Microsoft Project: características, ventajas y desventajas, y una alternativa mejor
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Microsoft Project es una de las herramientas veteranas del mercado porque lleva ahí más de 30 años. Esto es un punto fuerte a su favor, ya que con los años ha ido adquiriendo más y más funciones poderosas.
Por otro lado, en muchos aspectos se queda por detrás en comparación con otras herramientas modernas. Vamos a ver las características de Microsoft Project, sus ventajas y desventajas. Esperamos que eso le ayude a tomar la decisión si lo que realmente necesita es Project o le conviene mirar una alternativa a MS Project.
MS Project: características
Gran variedad de planes
Lo primero que hacemos al seleccionar un software de gestión de proyectos, es ver las posibilidades que ofrece y por qué precio. En el caso de Project, no es una tarea simple. Primero, porque tiene muchas versiones y planes distintos. Segundo, porque para que sea una herramienta potente requiere integración con otros productos de Microsoft. Y no es fácil definir cuáles exactamente.
Todo esto puede ser un lío y requiere mucha investigación. Pero le ahorramos estas horas y resumimos todo esto a continuación.
Microsoft Project está disponible en versión de escritorio – soluciones locales:
- Project Standard 2021: 929,00 € (no incluye administración de recursos; sincronización con Project Online o Project Server; registro de tiempo)
- Project Professional 2021: 1 659,00 €
- Project Server: el precio no está disponible. Esta versión incluye una gestión flexible de la cartera de proyectos, acceso desde cualquier lugar, comunicación y colaboración, y mucho más.
Soluciones basadas en la nube:
- Planner Plan 1: 9,40 € por usuario al mes facturado anualmente.
- Project Plan 3: 28,10 € por usuario al mes facturado anualmente.
- Project Plan 5: 51,50 € por usuario al mes facturado anualmente.
Estos planes también van ligados a la versión más reciente de MS Project – Project para Web.
Gran variedad de funciones
Dependiendo del plan que escoja, puede usar unas u otras funciones. Por ejemplo, en las versiones en la nube la funcionalidad es mucho más reducida que en la clásica versión de escritorio. Y dentro de los planes de Project en la nube, también tiene división en posibilidades más básicas a un poco más avanzadas.
Gestión de tareas y proyectos
Microsoft Project incluye todas las funciones que necesita para hacer la gestión del ciclo de vida del proyecto por completo: planificar, gestionar y controlar. De este modo, puede agregar listas de tareas, especificar sus fechas, prioridades, establecer dependencias entre ellas, asignarlas a personas responsables, etc. Para visualizar y controlar sus proyectos dispone de:
- listas
- diagramas de Gantt
- tableros tipo Kanban
Gestión de recursos
Dentro de la gestión de su proyecto, puede hacer la gestión y planificación de recursos en Project a un nivel profesional, si aprende a usarlo correctamente. Para ello tiene una sección separada – hoja de recursos. Esta posibilidad se valora mucho por los usuarios que usan Project como software para gestión de obras.
Puede trabajar con 3 tipos de recursos: personas, recursos con costes fijos (un programa, honorarios por un servicio) y recursos materiales (máquinas, materiales de construcción). También, especificar los costes para cada tipo de recurso, sus calendarios personales, modo de empleo (porcentaje de uso en el proyecto).
Una vez que agrega los recursos, puede asignarlos a tareas y trabajar con la carga laboral de los recursos. Por ejemplo, si es necesario puede hacer la redistribución de recursos.
Control de proyecto
Otra de las características de Microsoft Project es la posibilidad de hacer seguimiento y control del proyecto. Para ello tiene:
– La función de línea base de proyecto para evaluar cómo va.
– La función de ruta crítica en Project para seguir las tareas críticas.
– La función de fecha de estado para evaluar el avance de tareas en porcentaje.
– La posibilidad de agregar hitos en MS Project.
Informes
Como una parte de control, también dispone de posibilidad de hacer informes sobre costes y tiempo invertido en el proyecto.
Gestión de cartera de proyectos
En MS Project también tiene la posibilidad de gestionar múltiples proyectos o carteras de proyectos.
MS Project: ventajas y desventajas
Ventajas de Microsoft Project
Integración con otras herramientas de Microsoft
Una de las mayores ventajas que puede tener para escoger MS Project como una herramienta de gestión de proyectos, es si ya es usuario del suite de Microsoft. Es decir, tiene la licencia y trabaja en Microsoft Word, Excel, PowerPoint. Se comunica con sus compañeros a través de Microsoft Outlook y MS Teams, etc. En este caso, MS Project se incorporará a la lista de una manera muy orgánica.
Buena herramienta para planificar proyectos
Al elaborar su plan de proyecto, puede pasarlo a MS Project. Después puede agregar fechas, duración de tareas, identificar recursos requeridos y costes, u otros detalles en decenas de campos estándares.
Aparte de esto, Project permite vincular tareas relacionadas con 4 tipos de dependencias. Una de las ventajas de MS Project destacadas por los usuarios, es la posibilidad de conectar tareas entre proyectos. Puede resultar particularmente útil si trabaja con un programa de proyectos.
