Cómo usar el indicador clave de rendimiento para el éxito de su negocio y proyectos
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Los indicadores KPI son herramientas esenciales para medir el progreso de una empresa hacia sus objetivos. Saber qué KPI seguir y cómo especificarlos e interpretarlos marca una diferencia significativa en el rendimiento de un equipo y el éxito general de la empresa. Veamos los KPI esenciales en diferentes áreas funcionales de su empresa y proyectos específicos, para que pueda usarlos para garantizar resultados prósperos.
Contenido:
KPI: qué es?
La primera pregunta que puede tener si no está familiarizado con el concepto, es qué significa KPI. Para empezar, son siglas que vienen del inglés ‘Key performance indicators’. Según la definición del instituto KPI son medidas que dan visibilidad al desempeño de una empresa y permiten tomar decisiones y medidas para lograr los resultados deseados.
En otras palabras, son puntos de control que ayudan a una empresa a ver qué tan bien van las cosas y si está alcanzando sus objetivos.
¿Cómo hacer un KPI?
Lo primero que tiene que tener en cuenta al determinar los KPIs es que tienen que estar en alineación con la planeación estratégica de la empresa y/o al plan de proyecto en particular. Estos son los momentos clave que debe tener en cuenta para determinar los KPI.
1. Relacione los indicadores KPI con los objetivos
Revise los objetivos y metas estratégicos de su empresa o los objetivos del proyecto si está estableciendo los KPI para un emprendimiento en particular. Los KPI siempre deben reflejar el progreso hacia estos objetivos y metas. Esto significa que, por ejemplo, si su objetivo empresarial es aumentar los ingresos en un 20 % en el próximo año, los KPI relevantes incluirían la tasa de crecimiento de los ingresos mensuales, los ingresos promedio por cliente o la cantidad de nuevos clientes adquiridos.
2. Identifique las áreas clave de impacto
Determine las áreas principales que impactan directamente a sus objetivos. Puede ser la adquisición de clientes, el crecimiento de los ingresos, la eficiencia operativa o el conocimiento de la marca.
3. Combine diferentes tipos de indicadores
Para tener un sistema de KPI coherente, evalúe y considere diferentes variaciones de indicadores. Incluya indicadores orientados a futuro que muestren el progreso hacia resultados próximos, así como indicadores orientados hacia el pasado para medir los resultados de actividades anteriores. Combine indicadores clave de rendimiento cuantitativos y cualitativos para medir diferentes aspectos.
4. Establezca puntos de referencia
Establezca puntos de referencia (benchmarks) para cada indicador clave de rendimiento para dar contexto a su desempeño actual y tener algunos objetivos que alcanzar.
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5. Establezca la frecuencia de seguimiento
Decida la frecuencia con la que realizará el seguimiento de cada indicador clave de rendimiento en función de la rapidez con la que cambien los datos y la naturaleza de cada KPI.
6. Asigne personas responsables
Asigne la responsabilidad de cada indicador clave de rendimiento a personas o equipos que puedan influir en los resultados. Puede utilizar una matriz de responsabilidad para esto (utilice ejemplos de Matriz RACI). Esta persona se encargaría del control y manejo del KPI.
KPIs del proyecto
Ahora supongamos que tiene un proyecto en particular con indicadores KPI específicos que hay que controlar. ¿Es diferente de los indicadores clave de rendimiento generales de la empresa? En realidad, no. Estos son los aspectos más importantes que debe tener en cuenta:
- Como ya hemos mencionado, identifique los indicadores clave de rendimiento que reflejen directamente las metas del proyecto y se alineen con los objetivos del proyecto.
- Vincule los indicadores clave de rendimiento con los hitos y los resultados del proyecto para medir el progreso a lo largo del cronograma del proyecto.
- Utilice los indicadores clave de rendimiento para garantizar un uso eficaz de los recursos y el tiempo.
- Asignar la responsabilidad de controlar e influir en los indicadores clave de rendimiento del proyecto.
Tipos de KPI
No existe una lista única y universal de los tipos de KPI, y las distintas fuentes pueden distinguir diferentes tipos de KPIs. A nivel general podemos dividir los KPI en estos tipos:
- Los del ‘proceso’ miden la eficiencia y la eficacia de procesos empresariales específicos, y proporcionan información sobre áreas en las que se puede optimizar.
- Los de ‘Input y Output’: Los de input miden los recursos o activos invertidos, como el tiempo, el presupuesto o el personal, y los de output capturan los resultados.
- Los ‘Leading y Lagging’: Los ‘leading’ rastrean las actividades que influyen en los resultados futuros para hacer ajustes oportunos. Los ‘lagging’ miden el éxito o el fracaso de las actividades completadas.
