Управление Проектами: Статистика и Интересные Факты

Если вы не новичок в проектном менеджменте, то наверняка знаете, что программы управления проектами помогают планировать, создавать и координировать рабочие процессы в компании. Достигается это за счет возможности создать четкий рабочий график, наделить каждого участника команды проекта конкретными обязанностями и предотвратить пробелы в коммуникации, работая даже на удаленке.

Небольшие компании до 100 сотрудников из-за проблем с коммуникацией ежегодно теряют 420 тысяч долларов. А корпорации, насчитывающие более 100.000 работников, по той же причине каждый год лишаются более 62 миллионов долларов. Впечатляющие цифры, правда?

В этой статье мы собрали для вас статистику по управлению рабочими процессами за последние пять лет. Из нее вы узнаете, как грамотное управление проектами и использование специальных инструментов влияют на более эффективную организацию рабочих процессов и их успешное завершение.

Управление проектами и удаленная работа 

Вернемся к управлению проектами и проблемам в коммуникации между членами команды. 

Пандемия коронавируса и социальное дистанцирование в начале 2020 года вынудили многие компании перевести сотрудников на удаленную работу или home office. По сей день многие организации в большинстве стран мира так и не вернулись к привычному рабочему графику. 

Несмотря на такие преимущества, как экономия расходов и времени на путь в офис и обратно, у обязательного и внезапного перехода на удаленную работу есть свои недостатки. 

Вот основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, перешедшие на удаленную работу:

• 88% респондентов, работающих на удаленке, сталкиваются со сложностями в общении с начальством и коллегами.
• 83% сообщают об утомляемости от большого потока электронных писем.
• COVID-19 за три месяца повысил выгорание сотрудников на 12%.
• 73% работников сообщили о профессиональном выгорании в апреле 2020 года.
• Более 30% работников чувствовали себя менее продуктивными и выполняли свою работу хуже обычного.
• Более 75% сотрудников признают, что их производительность резко ухудшилась из-за отвлекающих факторов, связанных с работой из дома и пандемией.

Преимущества системы управления проектами

Использование методологий управления проектами, а также правильно подобранная система управления проектами помогают более точно и результативно координировать работу и управлять командой проекта.

Согласно исследованию Pulse of the Profession, проведенному Институтом управления проектами (PMI), у компаний с четкой структурой управления проектами на 38% больше проектов, которые были завершены успешно и достигли первоначальных целей.

Вернемся к статистике: 

• Работники тратят продуктивно не более 60% рабочего времени каждый день.
• 21% организаций используют набор стандартных методологий управления проектами (agile и waterfall).
• 27% проектов обычно превышают первоначальный бюджет (PMI, 2017).
• 41% организаций, сообщающих о частых неудачах в реализации проектов, получают недостаточно поддержки от менеджеров и спонсоров (PMI, 2018).
• 75% руководителей IT-проектов изначально считают, что их проекты обречены на неудачу.

Управление проектами и сроки их реализации

При использовании систем управления рабочим процессом такие популярные инструменты, как диаграмма Ганта и контроль за таймингом, позволяют задать четкие временные рамки отдельно для каждой задачи. Это, в свою очередь, определяет даты старта и завершения всего проекта. 

Подробный тайминг и его несложная визуализация делают рабочий процесс более прозрачным и понятным как участникам команды, так и инвесторам, и другим заинтересованным лицам. 

Основанный на диаграмме Ганта GanttPRO отлично подходит для эффективной работы с таймлайнами и, благодаря интуитивному интерфейсу, позволяет быстро создать новый проект. 

Также, вы всегда можете воспользоваться готовыми шаблонами диаграмм Ганта для различных профессиональных сфер. 

И снова немного статистики. На этот раз о том, как хорошее программное обеспечение экономит рабочее время команды и повышает ее производительность:

• 61% компаний, использующих ПО для управления рабочими процессами, завершают проекты вовремя. И только 41% организаций добивается тех же результатов без использования инструмента для реализации проектов (PMI, 2019). 
• Системы управления проектами экономят среднестатистическому сотруднику 498 рабочих часов в год.
• Почти половина руководителей проектов тратят не менее одного рабочего дня на создание и сбор отчетов по проекту вручную. 
• 42% компаний сообщили, что больше всего выгоды они получили от инвестиций в программы управления проектами (Wellingtone, 2017).

Управление проектами и ведение бюджета

Грамотное использование инструментов управления проектами может сократить сроки на его реализацию. Однако, это не всегда играет на руку команде и всей компании. Сокращение времени на выполнение проекта может негативно повлиять на управление ресурсами и их загрузку. 

GanttPRO поможет избежать незапланированных трат. Этот онлайн- планировщик задач поможет легко контролировать финансы проекта, рассчитывать его стоимость в считанные секунды, а также грамотно управлять ресурсами.

