вот пример дорожной карты проекта, показывающий процесс разработки корпоративного блога.

Можно использовать любые примеры или шаблоны для отображения данных, включая:

• Стратегические инициативы высокого уровня.
• Периоды релизов.
• Функциональные возможности.
• Информацию об исправлении ошибок и т.д.

Шаблоны дорожных карт проекта

Вы можете создавать визуальные карты в таких базовых программах, как Excel или PowerPoint. Однако такие варианты будут статичны, что затруднит работу с ними в будущем. Их будет сложно дополнить, скорректировать или обновить. Придется каждый раз переделывать таблицу или презентацию и отправлять документ участникам проекта.

Более удобный вариант — использовать готовые бесплатные шаблоны, доступные онлайн. Их можно легко скачать и сразу начать использовать.

Однако работа с шаблонами дорожных карт проекта может быть осложнена следующими трудностями:  

• Сложно добавлять дополнительные этапы и детали проекта.
• Совместная работа в таких картах быстро усложняется, так как нет постоянного взаимодействия.
• Внесение поправок не всегда интуитивно понятно. Это делает изменения не такими быстрыми.

Инструменты для создания дорожных карт 

Если ваш проект сложный или дорогостоящий (или оба варианта), попробуйте надежные сервисы для создания дорожной карты проекта.

Они помогают менеджерам подготавливать общий обзор рабочих процессов в различных профессиональных сферах.

Такое ПО позволяет:

• Быть уверенным, что вся команда и другие участники проекта придерживаются одинаковых бизнес-целей.
• Обеспечивать бесперебойную коммуникацию между отделами и третьими сторонами.
• Делать рабочий процесс более понятным и прозрачным.
• Отслеживать прогресс.
• Избегать необходимости постоянного ручного обновления данных.
• Мгновенно уведомлять участников проекта об изменениях.
• Предотвращать перерасход средств.
• Соблюдать сроки.
• Повышать эффективность команды.

Составление дорожной карты проекта в GanttPRO

Чтобы облегчить процесс планирования, вам понадобится программа для создания дорожной карты, которая полностью будет соответствовать потребностям и ожиданиям вашей команды. 

На рынке есть много инструментов управления проектами с такой возможностью. Один из лучших — GanttPRO.

Эта программа помогает делать рабочие процессы максимально удобными и прозрачными: от простого управления задачами до создания дорожных карт и контроля портфеля проектов.

Интуитивно понятная диаграмма Ганта онлайн помогает планировать все детали, создавать зависимости и вехи, контролировать бюджет и сроки, отслеживать прогресс и управлять нагрузкой.

Эффективное планирование и управление проектами

Создайте дорожную карту проекта с помощью диаграммы Ганта.

Попробуйте бесплатно

В GanttPRO вы также найдете продвинутые возможности для обеспечения качественного взаимодействия команды и заинтересованных сторон:

• Мгновенные уведомления.
• Возможность оставлять комментарии, упоминать участников команды, прикреплять файлы.
• Возможность отмены действий и просмотра истории изменений.
• Экспорт диаграммы Ганта в популярные форматы (PDF, PNG и Excel).
• Импорт из Excel, MS Project и JIRA Cloud.
• Работа с файлами MPP.
• Распределение ресурсов.
• Возможность делиться ссылкой на проект.
• Создание критического пути, и многое другое.

Наблюдайте за рабочими процессами и организовывайте их с помощью надежной дорожной карты

Хорошо подготовленная дорожная карта проекта обеспечит полный визуальный обзор проекта, доступный для всех, кто к нему причастен. С ее помощью вы не упустите из виду ключевые цели, результаты, сроки и важные вехи.

Правильное использование этого инструмента гарантирует четкое взаимодействие команды, заинтересованных сторон и третьих лиц. Однако помните, что с такой картой вы не углубитесь в детали, как это можно сделать с планом проекта.

Изучайте примеры ее использования в разных отраслях и применяйте доступные шаблоны. Современные программы для управления проектами, такие как GanttPRO, помогут составить дорожную карту и сделать планирование гарантом успешного бизнеса.