Todo sobre proyectos de construcción y su administración
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Según las estadísticas recientes de G2, los proyectos de construcción tienden a retrasarse un 20% con respecto a lo previsto y a superar el presupuesto en hasta un 80%. Al igual que en cualquier otro tipo de proyecto, un proyecto de construcción requiere una planificación y una gestión adecuadas.
En este artículo, analizaremos en profundidad los proyectos de construcción y todo lo que debe saber para evitar retrasos y gastos excesivos.
¿Qué es un proyecto de construcción?
Un proyecto de construcción se puede definir como un emprendimiento temporal en el area de construcción con el objetivo de crear un producto o servicio único, de acuerdo con los términos de referencia originales y los recursos asignados.
¿Qué significa la administración de proyectos de construcción (CPM)?
La gestión de proyectos de construcción es un proceso complejo que combina la planificación, la organización, la coordinación y la gestión del tiempo, los costes, la calidad y los recursos de un proyecto desde su inicio hasta su finalización.
Ejemplos de proyectos de construcción
Dependiendo del tipo de objeto de construcción, podemos distinguir proyectos civiles, industriales, de infraestructura de transporte, agrícolas.
Dependiendo del sector de la construcción, también podemos distinguir:
- Proyectos de construcción residencial (por ejemplo, residencias privadas, edificios de apartamentos, etc.).
- Proyectos de construcción comercial (centros comerciales, restaurantes, instalaciones deportivas, centros educativos).
- Proyectos de construcción industrial y de ingeniería (grandes construcciones relacionadas con la infraestructura vital como puentes, centrales eléctricas o plataformas petrolíferas).
Dependiendo del tipo de trabajo que hay que realizar puede ser proyecto de construcción de una nueva instalación, reparaciones generales, mantenimiento, reconstrucción, renovación o remodelación.
Las partes de un proyecto de construcción
El equipo y los expertos son unas piezas fundamentales en un proyecto de construcción. Estos son los principales participantes:
El propietario del proyecto
El dueño (el propietario, el empleador) encarga el proyecto y lo financia (de forma directa o indirecta). Usualmente, supervisa el proyecto en el nivel superior y se encarga de tomar decisiones importantes.
Contratista general
Los contratistas generales supervisan las operaciones diarias en el sitio de la construcción, buscan los equipos, materiales y mano de obra. Pueden contratar subcontratistas para realizar ciertas tareas. Además son responsables de:
- Desarrollo y mantenimiento de un sistema de seguridad en el lugar de trabajo.
- Obtención de permisos y licencias para la construcción.
- Supervisión del trabajo de los subcontratistas.
- Gestión de personal en obra.
- Comunicación con el propietario del proyecto.
- Mantenimiento del orden y desescombro del lugar de la obra.
Gerente de proyecto de construcción
El gerente o el administrador de proyecto de construcción es la persona que gestiona el proceso y todas las comunicaciones. Se encarga de planificar, coordinar y supervisar el proyecto de construcción, desarrollar y controlar el presupuesto y administrar los riesgos.
La tarea principal del gerente de proyecto de construcción es tomar las decisiones que aumentarán la eficiencia de todos los recursos involucrados en el proyecto ya sea el personal, los recursos materiales o financieros. Entre sus responsabilidades está también que todas las partes del proyecto constructivo cumplan con sus funciones a tiempo y, como resultado, generen ganancias para el proyecto.
La lista de tareas principales del gerente de proyecto de construcción también incluye:
- Estimación y coordinación del coste del proyecto.
- Estimación de presupuesto del proyecto de construcción.
- Control sobre el calendario de la construcción y la ejecución de cada etapa.
- Gestión de pedidos.
- Selección de metodologías y estrategias para garantizar un proceso eficaz.
- Comunicación con el propietario del proyecto y las partes interesadas.
- Interacción con el equipo y los profesionales que realizan las obras de construcción.
Obviamente, los proyectos en el ámbito de construcción también incluyen a los profesionales que planifican y realizan la obra, como ingenieros, arquitectos, diseñadores, los albañiles que se especializan en diferentes aspectos de obras.
