Cómo ayuda el método de la ruta crítica en la administración de proyectos

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Al implementar un proyecto, los gerentes pueden encontrarse con  diferentes problemas. Los retrasos en el cronograma del proyecto y la asignación desequilibrada de recursos son uno de ellos. Una forma de abordarlo es utilizar una técnica de planificación de proyecto poderosa pero esencialmente simple llamada CPM (de inglés critical path method) o método de la ruta crítica. En este artículo podrá descubrir todo sobre él, incluyendo:

• Qué es una ruta crítica
• Qué es el método de la ruta crítica
• Para qué sirve la ruta crítica
• Cómo calcular una ruta crítica
• Análisis de la ruta crítica
• Cómo hacer una ruta crítica en Excel
• Cómo se hace la ruta crítica en MS Project
• Cómo hacer una ruta crítica online
• Software para hacer ruta crítica online
• Ejemplo de ruta crítica

Qué es una ruta crítica – definición

La definición de la ruta crítica de un proyecto, según PMBOK, es fácil y compleja a la vez. Se define como una “secuencia de actividades que representa la ruta más larga en le proyecto, que determina su duración más corta posible». 

En términos más simples, la ruta crítica son todas aquellas actividades de las que depende la completación de proyecto a tiempo. Si se retrasan estas actividades, se retrasa todo el proyecto. 

Qué es el método de la ruta crítica

El CPM método de la ruta crítica es una técnica de gestión paso a paso y una herramienta de planificación de procesos de proyectos. Se aplica para Identificar tareas críticas y no críticas y prevenir los problemas con los plazos.

¿Y cómo identifica si la tarea es crítica o no? Fácil. Si puede retrasar una parte de su tarea sin posponer el trabajo en otras actividades, no es una tarea crítica. Sus tareas son críticas si no se pueden retrasar y las identifica en el proyecto por limitaciones de tiempo.

Otros dos conceptos que debería saber son la flotación (holgura) y el diagrama de programación. La flotación (holgura) es la cantidad de tiempo que una actividad del plan se puede retrasar o extender desde su fecha de inicio anticipada sin retrasar la fecha de finalización del proyecto. El diagrama de programación es una representación gráfica de las relaciones lógicas en el proyecto.

¿Para qué sirve la ruta crítica? 

El uso del método de ruta crítica CPM y de la ruta crítica ayuda en muchos aspectos a gestionar los proyectos con más eficiencia y finalizarlos a tiempo. Es particularmente útil para:

• Planificar y gestionar proyectos complejos que consisten de muchas tareas con diferentes duraciones y dependencias entre ellas.
• Optimizar el uso de los recursos y garantizar que las actividades críticas tengan los recursos suficientes.
• Identificar tareas de alto riesgo que podrían retrasar el proyecto.
• Garantizar la completación del proyecto en una fecha límite específica.
• Gestionar los cambios cuando hay modificaciones en el alcance del proyecto o en el cronograma.
• Llevar control y seguimiento de proyecto y su progreso.
• Comunicar claramente el enfoque del proyecto a sus participantes. 

El método de ruta crítica ayuda a los gerentes de proyecto a planificar y programar las tareas y actividades en diferentes tipos de proyectos. De ahí, es una función muy demandada para los que buscan un programa para hacer proyectos de construcción, desarrollo de software, producción, gestión de inventario, logística, marketing y otros.  

¿Cómo calcular la ruta crítica?

Vamos a verlo en un ejemplo súper sencillo. Por ejemplo, digamos que el propósito de nuestro proyecto es hacer un jardín en el patio. Ahora necesitamos establecer todos los pasos que nos mostrarán cómo plantar el primer árbol.

Para completar este proyecto con éxito, necesitamos enumerar todas las tareas que deben realizarse. 

Como puede ver, algunos de los pasos no pueden comenzar antes de que hayan terminado los otros, porque dependen de los demás. Los pasos “Cavar un hoyo”, “Llenar el hoyo con agua”, “Plantar el árbol” son actividades secuenciales, porque deben realizarse en un orden específico.

En nuestro ejemplo, estos 3 pasos y el primero (“Elegir un lugar en el patio”) son los pasos críticos más importantes para alcanzar el objetivo. Y deben estar incluidos en la ruta crítica de nuestro proyecto.

La idea principal aquí es que no podemos comenzar algunas actividades o pasos hasta que los demás hayan terminado.

Ahora no es difícil calcular la duración del proyecto. Podemos determinar la hora de inicio aproximada para cada paso en la ruta crítica.

