La toma de decisiones es un arte y una ciencia fundamental en diversos aspectos de la vida y el trabajo. Ya sea elegir el mejor enfoque para un proyecto, seleccionar qué nuevo producto lanzar o incluso decidir inversiones personales, la complejidad de las opciones puede ser abrumadora.
Aquí es donde puede ayudar la matriz de decisiones. Explore en este artículo cómo usar esta herramienta para tomar decisiones más informadas y objetivas y con más facilidad.
¿Qué es una matriz de decisión?
Una matriz de decisión es una herramienta fundamental para comparar alternativas basadas en múltiples criterios. Por eso a veces también se la denomina matriz de criterios o matriz de decisión ponderada. En su forma completa, simplifica el proceso de toma de decisiones al dividirlo en cuatro componentes clave: opciones, criterios, ponderación y puntuación.
- Las opciones son las posibles selecciones o cursos de acción.
- Los criterios son los factores importantes a base de los cuales se toma la decisión.
- La ponderación es el puntaje que se asigna a cada criterio, mostrando que algunos factores importan más que otros.
- La puntuación es el nivel de alineación de cada opción con los criterios determinados.
Por ejemplo, supongamos que es un gerente de proyectos y dada la limitación de recursos tiene que elegir qué proyecto empezar. Con la matriz de decisiones, puede recopilar varias propuestas de proyectos y asignarles criterios ponderados como costo, tiempo, recursos y alineación con los objetivos estratégicos generales. Luego podrá evaluar cada propuesta de proyecto según estos criterios, determinar cuál es la mejor opción y pasar a la siguiente fase de proyecto.
¿Cuándo conviene usar una matriz de decisiones?
La matriz de toma de decisiones es una herramienta útil cuando se enfrenta a varias opciones y una serie de variables. Por ejemplo:
- Múltiples criterios a considerar
Si su decisión depende de una variedad de factores o criterios, una matriz de decisiones le ayuda a organizar y priorizar estos factores para tomar una decisión más objetiva.
- Se necesita una decisión más objetiva
Una matriz de decisiones puede ayudar a eliminar el sesgo en la selección de una opción entre varias al centrarse en datos objetivos. Además, después la puede incluir en la justificación de proyecto para que todos tengan una idea clara de cómo se hayan evaluado las opciones y por qué se haya tomado una decisión en particular.
- Implica consideraciones complejas
No es una matriz de pros y contras, pero en las decisiones que implican consideraciones complejas, donde los pros y los contras de cada opción no son evidentes de inmediato, una matriz de decisiones puede ayudar a reducir la complejidad.
- Se necesita priorización
Tampoco es una matriz de priorización, pero si se trata de recursos limitados (como tiempo, dinero o mano de obra) y necesita priorizar sus opciones en función de ciertos criterios, una matriz de decisiones puede ayudarle a identificar qué opciones ofrecen el mejor valor o impacto.
¿Cómo hacer una matriz de decisión?
Paso 1: Identificar opciones
El primer paso para construir una matriz de decisiones es delinear todas las alternativas posibles. Para los gerentes de proyectos, esto podría significar diferentes enfoques para lograr el entregable del proyecto, o elegir cual de los posibles proyectos a emprender, a que proveedores contratar o con que contratistas trabajar.
Paso 2: Determinar los criterios de evaluación
Los criterios son las dimensiones o aspectos con los que evaluará sus opciones. En la gestión de proyectos, estos suelen incluir factores como la rentabilidad, el tiempo de finalización, la disponibilidad de recursos, los riesgos potenciales y la alineación con los objetivos estratégicos. Los criterios que elija deben reflejar las prioridades del proyecto y las expectativas de las partes interesadas.
Paso 3: Asignar ponderaciones a los criterios
No todos los criterios son igualmente importantes. Asignar ponderaciones implica determinar la importancia relativa de cada criterio en el contexto de los objetivos del proyecto. Esto podría hacerse mediante métodos como la comparación por pares o la consulta con las partes interesadas, asegurando que la ponderación refleje con precisión las prioridades del proyecto.