- Los ‘Cualitativos y Cuantitativos’: Los KPI cualitativos se relacionan con atributos no numéricos, como la percepción o los comentarios, los cuantitativos, por otro lado, son medibles y numéricos.
Las empresas también pueden categorizar los KPI según sus áreas funcionales, como los KPI financieros, centrados en el cliente, de ventas o de marketing. Precisamente para seguir el rendimiento para cada tipo de actividad. Estos luego incluyen diferentes tipos que mencionamos arriba. A nivel organizacional es más cómodo dividirlos así, porque una empresa suele dividir sus actividades en áreas funcionales y llevar control de cada una por separado. Así que vamos a ver estas áreas.
Ejemplos de indicadores clave de desempeño: KPI financieros
Los indicadores KPI financieros son esenciales para evaluar el rendimiento, la eficiencia y el potencial de crecimiento de una empresa. Estas métricas ayudan a comprender y monitorear aspectos como las tendencias de ingresos, la eficiencia de costos y la rentabilidad general. Veamos los principales indicadores de desempeño financiero.
Indicador clave de rendimiento financiero 1: Tasa de crecimiento de los ingresos
El crecimiento de los ingresos es uno de los indicadores más claros del progreso de una empresa a lo largo del tiempo. Ayuda a medir qué tan bien se está avanzando el negocio y actuar en consecuencia. Para calcularlo, reste los ingresos del período anterior de los ingresos del período actual y luego divida ese número por los ingresos del período anterior.
Ejemplo:
Si una empresa ganó 2€ millones el año pasado y 2,5€ millones este año, su tasa de crecimiento de los ingresos será del 25%.
Indicador clave de rendimiento financiero 2: Margen de beneficio bruto
El margen de beneficio bruto muestra la eficiencia con la que una empresa produce bienes o servicios en relación con sus costos. Un margen de beneficio bruto alto indica que la empresa mantiene un equilibrio saludable entre costos y precios. Para calcularlo, se resta el coste de los productos vendidos a los ingresos de la empresa, se divide esa cifra por los ingresos totales y se multiplica por 100.
Ejemplo:
Para una pequeña tienda de ropa que obtiene 50.000€ de ingresos en un mes, con un coste de los productos vendidos de 30.000€, el margen de beneficio bruto será del 40%.
Indicador clave de rendimiento financiero 3: Margen de beneficio neto
El margen de beneficio neto es un indicador un poco más triste, ya que muestra el porcentaje de ingresos que queda como beneficio después de que se hayan deducido todos los gastos, impuestos e intereses. Por lo tanto, proporciona una imagen real de la rentabilidad general de una empresa. La fórmula para calcularlo es: el beneficio neto dividido por los ingresos, multiplicado por 100.
Ejemplo:
Una empresa de consultoría con un beneficio neto de 30.000€, de 100.000 euros de ingresos tendrá un margen de beneficio neto del 30%.
Indicador clave de rendimiento financiero 4: Retorno de la inversión (ROI)
Por último, tenemos el ROI. Este KPI mide la eficiencia de inversiones específicas. Para calcularlo, se divide el coste neto por el coste de la inversión y se multiplica por 100. Se trata de un indicador de rendimiento financiero muy útil para decidir qué acciones están dando los mejores resultados e invertir dinero y esfuerzos en esas áreas.
Ejemplo:
Una pequeña empresa local gasta 1.000€ en una campaña de Google Ads para atraer nuevos clientes en su área de servicio y obtiene 2.500€ de las reservas resultantes directamente de la campaña. El ROI en este caso será del 150%.
Ejemplo de KPI de una empresa que trata con clientes
En una organización centrada en el cliente, es fundamental comprender y controlar los KPI correspondientes. Por lo general, son los consumidores de los productos o servicios que ofrece y, sin ellos, sus actividades puede que no tengan ningún sentido. El KPI de rendimiento en esta área ayuda a comprender qué tan bien atrae, retiene e interactúa con los clientes, y qué obtiene de ellos. Veamos algunos de estos KPI.
Indicadores KPI en relaciones con clientes 1: Coste de adquisición de clientes (CAC)
El CAC es el coste total de adquirir un nuevo cliente, que incluye los gastos de marketing, ventas y cualquier gasto de incorporación. Es un KPI vital para comprender la eficacia de las estrategias que aplica. Para calcularlo, debe dividir los gastos totales para adquirir clientes (sumar todos lo destinado a marketing y ventas) por el número total de clientes adquiridos durante un tiempo determinado.
Ejemplo:
Si una empresa gasta 5000€ en marketing y 2000€ en ventas para adquirir 100 clientes, el CAC es de 70€ por cliente.
