Gestión de proyectos TI: guía completa [2024]

Versión en audio:

En los últimos años, el auge de los proyectos de TI en las empresas ha transformado significativamente el panorama corporativo. La digitalización y la adopción de nuevas tecnologías se han vuelto esenciales para la competitividad. 

Como resultado, las empresas invierten cada vez más en proyectos de TI para mantenerse a la vanguardia y responder a las exigencias de un mercado en constante evolución. Le presentamos una guía completa sobre la gestión de proyectos de TI, su importancia y las metodologías y herramientas que la impulsan. En particular encontrará: 

• ¿En qué consisten los proyectos TI?
• ¿Qué es y en qué se diferencia la gestión de proyectos de tecnologías de información?
• ¿Qué hace el gestor de proyectos TI? 
• Fases de proyecto IT
• Retos típicos para los proyectos TI
• Metodologías de administración de proyectos de TI
• Software para gestión de proyectos IT 
• Gestión proyectos de TI: ejemplos

Gestión eficaz de proyectos de TI

Complete con éxito todas las etapas del proyecto de tecnologías de información con la ayuda de GanttPRO.

Probar gratis

¿En qué consisten los proyectos TI?

Esencialmente, la definición de un proyecto de TI es la misma que la de cualquier otro tipo de proyecto. Se trata de un empeño con una fecha de inicio y de finalización establecidas y un conjunto de tareas y recursos definidos, que se lleva a cabo para desarrollar un producto, servicio o resultado único. En este caso, en el ámbito de las tecnologías de la información.

Por ejemplo, los proyectos de TI pueden incluir desarrollo de software, desarrollo de aplicaciones móviles o web, configuración de redes, implementación de software, instalación de hardware, gestión o migración de bases de datos y recuperación de emergencia de TI.

¿Qué es y en qué se diferencia la gestión de proyectos de tecnologías de información?

La gestión de proyectos de tecnologías de información es el proceso que incluye diversas actividades relacionadas con la planificación, la ejecución, el control y el cierre. Su objetivo es combinar personas, recursos, habilidades y experiencia y organizar el proceso de tal manera que se garantice un resultado exitoso.

Lo que lo diferencia de la gestión de otros tipos de proyectos es que, debido a su naturaleza técnica, son propensos a unos tipos de riesgos diferentes. En general, los riesgos típicos de la gestión de proyectos están relacionados con la corrupción del alcance, los plazos, los recursos o las partes interesadas. En los proyectos TI, a menudo son errores de software, amenazas de ciberseguridad o problemas de compatibilidad. Esto requiere un enfoque diferente.

En la gestión de proyectos de tecnologías de información suelen haber más cambios de alcance debido a que los clientes cambian requisitos con mucha frecuencia o no se llega al acuerdo con todas las partes interesadas. También, requieren a menudo consideraciones especiales para la seguridad de los datos, las regulaciones de privacidad y la ciberseguridad.

¿Qué hace el gestor de proyectos TI? 

Un gestor de proyectos TI es responsable de supervisar todos los aspectos del proyecto de TI desde su inicio hasta su finalización. Sus funciones suelen incluir la definición del alcance y los objetivos del proyecto, la creación de planes de proyecto, la gestión de presupuestos, cronogramas y riesgos. Un gerente de proyectos de TI suele desempeñar un papel de liderazgo en el proyecto y mantiene la comunicación entre todos los participantes.

Una característica distintiva de un administrador de proyectos TI es que requiere conocimientos y experiencia más especializados, particularmente del área de TI, en comparación con un gerente de proyectos general. Esto se debe a que este tipo de proyectos generalmente abordan requisitos técnicos complejos relacionados con hardware, software, redes, bases de datos e integraciones con sistemas existentes.

Un gestor de proyectos IT también debe estar preparado para gestionar y profundizar en el control de calidad, ya que los proyectos de tecnologías de información a menudo implican pruebas exhaustivas, depuración y garantía del cumplimiento de los estándares técnicos.

Fases de proyecto IT  

En el ámbito de las TI, normalmente hay cinco fases de proyecto:

1. Inicio

Esta es la etapa inicial en la que se identifican los objetivos del proyecto y se recopilan los requisitos. Dependiendo de cada caso particular, los gerentes pueden elaborar una propuesta de proyecto, un plan de negocios y/o un estudio de viabilidad.

Lea aquí:

🔗 Cómo hacer una propuesta de proyecto 

🔗 Cómo hacer la justificación de proyecto

🔗 Cómo hacer un estudio de viabilidad de un proyecto

Todos estos documentos incluyen información general sobre las partes interesadas del proyecto, los riesgos, los recursos y otras estimaciones. El alcance del proyecto también se define generalmente en esta etapa. Tenga en cuenta que esta etapa también puede requerir aprobaciones de las partes interesadas correspondientes.

