Los 11 mejores software para pymes: gestión de empresa, proyectos, documentos y actividades específicas

Imagine que acaba de lanzar su plan de negocio o ya lleva tiempo trabajando en su negocio. Independientemente del tiempo, gestionar una empresa puede ser increíblemente difícil. Y cualquier emprendedor y gerente busca las formas de optimizar y simplificar este proceso. Una de las formas de hacerlo es usando software de gestión empresarial que ayuda con diferentes actividades, aumenta la productividad, reduce costes y mejora el rendimiento en general. 

Lo cierto es que existen miles y miles de opciones de software. Ara ahorra su tiempo, en este artículo hemos recopilado los mejores programas de gestión de empresas desde el punto de vista de diferentes actividades de su negocio.

11 programas de gestión empresarial esencial para pymes

Los criterios de selección de los mejores programas para pymes han sido la relación de coste y beneficio, la facilidad de uso, flexibilidad, velocidad, seguridad y la calidad de soporte técnico. Aun así es esencial considerar las necesidades específicas de su empresa en cada caso. Los seleccionados para nuestra lista son:

1. GanttPRO para gestión y planificación de proyectos y tareas
2. Quickbooks Online para contabilidad y finanzas
3. Google Workspace para colaboración y productividad
4. Pipedrive para gestión de relaciones con los clientes
5. Shopify para gestión de comercio online 
6. Calendly para planificación y reserva de citas
7. MailerLite para gestión de campañas de email marketing
8. Hootsuite para gestión de social media marketing
9. WordPress para gestión de contenidos
10. DocuWare para gestión documental
11. Tidio para atención al cliente

GanttPRO

Sea cual sea la industria en la que trabaja su empresa, seguramente su trabajo consiste de tareas o proyectos. De ahí, el software de gestión de proyectos y tareas es una herramienta esencial para que las empresas realicen y supervisen de manera eficiente sus proyectos y operaciones diarias, planifiquen y organicen tareas, se comuniquen y la colaboren fluidamente en el mismo lugar. Y también facilita la gestión de recursos y análisis para ajustar estrategias y mejorar la eficiencia.

Una de las opciones beneficiosas de software de gestión de proyectos es GanttPRO. Entre las funciones que pueden facilitar las actividades de su empresa están:

• Diagramas de Gantt interactivos y fáciles de usar en los que puede visualizar tareas, establecer dependencias entre ellas y ajustar fechas y duraciones.
• Seguimiento de progreso de las tareas y proyectos en tiempo real.
• Gestión de recursos, costes y presupuesto de proyecto.
• Asignación de tareas a miembros del equipo y control de su carga de trabajo para mayor eficiencia.
• Colaboración con posibilidades de dejar comentarios sobre tareas, recibir notificaciones sobre los cambios en el proyecto y compartir el diagrama con los interesados. 
• Exportación de proyectos en formatos populares, como PDF y Excel, para compartirlos fácilmente con otros o incluirlos en presentación de proyecto.
• Alertas sobre desviaciones, posibles retrasos y sobrecargas.

Quickbooks Online

Un software de contabilidad es necesario para mantener los registros financieros organizados, cumplir con las obligaciones legales y fiscales, evitar errores y tomar decisiones informadas. Facilita la gestión del flujo de efectivo, proporciona informes y análisis financieros, y simplifica el proceso de auditorías. Es por eso que entra en nuestra lista de los mejores software de gestión empresarial.

QuickBooks Online es uno de los software de contabilidad más populares del mercado. Esta aplicación proporciona a las empresas las herramientas necesarias para optimizar los procesos contables.

Ofrece muchas funciones necesarias para administrar las operaciones financieras dentro de la empresa. Debe tener en cuenta, que diferentes planes incluirán funciones más simples o más avanzadas. Lo máximo que puede obtener con esta herramienta es:

• Hacer seguimiento de ingresos y gastos.
• Enviar facturas y aceptar pagos.
• Clasificar los ingresos y gastos en categorías de impuestos.
• Ejecutar y exportar informes financieros.
• Supervisar y gestionar el flujo de caja.
• Personalizar y enviar presupuestos.
• Administrar los pagos de los contratistas.
• Administrar y pagar facturas.
• Ingresar manualmente las horas trabajadas y registrar el tiempo facturable en las facturas.
• Rastrear el inventario y el costo de los bienes; sincronizar el inventario con plataformas de terceros.
• Hacer seguimiento de la rentabilidad del proyecto y evaluar los costos del trabajo.

También incluye una gran cantidad de complementos e integraciones disponibles, por lo que puede conectar QuickBooks a otro software y herramientas que utilice.

Google Workspace

Excluyendo a los trabajadores individuales que hacen todo exclusivamente por su cuenta, las actividades de las empresas implican colaboración y comunicación. Para que el trabajo en equipo sea eficiente, es muy común usar herramientas de colaboración y productividad. 

Ahí es donde encontrará útil a Google Workspace, un software de gestión de colaboración y gestión simplificada de documentos en la empresa. Es una de las herramientas más completas para las empresas que existen. Incluye un conjunto de herramientas para la creación de documentos, el almacenamiento de archivos, la comunicación y la colaboración. Entre las más usadas están: 

• Gmail para el correo electrónico basado en aplicaciones o web con dominio personalizable.
• Calendario que se integra con otras herramientas de Google para programar fácilmente reuniones internas y externas, vacaciones y otros eventos. 
• Drive para almacenamiento de archivos en la nube con sincronización local y con la posibilidad de compartir fácilmente el archivo con un enlace y configuración de permisos de acceso. 
• Docs para trabajar con textos individualmente o en colaboración.
• Hojas de cálculo para trabajar con formulas y datos correspondientes.
• Formularios para crear encuestas y compartirlas.
• Slides para crear presentaciones.
• Google Meet para videollamadas.
• Google Chat para comunicación en el equipo.

Al ser una plataforma alojada en la nube, los usuarios pueden acceder a Google Workspace 24/7 desde cualquier lugar. Las aplicaciones de Google Workspace son compatibles con todos los navegadores y se pueden usar en cualquier dispositivo para acceder a las funciones y el contenido de Google Workspace.

Cualquier persona puede obtener acceso a las aplicaciones de Google Workspace. Pero los planes de pago de Google Workspace permiten a las empresas crear direcciones de correo electrónico comerciales, obtener más espacio de almacenamiento en la nube y mejorar las medidas de seguridad. 

Un punto fuerte a favor de Google Workspace es que incorpora varias herramientas que puede contratar y pagar por separado. Con Google obtiene un chat corporativo (no hace falta usar Slack o MS Teams), Google Drive (no hace falta usar Dropbox u otro servicio de almacenamiento de documentos), Google Meet (no hace falta usar Zoom o MS Teams). También es un imprescindible si esta buscando un software para teletrabajo gratis. 

Pipedrive

Las soluciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) permiten a las empresas aumentar sus ventas e ingresos mediante la automatización de los procesos y gestión de marketing y ventas a nivel profesional. Uno de los principales beneficios de CRM es que sirve como una base de datos central de información de los clientes que ayuda a comprender el comportamiento del cliente. Con una CRM, puede capturar todas sus interacciones con clientes potenciales y existentes, analizarlas y optimizar su embudo de ventas. También es una buena herramienta para la retención de clientes.

Hay miles de CRM para elegir. Incluiremos Pipedrive en nuestra lista de software para pymes. Esta CRM es relativamente fácil de usar en comparación con otras plataformas y también es significativamente más asequible. Con este programa puede:

• Registrar y realizar seguimiento de cualquier interacción (llamada, correo electrónico o SMS) con los prospectos a lo largo del embudo de ventas.
• Crear embudo de ventas personalizado para pasar a clientes potenciales a través de él.
• Ver el resumen de actividades que le permite saber exactamente cuál debe ser el próximo seguimiento en una cuenta en particular.
• Mandar correos electrónicos de marketing automatizados.
• Automatizar el flujo de trabajo para enviar correos electrónicos a clientes potenciales cada vez que se crea un trato o llega a una determinada etapa, agregando clientes potenciales a una canalización.
• Filtrar clientes potenciales y comunicarse solo con un segmento particular.
• Habilitar chatbots y formularios web para capturar más clientes potenciales a través del sitio web.
• Obtener informes personalizables para monitorear las métricas y obtener una imagen clara del rendimiento general de las ventas.
• Usar los paneles visuales para monitorear los datos de ventas.

También puede probar su función de programador que le permite compartir un enlace a su calendario, para que los clientes elijan cualquier lugar disponible allí. Aunque no es tan conveniente como la reserva de citas especializadas, le ahorrará la necesidad de consultar integraciones de terceros.

Shopify

Si su pyme trabaja con ventas en línea, el software para pymes imprescindible en su caso es una plataforma de comercio electrónico. Simplifica todas las actividades relacionadas con la gestión del inventario, la adición o eliminación de productos, el procesamiento de pagos, el cálculo de impuestos y el cumplimiento de pedidos. De esta manera puede ahorrar tiempo y dinero y aumentar las ganancias.

Shopify es una popular plataforma de comercio electrónico basada en la nube que ayuda a iniciar, manejar y desarrollar una tienda online con facilidad. Ofrece una amplia gama de funciones y herramientas que hacen que la venta en línea sea fácil y eficiente, entre ellas:

• Herramientas de SEO que permiten hacer la información del producto más accesible para los motores de búsqueda como Google, integración con Google Analytics para analizar el tráfico del sitio web y mejorar la experiencia del usuario si es necesario.
• Herramienta ‘Shopify Analytics’ para realizar seguimiento de las ventas, las fuentes de tráfico y el comportamiento de los clientes y ver el rendimiento de la tienda. Con ‘Product Insights’, obtiene información detallada sobre cuántas personas visitan su sitio, qué buscan y cómo interactúan con la página del producto. También puede ver qué productos se están vendiendo bien y desde dónde. Aparte de eso, puede obtener los datos sobre el comportamiento de su cliente en la tienda.
• Los perfiles, cuentas y grupos de clientes le permiten crear perfiles, rastrear sus compras y sus intereses, y enviar ofertas específicas basadas en eso.
• Control de abandono de carritos ayuda a idear una estrategia sobre cómo devolverlos para realizar una compra.
• Herramientas para organizar una tienda de dropshipping.
• Posibilidad de integrar el sistema de punto de venta con las tiendas Shopify, es decir, aceptar pagos por productos en la tienda, agregar inventario y administrar su tienda desde el panel de control de Shopify.

Una de las mayores ventajas de Shopify en comparación con otras herramientas similares es que tiene una interfaz sencilla y fácil de usar. No tiene que perder el tiempo viendo largos tutoriales y estudiando cómo usarlo y configurarlo, o averiguar por qué ciertas funciones no funcionan. Puede tener una tienda en línea completamente funcional en unas pocas semanas. También hay muchos recursos útiles y el equipo de soporte en caso de que aún necesite ayuda.

Calendly

Calendly es un software de programación en línea con una interfaz fácil de usar y opciones de personalización flexibles, que permite programar reuniones y citas. Se integra con aplicaciones de calendario populares como Google Calendar, Outlook e iCloud.

El proceso es bastante simple. En primer lugar, la empresa crea reglas sobre las preferencias de disponibilidad, establece sus horarios y días de oficina e indica los horarios disponibles específicos. Después de eso, puede compartir un enlace de Calendly con los clientes y/o insertar la herramienta en el sitio web. Los clientes por su parte pueden elegir un horario de los espacios disponibles y reservarlo. Por último, el evento se agrega al calendario de personas designadas de una empresa.

Aparte de esto, Calendly puede enviar automáticamente seguimientos y recordatorios por correo electrónico (si están habilitados) a los que tiene la reserva. El software se integra con Stripe y Paypal. Por lo tanto, también es posible cobrar los pagos tan pronto como se programe la reunión.

Además, es posible revisar qué tipos de reuniones están ocurriendo, con quién y para qué desde un panel de administración.

MailerLite

El marketing por correo electrónico es una de las formas de convertir prospectos en compradores y retener clientes. Puede abarcar el envío de boletines semanales, correos electrónicos promocionales y ofertas especiales a los clientes, crear una relación estable y cercana con el cliente y fidelizarlo. Así que entra también en nuestra lista de mejor software de gestión de empresas. 

Para ello, una magnífica opción es MailerLite, el software de email marketing y automatización. Puede usar MailerLite para enviar correos electrónicos, promociones y boletines a sus suscriptores. Pero también alojar páginas web, automatizar correos electrónicos y más.

Para las campañas de correo electrónico, es posible crear y enviar correos electrónicos estándar a un grupo objetivo especial de suscriptores. También es posible realizar campañas con pruebas  A/B para ver cuál asunto, contenido y nombre funcionan mejor y optimizar los correos electrónicos. También, hay una opción para reenviar la campaña de correo electrónico a aquellos que no reaccionaron por primera vez. Y, por último, MailerLite ayuda a automatizar la notificación de un nuevo contenido publicado en el blog.

Hay un editor y plantillas para personalizar las campañas de correo electrónico. Para evitar cualquier error en la campaña de correo electrónico enviada a miles de destinatarios, MailerLite ofrece una opción de envío de vista previa. Una vez que el correo electrónico esté listo, puede compartirlo con sus colegas para que lo revisen antes de enviarlo a la audiencia. O bien, puede compartir un enlace o descargarlo como PDF. Otra gran opción es que puede programar el envío y segmentar destinatarios.

Hootsuite

La importancia de las redes sociales para el marketing, las ventas y el servicio al cliente ha crecido drásticamente en los últimos años. La mayoría de las empresas tienen algunos o varios canales de redes sociales en la actualidad. Las herramientas de administración de redes sociales pueden ayudar a las pymes a administrar su plan de social media marketing y optimizar y automatizar los esfuerzos de marketing en redes sociales.

Hootsuite es una herramienta de gestión de redes sociales con funciones que ayudan a planificar, programar y distribuir publicaciones en redes sociales. Puede ahorrarle tiempo con su marketing en redes sociales. En lugar de iniciar sesión en cada red y publicar allí una a la vez, puede administrar Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, Twitter y Pinterest, todo desde un solo lugar. Más precisamente, con Hootsuite obtiene las funciones de: 

• Programación de publicaciones que permite integrar Hootsuite con el canal de redes sociales, escribir publicaciones y seleccionar la fecha y hora exactas en que deben publicarse.
• Programación automática que publica publicaciones escritas en un momento óptimo basado en los algoritmos de la aplicación.
• «Streams» para monitorear los diferentes canales de redes sociales en los que está activo.
• Analítica para ver el rendimiento por perfil social individual (es decir, seguidores, publicaciones, compromiso, tráfico, rendimiento por publicación, clics).
• Biblioteca de contenido para almacenar medios.

WordPress

Según los últimos estudios, 65% de empresas utilizan el canal online para hacer crecer su negocio. De ahí, un software de gestión de contenido es otro de los programas de gestión de empresas que puede resultar imprescindible para muchos tipos de negocios. Un sistema de administración de contenido le brinda las herramientas para poner contenido en línea en un sitio web o blog. Brinda la posibilidad de actualizar y administrar ese contenido dentro de una sola interfaz sin ningún conocimiento técnico especializado y acelera el trabajo con páginas web o agrega publicaciones de blog.

Para este fin, escogemos una de las CMS más populares, WordPress. Entre las funciones que le pueden ayudar están: 

• El Panel de administración para configurar  todos los aspectos del sitio web (i.e. creación de contenido hasta el cambio de la apariencia de sus páginas y la adición de nuevas funciones).
• Sección de publicaciones para crear y administrar varios tipos de contenido, como artículos de noticias, publicaciones de blog, imágenes, etc.
• Sección de páginas para crear y administrar contenido más estático y atemporal, como información sobre su empresa, productos, datos de contacto, políticas y otros.
• Miles de plugins que puede elegir e instalar en su sitio para agregar funcionalidad adicional a su sitio web.
• Temas que ayudan a cambiar la apariencia del sitio web o blog.
• Categorías y etiquetas para organizar el contenido, facilitando a los visitantes la navegación por el sitio web o el blog.
• Biblioteca de medios para cargar y almacenar video, audio o documentos para su sitio web y blog.
• Widgets. 
• Base de datos para almacenar los contenidos y datos del sitio web o blog.
• Comentarios para establecer contacto e interactuar con los visitantes.

Cabe mencionar que WordPress incluye un plugin para WooCommerce, una herramienta para gestión para una empresa que realiza ventas online. Pero no es bastante complicada de usar y no gana en términos de coste y beneficio, en comparación con Shopify. 

DocuWare

Los documentos juegan un papel central para facilitar el buen funcionamiento y el éxito general de cualquier negocio. Por lo tanto, un sistema de gestión de documentos robusto es esencial para cualquier pyme. Pero hay negocios que requieren protección de documentos o unas opciones avanzadas para su gestión. De este modo no podía faltar en nuestra lista de mejores software de gestión empresarial.

Una opción saliente es DocuWare. Dicho software permite crear, almacenar, administrar, indexar, proteger e intercambiar información dentro y fuera de la organización. Más precisamente ayuda a:

• Escanear y capturar documentos en papel, así como importar archivos digitales desde diversos dispositivos y ubicaciones.
• Almacenar e indexar los documentos capturados con palabras clave, metadatos y otros atributos para facilitar la búsqueda y recuperación posterior.
• Buscar documentos de forma rápida y eficiente. 
• Automatizar flujos de trabajo con los que los documentos pueden ser enviados automáticamente para su revisión, aprobación o procesamiento.
• Firmar documentos digitalmente.

Por si no necesita funciones avanzadas, puede usar perfectamente las opciones de Google Workspace. Y por si aún no le convence, puede consultar esta lista de software de gestión documental.

Tidio

El soporte de chat en vivo proporciona una forma instantánea para que los clientes se comuniquen con las empresas. Puede aumentar la satisfacción del cliente y reducir los costos de servicio al cliente. Es por eso, que para muchas pymes que están presentes online, es importante escoger un chat en vivo que sea cómodo tanto para los visitantes de su sitio web como para su equipo de soporte. 

En este sentido, una buena solución es Tidio. Estas son las funciones que puede encontrar allí: 

• Conversaciones de chat ilimitadas e historial de chat. 
• Interfaz de chat en vivo que puede personalizar con plantillas y diferentes opciones de diseño.
• Datos sobre los visitantes con su ubicación e historial de navegación.
• Posibilidad de realizar monitoreo de chat en tiempo real para evaluar la comunicación agente-cliente.
• Integraciones con plataformas de comercio electrónico como Shopify y otras.
•  Integración con CRM y herramientas de marketing por correo electrónico.
•  Sistema de gestión de tickets.
• Aplicación para Android, iOS y escritorio.
• Respuestas predefinidas y plantillas para responder a preguntas típicas.