Как Уложиться в Нереальные Сроки Выполнения Проекта

*Материал в значительной степени основан на переводе статьи автора careermetis.com Кейт Хом (Kate Khom).

Поразительно, как одно простое слово «дедлайн» может пробудить тревогу и волнение, особенно в деловой среде.

Причин для этого много. Например, дедлайны бывают нереалистичны, и это вызывает панику у начальства и всей команды.

Если не уложиться в сроки, последствия могут быть серьезными. Это часто ведет к штрафным санкциям. В худшем случае — к потере клиента и контракта. Такого и врагу не пожелаешь.

Но даже если ситуация кажется беспросветной, есть несколько приемов, которые помогут вам и вашей команде уложиться даже в, казалось бы, невозможные сроки, при этом не работая сверхурочно и в выходные.

Просто следуйте этим практичным советам и не поддавайтесь чувству тревоги, и ваш проект удастся завершить в кратчайшие сроки.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO помогает менеджерам и командам по всему миру управлять задачами, сроками, ресурсами и стоимостью. Отлично подходит для взаимодействия на проекте.

Попробуйте GanttPRO бесплатно!

Как соблюдать дедлайны проекта

1. Ставьте четкие цели и делите их на несколько небольших задач

Принимаясь за проект, сразу же обозначьте четкие цели для вашей команды и себя самих. Чтобы упростить процесс и сделать его более понятным, разделите задачи на небольшие конкретные задания/обязанности. Так вы обозначите логичные этапы достижения цели.

Поможет вам в этом сервис для управления проектами. Например, онлайн диаграмма Ганта.

Планирование задач в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO

Четкие инструкции и задачи необходимы для того, чтобы ваша команда быстро поняла, на чем следует сосредоточиться и как подойти к решению каждой отдельной задачи.

Убедитесь, что даете четкие, ясные инструкции и подробно объясните каждую задачу. Дайте вашей команде возможность задать вам вопросы и открыто обсудите с коллегами проект.

Обязательно убедитесь, что все имеют о нем одинаковое представление. Если все члены команды будут одинаково заинтересованы в достижении цели и иметь схожее представление о том, как уложиться в сроки, они будут более вовлечены в процесс и почувствуют, что их работу ценят.

2. Общайтесь с командой

Любой компании важно понимать, что двусторонняя коммуникация — это ключ к успеху. Срок, за который нужно выполнить проект, должен быть объявлен заранее, чтобы команда была готова и имела возможность распланировать работу.

Кроме того, члены команды также должны поддерживать коммуникацию и сообщать о прогрессе. Это поможет вам вовремя вмешаться и при необходимости сразу внести изменения. Таким образом, все смогут придерживаться курса и не упускать из виду общую картину и задачи проекта.

Более того, активное общение позволит каждому сотруднику иметь четкое представление о текущем статусе проекта. А это повысит шансы избежать неприятных сюрпризов и недопонимания, которые могут привести к срыву сроков.

Двусторонняя коммуникация позволит вам легче справляться с дедлайнами, не впадая в панику и при этом поддерживая здоровую рабочую среду, каждый участник которой может рассказать о сложностях и найти способы их решения.

3. Мотивируйте команду

Успешный менеджер делает все возможное, чтобы поддерживать моральное состояние и боевой дух команды, особенно когда все усердно трудятся над соблюдением сроков. Важно каждый раз признавать заслуги сотрудников, особенно в кризисных ситуациях. Они подвержены стрессу так же, как и вы, так что слова поддержки, особенно от руководителя команды, имеют огромное значение.

Когда ваша команда чувствует, что ее ценят, сотрудники в большей степени мотивированы и стремятся показать наилучшие результаты.

Ваша задача довольно проста: будьте тем самым маяком, что указывает команде путь во время бури. Помогите коллегам понять, что их время и работа очень ценны. Об этом важно помнить всегда, а не только в сложные моменты. Это базовый принцип хорошего руководителя и стиль руководства в управлении командой.

4. Станьте идеальным примером для команды

Команда всегда равняется на своего лидера. Чтобы установить доверительные отношения с участниками проекта, важно стать для них идеальным примером и всегда держать ситуацию под контролем.

Одно из фундаментальных правил менеджмента заключается в том, что вы не можете заставить вашу команду следовать определенным ценностям, если сами при этом поступаете по-другому.

Словом, не противоречьте сами себе, работайте бок-о-бок с командой и будьте всегда готовы ее поддержать. В конце концов, вы тоже являетесь ее частью, так что не давайте дедлайнам подорвать вашу рабочую этику и боевой дух команды.

5. При необходимости назначьте альтернативные сроки

Мало кто считает это реалистичным вариантом, но в жизни действительно случаются дедлайны, в которые невозможно уложиться. В таких ситуациях вы должны как можно скорее понять, что в заданный срок, скорее всего, не получится уложиться, и обсудить ваши опасения с клиентом. Важно поговорить об этом как можно раньше и попытаться назначить более поздний срок сдачи проекта.

Секрет успеха заключается в том, чтобы предложить вашему клиенту разумную альтернативу. Постарайтесь обозначить новый дедлайн, который устроит как его, так и вас. Но помните, что этот фокус можно использовать лишь однажды. В новые сроки придется уложиться, несмотря ни на что. Иначе и вы, и ваша команда будете выглядеть очень непрофессионально.

Обговаривая новый срок, оставьте себе пространство для маневра. Если ваш проект будет готов раньше срока, потратьте оставшееся время на то, чтобы довести его до ума и превзойти ожидания вашего заказчика.

Заключение

В теории дедлайны могут повысить продуктивность вашей команды, но лишь в краткосрочной перспективе. Дедлайны ассоциируются со стрессом и напряжением, особенно в деловой среде, где их, как правило, не избежать.

Следуйте рекомендациям, и вы сможете пережить бурю и уложиться во все сроки.

А вам удается соблюдать дедлайны? Делитесь своим опытом в комментариях.

Read also

Как Профессионально Управлять Задачами с GanttPRO: Учет Времени, Отчеты, Интеграция с Google Диском
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Повысить Продуктивность: 17 Уникальных Советов, Которые Действительно Работают
GanttPRO Team/ Less than a minute
Топ Методологий Управления Проектами: От Требовательной Waterfall до Правительственной Prince2
GanttPRO Team/ 1 minute
Что Такое Удаленная Работа
GanttPRO Team/ Less than a minute
Как Ставить и Достигать Цели в Рамках SMART-Подхода
GanttPRO Team/ Less than a minute
10 Систем для Управления Проектами: Мощно, Надежно, Эффективно
Andrew Stepanov/ 1 minute
Как Персонализировать Проекты с GanttPRO: Настраиваемые Колонки
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Управлять Задачами по Всем Проектам в Одной Вкладке с GanttPRO
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Эффективнее Управлять Графиками в GanttPRO: Архивирование и Расширенные Карточки Проектов
Andrew Stepanov/ Less than a minute
С GanttPRO Ваши Проекты Всегда под Рукой: Расширенные Возможности Экспорта и Улучшенная Скорость Работы
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Как Повысить Продуктивность Команды с GanttPRO: Загрузка Ресурсов и Персональный Календарь
Andrew Stepanov/ Less than a minute
Бесплатные Вебинары GanttPRO: Все, что Вам Нужно Знать о Инструменте
Andrew Stepanov/ Less than a minute

Leave a Reply

avatar
  Подписаться  
Уведомление о

Сервис для гибкого планирования!

350,000+ менеджеров экономят на управлении командой до 3 часов в день вместе с GanttPRO

Попробуйте бесплатно

Гарантируем 100% конфиденциальность!