Junto con los roles y responsabilidades en el equipo del proyecto de construcción, el orden y la estructura de todos los procesos y etapas son igualmente importantes. Así que veamos cuales son las etapas del proyecto de construcción.
Las etapas de proyecto de construcción
El ciclo de vida de un objeto de construcción es el período de tiempo durante el cual existe. Básicamente, empieza con una idea de la obra y termina en el momento de su presentación.
El proyecto de construcción usualmente sigue todas las fases de un proyecto estándar:
Estas fases pueden complementarse con otras dependiendo de las especificaciones del proyecto. Por ejemplo, sus tareas pueden requerir la introducción de una fase de procedimientos de adquisición, gestión de cambios, etc.
Los proyectos de construcción suelen seguir la metodología Waterfall. Sin embargo, algunos gerentes usan una mezcla de modelo cascada y de métodos ágiles. Independientemente de la elección de la metodología de gestión de proyectos, el ciclo de vida de la gestión de la construcción comenzará con el inicio. Y para que se inicie, usualmente se prepara una justificación de proyecto y la propuesta de proyecto que tienen que ser aprobadas.
Gestión eficaz de proyectos de construcción
Complete con éxito todas las etapas del proyecto de construcción con la ayuda de GanttPRO.
Probar gratis1. Iniciación de un proyecto de construcción
Vamos a analizar esta fase con el ejemplo de un proyecto de construcción de una casa. Antes de comenzar a construir, hay que averiguar con el cliente cuáles son sus necesidades, requisitos y expectativas.
Esta fase también incluye la preparación de introducción del proyecto de construcción, descripción del proyecto, la elaboración de términos de referencia y del acta constitutiva del proyecto, la preparación de justificación económica y de la lista de participantes clave y la aprobación del proyecto por todas las partes interesadas. Se recomienda también evaluar los riesgos potenciales en esta fase.
En colaboración con los expertos se analiza cuidadosamente el área, se evaluan los requisitos técnicos, se hace un análisis del suelo y se averigua si hay características específicas del sitio. Muchos subestiman la importancia de esta fase preparatoria, creyendo que no se realiza ningún trabajo durante el proceso de iniciación. Pero, de hecho, es la base y la etapa base para una implementación exitosa del proyecto.
Preste especial atención al acta constitutiva del proyecto. Debe contener los principales beneficios comerciales asociados con su proyecto. Esto contribuirá al logro de los objetivos y asegurará que no se pierda el tiempo.
2. Planificación
Siguiendo con el ejemplo simple de construcción de una casa, después de completar la fase de la iniciación hay que elaborar el presupuesto y establecer una fecha para la entrega de la casa. La importancia de un plan de proyecto de construcción es obvia, pero algunas empresas aún descuidan esta importante fase y se ponen manos a la obra.
La planificación implica la consideración de muchos elementos asociados con un proyecto. Estos son:
- El cronograma del proyecto.
- Las funciones y las responsabilidades.
- Los indicadores de éxito.
- Los riesgos potenciales que pueden afectar la eficacia.
- Sistema de interacción dentro del equipo.
Hay que describir estos elementos (y quizás algunos otros) en un plan detallado y aprobarlo con las partes interesadas. A lo largo del trabajo podrá consultar con este plan para cualquier cosa.
3. Ejecución de proyectos de construcción
Esta fase de la construcción requiere un trabajo serio y minucioso. Aquí empieza la implementación efectiva del proyecto. En caso de construcción de un edificio residencial, por ejemplo, en esta etapa se prepara el terreno, se hacen los cimientos y los suelos, se construyen paredes, se instalan ventanas y se realizan otras actividades constructivas.
La ejecución requiere un seguimiento constante, porque cualquier trabajo puede salir mal en cualquier momento. Mientras que el equipo de profesionales realice las obras, la gerencia de un proyecto de construcción implica procesos como la gestión del trabajo y de conocimiento, la comunicación y la gestión de la calidad. Los gerentes adquieren materiales, gestionan el equipo y hacen el seguimiento de los riesgos.
Es muy importante asegurarse a tiempo de que cada empleado se adhiera al plan general y haga su parte del trabajo. No olvide distribuir correctamente los recursos adicionales y dar instrucciones para la acción.
