Cómo crear matriz RACI para asignar responsabilidades en un proyecto
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La matriz RACI es una herramienta indispensable en la gestión de proyectos. No sólo mejora la claridad y la rendición de cuentas del proyecto, sino que también contribuye significativamente al éxito del proyecto y a la eficiencia organizacional. A continuación se ofrece una descripción general rápida y completa de esta herramienta. En particular:
- ¿Qué es una matriz RACI?
- Beneficios de la matriz de responsabilidades para un proyecto
- ¿Cuándo conviene usar la matriz de asignación de responsabilidades?
- ¿Cómo crear matriz RACI?
- Ejemplos de matriz RACI
- ¿Cómo integrar la matriz RACI en el software de gestión de proyectos?
¿Qué es una matriz RACI?
La matriz RACI (en español también se llama la ‘matriz de asignación de responsabilidades’) es una herramienta de planificación que se usa en la gestión de proyectos para asignar y definir responsabilidades de personas o trabajos en un proyecto.
RACI es un acrónimo que abarca cuatro roles:
1. Responsable
Son las personas que concretamente realizan el trabajo. Tienen tareas asignadas que hay que completar. Puede haber varias personas responsables de una sola tarea o una persona encargada de varias tareas. Pero siempre es mejor tenerlo claramente identificado para evitar confusiones.
2. Autoridad
Es la persona que en última instancia se considera responsable de que las tareas o el proyecto se completen de manera correcta y exhaustiva. Debe haber exactamente una persona con esta responsabilidad para cada tarea o entregable, asegurando un punto claro de decisión y responsabilidad. Usualmente, es el gerente de proyecto o el líder de equipo.
3. Consultores
En esta categoría entran las personas que, por lo general, son expertos en la materia o partes interesadas con conocimientos o aportaciones específicas que requiere la tarea. De ahí, cuando hay dudas para tomar una decisión o proceder con la acción, los responsables pueden acudir a los consultores. Su opinión en este caso es clave, pero ellos mismos no realizan la tarea como tal.
4. Informados
Las personas de este grupo deben estar informadas sobre el progreso y los resultados. Aunque no estén directamente involucrados en la ejecución de la tarea, tienen que conocer los resultados o el estado. Usualmente, es porque eso puede afectar su trabajo o porque tienen algún interés en el resultado.
En esencia, el propósito de la matriz RACI es aclarar los roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto o proceso y asegurarse que no haya confusión sobre quién está haciendo qué. Aunque esté sujeto a del tipo de proyecto y otras variables, por lo general, es una tabla muy útil.
Beneficios de la matriz de responsabilidades para un proyecto
Estos son los beneficios y razones clave para crear una matriz RACI:
1. Define claramente los roles y responsabilidades
La matriz RACI reduce la ambigüedad sobre quién es responsable de qué al definir claramente roles y responsabilidades. Esta claridad ayuda a los miembros del equipo a comprender sus tareas y también las tareas de los demás. Es particularmente importante en un proyecto donde las actividades están relacionadas entre sí.
2. Sirve como una referencia para la rendición de cuentas
La matriz de responsabilidades ayuda puede servir como un punto de referencia para la rendición de cuentas a nivel empresarial. Al identificar claramente la persona responsable de cada tarea o decisión, se garantiza que siempre haya alguien que tenga la última palabra y a quien se pueda contactar para cuestiones relacionadas con una tarea específica. De lo contrario, entra en juego el factor psicológico de difuminación de responsabilidad y problemas relacionados con eso.
3. Agiliza la comunicación
Al documentar con quién hay que consultar o a quien informar sobre las diferentes tareas y decisiones, se agiliza el proceso de comunicación. Los participantes del proyecto no tienen que adivinar, preguntar ni buscar a la persona correspondiente. ¡Está todo en la tabla RACI! Esto también reduce las posibilidades de errores por malentendidos.
4. Facilita la toma de decisiones
La definición de roles en la matriz RACI garantiza que los procesos de toma de decisiones se realicen por las personas correspondientes.
5. Mejora la eficiencia y la productividad
Uno de los objetivos de cualquier gerente de proyecto es mejorar la productividad y eficiencia. Y este es el beneficio general de crear una matriz RACI. Cuando todos conocen sus funciones y responsabilidades específicas, hay menos superposición de trabajo y menos obstáculos. Este flujo de trabajo optimizado conduce a una mayor eficiencia y productividad, ya que las tareas se completan de manera más fluida y con menos duplicación de esfuerzos.
¿Cuándo conviene usar la matriz de asignación de responsabilidades?
Lo cierto es que ningún proyecto va a perder al tener un diagrama RACI ya que es un organizador gráfico de responsabilidades muy informativo. Pero, hay escenarios en los que son más beneficiosos o incluso esenciales.
1. Proyectos complejos
Por complejidad nos referimos a proyectos que involucran múltiples equipos, departamentos o partes interesadas. En este caso, contar con una tabla RACI ayuda a aclarar quién es responsable de cada tarea, a quién se debe consultar y a quién se debe mantener informado a lo largo de la implementación de proyecto. Eso reduce la confusión y la superposición. Además, ayuda en la asignación de recursos.
