Método de la ruta crítica en la gestión de proyectos

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Al implementar un proyecto, los gerentes pueden encontrarse con  diferentes problemas. Los retrasos en el cronograma del proyecto y la asignación desequilibrada de recursos son uno de ellos. Una forma de abordarlo es utilizar una técnica de planificación de proyecto poderosa, pero esencialmente simple llamada CPM (de inglés: critical path method) o método de la ruta crítica. Descubra en este artículo todo sobre la ruta crítica:

• Qué es una ruta crítica
• Qué es el método de la ruta crítica
• Para qué sirve la ruta crítica
• Ventajas y desventajas del método de la ruta crítica
• Cómo hacer la ruta crítica de un proyecto
• Ejemplo de ruta crítica

Qué es una ruta crítica

La definición de la ruta crítica de un proyecto, según PMBOK, es fácil y compleja a la vez. Se define como una “secuencia de actividades que representa la ruta más larga en le proyecto, que determina su duración más corta posible». 

En términos más simples, la ruta crítica son todas aquellas actividades de las que depende la completación de proyecto a tiempo. Si se retrasan estas actividades, se retrasa todo el proyecto. 

Qué es el método de la ruta crítica (método CPM)

El método de la ruta crítica es una técnica de gestión paso a paso y una herramienta de planificación en proyectos. Se aplica para Identificar tareas críticas y no críticas y prevenir los problemas con retrasos y desviaciones.

¿Y cómo identifica si la tarea es crítica o no? Fácil. Si puede retrasar una parte de su tarea sin posponer el trabajo en otras actividades, no es una tarea crítica. Las tareas son críticas si no se pueden retrasar y las identifica en el proyecto por limitaciones de tiempo.

Otros dos conceptos que debería saber son la flotación (holgura) y el diagrama de programación. La flotación (holgura) es la cantidad de tiempo que una actividad del plan se puede retrasar o extender desde su fecha de inicio anticipada sin retrasar la fecha de finalización del proyecto. El diagrama de programación es una representación gráfica de las relaciones lógicas en el proyecto.

¿Para qué sirve la ruta crítica? 

El uso del método de ruta crítica CPM y de la ruta crítica ayuda en muchos aspectos a gestionar los proyectos con más eficiencia y finalizarlos a tiempo. Es particularmente útil para:

• Planificar y gestionar proyectos complejos que consisten de muchas tareas con diferentes duraciones y dependencias entre ellas.
• Optimizar el uso de los recursos y garantizar que las actividades críticas tengan los recursos suficientes.
• Identificar tareas de alto riesgo que podrían retrasar el proyecto.
• Garantizar la completación del proyecto en una fecha límite específica.
• Gestionar los cambios cuando hay modificaciones en el alcance del proyecto o en el cronograma.
• Llevar control y seguimiento de proyecto y su progreso.
• Comunicar claramente el enfoque del proyecto a sus participantes. 

La técnica CPM ayuda a los gerentes de proyecto a planificar y programar las tareas y actividades en diferentes tipos de proyectos. De ahí, es una función muy demandada para los que buscan un programa para hacer proyectos de construcción, desarrollo de software, producción, gestión de inventario, logística, marketing y otros.  

El análisis de la ruta crítica ayuda a predecir si un proyecto terminará a tiempo.

Ventajas y desventajas del método de la ruta crítica

El uso de método CPM en la gestión de proyectos ofrece varias ventajas:

• Demuestra la vista gráfica del proyecto.
• Ayuda a identificar las tareas más importantes que debe tener en cuenta en primer lugar.
• Ayuda a gestionar los plazos.
• Ayuda a comparar el progreso planificado y real.
• Ayuda a que las dependencias sean visibles y claras.

Parece útil, ¿no?

Pero a pesar de que el método de la ruta crítica es una técnica muy útil para la gestión de proyectos, tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, puede llevarle a la situación en la que preste menos atención a las tareas no críticas. Y estas a veces pueden volverse críticas. Además, si se centra únicamente en la ruta crítica puede desestimar la distribución de recursos y sus limitaciones.