Un cronograma para seguir proyecto
MS Project ofrece un cronograma o un diagrama de Gantt para visualizar el plan de proyecto con todas las fechas y seguir su evolución a lo largo del tiempo. Este tipo de diagrama se ha convertido en un instrumento imprescindible en la gestión de proyectos, sobre todo si usa el modelo de cascada.
Plantillas de proyectos
Otra ventaja de Project es que ofrece plantillas con tareas preconfiguradas. Así si no tiene idea de como empezar con un proyecto, puede abrir la plantilla que mejor se adapta a su industria y ver las actividades típicas.
Gestión de carteras (portafolios) de proyectos avanzada
Microsoft ha prestado bastante atención a la funcionalidad de gestión de carteras. Así que ofrece la posibilidad de ejecutar análisis de portafolio de proyectos, trabajar con la priorización de proyectos dentro de portafolio, hojas de ruta y distribución de presupuesto entre los proyectos que forman parte del portafolio.
Desventajas de Microsoft Project
Limitaciones para compartir y exportar el proyecto
Si trabaja en solitario y nunca tiene que compartir o colaborar, puede que esto no sea un problema. Pero los proyectos hoy en día implican mucho trabajo en equipo. Por eso, se ha convertido en una función indispensable.
Una de las desventajas de Microsoft Project es que si quiere compartir su proyecto con alguien que no usa este programa, es todo un desafío. Afortunadamente, existen programas para abrir archivos mpp. Pero, la pregunta es, ¿para qué queremos una herramienta que requiere otra herramienta?
Tampoco se puede intercambiar archivos grandes.
La colaboración en MS Project de escritorio es imposible, y la colaboración en las versiones en la nube son bastante complicadas.
Integración con otras herramientas de Microsoft
Esto es una ventaja y desventaja de MS Project al mismo tiempo. Si trabaja en una empresa grande, sobre todo que usa las herramientas de Microsoft como el software principal corporativo, puede ser una ventaja. De lo contrario, el hecho de tener que complementar todas las funciones que faltan en Project por muchas otras herramientas no solo es desafiante, sino también incómodo.
Hoy en día existen muchos programas todo en una que no requieren distribuir trabajo en 10 herramientas para conseguir un resultado decente.
La relación coste-beneficio
Si entra en cualquier plataforma de reseñas, verá que la gran mayoría de usuarios denotan que el programa es demasiado caro. Y es verdad que el coste para obtener la licencia tanto para la versión de escritorio, como para la versión en la nube, es muy elevado.
Y no solo es el coste de licencia, es también el coste de capacitación para aprender a usar el programa, más el coste de otras herramientas que puede necesitar para complementarlo.
Y si solo usa las funciones básicas/intermedias, puede encontrar programas que son mucho más beneficiosas económicamente.
Complejidad
Microsoft Project no es un programa para principiantes o para gestores que administran proyectos como una parte de sus responsabilidades laborales. Más bien es una herramienta para gerentes de proyectos profesionales que se dedican estrictamente a esto.
Alternativa a MS Project GanttPRO
¿Le parece demasiado complicado MS Project? Pruebe GanttPRO, una alternativa moderna, poderosa y simple de usar.
Probar gratisNecesita tener una sólida base de conocimientos teóricos para poder usar Microsoft Project correctamente en términos de gestión de recursos, presupuesto, análisis y control de riesgos (por ejemplo, ruta crítica, evaluación, etc.).
Y no olvide, que no solo el gerente tiene que saber usar el programa. El equipo también tiene que entender cómo trabajar en el proyecto para que sea beneficioso. De otro modo, el uso de software no añade ningún valor a sus actividades y es un mero desperdicio de presupuesto de la empresa.
Cierto que Microsoft ha hecho caso a las opiniones de usuarios que la curva de aprendizaje es demasiado larga. Con este fin ha sacado la versión online recientemente, Project para Web. Esta si que bastante simplificada, y se adapta a las necesidades de gerentes de cualquier nivel de experiencia. Pero recalcamos que esta versión necesita más desarrollo para competir con herramientas en este ámbito.
Sus versiones en la nube necesitan más elaboración
En cuanto a Project Online, sus posibilidades son mucho más limitadas en comparación con la versión de escritorio. El Plan 1 con las funciones más básicas, le costaría 8,40 € por usuario al mes facturado anualmente, que ya es bastante. Aparte necesita adquirir extensiones y licencias. Por ejemplo, Power BI, Microsoft Teams, Azure Boards, Sharepoint.
La versión Project para web es una solución recientemente nueva que se ha desarrollado a base de Project online. Esta versión en la nube ya es mejor que sus predecesoras. Por ejemplo, aborda mejor la integración con Microsoft 365 y Microsoft Teams. Las funciones de colaboración, de hecho, están aún delegadas a MS Teams. No hay mucho progreso en esto.
En cuanto a la funcionalidad de Project para web, contiene opciones para una gestión muy básica. Y aunque puede parecer una buena novedad para recortar la curva de aprendizaje e incorporar más fácilmente a los principiantes en gestión de proyectos, tiene que considerar un aspecto. El precio por estas características básicas está muy por encima de muchos programas de mejor funcionalidad.