Debe también tener un plan de comunicación en curso para asegurarse de que las partes correspondientes están siempre al día de todo lo que pasa con el proyecto. De lo contrario, una comunicación deficiente y escasa, puede dar lugar a incumplimiento de plazas, corrupción de alcance de proyecto, problemas en el lugar de obra relacionados con el uso de recursos, etc.
4. Control
Muy a menudo, la fase de control de proyecto coincide con la fase de implementación. Los constructores trabajan en el sitio y el gerente supervisa el progreso del trabajo, verificando el presupuesto y el cronograma para asegurarse de que todo vaya según lo planeado.
Esta etapa requere cierta flexibilidad y adaptabilidad. Siempre pueden haber situaciones que requieran ajustes al plan. Se recomienda organizar reuniones periódicas durante las cuales se puede supervisar el progreso y realizar correcciones. Ahí puede recopilar rápidamente comentarios de todos las partes involucradas en el proyecto de construcción. Otra actividad que ayuda en control es la elaboración periódica de informes de progreso (vea un ejemplo de reporte de avance de obra).
Un software de gestión de proyectos online le ayudará a garantizar la transparencia de los datos, mantenerse al tanto de todas las tareas en curso y realizar un seguimiento de la carga de trabajo de todas las partes del equipo.
Conclusión de un proyecto de construcción
La conclusión del proyecto de construcción indica que todo el trabajo en el proyecto se ha completado. En nuestro ejemplo, esto significa que se ha construido la casa.
En esta fase se suele hacer una inspección antes de presentar el resultado final al cliente. Se revisan todos los trabajos realizados y se comprueba que se han cumplido todos los requisitos una vez más. Si se detectan algunos defectos, estos deberían ser eliminados.
También se limpian los escombros, se revisa la documentación y se llevan a cabo otras operaciones para hacer la presentación de proyecto de construcción a quién lo encargó. Se evalúan los indicadores establecidos para el proyecto, si hay.
Estas son las actividades más típicas para esta etapa:
- Presentar el proyecto al cliente.
- Formalizar el acta de entrega-recepción
- Depositar los materiales y los documentos.
- Hacer la evaluación del proyecto y todas las etapas para sacar conclusiones y preparar un informe para los próximos proyectos.
Como ya mencionamos previamente, esta clasificación de las fases del ciclo de vida de los proyectos en construcción es la más común. Sin embargo, para algunos proyectos la estructura puede ser diferente, las fases pueden llevar otros nombres, o estar combinadas o complementadas con otras etapas.
¿Cuáles son?
Etapa de preconstrucción. Es una de las actividades previas a la construcción de una obra. Es también como una combinación de iniciación y planificación de proyectos de construcción. Puede incluir análisis de mercado, selección del objeto de construcción, formación de una estrategia, preparación de toda la documentación, análisis de inversiones, etc.
Etapa de inversión. La particularidad de esta etapa se basa en la adopción de decisiones estratégicas que permitirán a los inversores determinar cuánto dinero y para cuánto tiempo van a invertir. En esta etapa se firman contratos y convenios de trabajo, así como se realizan inversiones de capital.
Etapa operativa. Esta fase incluye la compra de materias primas, la producción y comercialización de productos, las actividades de comercialización, etc. Presupone un alto nivel de comunicación con contratistas, proveedores, intermediarios y compradores.
Etapa de liquidación. En esta etapa, los inversionistas y usuarios de los objetos de inversión de capital determinan el valor residual de los activos principales.
Soluciones digitales para de proyectos de construcción
El software de gestión de proyectos bien elegido es otro factor muy importante que define cómo irá el proceso de construcción. También puede ver el ejemplo real de uso de este software por las empresas de construcción.
Pero, cómo elegir uno que mejor se adapte a los proyectos de construcción? A continuación le presentamos en qué características debe fijarse a la hora de escoger uno, y que solución cumple con todos estos requisitos.
Tenga en cuenta que estamos hablando de software de carácter general, también hay software de gestión de obras que abarca muchos aspectos y procesos de construcción y obras.
