Дорожная Карта Проекта: Ключ к Успешному Планированию

Аудиоверсия:

Любые проектные работы обычно начинаются с подготовки, которую удобно отражать в дорожной карте проекта. Чем масштабнее деятельность, тем тщательнее должен быть реализован процесс планирования.

Как правильно управлять рабочими процессами, распределять ресурсы и отслеживать время в проекте? Что нужно делать, чтобы завершать работу в срок и достигать успеха вместе с командой? 

Надежная карта помогает решить все эти задачи без лишнего хаоса.

В этой статье мы рассмотрим ее основные характеристики и предложим надежный инструмент для ее создания.

Содержание:

• Что такое дорожная карта проекта?
• Что она должна содержать?
• Для чего она нужна?
• Чем она отличается от плана проекта.
• Карта с вехами.
• Как ее составить.
• Преимущества.
• Недостатки.
• Примеры.
• Шаблоны.
• Инструменты для ее создания.
• Составление дорожной карты в GanttPRO.

Этот популярный инструмент управления повышает прозрачность работы, способствует вовлечению заинтересованных сторон и поддерживает процесс принятия обоснованных решений. Он важен для сохранения фокуса и эффективного управления временем, поэтому на него полагаются менеджеры и команды во всем мире.

В русском языке в управлении проектами часто используется англоязычный вариант термина «roadmap». Вы также можете встретить такие употребления, как «роудмэп»,«роудмап», «роадмап» или другие.

Основная цель roadmap — обеспечить участников проекта достоверной информацией. 

Этот инструмент планирования предоставляет четкое и понятное видение стратегических целей и их реализации, включая основные задачи и вехи проекта.

Однако важно помнить, чем он не является.

Например, это не инструмент управления ресурсами. В нем могут быть указаны только основные контакты для обратной связи со всеми вовлеченными сторонами.

Кроме того, роадмап проекта отличается от роадмапа продукта. Последняя более детализирована. Она включает информацию о разработке конкретного продукта.

Иногда ее путают с инструментом для отслеживания прогресса проекта. Однако такой инструмент обычно используется для поддержания графика работ. В свою очередь, роудмап предоставляет приблизительные временные рамки, которые могут изменяться в ходе реализации работ.

Наконец, важно не путать ее с планом проекта, поскольку она обеспечивает общее видение проекта без углубления в детали и помогает держать вовлеченных лиц в курсе событий. 

На деталях последнего сравнения мы еще остановимся ниже. 

Что должна содержать дорожная карта?

Этот востребованный инструмент планирования обычно содержит следующие элементы:

• Объем проекта. Это общее представление плана, его целей и того, чего ваша команда стремится достичь к моменту завершению всех работ.
• Результаты. Это итоги деятельности, к которым приходит компания в конце всех работ. Результатом может быть что угодно: программное обеспечение, документ или физический продукт.
• Высокоуровневый график и таймлайн. Этот элемент отражает важные действия, которые команда должна выполнить в хронологическом порядке в течение определенного времени. Должно быть понятно, какие активности и в какие сроки будут выполнены.
• Потенциальные риски. Это трудности или проблемы, которые могут возникнуть в процессе реализации задач проекта. Они способны привести к отклонениям в бюджете, графике или нагрузке.
• Ключевые вехи. Это важные события, которые обозначают переход проекта на новый этап.
• Основные контакты. Это контакты ответственного лица, с которым третьи стороны могут связаться для уточнения деталей, вопросов или предоставления обратной связи.

Для чего нужна дорожная карта проекта?

Руководители составляют роудмапы для лучшего понимания и четкого видения реализации проекта и его главных целей. Этот важный управленческий инструмент помогает всем вовлеченным лицам быть «на одной волне». 

Вот как Хизер Кутюр, консультант и писатель из Северной Каролины (США), оценивает роль этого инструмента в своей работе:

В сущности, роудмап предоставляет постоянный доступ к прогрессу плана, где все стороны могут найти актуальную информацию о нужной стадии завершения проекта.

