Metodología Lean para maximizar la eficiencia

Independientemente de que si su organización se enfoque en la producción, el desarrollo de un producto o la prestación de servicios, seguramente uno de sus principales objetivos es lograr mejores resultados con menos desperdicio y menores costos.

En este sentido, el uso de la metodología Lean, basada en los principios y herramientas del Lean Manufacturing (producción sin desperdicios), puede ser clave para alcanzar este objetivo y optimizar tanto sus procesos como los resultados.

Si aún no conoce esta metodología, le recomendamos explorarla en detalle en este artículo. Aquí puede conocer: 

• ¿Qué es Lean?
• 5 principios Lean 
• Desperdicios en Lean 
• Ejemplos de uso de metodología lean y gestión lean
• Gestión de proyectos Lean 

La idea en sí proviene de la industria manufacturera, en particular del Sistema de Producción Toyota (TPS), que tenía como objetivo optimizar las operaciones, maximizar la eficiencia y mejorar la calidad del producto eliminando las actividades no esenciales. La filosofía Lean fomenta la resolución colaborativa de problemas y el pensamiento a largo plazo. A pesar de sus orígenes en ‘lean manufacturing’, hoy en día se puede aplicar en diversas industrias y en gestión lean de cualquier tipo de proyecto donde el objetivo principal es eliminar los desperdicios y optimizar el proceso. Por ejemplo en:

• Desarrollo de software.
• Logística.
• Gestión de proyectos.
• Sanidad.
• Construcción.
• Educación.
• Corporaciones productoras de petróleo.
• Administración Pública.
• Comercio.
• Servicios bancarios.

En este contexto hablamos ya de una metodología lean o un método lean. Pero, el concepto sigue siendo el mismo:

Herramientas del sistema Lean

La metodología Lean ofrece diferentes herramientas con diferentes propósitos y enfoques que junto forman el sistema Lean. Estas son las principales herramientas que debes conocer:

• Mapa de flujo de valor: una representación gráfica del flujo de materiales e información desde el proveedor hasta el cliente. Su objetivo principal es ayudar a identificar cuellos de botella, desperdicios y áreas de mejora en el proceso de producción.
• Poka Yoke: se enfoca en la prevención de errores y fallos humanos en los procesos productivos. La idea es utilizar dispositivos o sistemas para detectar las fallas antes de que generen problemas en la producción.
• Método de las 5S: un conjunto de prácticas para la organización y limpieza del lugar de trabajo, con el objetivo de aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio.
• Kaizen: un enfoque que promueve la mejora continua. Busca pequeños cambios que acumulativamente generan grandes mejoras. Implica identificar oportunidades de mejora de manera constante y fomentar una cultura de colaboración entre los empleados.
• Heijunka (nivelación de la producción): busca evitar fluctuaciones drásticas en la carga de trabajo para que el flujo de trabajo sea más equilibrado y constante. Ayuda a reducir la sobrecarga de los trabajadores y las máquinas, y a evitar la acumulación excesiva de inventario.
• Just-In-Time: aborda el tema de desperdicios de Lean y consiste en producir solo lo que se necesita, cuando se necesita, y en la cantidad exacta. Ayuda a minimizar inventarios y tiempos de espera.
• Kanban: Es un sistema visual de control del flujo de trabajo.

5 principios Lean

La metodología lean, tal y como propusieron los autores del reconocido libro de pensamiento lean James Wumek y Daniel Jones, suele reconocer 5 principios lean:

1. Determinar el valor 

Este es el principio fundamental de la metodología Lean. Antes que nada hay que definir qué aporta más valor a los clientes. Esto le ayudará a trabajar en la funcionalidad que necesitan los clientes, y definir qué procesos aportan valor a los clientes y cuáles no. 

Por ejemplo, en GanttPRO analizamos constantemente todas las solicitudes de funciones. Analizamos qué es lo que necesitan más los usuarios, y a base de eso damos prioridad a unas u otras funciones. Lo convertimos en nuestro enfoque principal para mejorar nuestro programa. Y así pasamos de un lanzamiento a otro mejorando nuestro producto.

2. Mapear la cadena de valor 

Esto implica analizar todo el proceso de principio a fin. Según este principio lean, es necesario identificar cada paso involucrado en la entrega del producto o servicio. Luego, hay que separar los pasos que agregan valor de los que no lo agregan y tratar de eliminar o, al menos, reducir estos últimos.

Tomemos como ejemplo la gestión de un proyecto de TI. En este caso, se trazaría el flujo de valor del ciclo de desarrollo de software analizando las etapas desde la escritura del código hasta la implementación. Si se descubre que se pierde demasiado tiempo esperando las aprobaciones, es posible que sea necesario tomar medidas para reducir los retrasos.

