Как Взаимодействовать с Третьими Сторонами в GanttPRO

Управлять проектами могут не только участники команды или отделы компании. Часто инвесторы, заказчики, консультанты и другие третьи стороны также хотят получать актуальную информацию о ходе работ. Однако это не всегда означает, что им нужен полный доступ к системе управления.

GanttPRO предлагает гибкие возможности для взаимодействия с внешними стейкхолдерами без необходимости их регистрации.

В этой статье рассмотрим, как продвинутый функционал программы помогает работать с третьими лицами и повышать эффективность проекта.

Содержание:

• Публичная ссылка.
• Экспорт.

Взаимодействие со стейкхолдерами особенно важно, когда есть краткосрочные задачи или когда этим сторонам нужен лишь общий обзор проекта без постоянной вовлеченности.

К счастью, онлайн диаграмма Ганта предлагает все необходимое для этого. 

Возможность быстрого обмена информацией экономит время на объяснениях и переписке. Это способствует укреплению доверия и повышению прозрачности.

Кстати, если вам нужна дополнительная информация перед изучением возможностей GanttPRO для взаимодействия с третьими сторонами, вы можете ознакомиться со следующими статьями:

• Как настроить ваш проект в GanttPRO: пошаговое руководство.
• Как использовать GanttPRO по максимуму: 15 возможностей, о которых вы могли не знать.
• 10 возможностей GanttPRO, которые менеджеры проектов и команды любят больше всего.
• 6 вариантов использования GanttPRO, которые нравятся пользователям.
• Что можно делать в GanttPRO во время бесплатного пробного периода.
• Как организовать командную работу в GanttPRO.
• Как управлять несколькими проектами одновременно в GanttPRO.
• Как использовать GanttPRO для управления ресурсами.

Программа предлагает два способа делиться информацией о проектах или портфелях с третьими сторонами:

• Использовать публичную ссылку.
• Экспортировать данные.

Но прежде чем мы углубимся в оба варианта, важно разобраться с тем, кем вообще могут быть стейкхолдеры. 

Ниже — список возможных третьих сторон. При грамотной совместной работе они могут стать полноправными участниками проекта.

• Заказчики. Они обычно инициируют проекты, предоставляют финансирование, утверждают ключевые решения и принимают результаты работы.
• Партнеры. Эти лица могут по-разному взаимодействовать с вашей организацией в рамках проекта, предлагая стратегическое участие.
• Поставщики. Такие компании или частные лица могут предоставлять проекту материалы, услуги или технологии.
• Инвесторы. Это заинтересованные стороны, которые вкладывают деньги в бизнес или проект и ожидают возврата инвестиций.
• Государственные органы. Такие организации обычно контролируют соблюдение требований. Например, это могут быть органы по регулированию техники безопасности.
• Местные сообщества. Это группы активных людей, которые проживают рядом с местом расположения вашего бизнеса или проекта.
• Неправительственные организации. Они обычно занимаются такими вопросами, как охрана окружающей среды или трудовые права, которые могут быть затронуты вашим проектом.
• Представители СМИ. Обычно это журналисты, которые могут освещать проект, влияя на общественное восприятие и мнения других заинтересованных сторон.

Теперь рассмотрим первый способ взаимодействия с третьими сторонами проекта в GanttPRO.

Публичная ссылка

В GanttPRO вы можете использовать публичную ссылку, чтобы в любое время делиться данными проекта или портфеля проектов с кем-нибудь за пределами команды.

Как упоминалось выше, получателям такой ссылки даже не нужно регистрироваться в программе. Они просто получат доступ к диаграмме Ганта со всей необходимой информацией о проекте, которой вы хотите поделиться.

Вот как может выглядеть такая диаграмма.

Делиться публичной ссылкой можно в разных случаях. 

Она может быть полезна, если вы хотите:

• Продемонстрировать инвесторам план развития вашего стартапа.
• Обсудить с заказчиком пилотную версию проекта на завершающем этапе работы.
• Провести презентацию для своей аудитории.
• Опубликовать ссылку на проект на своем сайте, чтобы показать план работы вашей команды на следующий квартал.
• Предоставить дизайнеру план работы по макетам со сроками выполнения.
• Ознакомить копирайтера с ежемесячным контент-планом.
• Предоставить переводчику доступ к текстам и срокам, а также во многих других ситуациях.

Все это означает, что интересующие вас третьи стороны будут в курсе ваших событий в любое время.

Преимущества публичной ссылки оценивает Аллан Сид, менеджер проектов, использующий GanttPRO:

Аллан Сид

Менеджер проектов

Очень нравится возможность использовать публичную ссылку в GanttPRO. Если у меня с кем-то встреча, я не создаю презентации. Я создаю ссылку на график и отправляю ее. Таким образом я показываю то, что мы будем обсуждать.

Чтобы поделиться ссылкой на проект или портфель с третьими сторонами, найдите кнопку с тремя точками в правом верхнем углу. Нажмите на нее и выберите «Поделиться ссылкой».

Откроется новое окно, в котором можно сразу нажать «Создать ссылку». GanttPRO сгенерирует ее по умолчанию без описания. Она покажет текущее состояние проекта.

Однако вы можно задать дополнительные параметры ссылки:

• Описание. Программа позволяет назвать ссылку или добавить ее описание. Если вы этого не сделаете, в названии будет указана дата ее создания.
• Фильтр. Вы можете выбрать определенные части проекта, которыми хотите поделиться. По умолчанию проект будет включать все доступные стандартные и настраиваемые поля. Поэтому важно оставить именно те, которые будут интересны вашим стейкхолдерам.
• Пароль. Эта опция гарантирует безопасность данных проекта, передаваемых по ссылке.
• Снапшот. Выбирая динамическое состояние проекта, вы позволяете получателю ссылки видеть текущее состояние вашего плана, а также любые последующие изменения по мере их возникновения. Статичное изображение позволяет получателю ссылки видеть только текущее состояние плана без каких-либо будущих изменений.

