Cómo implementar la gestión híbrida de proyectos

Según la 15ª encuesta anual ‘Pulse of the Profession’ presentada por el Project Management Institute, la adopción de marcos de gestión híbrida de proyectos ha aumentado hasta el 57,5 ​​% en los últimos tres años, pasando del 20 % en 2020 al 31,5 % en 2023. 

Esto significa que cada vez más organizaciones y equipos ya no se ciñen estrictamente a una metodología de cascada o a una metodología ágil, sino que optan por tomar lo que les funciona de ambos mundos y adaptarlo a su estilo de trabajo y necesidades específicas. Veamos en qué consiste la gestión de proyectos híbrida y cómo puedes utilizarla en tus proyectos.

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Tipos de gestión híbrida de proyectos 

1. Planificación en Waterfall con ejecución en Agile

La planificación en cascada con ejecución ágil combina el rigor y la previsibilidad del enfoque en cascada con la flexibilidad y adaptabilidad de las metodologías ágiles. En este modelo de gestión híbrida de proyectos, se siguen los principios del modelo en cascada para la planificación de proyectos de alto nivel, la elaboración de presupuestos y el establecimiento de hitos. Mientras que para gestionar y ejecutar fases o entregas específicas dentro del proyecto se utilizan técnicas ágiles.

Cómo funciona

¿Qué hay de Waterfall? A nivel macro, el proyecto sigue un enfoque lineal y secuencial. Todas las fases del proyecto con sus entregables, presupuestos y cronogramas se definen de antemano. Por lo tanto, hay una especie de hoja de ruta del proyecto desde el principio. El alcance del proyecto y el cronograma detallado del proyecto también se definen en estilo Waterfall.

Sin embargo, en la implementación de proyecto, los equipos pueden organizar el trabajo con métodos ágiles para abordar las tareas de forma incremental, entregando resultados tangibles y frecuentes. De este modo, el equipo puede responder dinámicamente a los cambios en los requisitos, los comentarios de los usuarios u otros.

Cuándo usar 

Tiene sentido usar este enfoque híbrido cuando:

• Se puede definir bien el alcance y los objetivos del proyecto desde el inicio, pero la implementación en sí requiere algo de exploración o trabajo experimental.
• El proyecto involucra equipos multifuncionales que trabajan de manera diferente.
• La industria requiere documentación, gobernanza y seguimiento de hitos estrictos, pero permite cierta innovación dentro del proyecto.
• Los clientes esperan actualizaciones periódicas y mejoras incrementales, pero la organización aún necesita un plan general para alinear los recursos y gestionar las expectativas de las partes interesadas.

Ventajas vs desventajas

Ejemplos 

Aquí tiene algunos ejemplos de proyectos en los que puede aplicar esta metodología híbrida. Supongamos que está trabajando en un proyecto centrado en el desarrollo de una aplicación de software en el sector sanitario. Dado que se trata de un sector muy regulado, lo más probable es que tenga que cumplir unos requisitos de cumplimiento estrictos en términos de planificación, fechas y presupuesto. Pero, al mismo tiempo, puede tener un entorno ágil en lo que respecta al diseño y la prueba de funciones.

Otro ejemplo puede ser un proyecto de construcción en el que el equipo planifica el proyecto y el cronograma en cascada, pero luego cambia a Agile en una etapa particular de la integración de software especial en sistemas de edificios inteligentes.

2. Modelo híbrido por fases

El modelo híbrido por fases alterna entre metodologías ágiles y en cascada en diferentes etapas dentro del ciclo de vida de proyecto. A diferencia de otros métodos híbridos, el modelo por fases los aplica de manera secuencial. Por ejemplo, una fase del proyecto puede seguir un enfoque en cascada y la siguiente fase cambia a un enfoque ágil, o viceversa.

Cómo funciona

Digamos que el proyecto comienza con un enfoque tradicional en cascada para las fases que exigen una planificación detallada y resultados predecibles. Por ejemplo, pueden ser la recopilación de requisitos, el diseño arquitectónico, la documentación reglamentaria o cualquier fase en la que los flujos de trabajo secuenciales sean fundamentales. Los entregables están bien definidos desde el principio y el progreso avanza paso a paso hasta que se completa la fase.

Luego, el equipo procede a alternar entre metodologías en cascada y ágiles en fases posteriores según la complejidad o la naturaleza de la etapa del proyecto. Por ejemplo, una fase intermedia del proyecto puede utilizar metodologías ágiles que permitan refinar los entregables del proyecto de manera adaptativa. Y la fase de implementación final vuelve a un enfoque en cascada para una entrega estructurada.

Cuándo usar   

Tiene sentido usar este enfoque híbrido cuando:

• Las distintas fases requieren distintos enfoques y adaptabilidad.
• El proyecto combina fases con un alto grado de cumplimiento normativo que requieren una supervisión estricta y componentes no regulados.
• Los proyectos que abarcan toda la empresa exigen implementaciones estructuradas para los cambios fundamentales y una metodología ágil para implementar mejoras incrementales.
• La investigación y el alcance iniciales requieren flujos de trabajo lineales, mientras que el desarrollo o la experimentación posteriores se implementan mejor con el enfoque iterativo ágil.