Paso 4: Calificar cada opción
Después de asignar ponderaciones, cada opción se califica según los criterios en función de qué tan bien estas dos variables se alineen con cada una. Las puntuaciones pueden ser cualitativas (por ejemplo, alta, media, baja) o cuantitativas (por ejemplo, en una escala del 1 al 5 o 10). Este paso requiere una comprensión profunda de los matices del proyecto y, a menudo, implica aportaciones de varias partes interesadas.
Paso 5: Calcular y analizar los resultados
Después de calificar, multiplique cada puntaje por la ponderación del criterio correspondiente y súmelos para cada opción para obtener una puntuación ponderada. La opción con la puntuación total más alta suele considerarse la mejor opción. Sin embargo, los gerentes de proyectos también deben considerar factores cualitativos, como las preferencias de las partes interesadas y los riesgos potenciales, antes de tomar una decisión final.
Tiene que rellenar esta matriz:
Matriz de decisiones: ejemplos
Ahora vamos a ver los ejemplo de estas matrices de decisiones para que entienda mejor cómo se hace y en qué consisten.
Matriz de decisión: ejemplo para un proyecto de desarrollo de software
Para ver el primer ejemplo de matriz de decisión, veamos el caso de una empresa que busca desarrollar y lanzar una plataforma de comercio electrónico que permita a los consumidores buscar productos, leer descripciones y reseñas, realizar pedidos, procesar pagos y gestionar entregas. El proyecto debe completarse en un plazo de 12 meses para coincidir con la temporada de ventas alta del próximo año. Supongamos que el gerente tiene que elegir la metodología de gestión de proyecto.
Los criterios que va a evaluar:
- Flexibilidad y escalabilidad: La capacidad de la metodología a adaptarse a cambios y crecer según las necesidades del proyecto (ponderación: 20%).
- Tiempo de implementación: La rapidez con la que la metodología permite completar la implementación de proyecto (ponderación: 20%).
- Costo: La eficiencia en términos de recursos financieros que se necesitaran (ponderación: 20%).
- Calidad y confiabilidad: La capacidad de garantizar un producto final libre de errores, seguro y confiable (ponderación: 25%).
- Experiencia del usuario: La facilidad con la que se pueden incorporar mejores prácticas de UX/UI durante el desarrollo (ponderación: 15%).
Vamos a considerar una de estas tres opciones:
- Metodología Agile
- Modelo cascada (‘Waterfall’)
- Híbrida (la combinación de ambos)
A cada opción le asignamos los puntajes en la escala de 1 a 5, donde 5 indica un alto nivel de alineación de la opción con el criterio. Y después multiplicaremos cada puntaje por la ponderación de su criterio correspondiente y sumaremos los resultados para obtener el total ponderado. Esto nos dará una medida cuantitativa de cuán bien cada metodología se adapta a los criterios establecidos, considerando su importancia relativa.
Basado en estos resultados, la metodología híbrida resulta ser la mejor opción para el proyecto de desarrollo de una plataforma de comercio electrónico. Esto indica que combina eficazmente los beneficios de Agile y Waterfall, ofreciendo una solución equilibrada que maximiza la flexibilidad y escalabilidad, mantiene un enfoque en la calidad y confiabilidad, y gestiona de manera eficiente el costo y el tiempo de implementación, todo mientras asegura una excelente experiencia del usuario.
Matriz de decisión: ejemplo para un proyecto de construcción
Veamos un ejemplo de matriz de toma de decisiones que podría usar en la administración de proyecto de construcción. Supongamos que necesita elegir entre cuatro empresas de gestión de construcción diferentes para supervisar el desarrollo de un nuevo complejo residencial.
Las opciones a considerarse son:
- Empresa A cuya principal ventaja es la finalización oportuna de los proyectos.
- Empresa B cuya principal ventaja son los estándares de construcción de alta calidad.
- Empresa C cuya principal ventaja es el precio competitivo.
- Empresa D cuya principal ventaja es la excelente comunicación con el cliente y la flexibilidad del proyecto.
Los criterios que evaluamos son:
- Tiempo de finalización del proyecto: capacidad de completarse a tiempo (ponderación: 25%).
- Calidad del trabajo: cumplimiento de altos estándares de construcción (ponderación: 30%).
- Costo: precios competitivos sin comprometer la calidad (ponderación: 15%).
- Comunicación: comunicación eficaz con el cliente y el equipo (ponderación: 15%).
- Flexibilidad: capacidad de adaptarse a cambios e imprevistos (ponderación: 15%).