2. Planificación

En esta etapa, los gerentes pasan a finalizar las estimaciones establecidas en la etapa anterior. Dan los últimos toques a los objetivos del proyecto y definen todos los requisitos y entregables del proyecto. También refinan el alcance y crean un plan de proyecto.

La etapa de planificación también implica reunir un equipo y asignarles tareas. Y también definir los recursos requeridos y costos de proyecto.

3. Ejecución 

En la gestión de proyectos TI la fase de ejecución empieza cuando comienzan a trabajar en los entregables del proyecto. Es decir, a completar las tareas.

4. Monitoreo y control 

La fase de implementación es bastante larga y requiere control y monitoreo por parte del gestor de proyecto TI del progreso, carga de trabajo, recursos, costos, calidad y riesgos.

5. Cierre 

Esta última etapa incluye la finalización de todas las actividades del proyecto, la entrega del producto o servicio terminado y la realización de una evaluación de proyecto para identificar las lecciones aprendidas.

Proyectos de TI en GanttPRO

Planifique, ejecute, controle y finalice proyectos de tecnologías de información con más eficiencia y mejores resultados.

Probar gratis

Retos típicos para los proyectos TI

La gestión de proyectos TI conlleva una serie de desafíos únicos que pueden afectar su resultado. Los gerentes de proyectos deben ser conscientes de ellos y estar preparados para abordarlos según sea necesario. A continuación, puede ver algunos de los más comunes.

1. Corrupción de alcance

Cuando el alcance del proyecto no está definido, documentado o controlado adecuadamente, puede derivar en una corrupción del alcance, así como en sobrecostos y retrasos en el cronograma. 

Un ejemplo de una situación de este tipo puede ser un proyecto de desarrollo de software para una nueva plataforma de comercio electrónico en el que el plan inicial incluía una funcionalidad básica de carrito de compras. Pero con el tiempo, las partes interesadas comienzan a solicitar funciones adicionales como listas de deseos, reseñas de clientes y análisis avanzados, sin ampliar el plazo ni el presupuesto. Esto generará demoras y mayores costos.

2. Definición y cumplimiento con los plazos

Establecer plazos que no se puedan cumplir puede generar errores y una menor calidad del resultado. Supongamos que establece un plazo de tres meses para entregar una nueva aplicación móvil cuando las fases de desarrollo y prueba requieren seis meses en realidad. Esto solo generará una mala calidad y un producto incompleto en el lanzamiento.

3. Restricciones presupuestarias

Los proyectos de TI a menudo enfrentan restricciones financieras, y administrar el presupuesto para garantizar que el proyecto se mantenga dentro de sus límites financieros es un gran desafío. Esto incluye anticipar los costos, evitar gastos inesperados y administrar los riesgos financieros. Asignación de recursos

Garantizar que los recursos adecuados (personas, herramientas y tecnología) estén disponibles cuando se los necesita también es un desafío constante. Esto incluye gestionar las cargas de trabajo del equipo y evitar conflictos de recursos.

4. Gestión de las partes interesadas

Gestionar las expectativas y los requisitos de las partes interesadas, que pueden tener intereses y prioridades conflictivas, requiere una negociación y una comunicación cuidadosas. Un ejemplo de este reto podría ser cuando está implementando un nuevo sistema de CRM y el departamento de marketing quiere una personalización extensa, mientras que el equipo de ventas prefiere una solución más simple y lista para usar.

5. Mantenerse al día con los cambios tecnológicos

El ritmo rápido del cambio tecnológico puede hacer que las opciones tecnológicas iniciales de un proyecto queden obsoletas antes de su finalización, lo que requiere ajustes que pueden afectar los plazos y los presupuestos.

6. Selección de la metodología de gestión de proyectos adecuada

Sin un proceso o una metodología adecuados, los proyectos pueden desviarse fácilmente de su curso y superar el presupuesto. Es importante encontrar una metodología específica adecuada para un proyecto para garantizar que todas las tareas se completen de manera eficiente y a tiempo, que todas las partes sigan el ritmo de los proyectos y que se anticipen todos los riesgos. A continuación puede ver las opciones que hay.

Metodologías de administración de proyectos de TI

Estas son las metodologías más comunes para la administración de proyectos de TI:

Waterfall (Cascada)

Se trata de un enfoque secuencial en el que deben completar una fase antes de pasar a la siguiente. Se suele utilizar en proyectos con requisitos bien definidos cuando no esperan cambios. En el caso de un proyecto de TI, un ejemplo de uso de esta metodología puede ser un proyecto relacionado con el desarrollo de un sistema de nóminas en el que los requisitos son fijos y el proceso es sencillo.