Рассмотрим 5 причин для использования этого инструмента.

• Чтобы запустить проект правильно. Все стремятся запускать задачи легко и быстро. Роадмап помогает избежать неопределенности, пропущенных сроков и дефицита бюджета. Она гарантирует, что все выполняют свою работу. Члены команды не застревают на месте, а другие участники не теряют интерес к делам.
• Чтобы все были в курсе целей проекта. Более 30% компаний заявили, что непонимание целей является основной причиной неудач. Использование роадмап позволяет всем вовлеченным оставаться сосредоточенными на бизнес-целях, даже если они меняются в процессе реализации проекта.
• Чтобы оправдать ожидания заинтересованных сторон. Опрос, проведенный KPMG (2017), показал, что только одна из трех компаний реализует проекты, получившие одобрение всех ответственных сторон. С эффективным визуальным помощником партнеры и третьи стороны всегда будут в курсе выполнения целей, сроков, вех и прогресса.
• Чтобы отделить команду от заинтересованных сторон. Благодаря высокоуровневому обзору можно предотвратить стороннее вмешательство в повседневную работу команды и сделать процесс управления проектом более эффективным. Остальные ответственные участники, в свою очередь, получают актуальную информацию и могут самостоятельно углубляться в детали.
• Чтобы создать основу для плана проекта. Подробный план проекта содержит больше информации и деталей. Когда третьи стороны одобряют такой роадмап, его легко преобразовать в план ежедневной реализации.

Теперь, когда вы узнали основные характеристики этого визуального помощника, расскажем подробнее о том, чем она отличается от плана.

Как было отмечено выше, каждый этап плана проекта может логично развиваться на основе карты. 

Обычно он включает информацию о:

• Всех задачах и подзадачах, которые необходимо выполнить.
• Исполнителях.
• Прогрессе проекта.
• Датах начала и завершения каждой задачи и всего проекта.
• Загрузке.
• Критическом пути.
• Необходимых ресурсах.
• Бюджете и затратах.
• Зависимостях, вехах и других визуальных элементах.

Вы можете построить план на таймлайне, доске Канбан или в виде списка задач. 

Визуализировать роадмап чаще всего помогает диаграмма Ганта.

Однако важно также помнить о сути диаграммы.

Майк Клейтон, автор онлайн-курсов по управлению проектами, так определяет разницу между ними:

Поскольку план содержит больше информации о самом проекте и команде, на его создание требуется больше времени. Очевидно, что визуально он выглядит объемнее.

Вот наиболее яркие отличия этой пары.

Дорожная карта с вехами

Еще одна важная тема, на которую стоит обратить внимание, — это вехи на этом визуальном инструменте.

Обычно веха указывает на важное событие, момент или крайний срок, о котором менеджер хочет сообщить команде.

Любой таймлайн с ключевыми событиями может включать дату запуска или дату, которую команда должна учитывать в процессе работы. Вы можете разделять фазы проекта на основе ключевых событий, а вехи помогут отмечать все этапы его жизненного цикла.

Вот некоторые распространенные примеры вех проекта:

• Вехи начальных этапов (согласование, планирование, финансирование и т.д.).
• Вехи середины проекта (обзор требований, выполнение ключевых задач, достижение ключевых показателей эффективности и т.д.).
• Вехи заключительных этапов (стадии тестирования, устранение дефектов, финальное утверждение и т.д.).

Посмотрите, как может выглядеть roadmap проекта с вехой на примере согласования работ.

Как составить дорожную карту проекта

Теперь пришло время выяснить, как составить дорожную карту проекта, которая приведет вашу команду к успеху.

Не существует единой схемы или универсальной волшебной программы для ее создания. 

