La implementación es la fase de proyecto más laboriosa y una de las más complejas en el ciclo de vida de un proyecto. Involucra muchos participantes, puede traer muchas sorpresas inesperadas y es la que principalmente define cómo será el resultado final del proyecto.
En este artículo le contamos sobre el concepto de implementación de un proyecto y cómo hacer el plan de implementación para que sea una herramienta funcional en su proyecto.
Definición de la implementación de proyectos
La implementación de un proyecto es el proceso de puesta en acción de un plan de proyecto para producir los resultados deseados. Se lleva a cabo después de la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto, aunque el plan en sí se elabora durante la misma.
¿Y qué es un plan de implementación de proyecto?
Un plan de implementación de proyecto es como una hoja de ruta de lo que se hará para terminar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con los requisitos establecidos.
Un plan de implementación de un proyecto es algo entre el acta constitutiva del proyecto y un plan de proyecto completo. Incluye detalles de la carta del proyecto, pero además describe los aspectos de implementación. También incluye más detalles sobre el calendario del proyecto, el desglose de los entregables, las partes responsables y los recursos, pero se centra únicamente en la fase de implementación, por lo que la cobertura del plan del proyecto es más amplia.
Dependiendo de su metodología de gestión de proyectos y de cómo se lleva a cabo la gestión de proyectos en su caso particular, es posible que tenga solo uno de estos documentos.
Pasos para hacer plan de implementación de proyecto
A continuación puede ver los pasos básicos que debe seguir para crear un plan de implementación del proyecto.
1. Haga una investigación preliminar
Cuando comience a trabajar en el plan de implementación de su proyecto, lo más probable es que ya tenga las metas y objetivos del proyecto definidos. Algunos los definirán al hacer la justificación del proyecto, otros en la propuesta de proyecto o el estatuto del proyecto en la etapa de inicio. Entonces, en este punto puedes simplemente refinarlos, si es necesario.
También es posible que tenga algunas estimaciones sobre los plazos del proyecto, el presupuesto general o el equipo que trabajará en él. Entonces, ahora tendrá que realizar una investigación más profunda en colaboración con expertos clave sobre el proceso y los recursos que se necesitarán para implementar el proyecto. Como gerente, tendrá que elaborar estimaciones sobre el cronograma, el personal y los presupuestos que serán realmente necesarios para un proyecto.
2. Mapee riesgos
No es un secreto que durante la implementación de un proyecto se pueden encontrar muchos desafíos y complicaciones inesperadas. Si bien algunos de ellos son difíciles de predecir, hay muchos otros que pueden anticiparse y gestionarse de antemano.
Realice una evaluación de riesgos junto con el equipo para recopilar diferentes perspectivas sobre los riesgos potenciales en diferentes tareas del proyecto y pensar en posibles soluciones. Una vez identificados, podrá agregarlos al plan de implementación del proyecto en las secciones correspondientes.
Esto servirá como punto de referencia, pero luego podrá desarrollarlo en el plan de proyecto o en un plan de gestión de riesgos separado, si el proyecto es demasiado complejo.
⏩ Cómo hacer la gestión de riesgos en proyectos
3. Cree una lista de tareas
Desglose el objetivo del proyecto en pasos viables. Para ello, agrupe actividades en fases por los entregables y póngales fechas límite añadiendo un conjunto de tareas relacionadas.
Si ya ha creado una lista de entregables para lograr los objetivos del proyecto, este es el momento de desglosarlos. Cree una lista de tareas con plazos realistas y alcanzables. Establezca diferentes tipos de prioridades para ellas y mencione otros detalles importantes según la naturaleza específica de su proyecto.
4. Mapee el cronograma de implementación y los hitos
Mire el proyecto a nivel macro y estime en general el cronograma de actividades. Un cronograma bien definido sirve como hoja de ruta y describe cuándo se espera que comience y finalice cada fase del proyecto. Ayudará a coordinar actividades, identificando posibles obstáculos y ruta crítica. Además, al comprender las relaciones temporales entre tareas, puede asignar recursos de manera más eficiente.