Взгляните, как ошибки в управлении проектами влияют на его финальную стоимость и как правильно подобранный инструмент управления проектами может спасти ситуацию:

• 66% компаний, использующих систему для управления проектами, не выходят за рамки установленного бюджета. Только 47% организаций достигают такого же результата без использования специальных инструментов (PMI, 2019).
• Организации, инвестирующие в проверенные методологии управления проектами, тратят в 28 раз меньше денег, потому что большая часть их стратегических инициатив завершается успешно (PMI, 2017).

Управления проектами и коммуникация в команде

Программное обеспечение для управления проектами значительно улучшает процессы коммуникации и упрощает совместную работу не только в команде, но и между отделами, а также с заказчиками и другими заинтересованными лицами.

Функции взаимодействия с командой и управления задачами в GanttPRO позволяют вам:

• Быстро и просто добавлять/удалять задачи.

• Назначать на задачу одного или нескольких исполнителей.

• Управлять сроками, дедлайнами и прогрессом.

• Создавать зависимости, базовый план и критический путь.

• Назначать статус и приоритет для задачи.
• Оставлять комментарии, упоминать коллег, прикреплять файлы.

• Просматривать историю проекта, отменять шаги, восстанавливать предыдущие версии документа.

• Поделиться ссылкой на проект даже с незарегистрированными пользователями.

• Управлять рабочей загрузкой.

Всё это повышает шансы команды завершить проект успешно и вовремя, не тратя рабочее время на ненужные совещания и переписки. 

Цифры, приведенные ниже, подчеркивают важность вышеперечисленных возможностей в системе управления проектами:

• 90% проектов требуют командного участия, а не индивидуальной ответственности.
• 37% проектов терпят неудачу из-за отсутствия четких целей и этапов проекта (PMI, 2017).
• 59% рабочих в США называют коммуникации с командой самой сложной частью своей работы. 
• 90% компаний сообщили, что использование open source программ для управления рабочим процессом повысило эффективность командной работы.
• Самые востребованные возможности в программном обеспечении для управления проектами: совместная работа с файлами, учет времени, управление бюджетом и интеграция с электронной почтой.
• Только 55% участников команды считают, что им понятны бизнес-цели проекта.
• 36% менеджеров выбирают ПО для управления проектами исходя из их функциональности.
• ⅓ американских сотрудников заявляют, что менеджеры не прислушиваются к их идеям.
• 71% руководителей предприятий считают, что вовлеченность сотрудников в рабочий процесс — один из главных факторов успеха проекта.
• Только 52% руководителей согласны с тем, что распределение времени их сотрудников соответствует приоритетам компании.

Популярные инструменты управления проектами

Наиболее популярными платформами управления проектами являются те инструменты, которые сочетают в себе множество разнообразных и полезных функций, подходят многим отделам компании и разработаны для управления проектами в самых разных профессиональных сферах: информационные технологии, консалтинг, организация мероприятий, строительство, профессиональные услуги, веб-дизайн, розничная торговля, маркетинг, производство продукта, образование и другие.

• 56% компаний используют только одно ПО для управления проектами.
• 44% менеджеров проектов не используют ни одного инструмента управления проектами.
• 76% организаций считают, что в ближайшем будущем гибкая методология будет станет предпочтительнее, чем водопадная.

Цифры и достижения GanttPRO в 2020 году:

• Более 600 тысяч новых пользователей.
• Более 11 миллионов новых задач, созданных в программе.
• GanttPRO получил более 80 наград от популярных платформ-обозревателей ПО. 
• Средняя оценка GanttPRO на платформах-обозревателях — от 4,85 из 5.
• Команда GanttPRO сотрудничала с более чем 100 компаниями и организациями.
• Пользователи общались со службой поддержки более 15 тысяч раз. Средний уровень удовлетворенности клиентов службой поддержки составляет 89%.
• GanttPRO получил около 1300 положительных отзывов на популярных сайтах оценки программного обеспечения.
• GanttPRO используют такие известные компании, как Sony, Booking.com, Amway, Salesforce, Nasa, Intel, Vodafone и другие.

А какими системами управления проектов пользуетесь вы?

Четкий контроль за выполнением проекта, его стадий и задач — основополагающий фактор в успехе компании. 

Чем крупнее ваша организация и чем больше у нее проектов, тем сильнее вам пригодится система управления проектами. Она поможет автоматизировать рабочие процессы в команде, экономить время и быть уверенным, что каждый участник проекта в курсе всех последних изменений и решений.

Делитесь в комментариях, с помощью каких платформ для реализации проектов ваша команда достигает высоких результатов и основных бизнес-целей компании.

Ищете новые вызовы? Jobsora собрала вакансии для проектного менеджера.

This content is licensed by

Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International license.