Lo mismo ocurre cuando un proyecto involucra participantes de diferentes áreas funcionales (por ejemplo, TI, marketing, finanzas). Será más fácil colaborar y comunicarse entre diferentes áreas.
De manera similar, los proyectos con muchas partes interesadas en general se benefician de un gráfico RACI. Es conveniente saber a quién se debe consultar y mantener informado para garantizar que todas las necesidades se aborden y gestionen de forma eficaz.
2. Proyectos con responsabilidades generales
No todos los proyectos permiten crear una estructura de desglose del trabajo al comienzo o a lo largo del proyecto. Por lo tanto, para proyectos donde los roles y responsabilidades no están claros, la creación de una matriz de asignación de responsabilidades ayuda a definir y asignar tareas específicas, minimizando el riesgo de que las tareas queden olvidadas.
3. Múltiples proyectos
Si lleva el control de varios proyectos o tiene que gestionar un portfolio de proyectos, una matriz RACI puede proporcionar una descripción general de alto nivel de quién es responsable de los entregables de proyectos y garantizar la alineación.
4. Proyectos con historial de problemas de comunicación
Si ya tiene experiencia en proyectos anteriores donde han tenido problemas de comunicación y malentendidos con respecto a roles y responsabilidades. En este caso, una matriz RACI es fundamental y servirá como herramienta preventiva para futuras iniciativas, asegurando la claridad desde el principio.
5. Proyectos únicos o puntuales
En proyectos típicos y similares que se realizan en un equipo establecido, no es tan necesario crear un mapa de responsabilidades. Pero para proyectos nuevos o aquellos sin un precedente, tener todos los roles asignados puede ayudar en varias fases de proyecto: desde su inicio hasta la finalización.
¿Cómo crear matriz RACI?
Paso 1
Identificar las tareas o entregables del proyecto
Comience enumerando las tareas, actividades, entregables o fases (hitos del proyecto). Es mejor que sean específicos y claros. Esta información se incluirá en las filas de su matriz RACI.
Paso 2
Identificar las partes interesadas o participantes del proyecto
Ahora, enumere todas las partes interesadas, miembros del equipo, departamentos o roles involucrados en el proyecto. Esto irá en las columnas de su matriz RACI. Asegúrese de incluir a todos los que participan en el proyecto y los que aporten algo.
Paso 3
Definir los componentes RACI
Aquí tiene explicaciones detalladas y ejemplos de cada componente de una matriz RACI.
Responsable (R)
- Quiénes son: personas o grupos que hacen el trabajo para completar la tarea.
- Cómo definir: observe cada tarea o entregable y determine quién hará el trabajo. En proyectos complejos, pueden haber varias personas responsables de diferentes elementos de una tarea.
- Ejemplo: en un proyecto de desarrollo de un sitio web, un desarrollador web es responsable del código del sitio web, mientras que una creadora de contenido será responsable de proporcionar el contenido escrito.
Autoridad (A)
- Quiénes son: la única persona responsable en última instancia de la actividad o decisión. Básicamente, el la persona con la autoridad de decir sí o no finales.
- Cómo definir: para cada tarea, identifique quién tiene la última palabra o quién es el «propietario» de la tarea. Esta persona también suele tener el poder de asignar a los responsables.
- Ejemplo: en el proyecto de desarrollo de un sitio web, el gerente del proyecto es responsable de la finalización del proyecto, garantizando que todas las tareas se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Consultores (C)
- Quiénes son: personas o partes interesadas con las que se consultan antes de tomar una decisión o acción.
- Cómo definir: Identifique expertos, partes interesadas o miembros del equipo que tengan conocimientos valiosos o información necesaria para la tarea. Por lo general, se trata de personas con conocimientos o habilidades especiales relacionados con la tarea.
- Ejemplo: para cierta fase de desarrollo del sitio web, que no requiera la participación del diseñador UI/UX, puede categorizarlo como consultor/a para que dé su opinión sobre la experiencia del usuario y las mejores prácticas de diseño.
Informados (I)
- Quiénes son: personas a las que hay que informar después de que se toma una decisión o se realice una acción. No participan directamente, pero tienen que estar actualizados.
- Cómo definir: determine a quién necesita mantener informado sobre el progreso del proyecto o sobre decisiones específicas para su concientización, cumplimiento o acciones futuras. Esto a menudo incluye a miembros del equipo que no están directamente involucrados en una tarea o a la alta dirección.
- Ejemplo: después de decidir el diseño final del sitio web, se informa al equipo de marketing para que preparen la campaña de lanzamiento.
Paso 4
Llenar la tabla RACI
Para cada tarea o entregable enumerados, asigne roles de RACI a las partes interesadas o participantes. Idealmente, cada tarea debería tener al menos una ‘R’ y una ‘A’,. La ‘C’ e ‘I’ son opcionales y se basan en los requisitos de la tarea. Evite tener demasiadas «R» o «A» en una sola tarea para evitar confusiones.