Ее внешний вид и содержание могут зависеть от множества факторов, включая:

• Профессиональную сферу вашей компании.
• Сложность и масштаб проекта.
• Методологию, которую использует руководство.
• Для кого она создается (руководители, инвесторы, разработчики или другие стороны).

Рассмотрим 3 шага для ее составления.

1. Соберите всю необходимую информацию, чтобы разработать дорожную карту проекта

Первый шаг связан со сбором данных. Это нужно сделать до ее составления для более плавного старта проекта. Соберите вместе все ключевые цели, вехи, возможные риски, зависимости и другие важные факторы.

2. Проведите общее собрание с командой и заинтересованными сторонами

Цель такого мероприятия — представить команду заинтересованным сторонам, обозначить их ожидания и обсудить все возможные неточности и пробелы перед началом проекта.

3. Создайте таймлайн с ключевыми вехами

Это можно сделать с помощью электронных таблиц, специального ПО для управления проектами или готовых шаблонов. 

Общий обзор вашего будущего проекта готов.

Преимущества дорожной карты проекта

Этот эффективный инструмент гарантирует следующие преимущества:

• Держит всех в курсе событий. С ее помощью все вовлеченные понимают масштаб работ, приблизительные временные рамки, ключевые цели и стратегии.
• Помогает соответствовать ожиданиям всех сторон. Она способствует отделению неоспоримых аспектов работы от опциональных и гибких.
• Показывает приоритеты задач. Когда возникают изменения и новые обстоятельства, вы можете обратиться к этому визуальному помощнику, чтобы найти наиболее важные цели, согласованные ранее. Это помогает принимать быстрые решения и правильно расставлять приоритеты.
• Обеспечивает взаимодействие внутри команды и за ее пределами. Вы можете поделиться таким визуальным обзором работ с любыми участниками проекта и координировать работу с другими командами, участвующими в ее реализации.

Сложности дорожной карты проекта

Несмотря на все преимущества, использование такого инструмента может быть связано с определенными трудностями. Вот основные:

• Неточная оценка времени. Она может возникнуть у многих команд. Это приводит к перерасходу бюджета, задержкам или несоответствию ожиданий.
• Редкое или частое обновление. В первом случае проект может отставать от графика. Во втором — вы можете потерять доверие и быть обвиненными в неспособности строить долгосрочные стратегии.
• Пренебрежение необходимостью делиться прогрессом с другими. Даже если третьи стороны не участвуют напрямую в реализации проекта, они могут каким-то образом влиять на него. Поэтому важно не забывать обо всех вовлеченных лицах.
• Излишняя детализация. Важно быть осторожными с деталями проекта, иначе роудмэп может оказаться сложной для восприятия с первого взгляда. Стоит помнить, что она предлагает всего лишь общий обзор проекта.

Примеры дорожных карт проекта

У каждого визуального инструмента есть свои особенности, в зависимости от команды и компании. 

Давайте рассмотрим несколько примеров.

• Для разработчиков: фокусируется на возможностях, спринтах, вехах и релизах. Обычно она охватывает короткий промежуток времени и характеризуется детальным масштабированием.
• Для отдела продаж: сосредоточена на сочетании возможностей и выгод для клиентов.
• Внешняя (для партнеров и клиентов): акцентируется на ключевых преимуществах проекта. Как и любой документ для внешней аудитории, она должна быть визуально привлекательной и понятной.

Наглядный пример дорожной карты проекта поможет избежать неопределенности и хаоса, а также будет визуализировать все цели и инициативы в организованном виде. Он поможет сфокусироваться на общем видении проекта и будет грамотно отражать бизнес-миссию.

Можно найти множество таких бесплатных или платных примеров в зависимости от конкретной сферы или отрасли.

Таким образом, типичный вариант сочетает основные возможности и результаты, предоставляя обзор всех стратегических шагов и описание того, как, когда и кто выполнит эти шаги.

Вот пример, показывающий процесс разработки корпоративного блога.