Una de las maneras eficientes de hacer la estimación de plazos es usando el diagrama de Gantt. Con él, obtiene un diagrama de implementación de proyecto desde la primera hasta la última tarea con una clara estructura de trabajo, responsables y plazos al mismo tiempo.
⏩ Cómo hacer cronograma de actividades
Defina los hitos para el plan de implementación de su proyecto. Pueden estar relacionados con la gestión del proyecto o con el proyecto en sí. En cualquier caso, proporcionarán una forma tangible de medir el progreso de la implementación y comprobar el cumplimiento de tareas u objetivos específicos.
⏩ Ejemplos de hitos de un proyecto
5. Cree un equipo, defina roles y responsabilidades
Seleccione personas expertas que tengan las capacidades y el conocimiento para implementar el proyecto y completar las tareas que haya definido. Defina sus roles y responsabilidades en el proyecto. Pueden haber personas que simplemente ejecuten la tarea, que supervisen ciertas tareas o entregables o sean propietarios de una tarea. Esto ayudará a mantener la rendición de cuentas y la transparencia. Use la matriz RACI para hacerlo con más facilidad.
Una vez que tenga eso, asigne responsabilidades específicas a los miembros del equipo. Cuando se mantiene la transparencia y el equipo puede ver claramente quién es responsable de qué, el trabajo en equipo mejora y la implementación del proyecto se vuelve más ágil y manejable.
6. Asigne recursos de implementación
Otro paso importante en el plan de implementación del proyecto es la asignación de recursos en todas las tareas del proyecto. Estos pueden ser tiempo, dinero, programas digitales, equipos, recursos humanos o cualquier otra cosa. Al hacer esto, tendrá una idea de si hay suficientes recursos o si necesita reajustar algunas cosas para mantener el presupuesto general y cumplir con el cronograma.
Dado que esta es la etapa inicial, aún puede solicitar fondos adicionales si es vital para la implementación exitosa del proyecto.
⏩️ Cómo asignar recursos en el proyecto
7. Defina los indicadores para controlar la implementación del proyecto
A menos que sea un proyecto muy corto, el control y la implementación del proyecto van de la mano. Es crucial medir el desempeño del proyecto desde el principio hasta el final. Y para eso es necesario definir métricas específicas de rendimiento y progreso. Por ejemplo, puede rastrear:
- La finalización de los hitos clave del proyecto en las fechas previstas.
- Gastos reales frente al presupuesto asignado.
- La calidad de proyecto y los entregables frente a estándares o puntos de referencia predefinidos.
- La eficiencia en el uso de los recursos humanos, técnicos y financieros.
- Riesgos.
- El progreso de las actividades del proyecto frente al cronograma planificado.
- Cambios en el alcance del proyecto y su impacto en el mismo.
Como gerente, preste especial atención a monitorear el desempeño y la carga de trabajo del equipo. Para garantizar mejores resultados al final del proyecto, asegúrese de que todos estén trabajando de acuerdo con sus capacidades y de manera óptima.
⏮️ Ejemplos de indicadores de gestión
Además, recomendamos definir con qué frecuencia monitoreará esas métricas. Dependiendo de la duración del proyecto, puede variar desde una revisión semanal hasta trimestral. Esto ayudará a mantenerse al tanto del progreso y desempeño, y a tomar medidas correctivas de manera oportuna.
Como puede ver, en teoría la implementación del proyecto no es tan difícil. Sin embargo, ponerlo en práctica puede resultar complicado. Una de las formas de simplificar este proceso es mediante el uso de una herramienta de gestión de proyectos con funciones específicamente diseñadas para ello. Vamos a ver cómo funciona.
Como crear un plan de implementación de proyecto en un programa de gestión de proyectos
Veamos todo el proceso utilizando el programa de gestión de proyectos GanttPRO.