Paso 5
Revisar la versión final
¡Ahora es el momento de comprobar la realidad! Una vez que haya terminado, revise la matriz con su equipo o partes interesadas para garantizar la precisión y el acuerdo. Es fundamental que todos comprendan sus funciones y responsabilidades. Y la retroalimentación es invaluable para ajustar la matriz según sea necesario.
Matriz RACI: ejemplos
Matriz RACI: ejemplo para proyecto de desarrollo de un sitio web
Veamos un ejemplo práctico de una matriz RACI para el lanzamiento de un nuevo sitio web.
Estos son los posibles entregables:
- Creación del plan del proyecto
- Diseño del sitio web
- Creación de contenido
- Actividades de SEO
- Pruebas del sitio web
- Lanzamiento
Estas son los posibles participantes:
- Gerente de proyecto
- Diseñadora web
- Redactor de contenidos
- Especialista SEO
- Cliente
Así es como podría verse el ejemplo de Matriz RACI en este caso:
- El gerente de proyecto es la autoridad y el responsable de crear el plan de proyecto. Podrá consultar con el redactor de contenido, la diseñadora web, el especialista en SEO y el cliente para obtener sus comentarios.
- La diseñadora web es la autoridad y la responsable del diseño. Consulta con el gerente del proyecto y con el cliente, e informa al redactor de contenidos y al especialista en SEO si es necesario.
- El redactor de contenido es la autoridad y el responsable de la creación de contenido. Consulta con el especialista en SEO sobre las palabras clave y el gerente de proyecto y cliente para la aprobación.
- El especialista en SEO es la autoridad y el responsable de optimizar el sitio web. Consulta con el redactor de contenido para realizar ajustes de contenido e informa al cliente de la estrategia.
- El gerente de proyecto es la autoridad y todos los miembros del equipo, incluidos el gerente son responsables de las pruebas. Con todo eso, consultarán con el cliente para su aprobación final.
- El gerente de proyecto es responsable del lanzamiento. El cliente es responsable de dar el visto bueno final y todos los demás miembros del equipo se consultan o se informan según corresponda.
Matriz RACI: ejemplo para proyecto de construcción
En la gestión de proyectos de construcción, la matriz RACI puede ser fundamental para aclarar las funciones y responsabilidades en varias etapas, desde la planificación inicial hasta la finalización. A continuación se muestra un ejemplo simplificado de cómo se podría estructurar una matriz RACI para un proyecto de construcción residencial.
En este caso agregamos las fases en vez de los entregables y a los participantes directamente en la tabla RACI.
- El gerente de proyecto supervisa y es la autoridad para la planificación del proyecto y consulta con el arquitecto, el ingeniero civil y el cliente sobre sus necesidades y aportes.
- La arquitecta lidera los esfuerzos de diseño y el ingeniero civil es responsable de la integridad estructural. El cliente tiene la autoridad de aprobación final.
- El gerente de proyecto es responsable de garantizar que se adquieran todos los permisos necesarios y consulta con el arquitecto y el ingeniero civil según sea necesario.
- El ingeniero civil tiene autoridad para supervisar la preparación del sitio, mientras que el equipo de construcción realiza el trabajo. Se consulta al responsable de seguridad para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad.
- El ingeniero civil diseña los cimientos. El equipo de construcción es responsable de construirlo. Se consulta al responsable de seguridad para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad.
- El ingeniero civil tiene la autoridad en relación con los aspectos estructurales, mientras que el equipo de construcción implementa los planos.
- El equipo de construcción realiza el trabajo, consultando con el ingeniero civil para las especificaciones técnicas. El encargado de seguridad es responsable de los controles de seguridad.
- El encargado de seguridad tiene la autoridadad para garantizar que el proyecto cumpla con todos los estándares de seguridad. El gerente de proyecto es responsable de gestionar las inspecciones junto al ingeniero civil.
- El equipo de construcción es responsable de completar todos los trabajos de acabado y el arquitecto supervisa el diseño.
- Y, finalmente, el gerente de proyecto supervisa la inspección final y el proceso de entrega, y el encargado de seguridad se asegura de que el proyecto cumpla con todos los estándares de seguridad. El cliente tiene la autoridad de la aceptación final.
¿Cómo integrar la matriz RACI en el software de gestión de proyectos?
Integrar la matriz RACI a su software de gestión de proyectos puede mejorar la visibilidad, la responsabilidad y la colaboración dentro de su equipo. Veámoslo con el ejemplo de la funcionalidad del software de gestión de proyectos GanttPRO. Entre otras cosas, puede usar la matriz en el proceso de asignación y gestión de tareas.
Es posible asignar tareas directamente a las personas responsables en los campos estándares.
O crear campos personalizados e indicar allí los RACI establecidos. De este modo, de un vistazo queda claro quién es responsable de qué.
También puede mencionarlo en los comentarios o descripción de la tarea.
Utilizando los campos personalizados, puede agregar un punto de control a la tarea. Por ejemplo, si necesita verificar si está aprobada la tarea antes de cambiar su estado a ‘Terminada”.
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