3. Establecer el flujo de trabajo 

Bien, ya ha identificado los pasos que agregan valor. ¿Y ahora qué? Ahora es fundamental asegurarse de que el trabajo fluya sin problemas de un paso al siguiente sin interrupciones ni cuellos de botella. Esto es necesario para minimizar el tiempo de inactividad y mantener el proceso en marcha de manera eficiente.

Volviendo a nuestro ejemplo del proceso de desarrollo de software, para crear un mejor flujo entre las diferentes etapas de un proyecto, el equipo puede utilizar herramientas ágiles de Kanban o el marco Scrum. Por ejemplo, visualizar la hoja de ruta del proyecto en un nivel superior y luego gestionar las tareas pequeñas en un tablero Kanban moviéndolas dentro de columnas según la etapa del proceso y limitando la cantidad de tareas en progreso. Este enfoque mejorará la eficiencia para una entrega más rápida de funciones y actualizaciones de software.

4. Establecer un sistema “pull”

Este principio de la metodología lean implica que la producción debe basarse en la demanda real de los clientes y no en previsiones. ¿Por qué? Porque así se evita la sobreproducción, se reducen los costes de inventario y se garantiza que los recursos se utilicen solo cuando se necesitan.

Un ejemplo clásico sería establecer el sistema de pull en ventas al por menor. Se trataría de reponer el stock en función de los datos de ventas en tiempo real, y no predicciones de las necesidades de los clientes. Si una tienda nota que un producto específico se vende más rápido, vuelve a pedirlo en lotes pequeños para satisfacer la demanda. Pero el objetivo principal es no acumular existencias innecesariamente.

5. Buscar la perfección

Una de las claves de la metodología lean es que es un proceso continuo. El proceso no termina en lograr cierto resultado. Siempre hay que la perfección y continuar con las mejoras para encontrar más formas de reducir el desperdicio en toda la cadena de valor.

Desperdicios en Lean

Aparte de los valores para los clientes, el proceso Lean se enfoca en pérdidas. Es cualquier cosa que disminuya el valor del producto o no trae ningún beneficio a la empresa. Tal y como nos indica el Sistema de producción de Toyota (TPS), tenemos que fijar en los siguientes desperdicios:

1. Sobreproducción

La idea principla es que se produce más de lo necesario o antes de que sea necesario. En Toyota consideraban que la sobreproducción era el principal desperdicio que causaba el resto de los problemas. 

2. Transporte

El transporte innecesario de algo que no se requiere en los procesos es otro desperdicio en el pensamiento lean. Cada movimiento aumenta el riesgo de retrasos o daños y también aumenta los costos generales de envío.

3. Existencias 

Los depósitos de existencias de materias, piezas o productos almacenados, así como los trabajos en curso, son fondos congelados que no se pueden utilizar para el desarrollo de negocio.

4. Espera 

Este desperdicio incluye tiempo de inactividad del operador durante la operación del equipo, y además retrasos y averías. Todo esto desperdicia el tiempo en la producción del producto y no agrega valor al producto, por eso es importante minimizar las esperas.

5. Movimiento 

Los movimientos innecesarios de trabajadores, equipos o maquinaria gastan mucho tiempo en total. Sin duda, esto puede conducir a un aumento en el valor del producto sin aumentar su valor. 

6. Defectos 

Los defectos requieren esfuerzo y costos adicionales para su corrección, por eso es importante minimizarlos.

7. Sobreprocesamiento

Ocurre cuando se dedica más tiempo a un producto de lo que el cliente verdaderamente necesita. Esto también conlleva gastos extra.

Actualmente, puede encontrar otro desperdicio que ha sido agregado recientemente. Es el desperdicio de talento e ingenio no utilizado. La omisión de ideas nuevas y novedosas afectan negativamente el valor del producto que se produce. Es por eso que uno de los valores clave de metodología Lean son los empleados, sus habilidades y capacidades analíticas.

Ejemplos de uso de metodología lean y gestión lean

1. Sector sanitario

La mayoría de nosotros hemos tenido la molesta experiencia de esperar en un pasillo durante horas para que nos atienda un médico. Pues bien, este es un problema que los hospitales intentan solucionar mediante la aplicación de métodos lean. Por ejemplo, un hospital puede analizar el proceso de admisión de pacientes para identificar retrasos. Una vez que encuentran las deficiencias, pueden reorganizar el flujo de trabajo mejorando los procedimientos de registro, utilizando registros digitales o redistribuyendo a los pacientes entre el personal disponible. La reducción de los tiempos de espera y la mejora del flujo de pacientes resultarán en un servicio más rápido y una mejor experiencia del paciente. De hecho, como podeís imaginar, esto se puede aplicar a muchos servicios del sector público.

