La eficacia de la gestión de proyectos depende de muchos factores. Uno de ellos es las habilidades del gerente de proyecto para hacer la asignación de recursos en un proyecto y gestionar su disponibilidad de manera óptima. Y cuando hablamos de recursos no solo nos referimos a tecnología o materiales, sino también a las personas que realmente trabajarán en la implementación del proyecto.
Esta actividad se puede llamar como planificación de la capacidad. Cuando se realiza correctamente, ayuda a garantizar la finalización a tiempo y el cumplimiento del presupuesto. Además, también puede ayudar a reducir los costes del proyecto y aumentar los beneficios. Y, por último, pero no menos importante, mantiene un equilibrio saludable en la carga de trabajo del equipo y evita el exceso de trabajo y el agotamiento.
En este artículo, vamos a revisar las principales herramientas para la planeación de capacidad que pueden beneficiar a diferentes tipos de proyectos y equipos. Estas aplicaciones no solo pueden simplificar la planificación de la capacidad. Sino que también ayudan con otros procesos de gestión de proyectos.
¿Qué son las herramientas para la planeación de capacidad?
Las herramientas para la planeación de capacidad son funciones de las aplicaciones de gestión de proyectos y recursos que permiten asignar recursos de manera que se garantice el cumplimiento de las demandas del proyecto. Incluyen la distribución y las necesidades de recursos, las estimaciones de tiempo y la disponibilidad de recursos.
En general, cada empresa tendrá sus propias necesidades y preferencias para los componentes de planificación de capacidad que dependen de muchos factores. Sin embargo, las características más comunes son:
Veamos qué opciones hay y qué es lo que ofrecen.
12 herramientas para la planeación de capacidad
- GanttPRO
- Jira
- Wrike
- SmartSheet
- Monday.com
- Asana
- Oracle NetSuite
- Silverbucket
- Saviom
- TeamUp
- Float
- Productive
1. GanttPRO
GanttPRO es un programa de gestión de proyectos que ofrece todas las funciones esenciales para la etapa de planificación y ejecución de proyecto. Entre ellas, las herramientas para la planeación de capacidad.
Herramientas para la planeación de capacidad en GanttPRO
- Asignación de recursos: los usuarios pueden asignar recursos a las tareas y especificar las horas de trabajo, vacaciones y tiempo libre para cada participante.
- Gestión de la carga de trabajo: los gerentes pueden ver la distribución de tareas entre los recursos, identificar rápidamente si están sobreasignados o subutilizados y equilibrar la carga de trabajo.
- Seguimiento del tiempo: los usuarios pueden registrar el tiempo que dedican a las tareas y los gerentes pueden comparar estos datos con la estimación del esfuerzo para futuras previsiones.
- Informes de utilización de recursos: la información de estos informes se puede usar para la planificación de capacidad.
- Campos personalizados: los usuarios pueden agregarlos con indicadores específicos de planificación de la capacidad y realizar un seguimiento de ellos.
- Indicadores de sobrecarga de recursos: Los indicadores visuales resaltan los recursos sobrecargados, de modo que los gerentes puedan solucionarlos rápidamente.
Puntos destacables:
- Funciones avanzadas de diagrama de Gantt para una planificación más clara y fácil.
- Identificación automática de la ruta crítica en un proyecto que ayuda a planificar la capacidad de manera más efectiva .
- Posibilidad de establecer y comparar líneas base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto con respecto a los planes iniciales.
- Indicadores visuales y métricas para la planificación de la capacidad y el estado del proyecto.
- Gestión de la cartera de proyectos para la planificación de la capacidad de alto nivel.
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Pruebe gratis2. Jira
Jira es una herramienta para la gestión ágil de proyectos y el seguimiento de incidencias que también ofrece algunas herramientas para la planeación de capacidad a través de sus plugins.
Herramientas para la planeación de capacidad en Jira
- Gestión de la carga de trabajo: los gerentes pueden distribuir las incidencias entre el equipo, agregar estimaciones.
- Tableros Scrum: los equipos pueden planificar tareas de sprint allí y ver la carga. Además, Jira lleva control de la cantidad de trabajo completado en un sprint que se puede utilizar para predecir la capacidad en los próximos sprints.
- Burndown charts: con ellos los gerentes pueden ver la cantidad de trabajo restante en un sprint en comparación con el tiempo restante y realizar ajustes si es necesario.
- Paneles: se pueden personalizar para mostrar métricas clave relacionadas con la planificación de la capacidad.