Ventajas vs desventajas

Ejemplos 

Estos son algunos ejemplos de proyectos en los que se puede aplicar esta metodología híbrida. Los equipos que trabajan en un proyecto de desarrollo de hardware pueden utilizar el método en cascada para la creación de prototipos y el método ágil para la integración de software. En un proyecto farmacéutico, se puede utilizar el método en cascada para los protocolos de ensayos clínicos, pero el método ágil para desarrollar herramientas de participación de los pacientes.

Si una empresa está implementando un proyecto de transformación digital, puede utilizar el método en cascada para reemplazar los sistemas heredados y el método ágil para desarrollar aplicaciones orientadas al cliente. Las personas de la industria del marketing pueden tener un proyecto con diferentes campañas que constan de fases de planificación estratégica de la campaña en cascada. Pero, cuando pasan a las fases de creación, prueba y refinamiento de los activos de la campaña, cambiarán al enfoque ágil.

Modelo híbrido “Stage-Gate”

El modelo híbrido Stage-Gate es un marco de gestión de proyectos que combina elementos de dos metodologías populares: Stage-Gate y Agile. De esa manera, permite mantener el control y la gobernanza del proyecto combinado con la flexibilidad y capacidad de respuesta a las necesidades cambiantes y a la retroalimentación durante el proceso de desarrollo.

Cómo funciona

Si bien el proyecto sigue etapas definidas (como en el proceso tradicional de Stage-Gate), la ejecución dentro de cada fase se maneja utilizando prácticas ágiles (por ejemplo, sprints, backlogs, historias de usuario). En cada ‘gate’ (punto de control), en lugar de centrarse únicamente en la finalización de los hitos y la documentación, el proceso de revisión puede incluir la evaluación de cómo los equipos ágiles han iterado sobre el producto. También, cómo se han incorporado los comentarios de las partes interesadas y cómo se está adaptando el proyecto a los requisitos cambiantes.

Este modelo híbrido enfatiza los ciclos de retroalimentación continuos, que es un sello distintivo de Agile, pero también garantiza que los hitos clave se logren en las puertas adecuadas.

Cuándo usar    

Tiene sentido usar este enfoque híbrido cuando:

• Los proyectos relacionados con el desarrollo de productos necesitan tanto procesos de desarrollo estructurados como un diseño iterativo y flexible.
• Los proyectos implican la creación de productos de software con requisitos en constante evolución, pero aún así deben alinearse con objetivos y cronogramas estratégicos claros.
• Los proyectos implican trabajo exploratorio, como I+D o innovación de productos, donde la metodología ágil puede gestionar la incertidumbre dentro de las etapas, mientras que las etapas de puertas garantizan la alineación con el negocio.
• La retroalimentación del cliente es vital, los sprints ágiles pueden recopilar información durante las etapas, mientras que las etapas de puertas garantizan que la dirección general del proyecto siga encaminada.

Ventajas vs desventajas

Ejemplos 

Estos son algunos ejemplos en los que puede aplicar esta metodología híbrida. Un caso posible es cuando está trabajando en el lanzamiento de un nuevo producto en el sector tecnológico, donde las etapas centradas en la investigación de mercado y la validación del concepto están regidas por ‘Stage-Gate’. Al mismo tiempo, puede utilizar métodos ágiles para iterar sobre prototipos y refinar las características. De manera similar, puede utilizar este enfoque en un proyecto de desarrollo de aplicación móvil que requiere pruebas de clientes al final de cada etapa antes de pasar a la siguiente fase de desarrollo.

Scrum en Waterfall

Este enfoque de gestión híbrida de proyectos integra los métodos iterativos y colaborativos de Scrum dentro del marco lineal y estructurado de la metodología Waterfall. Este método es particularmente eficaz cuando la estructura general de un proyecto necesita previsibilidad, pero ciertos componentes se benefician de procesos ágiles para mejorar la flexibilidad y la capacidad de respuesta.

En este modelo, el plan de proyecto de alto nivel sigue las fases secuenciales de Waterfall (como la planificación, el diseño y la entrega), mientras que la ejecución de fases o entregas específicas, como el desarrollo o las pruebas de software, se gestiona mediante Scrum. Con esta combinación el cronograma general y las entregas pueden ser más predecibles, mientras que las tareas específicas se manejan con agilidad.

Cómo funciona

En un modelo típico de cascada, los proyectos avanzan a través de distintas fases lineales: recopilación de requisitos, diseño, implementación, pruebas, implementación y mantenimiento. Cada fase debe completarse antes de que comience la siguiente, con una superposición mínima. Cuando se agrega Scrum a Waterfall, ciertas fases (por ejemplo, implementación o desarrollo) se ejecutan utilizando los sprints iterativos de Scrum.