Indicadores KPI en relaciones con clientes 2: Valor de tiempo de vida del cliente (CLTV)
El CLTV representa los ingresos totales esperados de un cliente a lo largo de su relación con la empresa. Este indicador es importante porque muestra si su modelo de negocio es sostenible o no. La forma más sencilla de calcular el CLTV es multiplicar primero la cantidad promedio de compras por el valor de compra promedio para establecer el valor del cliente. Y luego, multiplicar el valor del cliente por el promedio de la vida útil del cliente.
Ejemplo:
Si un cliente gasta 200€ al mes y permanece una media de 12 meses, el CLTV es de 2.400€.
Indicadores KPI en relaciones con clientes 3: Tasa de retención de clientes
Este KPI mide el porcentaje de clientes retenidos durante un período específico, lo que refleja la satisfacción, la lealtad y la calidad general de la experiencia del cliente. En industrias altamente competitivas, la tasa de retención es un factor importante para la supervivencia y el crecimiento. Para calcularlo, debe restar el número de nuevos clientes adquiridos durante el período del número de clientes al final del período, luego dividirlo por el número de clientes al comienzo del período y multiplicar por 100.
Ejemplo:
Supongamos que su empresa comienza el año con 1000 clientes, gana 200 nuevos y pierde 100. Su tasa de retención será 90%.
Indicadores KPI en relaciones con clientes 4: Net Promoter Score (NPS)
NPS mide la lealtad y la satisfacción del cliente y expresa la probabilidad en una escala del 1 al 10 de que recomiende la empresa (producto o servicio) a otros.
Ejemplo:
Si el 70% de los encuestados califica a la empresa con un 9 o 10, la empresa tiene un NPS alto, lo que indica una sólida reputación y lealtad del cliente.
Ejemplo de KPI en una empresa que hace marketing
Los KPI de marketing ofrecen información sobre el alcance, la eficacia y la eficiencia de las campañas. Estos son algunos de los KPI más utilizados en esta área.
Indicadores KPI en marketing: Retorno de la inversión publicitaria (ROAS)
El ROAS mide la eficacia de una campaña publicitaria, y especialmente en marketing digital. Calcula los ingresos generados por cada unidad de moneda gastada en anuncios y muestra si una campaña es rentable y si las inversiones publicitarias han sido eficientes. La fórmula es sencilla. Solo hay que dividir los ingresos de la campaña publicitaria por el coste de la campaña publicitaria.
Ejemplo:
Si una empresa gasta 1000€ en una campaña de Google Ads y genera 5000€ en ingresos gracias a ella, el ROAS sería 5. Eso significa que por cada 1€ gastado en anuncios, la campaña generó 5€ en ingresos.
Ejemplo:
Si una empresa gasta 2.000€ en una campaña de marketing y genera 100 leads, el CPL sería de 20€ por lead.
Indicadores KPI en marketing: Tasa de conversión
La tasa de conversión es otro KPI importante para las empresas con presencia online. Muestra el porcentaje de visitantes del total que han realizado una determinada acción, como una compra o inscripción a un evento, por ejemplo. Por tanto, este KPI muestra la eficacia de las campañas, las landing pages y las llamadas a la acción.
También es bastante fácil de calcular, solo hay que dividir el número total de visitantes o leads por el número de conversiones y multiplicarlo por 100.
Ejemplo:
Si una empresa envía un correo electrónico a 1.000 personas y 50 realizan una compra, la tasa de conversión es del 5%.
Según las estadísticas, la tasa de conversión media de los sitios web es del 2,35%. Pero varía según las industrias, por lo que siempre puedes consultar los estándares para tu caso particular.
Indicadores KPI en marketing 4: Tráfico e interacción con el sitio web
Además de la conversión, el tráfico y otras métricas relacionadas con el sitio web, como las visitas a la página, la tasa de rebote y el tiempo que la gente pasa en la página, brindan información sobre el interés y la participación de las personas. En términos simples, te indica cuántas personas visitan un sitio web, cómo lo encuentran y cómo interactúan con el contenido. Al realizar un seguimiento, puedes encontrar qué aspectos necesitan mejorar y maximizar el ROI de las iniciativas de marketing digital.
Ejemplo:
Cuando una empresa lanza una página de destino que atrae mucho tráfico, pero tiene una tasa de rebote alta, puede significar que el contenido es irrelevante para la audiencia.
Ejemplos de indicadores de desempeño KPI para ventas
Los KPI de ventas miden el rendimiento de todo lo relacionado con de ventas. Suelen utilizarse por una amplia gama de empresas, desde empresas B2B con largos ciclos de venta hasta empresas B2C y proveedores de servicios. Cada tipo de empresa priorizará determinados KPI que se alineen más estrechamente con sus objetivos y actividades específicos, pero estos son los KPI básicos a los que todos suelen prestar atención.