El diagrama de Gantt y la ruta crítica de un proyecto de construcción
Un instrumento que se utiliza mucho tanto en la planificación, como en la ejecución de proyectos de construcción es el diagrama de Gantt. Esta herramienta de gestión de proyectos permite representar gráficamente todas las actividades del proyecto en un cronograma. De este modo se hace más fácil ver el panorama general de todo el proyecto y, a la vez, todas las etapas de construcción con los pequeños detalles de cada tarea. Si aprende a usarlo, podrá aprovechar de una mejor eficiencia y control sobre el proyecto.
El diagrama de Gantt de un proyecto de construcción le permite:
- establecer la ruta crítica de un proyecto de construcción
- definir los hitos de un proyecto de construcción y seguirlos
- visualizar la edt de un proyecto de construcción
- seguir el cronograma de un proyecto de construcción
La ruta crítica es fundamental en la gestión de proyectos de construcción porque muestra la secuencia de tareas que afectarán directamente el tiempo de finalización del proyecto. Con su ayuda, los gerentes de proyectos pueden priorizar las tareas críticas que pueden retrasar todo el proyecto y asignar recursos con mayor precisión y eficiencia. Esta característica es imprescindible para la administración de la mayoría de proyectos de construcción.
Control de plazos
Antes que nada, recordemos que los proyectos en este ámbito suelen gestionarse con los métodos de cascada donde las etapas de construcción se desenvuelven una detrás de otra (imposible poner el techo antes de los cimientos). Es por eso que es tan importante terminar cada actividad a tiempo para la conclusión de construcción de manera oportuna. Un software de gestión de proyectos le avisará sobre los posibles retrasos y proximidad de la fecha límite.
Dependencias entre las actividades
Este punto está relacionado con el anterior. En las obras de construcción hay actividades que suelen ir una detrás de otra, o que no se pueden completar sin que se haya finalizado la anterior. De ahí, el software para administración de proyectos de construcción debe permitir establecer las dependencias entre diferentes actividades. Serán útiles tanto para la gestión y control de uso de recursos, como para la estimación de plazos.
Asignación de tareas y la carga de trabajo
Todas las partes del proyecto de construcción deben tener bien claro cuales son sus responsabilidades, los plazos límites de cada una de ellas. Al mismo tiempo, el gerente debe tener la posibilidad de controlar que todos estén cargados de acuerdo con sus jornadas laborales, conocimientos y capacidades.
Gestión de costes y presupuesto
La gestión adecuada de los recursos financieros en los proyectos de construcción afectan en gran medida el éxito del proyecto. Este tipo de proyectos requiere un programa que le permita planificar y fijar el presupuesto en la etapa de inicialización del proyecto, y anotar y controlar los gastos en la ejecución.
Colaboración con las partes del proyecto de construcción
Para que todos estén en la misma página, es mejor tener una fuente de información que se actualiza en tiempo real. Así todos podrán ver lo que está pasando en el proyecto en este mismo momento.
La solución que combina todo esto:
La solución que incluye todas estas posibilidades y más es GanttPRO. Lo mejor de esta app es que ofrece una gran variedad de funciones para gestionar el proceso de construcción, tiempo, equipo y recursos. Permite importar, exportar y compartir el proyecto. Y con todo eso no es abrumador y resulta ser igual de fácil para un gerente con mucha experiencia como para una persona sin conocimientos técnicos. Como dice el gerente de una de las empresas de construcción que usa el software:
Estaba buscando un software que los supervisores y gerentes de proyectos en el campo podrían usar sin sentirse abrumados. Y GanttPRO hace un buen trabajo llenando ese vacío.
Si desea probar esta herramienta, regístrese sin ningún compromiso para una prueba gratis de 14 días y verá todos los beneficios que ofrece el programa para su proyecto de construcción.
Para resumir
Si aún está pensando si su proyecto de construcción necesita a un gerente o al equipo de gerentes, la respuesta, como puede ver, es definitivamente un SÍ. Un gerente que siga el ciclo de vida de proyecto de manera correcta, no solo hará el proceso más eficaz, sino también ayudará a mantenerse dentro del presupuesto, cumplir con los plazos y encontrar las posibilidades de mejoras para futuros proyectos.
Y con un software especializado para la administración de proyectos de construcción y un buen gerente, la probabilidad de un mejor resultado y un proceso más organizado y fácil está garantizada.