¿Cómo hacer la ruta crítica de un proyecto?

Ruta crítica en GanttPRO

Agregue las actividades, indique las fechas y dependencias, y vea la ruta crítica en el acto. Así de simple.

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Para hacer la ruta crítica necesita completar estos seis pasos. 

Paso 1: Especifique las actividades

Empiece a identificar todas las tareas de su proyecto. Puede crear una lista de tareas con la EDT de proyecto para asegurarse que no falta nada, o hacer una tabla o mapa.

Paso 2: Establezca dependencias

Determine qué tareas dependen de otras. Los tipos de dependencias habituales son:

• Final-al-Inicio (FS) significa que la tarea B (sucesora) no puede comenzar antes de que finalice la tarea A (predecesora). Un ejemplo clásico: no puedes publicar el libro antes de escribirlo.
• Final-al-Final (FF) significa que la tarea B no puede terminar antes de que termine la tarea A.
• Inicio-al-Inicio (SS) significa que la tarea B (sucesora) solo puede comenzar después de que haya comenzado la tarea A (predecesora).
• Inicio-al-Final (SF) significa que la tarea B solo puede terminar una vez que la tarea A ha comenzado.

Paso 3: Estime el tiempo que se necesitará para completar cada actividad

En este paso tiene que estimar el tiempo que será requerido para completar todas las actividades del proyecto. La medida puede ser de horas, días o semanas. Depende del tamaño y complejidad del proyecto.

Paso 4: Identifique la ruta crítica

Una ruta es una secuencia de tareas dependientes de principio a fin. Aquí tiene que identificar todas las rutas y calcular su duración total.

La ruta con mayor duración será la ruta crítica. Las tareas que la componen deben completarse a tiempo o el proyecto se retrasará.

Paso 5: Identifique holguras

El próximo paso es determinar las holguras para las tareas que no son críticas.

¿Por qué es importante?

• Si una tarea no crítica tiene mucha holgura, puede redistribuir recursos a las tareas críticas y completar el proyecto más rápido.
• Si una tarea no crítica se retrasa, pero tiene suficiente holgura, sabrá que no afectará al proyecto.

1. Tiempo de inicio más temprano

Es la hora en la que una actividad puede comenzar una vez que se completan las actividades dependientes anteriores.

Para cada tarea, averigüe la hora más temprana en la que puede comenzar. Las tareas sin dependencias pueden comenzar en el momento cero. Para otras tareas, el inicio más temprano es la hora de finalización más tardía entre sus dependencias.

2. Tiempo de finalización más temprano

Agregue la duración de la tarea al tiempo de inicio más temprano para obtener la finalización más temprana. La formula es: tiempo de inicio más temprano + el período requerido para completar la actividad.

3. Tiempo de finalización más tardío 

Es aquel en el que se puede completar una actividad sin retrasos.

Comience con la tarea final y vaya hacia atrás para encontrar la última hora en la que cada tarea puede finalizar sin retrasar el proyecto. Para la tarea final, esto es lo mismo que su finalización más temprana.

4. Tiempo de inicio más tardío 

Es el tiempo de finalización más tardío menos el período necesario para completar la actividad.

Para calcularlo, reste la duración de cada tarea del tiempo de finalización más tardío p.

5. Holgura para cada tarea

Para esto, reste el tiempo de inicio más temprano del tiempo de inicio más tardío. La holgura muestra cuánto se puede retrasar la tarea sin afectar el proyecto.

6. Las tareas sin holgura

Estas son las tareas que forman la ruta crítica y no pueden retrasarse sin afectar el tiempo de finalización del proyecto.

Visualización de la ruta crítica

Algunos gerentes de proyectos utilizan el diagrama de ruta crítica (diagrama CPM) para  visualizar las actividades, las dependencias y las holguras con casillas, flechas. de los proyectos desglosados en tareas separadas. 