1. Cree un proyecto
Una vez que haya realizado investigaciones y estimaciones preliminares, cree una lista de tareas.
Para eso, regístrese en GanttPRO.
Y cree un proyecto nuevo.
2. Agregue tareas, subtareas e hitos.
3. Fije fechas y plazos.
4. Agregue miembros con el botón Invitar usuarios al equipo en la pestaña Personas y defina sus roles.
5. Asígneles tareas directamente del campo Asignado. Aquí también puede asignar recursos.
6. Por último, puede agregar campos para monitorear el progreso y desempeño (campo Progreso, campo con costes actuales para ver la desviación en gastos, y otros que considere necesarios).
Proceso de implementación
La implementación efectiva del proyecto es crucial para el éxito en la gestión de proyectos. La fase de implementación (ejecución) es dinámica y es esencial ser proactivo y receptivo. Como gerente de proyecto tiene que gestionar y controlar muchos aspectos. Aquí está la lista de los esenciales.
- Garantizar que todos los recursos (humanos, financieros, técnicos, etc.) estén disponibles y gestionados de manera eficiente. Tomar medidas si es necesario movilizar recursos adicionales o redirigirlos de unas actividades a otras.
- Seguir el cronograma, gestionar las tareas del plan del proyecto y asegurarse de que todos los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades.
- Garantizar una comunicación clara y coherente con su equipo y las partes interesadas. Para ello, celebre reuniones generales periódicas u organice reuniones específicas relacionadas con tareas particulares. Reúna informes de progreso de los miembros del equipo y compílelos en uno general. No se olvide de los canales para recibir comentarios de los participantes del proyecto.
- Verificar periódicamente la calidad del trabajo con respecto a los estándares del proyecto y garantizar que los entregables cumplan con los puntos de referencia de calidad requeridos.
- Realizar el seguimiento del progreso y el desempeño del proyecto en comparación con el plan, los indicadores clave de desempeño (KPI) y los hitos del proyecto.
- Monitorear los riesgos y gestionarlos a medida que surjan.
- Realizar el seguimiento y gestionar los cambios en el alcance, los recursos o los cronogramas del proyecto, cuando sea necesario. Evaluar el impacto de los cambios y actualizar el plan del proyecto en consecuencia.
- Mantenerse en contacto con las partes interesadas y mantenerlos informados sobre el progreso, los desafíos y los cambios del proyecto. Su retroalimentación oportuna puede ser crucial.
- Hacer liderazgo de equipo para mejorar el desempeño, garantizar un entorno propicio y de apoyo y aumentar las posibilidades de éxito.
- Documentar todos los aspectos importantes del proyecto. Esto es importante para realizar un seguimiento del progreso, tomar decisiones informadas y proporcionar un registro para la evaluación posterior al proyecto.
Ejemplo de plan de implementación del proyecto
Aquí puede ver un ejemplo de plan de implementación de un proyecto de desarrollo de nuevo software. Tenga en cuenta, que es un ejemplo simplificado para que se haga una idea.
Descripción del proyecto
Nombre del proyecto: Desarrollo de software
Objetivo: Desarrollar una aplicación de software fácil de usar, segura y escalable para la gestión de relaciones con los clientes.
Riesgos
Riesgo 1: Retraso en el desarrollo.
Mitigación: asignar recursos adicionales si es necesario.
Riesgo 2: No se han tomado en cuenta ciertos requisitos.
Mitigación: Reuniones periódicas con las partes interesadas para la validación de requisitos.
La estructura de desglose de trabajo con recursos y costes estimados:
Comunicación en el proyecto:
- Reuniones semanales del equipo: todos los lunes a las 10 a.m.
- Actualizaciones de las partes interesadas: informes quincenales sobre el progreso del proyecto.
Indicadores de control de progreso: hitos, presupuesto y estándares de calidad.