10 Советов для Успешного Управления Проектом
Менеджер проекта должен помнить о планах, графиках, команде и следить за тем, как она работает. И еще о многих других вещах. А вот за самим менеджером и за его работой никто не наблюдает и уж тем более не следит. Именно поэтому все принимаемые им решения должны основываться на глубокой базе знаний и четком понимании всех нюансов работы.
Мы подготовили для вас 10 советов с примером конкретного инструмента, помогающих улучшить рабочий процесс и дающих ответ на вопрос «Как же стать успешным менеджером проекта».
Итак, обо всем по порядку.
1. Составьте подробный план содержания проекта
Любой успешный проект начинается с этого пункта. Менеджер, у которого с самого начала вся важная информация задокументирована, имеет все шансы на успех в управлении и завершении.
Если же что-то пойдет не так, то все участники проекта могут обратиться к этому документу и посмотреть, как все было запланировано. А еще заранее составленный план поможет избежать неконтролируемого расширения масштабов проекта.
2. Придерживайтесь гибкой методологии в управлении
Успешному менеджеру стоит забыть о неактуальных и неработающих методологиях. Гибкая методология – вот ключ к успеху сегодня в бизнес, IT, строительной и других сферах.
Одной из ключевых идей этой методологии является предпочтение использованию рабочих инструментов и взаимодействию с участниками, а не большим объемам документации. Благодаря такому подходу управление осуществляется с большей свободой действий.
3. Последовательно работайте над проектом
Представьте, что вам нужно построить дом для вашей семьи. Вся предстоящая работа в самом начале выглядит как неподъемная ноша. Нет понимания, с чего начать и что делать. А что если разделить всю работу и план проекта на этапы? На каждом из них вы будете знать, что делать, как делать и т.д.
Такой же подход работает и в успешном управлении проектами. Если менеджер распланирует все шаг за шагом, с конкретными результатами и целями на каждом этапе, в итоге ему будет значительно проще достигнуть целей и завершить проект.
4. Будьте частью команды, а не надзирателем
Чтобы успешно управлять проектом, не нужно все контролировать. Вместо этого будьте частью команды так же, как и все. Вникайте в рабочий процесс и старайтесь понимать каждую его деталь, даже самую незначительную.
Как это работает на практике? К примеру, даже если вы не профессиональный разработчик, свежий взгляд со стороны может привести к неожиданной оценке о состоянии проекта и его возможных перспективах. Помните: ваше мнение должно быть равнозначно мнениям членов команды. Создайте атмосферу, в которой обмен мнениями станет естественной составляющей рабочего процесса. Поощряйте, даже если чья-то идея противоречит общей.
5. Продумайте, как сформировать команду
Чтобы быть успешным в управлении проектами, вам стоит полагаться на собственные навыки и умения. Они, в свою очередь, приходят с опытом. И все же хорошо всегда иметь информацию для размышлений, полученную со стороны.
Важнейшей задачей менеджера является достижение высокого уровня доверия и уверенности у членов команды. Каждый должен понимать, что он является неотъемлемой частью хорошо функционирующего организма, независимо от опыта и занимаемой должности.
6. Общайтесь
Продолжение сказанного выше. Общение – ключ к успеху во многих сферах, не только в управлении проектами. Придерживайтесь правила, позволяющего каждому в команде выражать свое мнение, не боясь при этом столкнуться с несогласием и упреками. Каждое мнение необходимо выслушать и обсудить. Это, в свою очередь, может привести к новым неожиданным решениям.
Такой подход позволяет завершить проект с меньшими финансовыми и временными затратами. В то же время обнаруживаются проблемы и ошибки по мере их появления, а также появляются новые идеи.
Возвращайтесь к этому пункту на всех этапах проекта.
7. Тщательно распределяйте задачи и роли
Каждый, кто получил задачу, должен знать, что он делает и как. Менеджеру следует давать задачи именно тем членам команды, которые лучше всего справятся с ними. Это ключевой момент для успешного завершения проекта в общем и задач в частности.
Поэтому менеджер должен знать, что все члены команды осведомлены о своих задачах и ролях, а также о том, что от них требуется. Четкое разграничение позволит избежать ситуаций вроде «я не знал об этом» и, как следствие, невыполнения работы.
Конечно же, общение здесь играет важную роль.
8. Следите за процессом
Успешный менеджер должен четко знать текущее состояние дел. Для быстрой оценки прогресса лучше все визуализировать. Существуют разные подходы к визуализации, но одним из самых популярных является диаграмма Ганта. Ряд горизонтальных линий помогает определить, что и когда следует сделать, а также предупредить возможные трудности в проекте.
Воспользуйтесь диаграммами Ганта GanttPRO – онлайн инструментом с большим функционалом, в котором вы сможете распределять задачи и ставить сроки для их выполнения; устанавливать вехи и критический путь, смотреть историю изменений и много чего другого.
С системой управления командой проекта GanttPRO менеджер всегда знает, какие задачи ставятся, зачем и когда, а также знает сроки их завершения.
9. Помните о рисках и знайте, как с ними справляться
Среди множества других навыков менеджер должен уметь управлять рисками. А успешный и вовсе определяет большинство рисков уже во время планирования. Поэтому у него всегда есть планы, как справляться с определенными ситуациями.
Однако обнаружение и исправление проблемных ситуаций не должно стать единственной задачей менеджера.
10. Поощряйте вашу команду
Конечно же, менеджер сам решает, что использовать в качестве поощрения и вознаграждения. Если использовать вообще. Но если вы стремитесь к успеху, данным пунктом не стоит пренебрегать.
Мы не говорим о чем-то масштабном, как, например, вечеринках в конце каждой задачи. Это не обязательно. Но если выражать свою благодарность за выполненную работу, члены команды это оценят.
Подведем итог
Управление проектом – сложная работа. Она включает в себя цепочку задач различной сложности с определенной степенью случайности. И чтобы быть успешным, менеджеру до завершения проекта нужно пройти долгий путь.
Вы можете предвидеть риски, управлять ими, общаться с командой, тщательно все продумывать и т.д. Но вы можете столкнуться с ситуациями, где нет подчинения правилам. В таком случае успех вашего проекта зависит от вашей способности применять личные знания и навыки.
Совет про гибкие методологии — это точно да! После их внедрения в нашу работу результаты стали выше