Indicador clave de rendimiento 1: Ingresos por ventas
El primer y más importante KPI que hay que seguir son los ingresos por ventas o, en otras palabras, los ingresos totales generados por las ventas en un período específico. Si su empresa se dedica a las ventas, es esencial observar estos indicadores para evaluar el rendimiento.
Ejemplo:
Si una empresa vende 1000 unidades de un producto a 50 euros cada una, sus ingresos por ventas serían de 50.000€.
Indicador clave de rendimiento 2: Tasa de crecimiento de las ventas
El crecimiento de las ventas es una métrica sencilla pero eficaz para seguir los aumentos de las ventas a lo largo del tiempo. Si este indicador KPI crece, puede concluir que que las estrategias de ventas son eficaces y que el producto se adapta al mercado, mientras que el estancamiento o la disminución significan que está al final del ciclo de vida del producto (o servicio) o que simplemente está aplicando estrategias comerciales incorrectas y necesita corregirlas.
Se calcula dividiendo la diferencia entre las ventas netas actuales y las ventas netas del período de ventas anterior divididas por las ventas netas del período de ventas anterior y multiplicadas por 100.
Ejemplo:
Si las ventas aumentan de 50.000€ a 60.000€, la tasa de crecimiento es del 20%.
Indicador clave de rendimiento 3: Tasa de conversión de ventas
La tasa de conversión de ventas mide el porcentaje de clientes potenciales que se convierten en clientes. Si las tasas de conversión son altas, significa que sus procesos de ventas actuales son efectivos, mientras que las tasas bajas sugieren la necesidad de capacitación adicional o una generación de clientes potenciales mejorada. Es un KPI crítico para evaluar la calidad de los clientes potenciales y la efectividad del equipo de ventas.
Ejemplo:
Si un equipo de ventas contacta a 100 clientes potenciales y convierte a 20, la tasa de conversión es del 20%.
Indicador clave de rendimiento 4: Valor medio de compra
Por último, para mejorar el rendimiento de las ventas, puedes consultar este KPI para ver los ingresos medios generados por cada operación o transacción. Puede hacerlo dividiendo los ingresos totales por la cantidad total de operaciones. Esto te ayudará a establecer objetivos de ingresos y a proporcionar datos para oportunidades de venta adicional o cruzada.
Ejemplo:
si una empresa genera 100.000€ en ingresos a partir de 50 operaciones, el tamaño medio de las operaciones es de 2000€.
¿Qué herramientas utilizar para el control de indicadores KPI?
1. GanttPRO
Como herramienta de gestión de proyectos, GanttPRO permite gestionar proyectos en una variedad de áreas funcionales y organizar el trabajo, las tareas, los hitos y los plazos relacionados con las actividades que lleva a cabo en relación con estos KPI.
Si está haciendo seguimiento de los KPI de marketing o ventas que involucran campañas o entregas específicas, puede establecerlos como hitos en GanttPRO para monitorear el progreso hacia los resultados relacionados con los KPI. También puede verificar la variación del presupuesto y del cronograma para cada proyecto, así como los bloqueos en el proceso de trabajo.
Solución eficiente para la gestión de proyectos
Use GanttPRO para planificar y gestionar trabajo con unos KPIs altos y resultados óptimos.
¡Pruebe gratis!2. Power BI
Power BI puede simplificar la gestión financiera y de ventas al extraer datos de CRM, sistemas financieros y otras plataformas, y proporciona una vista única de los indicadores clave de rendimiento. Por ejemplo, puede ver el ROI, los costos de adquisición de clientes (CAC) y el crecimiento de los ingresos. Es particularmente útil para comparar las tendencias de los KPI a lo largo del tiempo y tomar decisiones estratégicas.
3. Google Analytics
Google Analytics le ayudará con los KPI de marketing y ventas, ya que ayuda a monitorear los KPI relacionados con el sitio web y evaluar la efectividad de las campañas digitales y las páginas de destino, la con indicadores clave de rendimiento (KPI) como el crecimiento del tráfico, la duración de la sesión, las conversiones y otros.
4. HubSpot
Con CRM como Hubspot, los equipos de ventas y marketing pueden realizar un seguimiento de diferentes tipos de KPI, como el tiempo de respuesta de los clientes potenciales, las tasas de cierre de acuerdos, el valor de vida del cliente (CLV) y otros.
5. QuickBooks
Las herramientas de gestión financiera como QuickBooks simplifican el seguimiento de los KPI, como las ganancias netas, los gastos operativos y el flujo de caja. Los equipos financieros pueden generar informes periódicos y controlar la rentabilidad y realizar un seguimiento de los KPI financieros.