Puntos destacables:
- Las hojas de ruta avanzadas proporcionan una vista de nivel superior de la asignación de recursos en varios proyectos y ayudan con la planificación de la capacidad.
- Posibilidad de instalar el complemento «Tempo Planner» para funciones de planificación de recursos detalladas y seguimiento del tiempo.
- Posibilidad de instalar el complemento “BigPicture” si necesita un diagrama de Gantt en Jira para la planificación de la capacidad.
- Posibilidad de instalar un complemento “EazyBI” para obtener información sobre la capacidad de los recursos, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento del proyecto.
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3. Wrike
Wrike es otro software de gestión de proyectos general que cuenta con varias herramientas para la planeación de capacidad.
Herramientas para la planeación de capacidad en Wrike
- Asignación de recursos: se puede asignar trabajo a los empleados en función de sus roles y fijar sus horarios.
- Vista de la carga de trabajo: los gerentes pueden ver cómo se divide el trabajo entre los miembros del equipo y quién está sobrecargado o libre.
- Límites de capacidad: Wrike permite establecer límites de capacidad para los miembros del equipo.
- Previsión de cargas de trabajo: los gerentes pueden predecir cargas de trabajo futuras en función de las asignaciones actuales.
- Informes: los informes muestran la eficacia con la que se utilizan los recursos y ayudan a identificar eficiencia para planificar mejor.
- Seguimiento del tiempo: con el seguimiento del tiempo integrado, los gerentes pueden comparar el tiempo estimado y el real dedicado a las tareas.
Puntos destacables:
- El complemento «Wrike Resource» con capacidades avanzadas de gestión de recursos, como vistas detalladas de la carga de trabajo y herramientas de previsión.
- El complemento “Wrike para servicios profesionales” con herramientas para administrar proyectos de clientes y realizar un seguimiento de las horas facturables.
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4. Smartsheet
Smartsheet es una plataforma para la gestión del trabajo que ofrece herramientas para la planeación de capacidad incorporadas en sus funcionalidades de gestión de proyectos y tareas.
Herramientas para la planeación de capacidad en Smartsheet
- Vistas de recursos y carga de trabajo: los gerentes pueden visualizar cómo se asignan los recursos, la distribución de tareas entre equipos e identificar desequilibrios.
- Seguimiento de la disponibilidad: se puede ver las horas de trabajo, las vacaciones y el tiempo libre.
- Formato condicional: esta función permite resaltar los recursos sobreasignados y detectar posibles problemas de un vistazo.
- Pronóstico de recursos: la app proporciona herramientas para pronosticar las necesidades de recursos en función de los proyectos actuales y futuros.
- Informes y paneles: los gerentes pueden utilizar estos datos para la planificación y optimización de la capacidad.
Puntos destacables:
- Centro de control para capacidades avanzadas de gestión de cartera.
- Vistas dinámicas que se pueden personalizar para mostrar información diferente a cada parte interesada.
- Posibilidades de automatización del flujo de trabajo.
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5. Monday.com
monday.com es un sistema operativo de trabajo colaborativo que incluye herramientas para la planeación de capacidad en su tablero personalizable de la Carga de trabajo.
Herramientas para la planeación de capacidad en monday.com
- Asignación de recursos y tareas: de manera similar a otras aplicaciones, los gerentes pueden asignar tareas y monitorear su distribución, y especificar horas de trabajo y tiempo libre.
- Paneles e informes: los reportes y el widget de carga de trabajo pueden brindar información sobre la utilización de los recursos y ayudar a identificar tendencias y cuellos de botella.
- Seguimiento del tiempo: los usuarios pueden registrar las horas que han trabajado para que los gerentes puedan planificar la capacidad.
- Columnas personalizadas: pueden ayudar a rastrear datos adicionales relevantes para la planificación de la capacidad, Integración con otras herramientas.
Puntos destacables:
- Las capacidades avanzadas de automatización permiten a los usuarios automatizar tareas repetitivas relacionadas con la planificación de la capacidad.
- La pestaña “My Work” ofrece una vista personalizada para cada usuario de todas sus tareas en diferentes tableros y proyectos.
- WorkForms permite a los usuarios crear formularios personalizados para recopilar información relevante para la planificación de la capacidad.
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6. Asana
Asana es una herramienta de gestión de trabajo conocida por su flexibilidad y su interfaz fácil de usar. Ofrece una variedad de herramientas para la planeación de capacidad dentro del bloque de gestión de recursos.