Este es un ejemplo de diagrama de ruta crítica:

También puede utilizar un diagrama de Gantt online para visualizar la ruta crítica de un proyecto. 

¿Cómo hacer una ruta crítica más fácil? 

El proceso de identificación de la ruta crítica en los proyectos se vuelve cada vez más fácil. Cuando se empezó a usar el método, los gerentes tenían que establecer la ruta crítica a mano. Ahora puede ahorrar tiempo y evitar dibujar tablas y nodos utilizando programas especializados o usando software de gestión de proyectos que identifica la ruta crítica automáticamente.  

La forma más conveniente de ver, seguir y trabajar con la ruta crítica es usando el software de diagramas de Gantt online. Este tipo de programas ayuda a hacer la ruta crítica online automáticamente en un par de clics. Uno de ellos es GanttPRO. Vamos a ver cómo hacerlo con el ejemplo de una ruta crítica de un proyecto de construcción.

Para empezar, cree su proyecto.

Después, agregue las tareas.

Especifique sus detalles. Para ello, abra cualquier tarea, establezca fechas de inicio y finalización, duraciones e identifique las dependencias.

Luego en la pestaña de Diagrama de Gantt arriba en la derecha haga clic en el icono de la ruta crítica.

De este modo verá en el diagrama de Gantt de su proyecto el tiempo más corto en el que se puede completar el proyecto y las tareas más importantes. Ya está. ¡Es así de fácil!

Para ver más detalles y ejemplos de cómo trabajar con la ruta crítica en GanttPRO, puede visitar la base de conocimientos.

Ruta crítica en GanttPRO

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Ejemplo de ruta crítica de un proyecto de construcción

Aquí tiene un ejemplo de la ruta crítica en GanttPRO.

Ya hemos explicado en el paso anterior como mostrarla en la herramienta. Cabe mencionar que en GanttPRO puede descargar el diagrama de Gantt con su proyecto y la ruta crítica en PNG o PDF. Y también compartirlo con cualquier persona con un enlace aunque no tenga una cuenta en la app.

¿Cómo hacer una ruta crítica en Excel? 

Si lleva la gestión de proyectos en Excel y necesita identificar la ruta crítica en un proyecto pequeño, siga estos pasos:

• Cree una lista de tareas especificando sus dependencias en las columnas A y B, respectivamente.
• Defina el tiempo estimado para cada tarea en la columna C.
• Utilice fórmulas de Excel para calcular las fechas de inicio y finalización más tempranas (columnas D y E) y las fechas de inicio y finalización más tardías (columnas F y G).
• Calcule la holgura para cada tarea (el tiempo que se puede retrasar la tarea sin retrasar el proyecto). Esto se puede hacer usando una fórmula como Inicio más tardío – Inicio más temprano.
• Para identificar la ruta crítica, busque las tareas con la holgura cero. 

Hay que tener en cuenta, que planificar proyectos con Excel requiere bastante tiempo ya que el proceso es manual. 

¿Cómo se hace la ruta crítica en MS Project? 

En esta guía encontrará todo sobre la ruta crítica en Project. En breve, en la vista de Herramientas de diagrama de Gantt, tiene que seleccionar Formato →  Ruta crítica → Ver → Diagrama de Gantt → Dar formato → Tareas críticas.

Después de estos pasos, las tareas críticas se resaltarán en rojo. 

Resumen

Si intenta aplicar el método CPM a la gestión de su proyecto, verá que la identificación de la ruta crítica es necesaria para cualquier fase de planificación. Proporciona la fecha correcta de finalización de los proyectos y la flexibilidad para flotar actividades.

Para resumir y recordarle una vez más que el análisis de la ruta crítica es un método poderoso y eficaz de evaluación de:

• Las tareas que debe realizar.
• Prioridades de tareas.
• Todas las actividades paralelas.
• La secuencia de programación y sincronización.
• El tiempo más corto para completar el proyecto.
• Todos los recursos que necesita para lograr el objetivo.

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