• Elegir un lugar en el patio – 30 minutos
• Comprar una pala – 30 minutos
• Elegir plantones – 30 minutos
• Cavar un hoyo – 10 minutos
• Llenar el agujero con agua – 5 minutos
• Plantar el árbol – 15 minutos

Si resumimos la duración de todas las tareas críticas, obtendremos el tiempo que necesitamos para realizar el plan. En nuestro ejemplo de ruta crítica, necesitaremos 2 horas. 

Análisis de la ruta crítica

El análisis de la ruta crítica ayuda a predecir si un proyecto terminará a tiempo.

Las principales ventajas y algunas desventajas del análisis de la ruta crítica

¿Cómo ayuda el método de la ruta crítica a los gerentes de proyectos a lograr el éxito en la realización del proyecto?

• Demuestra la vista gráfica del proyecto.
• Ayuda a identificar las tareas más importantes que debe tener en cuenta en primer lugar.
• Ayuda a gestionar los plazos.
• Ayuda a comparar el progreso planificado y real.
• Ayuda a que las dependencias sean visibles y claras.

Parece útil, ¿no?

Pero a pesar de que el método de la ruta crítica es una técnica muy útil para la gestión de proyectos, tiene algunas limitaciones. Puede llevarle a la situación en la que preste menos atención a las tareas no críticas. Y estas a veces pueden volverse críticas. Además, si se centra únicamente en la ruta crítica puede desestimar la distribución de recursos y sus limitaciones.

¿Cómo calcular una ruta crítica en la gestión de proyectos?

Ruta crítica en GanttPRO

Agregue las actividades, indique las fechas y dependencias, y vea la ruta crítica en el acto. Así de simple.

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Para hacer la ruta crítica necesita completar estos seis pasos. 

Paso 1: Especifique las actividades

Empiece a identificar todas las tareas de su proyecto. Su estructura puede verse como listas, tablas o estructuras de árbol.

Paso 2: Establezca dependencias

Algunas actividades comenzarán solo cuando las otras estén completas. Si enumera los predecesores de cada actividad, le ayudará a identificar el orden correcto.

Paso 3: Estime el tiempo que se necesitará para completar cada actividad

Incluso si no tiene suficiente experiencia, puede intentar estimar el tiempo que será requerido para completar todas sus actividades. La medida puede ser de horas, días o semanas. Depende del tamaño y complejidad de sus proyectos.

Paso 4: Identifique la ruta crítica

Para identificar la ruta crítica, debe determinar los principales parámetros de sus actividades.

1. El tiempo de inicio más temprano es la hora en la que una actividad puede comenzar una vez que se completan las actividades dependientes anteriores.

Para cada tarea, averigüe la hora más temprana en la que puede comenzar. Las tareas sin dependencias pueden comenzar en el momento cero. Para otras tareas, el inicio más temprano es la hora de finalización más tardía entre sus dependencias.

2. El tiempo de finalización más temprano.

Agregue la duración de la tarea a su inicio más temprano para obtener su finalización más temprana. La formula es tiempo de inicio más temprano + el período requerido para completar la actividad.

3. El tiempo de finalización más tardío es aquel en el que se puede completar una actividad sin retrasos.

Comience con la tarea final y vaya hacia atrás para encontrar la última hora en la que cada tarea puede finalizar sin retrasar el proyecto. Para la tarea final, esto es lo mismo que su finalización más temprana.

4. El tiempo de inicio más tardío es el tiempo de finalización más tardío menos el período necesario para completar la actividad.

Resta la duración de cada tarea del tiempo de finalización más tardío para encontrar tiempo de inicio más tardío.

5. Identifique la holgura para cada tarea. Para esto, reste el tiempo de inicio más temprano del tiempo de inicio más tardío. La holgura muestra cuánto se puede retrasar la tarea sin afectar el proyecto.

6. Busque las tareas sin holgura. Ellas forman la ruta crítica. Estas tareas no pueden retrasarse sin afectar el tiempo de finalización del proyecto.

Paso 5: Visualice la ruta crítica

Ahora que tiene todos los detalles necesarios, puede dibujar el diagrama de red de la ruta crítica (el gráfico de análisis de la ruta crítica).

Los gerentes de proyectos utilizan diagramas de red de rutas críticas para obtener una vista de los proyectos desglosados en tareas separadas. Las casillas, flechas y círculos ayudan a visualizar las actividades y las dependencias. Debe nombrar cada actividad y resaltar los caminos.

También puede utilizar un diagrama de Gantt para visualizar la ruta crítica de un proyecto. Una vez que haya identificado las tareas críticas, puede resaltar su ruta crítica en el diagrama de Gantt para que sea fácilmente discernible y controlable.