Cada criterio se califica en una escala del 1 al 5, donde 5 indica la mejor alineación con las necesidades del proyecto. Calcularemos las puntuaciones totales de cada empresa multiplicando cada puntuación por la ponderación del criterio y sumando esos productos.
Según esta matriz de decisión, la Empresa D es la mejor opción para gestionar la construcción del nuevo complejo residencial. Esta decisión se destaca por la excelente comunicación, la alta flexibilidad y el sólido desempeño de la Empresa D tanto en el tiempo de finalización del proyecto como en la calidad del trabajo, a pesar de que su costo no es el más bajo entre las opciones.
Importante:
Involucre a múltiples partes interesadas en el establecimiento de opciones de puntuación para minimizar el sesgo individual.
Considere siempre el contexto específico y las limitaciones de su proyecto al interpretar los resultados. Una metodología con una puntuación ligeramente inferior pero que se ajuste mejor a determinadas limitaciones del proyecto podría seguir siendo la mejor opción.
Análisis de decisiones: ejemplos de otras herramientas
Arbol de decisiones
Los árboles de decisión es en cierto sentido un tipo de organizador gráfico que se utiliza en el análisis de decisiones para identificar un curso de acción o mostrar una probabilidad estadística. Cada rama del árbol representa una posible decisión, evento casual o resultado. Son particularmente útiles para analizar decisiones que implican una serie de pasos, cada uno de los cuales puede conducir a resultados diferentes.
Para crearlo hay que dibujar un nodo raíz que represente la decisión inicial a tomar. De ahí se van agregando ramas que emanan de nodos, mostrando diferentes opciones o resultados. Y, finalmente, los nodos finales indican los resultados finales de una ruta de decisión, donde no son necesarias más decisiones.
Los árboles de decisión ayudan a tomar decisiones informadas al establecer diferentes estrategias y sus posibles resultados. Se pueden utilizar para analizar los riesgos del proyecto, realizar análisis de coste-beneficio para un plan de negocio o para una propuesta de proyecto, tomar decisiones en la planificación estratégica o tomar cualquier decisión que pueda ser necesaria en el curso de la implementación del proyecto.
La matriz Pugh
Es una técnica analítica que facilita la comparación de múltiples opciones o alternativas frente a un conjunto de criterios. ¿En qué consiste el método Pugh? Primero, se definen los criterios que son importantes para la decisión. Puede ser costos, tiempo, calidad, eficiencia, facilidad de implementación, etc. Después, se elige una solución existente o una opción como referencia contra la cual comparará todas las demás opciones.
Cada alternativa se compara con la solución de referencia criterio por criterio, asignando una calificación que indica si es mejor (+), peor (-) o igual (S) en comparación con la referencia. Para cada alternativa se suman las calificaciones positivas y negativas. Así se obtiene una vista general de su rendimiento relativo.
Basado en el resumen de calificaciones, se identifican las opciones más prometedoras. Puede requerir iteraciones, ajustando criterios, ponderaciones o incluso generando nuevas alternativas basadas en el aprendizaje.
El método Pugh es especialmente útil en la gestión de proyectos para elegir entre diferentes enfoques o soluciones en la fase de planificación de un proyecto, en la fase de desarrollo de producto para evaluar diferentes diseños o características, y también para evaluar diferentes metodologías o procesos.
La Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower no solo es una matriz de priorización, sino también una herramienta de toma de decisión. Ayuda a identificar qué actividades merecen prioridad y cuáles pueden esperar o eliminarse, promoviendo así una mejor gestión de recursos y tiempo.
En resumen
La toma de decisiones en la gestión de proyectos puede ser un desafío complejo debido a la cantidad de variables y consecuencias involucradas. En este contexto, herramientas como la matriz de decisiones ofrecen un gran apoyo. Permiten desglosar y evaluar las opciones para tomar decisiones más informadas y estratégicas.
Pero tampoco garantizan al 100% del éxito del proyecto. Las decisiones correctas también requieren una implementación correcta. Ahí es donde un buen software de gestión de proyectos es esencial. Con una plataforma integral para la planificación, ejecución y seguimiento del proyecto, los gerentes de proyecto pueden maximizar los resultados de sus decisiones y lograr mejores resultados.
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