Scrum agrega flexibilidad dentro de estas fases, de modo que los equipos pueden ajustar y refinar los entregables en función de los comentarios y las necesidades cambiantes. Sin embargo, los equipos entregan resultados (incrementos) que se alinean con las expectativas y los cronogramas definidos por el marco general de Waterfall.

Cuándo usar 

Tiene sentido utilizar este enfoque híbrido cuando:

• El alcance y los hitos generales del proyecto son fijos, pero los entregables específicos requieren un refinamiento iterativo.
• La organización está transitando de metodologías en cascada a metodologías ágiles
• Ciertos aspectos del proyecto requieren procesos secuenciales estrictos (por ejemplo, cumplimiento normativo), mientras que otros se benefician del desarrollo iterativo.
• Los diferentes departamentos de las grandes empresas operan con distintas metodologías de gestión de proyectos.

Ventajas vs desventajas

Ejemplos 

Supongamos que está trabajando en el lanzamiento de una campaña de marketing. Puede seguir una estructura en cascada para establecer el presupuesto de la campaña, el público objetivo y el cronograma general. Dentro de este enfoque estructurado, el equipo de creación de contenido puede usar Scrum para desarrollar y testear anuncios, estrategias de redes sociales o materiales promocionales en iteraciones e incorporar los comentarios de la audiencia durante todo el desarrollo de la campaña.

Consejos útiles para la gestión híbrida de proyectos 

Analice los requisitos de su proyecto

Para seleccionar el modelo de gestión híbrida adecuado, debe analizar la naturaleza de su proyecto. ¿Se inclina hacia la innovación, requiere un estricto cumplimiento normativo o es una combinación de ambos? Luego, considere las expectativas de las partes interesadas. Finalmente, evalúe la dinámica de su equipo analizando su experiencia con Agile, Waterfall o ambas metodologías. Esto le ayudará a determinar si necesita un enfoque híbrido y cuál es el más adecuado.

Defina claramente los roles y las responsabilidades

Definir con claridad los roles y las responsabilidades es crucial para el éxito de la gestión híbrida de proyectos. Establezca límites claros para determinar qué equipos o individuos operarán bajo procesos Agile y cuáles seguirán el enfoque Waterfall.

Utilice herramientas y prácticas de comunicación efectivas

Es más práctico utilizar software de gestión de proyectos que soporte ambas metodologías para lograr mayor cohesión y coordinación. Una herramienta como GanttPRO, por ejemplo, funciona como una excelente alternativa a Jira para gestionar las partes Agile y alternativa MS Project para las fases Waterfall. Combina potentes diagramas de Gantt que mejoran la planificación a alto nivel y el seguimiento del progreso con tableros estilo Kanban, listas y calendarios para gestionar iteraciones.

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Asegúrese de contar siempre con un mapa visual del proyecto que muestre cómo se integran los dos enfoques y permita que todos comprendan el panorama general. Programe sincronizaciones regulares entre equipos para alinear a los equipos Agile y Waterfall en los objetivos y el progreso.

Establezca una estructura de gobernanza sólida

Para que la gestión híbrida funcione, necesita una estructura de gobernanza sólida. Comience estableciendo una forma clara de resolver conflictos entre los equipos Agile y Waterfall. Así, cuando surjan problemas, podrá solucionarlos antes de que ralenticen el progreso.

Cree hitos claros y puntos de control donde ambos equipos puedan reunirse para actualizaciones y aprobaciones. Estas reuniones regulares le ayudarán a mantener el proyecto en marcha. Con una buena comunicación y un proceso claro, asegurará que los equipos Agile y Waterfall trabajen juntos sin tropezar entre sí.

Priorice los puntos de integración entre agile y waterfall

Es importante priorizar los puntos donde se cruzan los flujos de trabajo de Agile y Waterfall. Identifique momentos clave, como el final de un sprint Agile, donde los entregables deben alinearse con los hitos de Waterfall. ¿Por qué es crítico? Porque ayuda a mantener el proyecto en curso y asegura que ambos equipos estén sincronizados.

Para facilitar las transiciones, también puede crear planes de traspaso y detallar cómo deben colaborar los equipos al moverse entre metodologías.

Enfatice la gestión del cambio

Si su equipo es nuevo en el trabajo con métodos híbridos, proporcione capacitación para ayudarles a entender cómo navegar eficazmente ambas metodologías. Ofrezca recursos y apoyo para ayudar al equipo a adaptarse, y cree un ambiente donde se sientan cómodos haciendo preguntas y realizando la transición sin problemas.

Adapte la documentación al modelo híbrido

Cuando gestione un proyecto híbrido, adapte su documentación para equilibrar las necesidades de los enfoques Agile y Waterfall. Adopte el enfoque simplificado de Agile para mantener la eficiencia, pero combínelo con la minuciosidad de los registros detallados de Waterfall.

A pesar del enfoque flexible, aún necesita documentos clave como actas constitutivas del proyecto, informes del proyecto y otros documentos relevantes para mantener la alineación entre los equipos.