Herramientas para la planeación de capacidad en Asana
- Gestión de la carga de trabajo: los gerentes pueden ver las tareas y la carga de trabajo de todos, establecer niveles de esfuerzo para las tareas y definir límites de capacidad.
- Pronóstico de la carga de trabajo: es posible evaluar las cargas de trabajo futuras en función de las tareas actuales y futuras.
- Informes: Asana permite hacer informes de proyecto para analizar la utilización de los recursos y realizar ajustes en la planificación de la capacidad.
- Widgets: los usuarios pueden agregar widgets a sus paneles para visualizar métricas clave relacionadas con la planificación de la capacidad.
Puntos destacables:
- La función de carteras proporciona una descripción general de alto nivel de múltiples proyectos y recursos
- La función de configuración de objetivos permite a los equipos establecer, realizar un seguimiento y administrar objetivos relacionados con la planificación de la capacidad.
- La función de reglas permite automatizar ciertas acciones en función de desencadenantes específicos. Por ejemplo, reasignación de tareas si la carga de trabajo de un miembro del equipo excede un cierto umbral.
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7. NetSuite de Oracle
Oracle NetSuite es una suite de software empresarial integrada en la nube que ofrece un conjunto sólido de herramientas para la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión financiera y otros procesos empresariales. Ofrece una amplia gama de herramientas para la planeación de capacidad a nivel corporativo.
Herramientas para la planeación de capacidad en NetSuite
- Gestión de recursos: es posible asignar tareas, crear listas de recursos, registrar las horas trabajadas y distinguir las horas facturables de las no facturables dentro del módulo de gestión de proyectos.
- Pronóstico de recursos: NetSuite proporciona herramientas para pronosticar las necesidades de recursos y crear varios escenarios para ver cómo los cambios afectan la capacidad general.
- Informes y paneles: los usuarios pueden ver gráficos de asignación de recursos y crear informes de utilización de recursos.
Puntos destacables:
- Las herramientas avanzadas de presupuestación que permiten una planificación financiera detallada, integrando la planificación de la capacidad con la gestión financiera.
- Las posibilidades de gestión global de recursos permiten a las organizaciones gestionar los recursos en múltiples ubicaciones.
- SuiteAnalytics proporciona potentes herramientas analíticas que ayudan en el análisis profundo de los datos de planificación de la capacidad.
8. Silverbucket
Silverbucket es una programa de gestión de recursos que, entre otras, cuenta con herramientas para la planeación de capacidad especializadas.
Herramientas para la planeación de capacidad en Silverbucket
- Perfiles y grupos de recursos: los gerentes pueden crear perfiles de recursos detallados, indicando habilidades, roles y disponibilidad. Y también crear grupos de recursos para identificar rápidamente los recursos disponibles.
- Asignación de recursos: la interfaz visual permite a los gerentes asignar tareas y ver su disponibilidad actual y futura.
- Pronóstico de capacidad y planificación de escenarios: los usuarios tienen herramientas de pronóstico para anticipar los requisitos de capacidad y crear diferentes escenarios para ver cómo las diferentes opciones de asignación de recursos impactan la capacidad.
- Informes y paneles de recursos: los gerentes pueden usar esos informes sobre la utilización de recursos para identificar áreas de mejora y paneles para obtener métricas clave relacionadas con la planificación de la capacidad.
Puntos destacables:
- Las capacidades avanzadas que permiten a los gerentes asignar tareas en función de los conjuntos de habilidades específicos requeridos para el trabajo.
- El software puede realizar análisis de brechas de habilidades para identificar áreas en las que se puede necesitar capacitación o contratación adicional.
- La posibilidad de utilizar funciones de seguimiento de tendencias de datos históricos para analizar proyectos pasados y patrones de utilización de recursos y mejorar la precisión de la planificación de la capacidad.
- Planes de contingencia para abordar posibles limitaciones de capacidad o escasez de recursos.
9. Saviom
Saviom es un software de gestión y planificación de recursos empresariales (ERP) que ofrece muchas herramientas para la planeación de la capacidad.
Herramientas para la planeación de capacidad en Saviom
- Gestión de recursos: Saviom incluye funciones estándar que permiten a los usuarios tener una vista centralizada de todos los recursos y sus atributos, y realizar un seguimiento de su disponibilidad.
- Pronóstico y análisis de la capacidad: los administradores pueden utilizar herramientas de pronóstico avanzadas para predecir las necesidades de recursos y planificar la capacidad en función del mejor escenario.
