En este artículo repasamos las características de Zoho Projects, sus ventajas y desventajas. A base de esto podrá ver si es lo que busca o si debería probar alguna otra alternativa como software para gestión de proyectos.
Vea también el repaso de las alternativas consideradas y herramientas de las que pasan a Zoho Projects:
- Características de Asana
- Características de Microsoft Project
- Características de monday.com
- Características de Smartsheet
- Características de Trello
- Características de Wrike
- Características de ClickUp
- Características de Basecamp
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Probar gratis¿Qué es Zoho Projects?
Zoho Projects es una de las herramientas en línea que forma parte del paquete de Zoho. El programa ofrece una variedad de características y herramientas para ayudar a individuos y equipos a planificar, rastrear y comunicarse y alcanzar los entregables del proyecto con más facilidad. Está basada en la nube, así que puede servir para hacer gestión de proyectos en Mac, Windows u otros sistemas operativos.
Vamos a repasar sus funciones y ver en qué nos puede servir este software de gestión de proyectos.
Zoho projects: características
Gestión de tareas y proyectos
En términos de posibilidades de gestión de tareas, Zoho Projects tiene las mismas características básicas que sus competidores. Encontrará funcionalidades para:
- Agregar tareas y subtareas
- Asignar propietario de la tarea
- Registrar horas de trabajo
- Establecer estado, fechas, prioridad, duración
- Crear listas de tareas pendientes
- Añadir hitos
- Adjuntar archivos
- Configurar tareas recurrentes automáticas
- Seguir ciertas tareas
Además, se incluye la posibilidad de establecer hitos, habilitar la ruta crítica del proyecto, mostrar la línea base del cronograma de proyecto y opciones de personalización de la leyenda (barras de tarea).
También puede establecer dependencias en tareas para conectar tareas en un orden condicional.
Opciones de visualización
La primera opción de visualización que ve cuando inicia un proyecto al registrarse es un tablero Kanban. El tablero es bastante conveniente para quienes trabajan con metodologías ágiles y proyectos flexibles. Ofrece varias columnas preconfiguradas: Abrir, En curso, En revisión, Para probar, En espera, Retrasado, Cerrado y Cancelado.
Se puede contraer las columnas y crear nuevas, pero no se puede borrarlas. En el día a día esto parece algo inconveniente. Ya que al final son como 9 tarjetas que puede ver al mismo tiempo, no hay una visión integral.
También hay una vista de lista clásica, una vista de lista más simplificada, y también vista de calendario y vista particular de hitos. Ofrece la vista de diagrama de Gantt, pero de ella hablamos más en la parte de ventajas y desventajas de Zoho Projects.
Una de las cosas que llaman la atención si ya ha usado varios programas de gestión de proyectos es que en las tareas en la lista se funden bastante, no hay una visualización clara de la estructura de desglose de trabajo.
Gestión de tiempo
Zoho Projects brinda asistencia con el seguimiento de las horas de trabajo en tiempo real. Esta funcionalidad es útil para calcular las horas facturables en las tareas del proyecto. Todo lo que tiene que hacer es configurar temporizadores de tareas y este último automáticamente rastreará las horas.
También hay hojas de horas que permiten el registro manual. Los empleados pueden registrar el tiempo real que necesitan para realizar una tarea y luego enviarlo a los gerentes. Luego, los gerentes pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo dentro del tablero y comparar el tiempo planificado con el tiempo real necesario para completar una tarea.
Otras funcionalidades, como la creación de facturas basadas en horas facturables, están disponibles si compra una suscripción a otros servicios de Zoho.
Seguimiento de incidencias y errores
Una de las características que los equipos de TI y de atención al cliente pueden encontrar útiles es la posibilidad de registrar problemas, hacer informes de seguimiento de errores y asignar problemas a representantes de soporte específicos. También es posible importar errores y problemas a Zoho desde archivos CSV, XLS y XLSX.
Asignación de roles y permisos
Zoho Projects permite crear equipos enteros o diferentes perfiles de usuarios configurando el acceso y los permisos para ellos, tales como administrador, gerente, empleado, contratista y cliente.
También hay opción de agregar usuario que solo pueda ver el proyecto sin hacer nada.
Analitica e informes
Hay una sección en la que puede monitorear el estado de proyecto y tareas con las métricas básicas. No es algo avanzado y profundizado, pero para un control simple será suficiente.
Integraciones
En cuanto a integraciones , lo primero que tiene que considerar es que Zoho es una empresa que desarrolla diferentes programas, no solo de gestión de proyectos. Así que siempre puede integrar Projects con otras aplicaciones de Zoho como Zoho CRM, Zoho Invoice y Zoho Books.
Aparte de eso, se integra con algunas aplicaciones de Google y Microsoft, Dropbox, Github y Slack. Un escenario poco útil y razonable, pero es posible también integrar Zoho Projects con otras aplicaciones de gestión de proyectos como Trello o Asana.
Aplicación móvil
Aunque los usuarios no expresan mucha satisfacción por la aplicación móvil de Zoho Projects. Tenga en cuenta que si hay una aplicación para Zoho Projects para Android y para iOS. Si es lo que busca, mire la lista de las 11 mejores aplicaciones para planificar proyectos en Android y iOS.
Zoho Projects: ventajas y desventajas
Al ser bastante básica y no tener ninguna característica distintiva, la herramienta de gestión de proyectos de Zoho tampoco posee una gran lista de ventajas y desventajas. Vamos a ver Zoho Projects con sus ventajas y desventajas.