Cuándo utilizarla:

• Los requisitos son claros, están bien documentados y es poco probable que cambien.
• Se espera que el proyecto se desarrolle de forma predecible.
• Las partes interesadas tienen una visión clara del resultado final.
• Se deben cumplir requisitos normativos estrictos.

⏩️ Lea más sobre la metodología de cascada en la gestión de proyectos.

Agile (Ágil)

Se trata de un enfoque iterativo que pone en el centro la colaboración y la retroalimentación del cliente, y en el que los resultados se entregan en iteraciones pequeñas y rápidas. Es flexible y se adapta mejor a los requisitos cambiantes. En el caso de un proyecto de TI, un ejemplo de uso de esta metodología puede ser el desarrollo de una aplicación móvil en la que la retroalimentación del usuario influirá significativamente en las actualizaciones y funciones posteriores.

Cuándo utilizarla:

• Se espera que los requisitos cambien o evolucionen a lo largo del proyecto.
• Se sabe que va haber una interacción frecuente con las partes interesadas.
• El equipo del proyecto está ubicado en el mismo lugar y/o puede colaborar estrechamente.
• Se necesita un producto que empiece a funcionar rápidamente y que vaya  mejorando con el tiempo.

⏩️ Lea más sobre las metodologías ágiles en la gestión de proyectos.

Scrum (parte de Agile)

Scrum es un marco de gestión ágil que utiliza iteraciones de duración fija (sprints), de entre 2 y 4 semanas. Cada sprint da como resultado un posible incremento del producto. Por ejemplo, se puede aplicar cuando se está creando una nueva característica para una plataforma de comercio electrónico existente y se espera que el equipo entregue incrementos cada cuantas semanas y realice ajustes en función de los comentarios de las partes interesadas.

Cuándo utilizarlo:

• El proyecto se puede dividir en tareas más pequeñas y manejables.
• Es necesario realizar revisiones y ajustes periódicos del progreso.
• El equipo se autoorganiza bien y es capaz de trabajar de forma independiente.

⏩️ Lea más sobre el marco Scrum en la gestión de proyectos.

Kanban

Kanban se centra en visualizar la cadena de trabajo, limitar el trabajo en curso y mejorar la eficiencia de forma continua. Es menos prescriptivo que Scrum y no tiene iteraciones de duración fija. Lo utilizan con frecuencia los equipos de soporte de TI que reciben tareas de forma continua para priorizar el trabajo y ser más eficientes.

Cuándo utilizarlo:

• El enfoque está en la entrega continua, no en forma de sprints o duración fija.
• Se necesita visualizar el flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y optimizar los procesos.
• El proyecto implica trabajo continuo, como mantenimiento o soporte.

⏩️ Lea más sobre el método Kanban en la gestión de proyectos.

Metodologia híbrida 

Un enfoque híbrido es ideal para proyectos de TI que necesitan un equilibrio entre planificación estructurada y procesos adaptativos. Su punto fuerte radica en combinar la previsibilidad del modelo cascada con la flexibilidad del método ágil. Esto es valioso para proyectos con distintos requisitos, fases y demandas de las partes interesadas.

Supongamos que está desarrollando un nuevo sistema de banca en línea. En ese caso, puede utilizar el método en cascada para desarrollar la documentación de cumplimiento y la configuración de la infraestructura (servidores, bases de datos y seguridad de la red). Y luego utilizar Agile para el diseño y desarrollo iterativo de la interfaz de usuario y la integración continua de nuevas funciones y actualizaciones en sprints.

Cuándo utilizarla:

• Proyectos complejos con requisitos fijos y flexibles.
• Distintos niveles de incertidumbre para los entregables según la fase de proyecto.
• Proyectos con una interacción intensa con las partes interesadas y los clientes que requieren documentación formal y retroalimentación iterativa.
• Proyectos grandes y a largo plazo que necesitan una planificación detallada, pero  una ejecución ágil.
• Proyectos que requieren una asignación optimizada de recursos y mitigación de riesgos.
• Proyectos altamente regulados que necesitan un cumplimiento estructurado junto con una innovación ágil.

Software para gestión de proyectos IT

El uso de herramientas especiales para la gestión de proyectos de TI aumenta la eficiencia porque ayudan a organizar y controlar el proceso desde el principio y porque ofrecen posibilidades de realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento para cumplir con el cronograma y el presupuesto.