2. Construcción

En los proyectos de construcción, las empresas pueden implementar procesos lean usando las técnicas de prefabricación. ¿Cómo lo hacen? En lugar de construir los componentes en el lugar, pueden construirlos fuera del lugar en un entorno controlado.

Con esto reducirán los residuos y el tiempo que tienen que gastar en el sitio, ya que los componentes están listos para ser ensamblados rápidamente. La construcción lean también deja espacio para retroalimentación continua. lo que ayuda a evaluar el progreso y realizar ajustes en el cronograma de actividades para reducir los retrasos.

3. Logística y transporte

Las empresas de logística también están muy interesadas en implementar el enfoque lean para optimizar sus operaciones de cadena de suministro. Por ejemplo, una empresa puede utilizar un software de optimización de rutas para planificar rutas de entrega que minimicen el tiempo de viaje y el consumo de combustible. Con eso, analizan datos sobre patrones de entrega y utilización de vehículos, y los aprovechan para reducir costos y mejorar la eficiencia de la entrega.

4. Tecnología de la información (TI)

Los equipos de TI utilizan bastante la metodología lean, centrándose en la entrega de pequeños incrementos de software y proporcionando espacio para la retroalimentación y la mejora continua.

5. Cualquier sector que involucre servicio al cliente

Las empresas pueden aplicar principios lean para mejorar su servicio al cliente. Por ejemplo, pueden analizar las operaciones del centro de llamadas examinando los patrones de llamadas y las preguntas frecuentes. En función de los hallazgos, pueden introducir opciones de autoservicio para consultas comunes, agregar chatbots para preguntas rutinarias y para que el servicio al cliente se centre en problemas realmente complejos.

Gestión de proyectos Lean

La gestión de proyectos con la metodología Lean consiste en aplicar sus principios al ciclo de vida del proyecto: desde la planificación de proyecto hasta su conclusión. El enfoque principal suele estar en identificar y eliminar actividades que no agregan valor, mejorar el flujo de trabajo y promover la mejora continua.

Estos son los principios clave que debe considerar, si quiere hacer la gestión de proyectos Lean:

• El objetivo del proyecto es entregar lo que es valioso para el cliente o usuario final con el mínimo de tareas o pasos innecesarios.
• Identificar y eliminar todas las ineficiencias o «desperdicios» en el proceso del proyecto: demoras, sobreproducción de documentos o informes, reuniones innecesarias y falta de comunicación.
• Asegurarse de que las tareas del proyecto avancen sin problemas a través del proceso con un mínimo de cuellos de botella e interrupciones.
• Priorizar el trabajo en equipo, la toma de decisiones colaborativa y la generación de ideas.
• Introducir la reflexión y los ajustes regulares para mejorar los procesos y los resultados del proyecto con el tiempo.

Cómo usar el software de gestión de proyectos introduciendo metodología Lean

Una de las formas de mejorar la eficiencia de los procesos empresariales es mediante el uso de software de gestión de proyectos. Veamos cómo se puede implementar un proceso lean con el ejemplo del software de gestión de proyectos GanttPRO:

• Mapee del flujo de valor: Divida el proceso en fases (por ejemplo, «Recopilación de requisitos», «Diseño», «Desarrollo», «Prueba» e «Implementación» para el proceso de desarrollo de software). Luego, utilice el diagrama de Gantt para visualizar todo el proceso. La aplicación puede mostrar las actividades que constituyen una ruta crítica y pueden afectar el cronograma.
• Organice el trabajo en estilo Kanban: Utilice la vista de tablero para gestionar las tareas de las actividades en tiempo real. Puede mover las tareas a través de su flujo de trabajo a medida que avanzan.
• Identifique y elimine el desperdicio: Realice seguimiento del tiempo de finalización de las tareas, identifique los retrasos y ajuste la carga de trabajo si utiliza el principio Heijunka para reducir el tiempo de inactividad o la sobreproducción.
• Busque la mejora continua: Realice revisiones periódicas utilizando las herramientas de informes, los paneles de control y las líneas base de GanttPRO para medir el progreso y reflexionar sobre las áreas de mejora. Implemente sugerencias para optimizar procesos durante el ciclo de vida del proyecto.
• Concéntrese en los clientes: establezca hitos clave para generar valor en diferentes fases.
• Recopile comentarios: comparta proyectos con los líderes del equipo para tomar decisiones más eficientes y garantizar la participación de todos.

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