Можно использовать любые примеры или шаблоны для отображения данных, включая:

• Стратегические инициативы высокого уровня.
• Периоды релизов.
• Функциональные возможности.
• Информацию об исправлении ошибок и т.д.

Шаблоны дорожных карт проекта: быстрое планирование

Вы можете создавать варианты в таких базовых программах, как Excel или PowerPoint. Однако такие варианты будут статичны, что затруднит работу с ними в будущем. Их будет сложно дополнить, скорректировать или обновить. Придется каждый раз переделывать таблицу или презентацию и отправлять документ участникам проекта.

Более удобный вариант — использовать готовые бесплатные шаблоны, доступные онлайн. Их можно легко скачать и сразу начать использовать.

Однако работа с готовыми опциями может быть осложнена следующими трудностями:  

• Сложно добавлять дополнительные этапы и детали проекта.
• Совместная работа быстро усложняется, так как нет постоянного взаимодействия.
• Внесение поправок не всегда интуитивно понятно. Это делает изменения не такими быстрыми.

Инструменты для создания дорожных карт 

Если ваш проект сложный или дорогостоящий (или оба варианта), попробуйте надежные сервисы для создания дорожной карты проекта.

Они помогают менеджерам подготавливать общий обзор рабочих процессов в различных профессиональных сферах.

Такое ПО позволяет:

• Быть уверенным, что вся команда и другие участники проекта придерживаются одинаковых бизнес-целей.
• Обеспечивать бесперебойную коммуникацию между отделами и третьими сторонами.
• Делать рабочий процесс более понятным и прозрачным.
• Отслеживать прогресс.
• Избегать необходимости постоянного ручного обновления данных.
• Мгновенно уведомлять участников об изменениях.
• Предотвращать перерасход средств.
• Соблюдать сроки.
• Повышать эффективность команды.

Как создать дорожную карту проекта в GanttPRO: эффективная диаграмма Ганта

Чтобы облегчить процесс планирования, вам понадобится программа, которая полностью будет соответствовать потребностям и ожиданиям вашей команды. 

На рынке есть много инструментов управления проектами с такой возможностью. Один из лучших — GanttPRO.

Эта программа помогает делать рабочие процессы максимально удобными и прозрачными: от простого управления задачами до контроля портфеля проектов.

Интуитивно понятная диаграмма Ганта онлайн помогает визуализировать все детали, создавать зависимости и вехи, контролировать бюджет и сроки, отслеживать прогресс и управлять нагрузкой.

Эффективное составление дорожной карты проекта

Создайте надежный роудмап с помощью диаграммы Ганта.

Попробуйте бесплатно

В GanttPRO вы также найдете продвинутые возможности для обеспечения качественного взаимодействия команды и других участвующих сторон:

• Мгновенные уведомления.
• Возможность оставлять комментарии, упоминать участников команды, прикреплять файлы.
• Возможность отмены действий и просмотра истории изменений.
• Экспорт диаграммы Ганта в популярные форматы (PDF, PNG и Excel).
• Импорт из Excel, MS Project и JIRA Cloud.
• Работа с файлами MPP.
• Распределение ресурсов.
• Возможность делиться ссылкой на проект.
• Создание критического пути, и многое другое.

Наблюдайте за рабочими процессами и организовывайте их с помощью надежной дорожной карты или roadmap

Хорошо подготовленная карта обеспечит полный визуальный обзор проекта, доступный для всех, кто к нему причастен. С ее помощью вы не упустите из виду ключевые цели, результаты, сроки и важные вехи.

Правильное использование этого инструмента гарантирует четкое взаимодействие команды и всех других сторон. Однако помните, что с ним вы не углубитесь в детали, как это можно сделать с планом проекта.

Изучайте примеры ее использования в разных отраслях и применяйте доступные шаблоны. Современные программы для управления проектами, такие как GanttPRO, помогут составить надежный вариант и сделать планирование гарантом успешного бизнеса.