Zoho Projects: ventajas
Automatización de flujo de trabajo con Blueprints
Zoho usa la misma herramienta para la automatización en todas sus aplicaciones. Esta herramienta se llama «Blueprints». Su objetivo principal es ayudar a los usuarios a crear flujos de trabajo personalizados que básicamente ilustran ciertos procesos de una manera sistemática y organizada.
Una vez configurado, Blueprint guiará a los usuarios a través de la ejecución del proceso sabiendo qué acciones deben realizarse y en qué orden. Estos pueden incluir notificaciones y actualizaciones automáticas para miembros del equipo y colaboradores, actualizaciones de facturas con nuevas horas facturables, etc. También es posible crear procesos de automatización complicados y utilizar la API para obtener más posibilidades.
Esta característica es bastante interesante y útil para realizar acciones rutinarias o un plan establecido. Pero tenga en cuenta que no es fácil de configurar y trabajar con él.
Comunicación avanzada
Zoho Projects se destaca en términos de funciones de comunicación y colaboración. En primer lugar, hay una sólida función de chat integrada que reemplaza la necesidad de utilizar herramientas de comunicación externas. Los usuarios pueden crear y comunicarse a través de chats grupales o privados y mejorar la productividad de este modo.
Para una comunicación más compleja y larga hay una sección de foro. Además, los equipos de proyecto pueden ver la actualización más reciente del proyecto en una fuente cronológica centralizada. Y, por supuesto, existe la posibilidad de intercambiar archivos y dejar menciones.
Plan gratuito
Este punto puede entrar igualmente en la lista de ventajas y desventajas de Zoho Projects. Y es el plan gratuito con lo más básico de lo básico para equipos de hasta 3 usuarios, máximo de 2 proyectos y 5 GB de espacio de almacenaje. La parte ‘gratis’ es una ventaja sin duda. Luego ya cada uno puede considerar si las posibilidades que obtiene con este plan le traen verdaderos beneficios.
Zoho Projects: desventajas
Falta de plantillas preconfiguradas
Actualmente casi todos los software de gestión de proyectos ofrecen plantillas preconfiguradas para diferentes industrias. No es el caso de Zoho Projects. Se puede crear plantillas personalizadas a base de sus proyectos existentes para no tener que repetir la misma información una y otra vez en casos similares.
Pero si es principiante, las plantillas pueden ser una buena base para entender cómo hacer el plan de proyecto y usar el software.
Falta de funciones
Otra de las desventajas de Zoho Projects puede ser la falta de funciones para usuarios más avanzados o proyectos más complejos. Por ejemplo, no hay posibilidad de gestionar la carga de trabajo íntegramente, trabajar con recursos del proyecto, evaluar los costos del proyecto y obtener cálculos.
Las opciones de generación de informes también son muy limitadas y de un nivel básico.
Limitaciones de opciones de visualización
Una herramienta de gestión de proyecto debe tener algún organizador gráfico incluido, ya que es una de las funciones más importantes para mejorar el proceso de planificación y monitoreo. Es cierto que cada programa hace hincapié en una opción de visualización perfeccionándola lo más posible. Sin embargo, en el caso de Zoho Projects, todas las opciones de vistas son normales, pero ninguna en particular se destaca.
Como ya vimos en la descripción de las características de Zoho Projects, el tablero Kanban es bastante recargado, la lista de tareas es muy uniforme y no permite visualizar bien el trabajo. El diagrama de Gantt del programa tampoco recibe muchos halagos en las reseñas de los usuarios.
Aparte de que esta opción de vista pierde en cuanto a funcionalidad en comparación con otras herramientas con diagramas de Gantt, hay varias desventajas más. Por ejemplo, cuando exporta en PDF el diagrama de Gantt, se descarga tal y como está, no puede seleccionar y configurar los detalles que exporta. Tampoco se puede compartir el diagrama de Gantt de proyecto como un enlace. Para que las partes interesadas puedan mantenerse informadas del progreso del proyecto.
Estos dos puntos hacen que el diagrama de Gantt de proyecto no sea apto para hacer la presentación del proyecto o informar sobre el estado del proyecto, por ejemplo, a la alta dirección o partes externas.
Interfaz complicada y poco personalizable
Una de las quejas que se repite mucho por los usuarios es que necesitan bastante tiempo para aprender a usar la herramienta. No es que sea difícil usarlo, pero no es intuitivo y muchas funciones son dispersas y poco obvias para entender cómo sacar provecho de ellas. Tampoco hay muchas opciones para personalizar el espacio de trabajo, agregando o eliminando elementos. De ahí, principalmente va a trabajar con lo que hay.
Conclusión
Zoho Projects ofrece las posibilidades para una gestión de proyectos básica. Las integraciones con otras herramientas de Zoho u aplicaciones externas le añaden más especialidad y funciones. Pero aun así puede encontrar alternativas más eficientes, tanto si busca una herramienta gratis con funciones limitadas o está dispuesto a pagar por la funcionalidad requerida para su tipo de negocio.
Una de las alternativas a considerar es GanttPRO. Las ventajas aparentes de esta herramienta de gestión de proyectos son:
- La simplicidad de la interfaz con la posibilidad de personalización.
- Distintas opciones de visualización de tareas con uno de los mejores diagramas de Gantt en el mercado.
- División de funcionalidad por planes de precio, si solo necesita las funciones esenciales, puede escoger el plan Basic.
- Plantillas preconfiguradas para proyectos.
- Posibilidad de realizar tanto gestión básica como operaciones más avanzadas de gestión de recursos, costes y tiempo.
- Fácil compartición del proyecto con el diagrama de Gantt con una URL pública o en pdf o png con los datos requeridos.
- Y muchas otras funciones que simplificarán la planificación y gestión de proyectos.