Características esenciales del software de gestión de proyectos de TI

Sus preferencias por una u otra herramienta de gestión de proyectos pueden variar según el tipo de proyecto, la complejidad, la metodología, el presupuesto y otros factores. Sin embargo, hay algunas características que debe buscar en cualquier caso, ya que son fundamentales para una planificación y ejecución de proyectos efectivas. Estas son:

• Varias opciones de visualización para que pueda elegir la más beneficiosa.
• Opciones de gestión de cartera para supervisar varios proyectos relacionados.
• Gestión de la carga de trabajo para utilizar la fuerza laboral de manera óptima
• Informes para recopilar información sobre el rendimiento y los resultados del proyecto.
• Paneles de control en tiempo real y otras herramientas de seguimiento del progreso para monitorear el estado del proyecto.
• Seguimiento del tiempo para una mejor programación, asignación de recursos y facturación de horas.
• Notificaciones configurables para obtener actualizaciones relevantes.

Las grandes empresas pueden optar por Microsoft Project o algunas alternativas a MS Project más prácticas y asequibles, Jira o las alternativas a Jira. Mientras que las PYMES suelen optar por herramientas especializadas que ofrecen la mejor combinación de características que hemos visto anteriormente.

Gestión proyectos de TI: ejemplos

Si quiere ver el proceso de gestión de proyectos de TI con ejemplos, veamos cómo puede hacerla con un software de gestión de proyectos (en este caso GanttPRO). 

Echemos un vistazo al proyecto hipotético relacionado con la implementación de un nuevo software en una empresa. Este es un ejemplo genérico de las etapas de gestión de proyectos de TI para este proceso:

Inicio

Los pasos principales aquí son:

• Definir los objetivos del proyecto: determinar qué se pretende lograr con el nuevo software (por ejemplo, mejorar la eficiencia, automatizar tareas).
• Realizar un estudio de viabilidad para evaluar la viabilidad técnica y financiera del proyecto.
• Identificar a todas las partes interesadas y sus intereses.
• Desarrollar una acta constitutiva del proyecto que describa los objetivos, el alcance, las partes interesadas y el nivel de autoridad.

Planificación

Ahora puede continuar con los detalles:

• Crear un plan de proyecto detallado que cubra el alcance, el cronograma, los recursos, el presupuesto, la gestión de riesgos y la comunicación.
• Recopilar y documentar los requisitos de software detallados de todas las partes interesadas.
• Identificar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos, financieros).
• Identificar los riesgos potenciales y crear estrategias de mitigación.
• Montar el equipo del proyecto y asignar tareas a los miembros del equipo.

Para esta dos etapas puede usar la vista de diagrama de Gantt y visualizar el cronograma de proyecto con hitos y plazos límites. Igualmente, puede ver las tareas que afectan las fechas de finalización de proyecto a través de la ruta crítica. 

Y también agregar tareas a la lista y asignarlas a personas responsables, especificar sus costos y recursos requeridos. 

Ejecución

Ahí es donde comienza el trabajo real:

• Gestionar y completar las tareas según el plan del proyecto. 
• Realizar controles de calidad continuos.

En esta etapa puede utilizar las herramientas de colaboración de GanttPRO para facilitar la comunicación y el intercambio de documentos entre los miembros del equipo. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios y adjuntar archivos.

En la tabla de proyecto puede agregar campos estándares y personalizados para ver toda la información necesaria para cada tarea. 

Si prefiere trabajar con un tablero de tareas, siempre puede cambiar a esta vista.  

El gestor de proyecto TI puede usar la sección de gestión de carga de trabajo para ver cómo se distribuyen las tareas entre el equipo y estimar si se necesitan más recursos o una optimización.   

Supervisión y control

Esta parte principalmente acompaña la etapa de ejecución. Consiste en: 

• Realizar seguimiento del rendimiento del proyecto.
• Identificar y resolver cualquier problema que surja rápidamente.
• Gestionar los cambios en el alcance, el cronograma o los recursos.
• Controlar los riesgos e implementar planes de mitigación según sea necesario.
• Generar informes de progreso.

En cuanto a esta parte en GanttPRO dispone de un Panel de control para ver las métricas clave. La línea base del proyecto muestra los desvíos en el avance. También, hay indicadores y alertas para avisar sobre posibles obstáculos. 

Cierre

• Asegurarse de que todos los entregables del proyecto se completen y cumplan con los estándares requeridos.
• Completar toda la documentación del proyecto y archivarla de manera adecuada.
• Evaluar el éxito del proyecto e identificar las lecciones aprendidas.

Gestión eficaz de proyectos de TI

Complete con éxito todas las etapas del proyecto de tecnologías de información con la ayuda de GanttPRO.

Probar gratis