Microsoft también ofrece un planificador simplificado dentro de sus apps que podría ser una alternativa a Project. Pero repasando las características de Microsoft Planner, se va a dar cuenta que no aporta mucho valor.
Compatibilidad
La versión de escritorio de MS Project no es compatible con Mac OS. Tendrá que obtener versiones basadas en la nube si usa dispositivos ajenos a Windows. Y como ya hemos visto no llegan al nivel de MS Project.
Adaptabilidad a otros métodos de gestión
Microsoft Project rinde muy bien en proyectos que se desarrollan en modelo de cascada. Estos proyectos suelen implementarse en un orden secuencial, cada etapa va detrás de otra con actividades dependientes.
Al mismo tiempo, hay muchas otras metodologías de gestión de proyecto y marcos, hoy en día. En este sentido, al programa de gestión de proyectos de Microsoft le falta flexibilidad para satisfacer las necesidades de proyectos ágiles, por ejemplo.
Soporte poco receptivo
Aparte de que Microsoft Project no ofrece tutoriales comprensibles, tampoco es muy ágil para solucionar los problemas técnicos de sus usuarios. Así que no debe tener grandes expectativas acerca de su sistema de soporte y asistencia a usuarios.
Mejor alternativa a MS Project en la actualidad
La principal conclusión que podemos sacar de la revisión de las características de Microsoft Project, sus ventajas y desventajas, es que hoy en día puede encontrar herramientas más beneficiosas, eficientes que ofrecen mucho más por mejor precio.
Una de estas alternativas es el software para gestión de proyectos GanttPRO.
GanttPRO le ayudará a planificar y gestionar el proyecto en una interfaz intuitiva, una selección de funciones más útiles para completar el proyecto con éxito y todo dentro de un mismo programa.
Aquí tiene una breve descripción de todas las ventajas que obtiene con esta alternativa a MS Project:
Funciones seleccionadas rigurosamente
No necesita tener cientos de funciones para un rendimiento eficaz. Lo que necesita son las funciones esenciales y fáciles de usar. GanttPRO se enfoca en proporcionar las posibilidades esenciales para una mejor planificación y gestión y mejor rendimiento sin ser abrumador. Es decir, todas las funciones están seleccionadas rigurosamente para brindar más beneficios con menos esfuerzos.
Encontrará posibilidades para organizar y gestionar tareas, planificar proyectos y controlar su ejecución desde el primer día hasta su finalización con hitos, ruta crítica, línea base, informes, y notificaciones de desvíos en el proyecto.
También dispone de posibilidades de gestión de tiempo, recursos y costes del proyecto. Y lo más importante, tiene una sección para la gestión de carga de trabajo del equipo para distribuir el trabajo de manera óptima.
Mejor colaboración
Como la colaboración es una actividad imprescindible en la planificación y realización de actividades del proyecto, en GanttPRO encontrará también todas las funciones necesarias para trabajar con su equipo fácil y cómodamente dentro del programa.
Primero, puede dejar comentarios y notas para cada tarea, agregar enlaces y archivos a las tareas. Para asegurarse que la persona adecuada reciba el comentario se puede usar menciones y activar notificaciones instantes de cambios en el proyecto.
Segundo, puede compartir la marcha de trabajo y el estado del proyecto con partes externas que no son usuarios de GanttPRO. Para ello, puede compartir el enlace con el estado dinámico (se cambiará en tiempo real) o estático, y configurar muchos otros detalles del proyecto compartido.
App móvil
Una aplicación para planificar proyecto en iOS y Android, que ofrezca la posibilidad de controlar el proyecto y mantenerse al tanto en cualquier lugar y hora del día, es otra de las partes inherentes de un software de gestión de proyectos moderno. Las apps móviles de GanttPRO se convertirán en un complemento muy útil en su trabajo.
Interfaz intuitiva
La interfaz de GanttPRO no tiene nada que ver ni con MS Project ni Project online, ni Project para Web. Logra ser mucho más amigable e intuitiva, y potente a la vez. Así que no tendrá que invertir días y meses en aprendizaje. Es tan fácil como registrarse y empezar a trabajar en el acto.
Soporte
Aunque la interfaz es muy intuitiva, siempre pueden surgir dudas y preguntas en el proceso de uso. El software tiene una base de conocimientos que se actualiza continuamente, consejos rápidos dentro de la app y un equipo de soporte que resuelve en brevedad cualquier duda que tenga.
Compatibilidad
La alternativa a Project, GanttPRO está basada en la web, por eso toda la funcionalidad esta disponible use el dispositivo que use. No tiene que pensar cómo alinear el trabajo del equipo en un solo sistema operativo, cómo instalar el software y cómo sincronizarlo con otras herramientas de Microsoft.
Facilidad de cambio
Para las personas que han trabajado en MS Project y quieren pasar a GanttPRO, este último ofrece la posibilidad de importar proyectos en formato mpp y seguir trabajando con ellos en cuestión de minutos.
¡Mejor probarlo y ver por sí mismo!