- Informes y métricas de rendimiento: los informes pueden proporcionar información sobre cómo se utilizan los recursos y dónde se necesitan ajustes, mientras que el panel muestra indicadores relacionados con la planificación de la capacidad.
- Campos y formularios personalizados: los usuarios pueden agregarlos para monitorear datos relevantes para la planificación de la capacidad, así como crear formularios personalizados para capturar información específica necesaria para la planificación de la capacidad.
Puntos destacables:
- Uso de análisis predictivo e inteligencia artificial para mejorar la precisión de las previsiones.
- El software admite la programación de recursos multidimensional, lo que permite a los administradores planificar proyectos complejos con múltiples recursos, tareas y dependencias.
- La posibilidad de mapeo de recursos en tiempo real para visualizar la asignación de recursos en múltiples proyectos y ubicaciones.
10. TeamUp
Teamup es básicamente un app calendario. Los miembros del equipo pueden agregar sus horarios y ver la disponibilidad de todos en el calendario. Conviene si busca herramientas para la planeación de capacidad muy básica.
Herramientas para la planeación de capacidad en TeamUp
- Calendarios para recursos: Teamup permite crear varios calendarios para diferentes recursos y visualizar su asignación.
- Codificación por colores: cada subcalendario puede codificarse por colores para distinguir entre diferentes recursos y sus respectivos cronogramas de un vistazo.
- Seguimiento de la utilización: los gerentes pueden seguir la cantidad de eventos y sus duraciones para cada recurso para comprender el tiempo empleado e identificar posibles casos de desproporción.
Puntos destacables:
- Mapa de calor de disponibilidad de recursos que proporciona una representación visual de la disponibilidad de recursos y la distribución de la carga de trabajo.
11. Float
Float es un programa altamente especializado, que integra las herramientas para la planeación de capacidad con otras funciones de programación y gestión de recursos.
Herramientas para la planeación de capacidad en Float
- Panel de recursos: el panel de recursos proporciona una descripción general de todos los miembros del equipo y sus asignaciones actuales.
- Datos de disponibilidad: Float lleva control de los días de trabajo y de descanso de cada recurso para una planificación de la capacidad precisa y también representa la disponibilidad de los recursos con mapas de calor, destacando los períodos de alta o baja demanda.
- Informes: los gerentes pueden sacar conclusiones sobre la utilización de los recursos y evaluar mejor las necesidades futuras.
- Escenarios hipotéticos: los gerentes pueden crear diferentes escenarios para explorar cómo los cambios afectan la capacidad.
Puntos destacables:
- Los gerentes pueden establecer umbrales de capacidad para identificar cuándo los recursos se están acercando a sus límites.
- La plataforma puede ofrecer sugerencias para optimizar el uso de los recursos: recomendar reasignaciones de tareas o identificar oportunidades para mejorar la eficiencia.
12. Productive
Productive es un programa para la gestión en agencias que ofrece varias herramientas para la planeación de capacidad para garantizar el uso eficiente de los recursos y el éxito de proyectos.
Herramientas para la planeación de capacidad en Productive
- Planificador visual de recursos: los gerentes encontrarán una interfaz visual para administrar y asignar recursos, administrar la carga de trabajo y realizar un seguimiento de la disponibilidad.
- Herramientas de previsión: estas herramientas ayudan a evaluar las necesidades de recursos y a trabajar con diferentes escenarios.
- Informes y seguimiento: los informes ayudarán a analizar varios aspectos de la planificación de la capacidad, mientras que las métricas sirven como información para una planificación posterior.
- Seguimiento del tiempo: los usuarios pueden usar las herramientas de gestión del tiempo para marcar las horas de trabajo dentro de la plataforma, y la plataforma distingue entre horas facturables y no facturables.
Puntos destacables:
- Productive integra la planificación financiera con la planificación de la capacidad, lo que permite a los gerentes alinear la gestión de recursos con la gestión de presupuesto de proyecto.
- Herramientas integradas para analizar la rentabilidad del proyecto.
- Una posibilidad de administrar y hacer un seguimiento de la asignación de recursos y el rendimiento del proyecto entre múltiples clientes.
Aparte de estas opciones destacadas, también puede ver que muchas empresas adaptan los programas de gestión de proyectos para usarlos como herramientas de planificación de capacidad ya que les convienen otras funcionalidades. Por ejemplo, Odoo, ProWorklow, Bitrix24 (vea las características de Bitrix24), Microsoft Project o sus alternativas y otras opciones.
Aquí hay un breve resumen de los precios, calificaciones de los usuarios y mejor uso de todas las herramientas consideradas en este artículo:
