10 programas para teletrabajo que mejoran la eficiencia

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Según las estadísticas el trabajo a distancia ha crecido un 159% en la última década. Es una nueva realidad a la que tanto las empresas como los trabajadores tienen que acostumbrarse porque ha llegado para quedarse. Por este motivo una de las preguntas frecuentes es cómo hacer que el teletrabajo sea productivo y eficiente. Una de las  respuestas es el uso de programas para teletrabajo. 

El software para teletrabajo o trabajo a distancia no es que esté explícitamente hecho para eso. Pero está adaptado a que un equipo lo pueda usar en cualquier sitio, ya sea en la oficina o fuera de ella. El uso de software cierra la brecha creada por la distancia física, permitiendo que los equipos remotos funcionen tan perfectamente como los equipos tradicionales, si no más. Es esencial para que los equipos remotos garanticen un flujo de trabajo eficiente, una comunicación clara y una colaboración eficaz.

En este artículo ofrecemos un repaso de programas que le ayudarán en teletrabajo. No mencionamos herramientas conocidas por todos como Zoom, Slack, Google Workspace o Microsoft Outlook, sino unas opciones más especiales.  

1. Gestión de tareas y proyectos con GanttPRO

GanttPRO es una herramienta de gestión de proyectos centrada en la planificación y gestión de tareas basadas en diagramas de Gantt.  Al proporcionar una plataforma visual centralizada para todas las actividades relacionadas con el proyecto, es particularmente beneficiosa para los equipos remotos que buscan mejorar la transparencia y orden en sus flujos de trabajo.

¿Qué puede hacer con GanttPRO?

• Visualizar tareas con diagramas de Gantt interactivos, tableros de tipo Kanban o listas.
• Trabajar con cronogramas de actividades. 
• Asignar tareas, especificar sus atributos, establecer dependencias, hitos y plazos.
• Asignar recursos, administrar costos y distribuir la carga de trabajo para garantizar el uso óptimo de los recursos.
• Supervisar el progreso en tiempo real para realizar un seguimiento del estado del proyecto y tomar medidas correctivas si es necesario.
• Colaborar con el equipo en las tareas.
• Realizar seguimiento del tiempo para la rendición de cuentas y la gestión de la carga de trabajo.
• Compartir proyectos con las partes interesadas en forma estática o dinámica.

Como software para teletrabajo o trabajo a distancia, GanttPRO sirve como un centro para que los equipos puedan colaborar eficazmente en proyectos complejos. Los diagramas de Gantt interactivos ofrecen una representación visual clara de las tareas, dependencias y cronogramas. Eso facilita una mayor alineación entre los miembros del equipo. Las funciones de seguimiento del progreso y colaboración en equipo ayudan a alcanzar los objetivos con más simplicidad.

2. Gestión de documentos y archivos con Box

Box es un software de gestión documental y almacenamiento de archivos basado en la nube que facilita la colaboración, el intercambio de archivos y la gestión de datos.

¿Qué puede hacer con Box?

• Cargar y almacenar archivos de forma segura en la nube, a la que se puede acceder desde múltiples dispositivos.
• Colaborar en documentos con funciones como comentarios, tareas y coedición en tiempo real.
• Administrar el historial de versiones del documento.
• Compartir archivos y carpetas de forma segura con partes interesadas externas a través de enlaces para compartir, con permisos personalizados y fechas de vencimiento.
• Automatizar tareas y flujos de trabajo repetitivos.
• Firmar documentos electrónicamente.
• Obtenga información sobre la actividad de los usuarios, el uso de contenido y los patrones de uso compartido para garantizar la responsabilidad y la seguridad.
• Conectar Box con más de 1500 aplicaciones y plataformas más.
• Disfrutar de seguridad, privacidad de datos y cumplimiento a nivel empresarial.

Las amplias funciones de Box la convierten en un software de teletrabajo versátil para la gestión de documentos y la colaboración, especialmente para equipos que están dispersos geográficamente. Es un excelente software para equipos remotos porque permite el acceso a archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Eso garantiza que los datos confidenciales de la empresa permanezcan seguros. Los equipos pueden colaborar en archivos en tiempo real en una plataforma centralizada, lo que reduce la confusión y el caos.

3. Colaboración visual y brainstorming con MURAL

Mural es un espacio de trabajo digital para la colaboración visual, que permite la innovación y el pensamiento de diseño. Sirve como una pizarra virtual donde los equipos pueden colaborar en tiempo real en un espacio de trabajo digital e intercambiar ideas, planificar, analizar y tomar decisiones.

¿Qué puede hacer con Mural?

• Agregar notas adhesivas, dibujos, diagramas e importar archivos en un lienzo para imitar la experiencia de una pizarra física en un espacio digital.
• Crear mapas mentales. 
• Trabajar en el mismo lienzo simultáneamente, dejar comentarios o anotaciones en el lienzo.
• Utilizar ciertas plantillas como análisis FODA, planificación de proyectos, mapeo del recorrido del cliente, etc.
• Utilizar herramientas como votación, cronómetros y un «seguimiento del facilitador» para reuniones e interacción productivas.
• Otorgar permisos de acceso basados en roles y realizar seguimiento de la actividad para administrar quién puede ver o editar un mural.
• Exportar el lienzo a diferentes formatos, como PDF y archivos de imagen, para compartirlos y mantener registros fácilmente.

Mural es particularmente beneficioso para equipos remotos que necesitan participar en las discusiones y resolver problemas de forma colaborativa en un entorno virtual. Facilita que los equipos remotos compartan conocimientos, actualizaciones y aprendizajes de forma visual e interactiva. Los equipos creativos que hacen la gestión de marketing e implementan un plan de marketing digital, o plan de social media marketing, diseño de un sitio web, etc., lo encontrarán muy útil.

4. Diseño gráfico con Figma

Figma es una herramienta de diseño basada en la nube que facilita el diseño de interfaces y la creación de prototipos. Ofrece una plataforma integral para crear, probar y entregar soluciones de diseño.

¿Qué puede hacer con Figma?

• Trabajar en el mismo proyecto simultáneamente y ver los cambios de cada uno en tiempo real.
• Crear diseños y prototipos de interfaces de alta fidelidad utilizando herramientas basadas en vectores.
• Crear maquetas interactivas de aplicaciones web o móviles.
• Crear elementos de diseño reutilizables para usarlos en múltiples proyectos, garantizando la coherencia del diseño.
• Realizar seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores.
• Utilizar complementos para mejorar las funcionalidades de Figma.
• Organizar pruebas de usuario dentro de la herramienta y recopilar comentarios sobre diseños y prototipos.

Como programa para trabajar en remoto, Figma proporciona un entorno versátil y colaborativo para el diseño. Eso lo convierte en una opción ideal para equipos distribuidos que se ocupan del diseño UI/UX y la creación de prototipos en su proceso de trabajo. Los miembros del equipo pueden acceder a los proyectos desde cualquier lugar, en cualquier momento y trabajar juntos como si estuvieran en la misma habitación. Entornos relacionados con diferentes etapas de ciclo de vida de producto, marketing, desarrollo de software, diseño gráfico lo encontrarán muy útil. 

5. Gestión de conocimiento con Guru

Guru es una plataforma de intercambio y gestión de conocimientos que centraliza la información de la empresa, haciéndola fácilmente accesible para los miembros del equipo. Las empresas utilizan Guru para manejar diversos tipos de contenido que necesita un equipo, incluida documentación técnica, manuales de capacitación, pautas de proyectos y más. También es una buena opción si busca programas para trabajar en remoto gratis, ya que tiene una versión gratuita. 

¿Qué puede hacer con Guru?

• Almacenar información en tarjetas fácilmente digeribles que se pueden organizar en colecciones.
• Actualizar el contenido en tiempo real garantizando su relevancia.
• Verificar la información contextual con la extensión del navegador.
• Obtener sugerencias de IA con información relevante según la tarea en cuestión.
• Ver qué información es más consultada o quiénes son los principales contribuyentes.
• Colaborar, comentar tarjetas, hacer preguntas y agregar actualizaciones.
• Utilizar funciones de búsqueda sólidas para encontrar la información fácilmente.
• Utilizar el inicio de sesión único y configurar los permisos.
• Configurar un proceso de verificación del contenido para asegurarse de que se revise periódicamente.

Guru ofrece una solución integral para gestionar y compartir conocimientos entre equipos remotos, mejorando así la eficiencia, la colaboración y la toma de decisiones. Los miembros del equipo pueden acceder a la base de conocimientos desde cualquier lugar, lo cual es crucial para equipos remotos o distribuidos. Los nuevos miembros del equipo pueden ponerse al día rápidamente accediendo a la base de conocimientos centralizada. Y además, es un software de teletrabajo con versión gratis. 

6. Automatización con Zapier

Zapier es una plataforma de automatización basada en la nube que permite conectar aplicaciones de uso frecuente, como Gmail, Slack, Mailchimp y muchas más. Ayuda a conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin la necesidad de recurrir a la codificación o a los desarrolladores para configurar la integración.

¿Qué puede hacer con Zapier?

• Crear flujos de trabajo automatizados simples y complejos («Zaps»), para sincronizar información entre aplicaciones web automáticamente.
• Configurar integraciones con 3000+ aplicaciones.
• Configurar activadores para iniciar acciones en otra aplicación en función de eventos en una aplicación diferente.
• Agregar condiciones y programaciones para especificar cuándo deben ejecutarse acciones automatizadas o qué debe suceder.
• Rastrear tareas que se ejecutaron en el historial.
• Recibir notificaciones si algo sale mal con un Zap para tomar medidas correctivas inmediatas.

Si su equipo usa varios programas para trabajar en remoto Zapier puede optimizar una multitud de procesos, facilitando la colaboración, manteniendo la integridad de los datos y centrándose en el trabajo que importa. Puede conectar múltiples herramientas que utiliza un equipo remoto, creando flujos de trabajo centralizados y automatizados. Esto mejora la eficiencia en el uso de una gran cantidad de aplicaciones requeridas por una configuración remota.

7. Firmas digitales con DropBox Sign

Dropbox Sign (antes HelloSign) es un software de firma digital que permite a los usuarios firmar, completar, enviar, recuperar y guardar documentos sin papel. Las empresas suelen utilizarlo para acelerar el proceso de recopilación de firmas en documentos como contratos, acuerdos y formularios. Ofrece funciones como almacenamiento seguro, seguimientos de auditoría e integración con otras plataformas como Google Drive, Dropbox y Slack.

¿Qué puede hacer con Dropbox Sign?

• Cargar documentos y enviarlos para firmar con cifrado SSL y cumplimiento de las leyes de firma electrónica.
• Solicitar firmas de hasta 20 personas en el orden especificado y que cada uno reciba una copia del documento firmado en la bandeja de entrada.
• Integrarlo en flujos de trabajo personalizados con API o con herramientas y plataformas populares.
• Crear plantillas.
• Recibir notificaciones de firma.
• Utilizar el seguimiento de auditoría detallado para ver quién firmó el documento, cuándo se firmó y las direcciones IP involucradas.

Como una app para trabajar desde casa, Dropbox Sign aborda los desafíos que plantean los entornos de trabajo remoto, haciendo que la firma y administración de documentos sea más fácil, rápida y segura. Elimina la necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos para firmar. Eso hace el proceso más rápido y eficiente. Los miembros del equipo pueden firmar documentos desde cualquier parte del mundo, siempre que tengan acceso a Internet.

8. Registro de tiempo con Jibble

Jibble es una solución de seguimiento de tiempo y asistencia basada en la nube diseñada para ayudar a las empresas a monitorear las horas de trabajo, los descansos y las horas extra de los empleados. Utilizado principalmente para la gestión de equipos, su objetivo es hacer que el seguimiento del tiempo y los informes sean más eficientes y precisos.

¿Qué puede hacer con Jibble?

• Registrar su entrada y salida a través de varios métodos, como aplicaciones móviles, navegadores web o incluso integraciones de otras apps.
• Los gerentes pueden realizar un seguimiento de la asistencia, gestionar ausencias, permisos y horas extras.
• Rastrear la geolocalización para garantizar que los empleados remotos estén en las ubicaciones requeridas al registrar su entrada o salida.
• Registrar el tiempo dedicado a proyectos o tareas específicas para una facturación precisa al cliente.
• Generar informes de hojas de horas que se pueden exportar para fines de procesamiento de nómina, cumplimiento o auditoría.
• Personalizar las reglas y políticas para registrar la entrada y la salida.

Jibble ofrece un conjunto completo de funciones para equipos remotos que requieren gestión de tiempo e informes de horas y actividades de trabajo. Y no sirve solo como software de control de teletrabajo. Permite a los gerentes realizar un seguimiento de las horas de trabajo y las actividades de los empleados remotos y obtener información en tiempo real sobre quién está trabajando, en descanso o ausente.

9. Gestión de recursos con Factorial HR

Factorial HR es un software de gestión de recursos humanos basado en la nube que  simplifica diversas actividades relacionadas con los recursos humanos y mejora la eficiencia. El software ofrece una amplia gama de funciones que se adaptan a la gestión de empleados, el seguimiento del tiempo, la adquisición de talentos y mucho más.

¿Qué puede hacer con Factorial HR?

• Almacenar toda la información y los documentos de los empleados en un solo lugar para facilitar el acceso y la gestión.
• Realizar seguimiento de las horas de trabajo, permisos y ausencias de los empleados.
• Conectar con los sistemas de nómina existentes para automatizar el trabajo con nóminas.
• Realizar y gestionar evaluaciones de empleados y revisiones de desempeño.
• Agilizar los procesos de incorporación de nuevas contrataciones a la empresa o gestión de salidas.
• Almacenar y administrar documentos esenciales de recursos humanos.
• Gestionar los beneficios de los empleados, como seguros, planes de jubilación y otros beneficios.
• Obtener información sobre diversos aspectos de la gestión de recursos humanos a través de un panel completo.

Siendo uno de los programas para teletrabajo indispensables. Factorial HR ofrece una solución integral para gestionar diversos procesos de recursos humanos tanto en la oficina como a distancia. Eso lo convierte en una buena opción para empresas con equipos remotos que requieren operaciones de recursos humanos optimizadas.

10. Reconocimiento de logros con Kudos

Kudos es una plataforma de compromiso y reconocimiento de los empleados diseñada para fomentar una cultura laboral positiva y mejorar el trabajo en equipo. Permite a las organizaciones apreciar, reconocer y recompensar a los empleados por sus contribuciones, aumentando así la moral, el compromiso y la productividad general.

¿Qué puede hacer con Kudos?

• Los empleados pueden dar y recibir reconocimiento o puntos para apreciar los esfuerzos y logros de los demás.
• Los gerentes pueden crear premios personalizados y programas de reconocimiento.
• Obtener información sobre el compromiso de los empleados.
• Canjear puntos de reconocimiento por bonos de la empresa.
• Anunciar cosas, enviar mensajes y recopilar información dentro de las comunicaciones internas.

Como software para teletrabajo, Kudos sirve como una solución integral para el reconocimiento y el compromiso de los empleados. Los equipos remotos que enfrentan el desafío de mantener una fuerza laboral cohesionada y motivada le encontrarán particularmente útil. Proporciona una plataforma para que los empleados remotos se sientan conectados y valorados, lo que suele ser un desafío en entornos de trabajo remoto.