Эти дополнительные опции делают процесс передачи ссылки еще более надежным.

Вот как Аника Альбрехт, менеджер проектов и консультант в компании Human nature GmbH, описывает преимущества использования статичного изображения проекта:

Аника Альбрехт

Менеджер проектов и консультант в дизайн-студии Design for human nature GmbH

Публичная ссылка в GanttPRO помогает в работе. С ней я могу показать проект клиентам, при этом сам план будет статичным без возможности внесения изменений. Если даже мы продолжим работу внутри нашей команды, это не скажется на отображении той версии проекта, которую мы уже предоставили клиенту.

GanttPRO позволяет создавать одну или несколько ссылок на проекты. Вы можете легко копировать, деактивировать и удалять их.

Для еще большего понимания процесса посмотрите вот это видео.

Помимо предоставления ссылки на проект третьим сторонам GanttPRO также предлагает еще одну важную опцию — экспорт.

Давайте углубимся в подробности.

Экспорт

Благодаря возможности экспорта из GanttPRO третьи стороны значительно экономят время, которое могли бы потратить на изучение интерфейса или тонкостей программы. Они просто открывают проект без регистрации и сразу понимают суть. Это устраняет барьеры для получения данных.

Стейкхолдеры могут легко интегрировать все экспортированные данные в свои собственные рабочие процессы и системы отчетности.

Например, получив экспортированный проект, заказчик может сразу включить полученные данные в презентацию. А инвестор может проанализировать проект в своем аналитическом инструменте.

Таким образом, экспорт обеспечивает прозрачность и доверие, позволяя всем участникам работать с проектом или его отдельными данными даже оффлайн. Это особенно важно для выполнения договорных обязательств по отчетности и в ситуациях, когда третьи стороны работают в компаниях с ограниченным доступом к внешним системам по соображениям безопасности.

Эффективная программа для управления проектами

Взаимодействуйте с командой и любыми третьими сторонами проекта.

Попробуйте бесплатно

Вы можете экспортировать данные проекта, если являетесь Владельцем аккаунта, Администратором аккаунта или пользователем плана Enterprise с настраиваемой ролью и соответствующим разрешением.

Чтобы экспортировать проект из GanttPRO, нажмите на кнопку «Экспорт» в правом верхнем углу.

Справа вы увидите панель, где можно настроить параметры данных, которые вы хотите экспортировать. Слева будет отображаться состояние вашего проекта.

Настройки экспорта зависят от выбранного формата. По умолчанию это PDF. Однако вы также можете выбрать PNG, XML или Excel.

Выбрав PDF и PNG, вы сможете использовать больше возможностей экспорта:

• Определить размер бумаги.
• Выбрать альбомную или книжную ориентацию страницы.
• Применить фильтры по имени задачи, статусу, типу, исполнителю, приоритету, датам начала, окончания и создания, цвету и всем настраиваемым полям.
• Изменить параметры масштабирования на временной шкале.
• Выбрать размещение названия задачи.
• Настроить переключатели «Зачеркивание» и «Обесцвечивание».
• Включить/отключить критический путь, маркер текущей даты, загрузку ресурсов и просроченные задачи.
• Настроить параметры стандартных и настраиваемых полей.

Если вы решите экспортировать данные проекта в формате XML, они будут переданы без дополнительных настроек. Для Excel можно использовать фильтры.

Однако помните, что экспорт в XML и Excel не включает диаграмму Ганта.

Вот как комментирует эту возможность в программе пользователь Павел Никонов:

Помимо проектов программа позволяет экспортировать:

• Портфели. Они экспортируются так же, как и отдельные проекты. Вы можете настроить параметры «Свернуть все» и «Развернуть все» перед предоставлением доступа к портфелю.
• Загрузку ресурсов. Ее экспорт возможен в виде файла Excel из вкладки «Загрузка ресурсов» в верхнем меню или из раздела «Загрузка ресурсов» в левой боковой панели.
• Списки задач. Программа позволяет экспортировать списки задач из вкладки «Мои задачи» в формате Excel. Переданный файл будет содержать все поля и описания задач.
• Отчеты. Также доступен экспорт большинства отчетов в формате PDF. Некоторые из них можно передавать только в формате XLSX.
• Учет времени. В GanttPRO его также можно экспортировать в формате Excel из раздела «Учет времени», расположенного в левой боковой панели.

На этом все.

Теперь вы знаете, что с описанными выше возможностями GanttPRO можно упростить и улучшить взаимодействие с любыми стейкхолдерами в рамках вашего проекта или портфеля.

Используйте продвинутые возможности GanttPRO для эффективного взаимодействия с третьими сторонами

GanttPRO предлагает гибкий функционал для работы не только с вашей командой, но и с третьими сторонами. 

Благодаря возможности делиться проектами и портфелями по ссылке и различным форматам экспорта вы можете легко взаимодействовать с партнерами, клиентами, подрядчиками и другими стейкхолдерами, контролируя их доступ к информации.

Эти возможности делают программу универсальным решением для организации прозрачной коммуникации на всех этапах реализации проекта.

Экономьте время на подготовке отчетов и презентаций, предоставляя стейкхолдерам актуальную информацию в реальном времени. Используйте широкие возможности диаграммы Ганта для взаимодействия с третьими сторонами, чтобы они всегда были в курсе событий и могли оперативно принимать важные решения.