Paso 6: Actualice su diagrama y observe el progreso

Debe mantener actualizado el diagrama y recalcular la ruta crítica si es necesario. Así tendrá una vista más realista de su proyecto.

El proceso de identificación de la ruta crítica en los proyectos se vuelve cada vez más fácil. Cuando se empezó a usar el método, los gerentes tenían que establecer la ruta crítica a mano. Ahora puede ahorrar tiempo y evitar dibujar tablas y nodos utilizando programas especializados.

¿Cómo hacer una ruta crítica en Excel? 

Si está planificando un proyecto pequeño y necesita identificar la ruta crítica, Excel puede ser una solución. A continuación le explicamos como hacer una ruta crítica en Excel:

• Cree una lista de tareas especificando sus dependencias en las columnas A y B, respectivamente.
• Defina el tiempo estimado para cada tarea en la columna C.
• Utilice fórmulas de Excel para calcular las fechas de inicio y finalización más tempranas (columnas D y E) y las fechas de inicio y finalización más tardías (columnas F y G).
• Calcule la holgura para cada tarea (el tiempo que se puede retrasar la tarea sin retrasar el proyecto). Esto se puede hacer usando una fórmula como Inicio más tardío – Inicio más temprano.
• Para identificar la ruta crítica, busque las tareas con la holgura cero. 

Hay que tener en cuenta, que planificar proyectos con Excel requiere bastante tiempo ya que el proceso es manual. 

¿Cómo se hace la ruta crítica en MS Project? 

En esta guía encontrará todo sobre la ruta crítica en Project. En breve, en la vista de Herramientas de diagrama de Gantt, tiene que seleccionar Formato →  Ruta crítica → Ver → Diagrama de Gantt → Dar formato → Tareas críticas.

Después de estos pasos, las tareas críticas se resaltarán en rojo. 

¿Cómo hacer una ruta crítica online? 

Ya sabemos cómo calcular la ruta crítica de un proyecto. Otra pregunta que puede ocurrir a mucha gente es si existe alguna forma de hacer la ruta crítica online.  

La respuesta es, sí. Existen programas que ayudan con el cálculo y elaboración de la ruta crítica. Si usa las herramientas externas para hacerlo, debe añadir la siguiente información: sucesores, predecesores, duración, la hora de inicio más temprana, hora de finalización anticipada, hora de inicio más tardía, hora de finalización más tardía y tiempo de holgura.

Software para hacer ruta crítica online

La forma más conveniente de ver, seguir y trabajar con la ruta crítica es usando el software de diagramas de Gantt online. Este tipo de programas ayuda a hacer la ruta crítica online automáticamente en un par de clics. Uno de ellos es GanttPRO. Vamos a ver cómo hacerlo con el ejemplo de una ruta crítica de un proyecto de construcción.

Para empezar, cree su proyecto.

Después, agregue las tareas.

Especifique sus detalles. Para ello, abra cualquier tarea, establezca fechas de inicio y finalización, duraciones e identifique las dependencias.

Luego en la pestaña de Diagrama de Gantt arriba en la derecha haga clic en el icono de la ruta crítica.

De este modo verá en el diagrama de Gantt de su proyecto el tiempo más corto en el que se puede completar el proyecto y las tareas más importantes. Ya está. ¡Es así de fácil!

Para ver más detalles y ejemplos de cómo trabajar con la ruta crítica en GanttPRO, puede visitar la base de conocimientos.

Ejemplo de ruta crítica de un proyecto de construcción

Aquí tiene un ejemplo de la ruta crítica en GanttPRO.

Ya hemos explicado en el paso anterior como mostrarla en la herramienta. Cabe mencionar que en GanttPRO puede descargar el diagrama de Gantt con su proyecto y la ruta crítica en PNG o PDF. Y también compartirlo con cualquier persona aunque no tenga una cuenta en la app.

Resumen

Si intenta aplicar el método CPM a la gestión de su proyecto, verá que la identificación de la ruta crítica es necesaria para cualquier fase de planificación. Proporciona la fecha correcta de finalización de los proyectos y la flexibilidad para flotar actividades.

Para resumir y recordarle una vez más que el análisis de la ruta crítica es un método poderoso y eficaz de evaluación de:

• Las tareas que debe realizar.
• Prioridades de tareas.
• Todas las actividades paralelas.
• La secuencia de programación y sincronización.
• El tiempo más corto para completar el proyecto.
• Todos los recursos que necesita para lograr el objetivo.

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