Команда проекта: как сформировать и управлять командой?
В этой статье мы хотим поделиться с вами некоторыми советами, которые, как мы надеемся, помогут вам в вашей сложной, но часто незаметной миссии планирования, организации и управления рабочим процессом, а также поможем разобраться в ключевых моментах менеджмента проектов. В предыдущих статьях мы уже рассматривали методы управления проектами и 12 сервисов для планирования проектов, но, несомненно, начать стоит с самого главного элемента — команды проекта.
Одного только факта существования светлых умов недостаточно для того, чтобы гарантировать реализацию светлых идей. Самое сложное и важное – собрать их всех вместе и организовать рабочий процесс наилучшим возможным способом. Из-за сложности существующих решений в сфере IT для того, чтобы успешно конкурировать с другими командами разработчиков за внимание пользователей, в вашу команду должны входить специалисты в довольно разнообразных областях знаний.
Формирование команды
Не бойтесь множества мнений. Разнообразие повышает творческий потенциал и увеличивает количество возможных решений. Вместо того, чтобы следовать единому, раз и навсегда выбранному пути, разнообразие вместе с атмосферой свободного мышления позволяет находить более комплексные и неожиданные решения. Таким образом, не стоит бояться возможных диспутов внутри вашей команды. Иногда они могут привести к непредсказуемым и свежим решениям.
Управление командой
Придите к детальному пониманию масштаба проекта прежде чем приступать к работе. Убедитесь, что владеете полным описанием проекта. Глубокое и полное понимание ваших целей, доступных ресурсов, промежуточных этапов, сроков выполнения поставленных задач, бюджетных выкладок и прочих больших и малых деталей является едва ли не основным требованием, необходимым для успешного завершения проекта. Постоянное общение с заказчиком крайне важно на этом этапе планирования.
Формирование команды проекта и организационная культура
Достигните должного уровня организационной культуры. В общем, организационную культуру можно описать как комбинацию отношения, ценностей, убеждений и поведения сотрудников организации. Для достижения необходимого уровня организационной культуры можно следовать принципу PCI (Project Culture Initiative).
Полный процесс его реализации занимает несколько шагов. Во-первых, вам нужно создать так называемый Руководящий комитет (Steering Committee), который состоит как из менеджеров, так и из рядовых сотрудников. Этот комитет докладывает непосредственно руководителю предприятия. Для комитета важно определить свои цели, роли и обязанности, а также коммуникационную стратегию и ожидаемые результаты. Они создадут подкомитеты из из числа сотрудников, которые помогут управлять текущими изменениями требований проекта.
Затем комитету следует обратиться с инициативой к остальным членам организации. После чего, с целью измерить базовый уровень текущей организационной культуры относительно идеального желаемого уровня, сотрудникам предложат заполнить анкету. Анализируя полученные данные такого опроса, можно определить спектр необходимых улучшений. Наконец, вы сможете разработать необходимые стратегии устранения разрыва между текущим и желаемым уровнями.
В результате вы сможете создать здоровую среду для управления персоналом проекта (продакт менеджмента.)
Менеджмент проекта
Следите за подотчетностью. Регулярные собрания с целью обсуждения того, что было сделано, что предстоит сделать и какие проблемы возникли, могут повысить производительность и эффективность. Если же у вас нет возможности собрать вместе всех членов команды, вы всегда можете положиться на специализированное ПО. Например, система управления командой проекта (возьмем Trello) поможет вам понять, какая конкретная задача какому члену команды проекта была назначена.
Доски, создаваемые с помощью Trello помогают визуализировать рабочий процесс в виде нескольких отдельных областей, которые представляют разные этапы работы над проектом, а также набора карточек, каждая из которых соответствует определенному заданию.
Подобный подход позволяет с легкостью определить возможные “бутылочные горлышки”. Дополнительный функционал, такой как система уведомлений, метки, назначение сроков выполнения поможет закончить задания вовремя. Вы можете назначить члена команды или целую команду на выполнение определенной задачи для того, чтобы иметь возможность быстро понять, какой сотрудник несет ответственность за ту или иную часть работы.
Четко оценивайте дедлайны. Помимо понимания сотрудником объема работы, который должен быть им выполнен, он также должен четко понимать точный график того, когда эта работа должна быть завершена. Это поможет членам вашей команды получить ясное представление о том, какой именно вклад каждый из них вносит в общее дело. В качестве одного из способов представления текущего состояния проекта вы можете использовать график Ганта.
Они представляют собой набор горизонтальных столбиков, каждый из которых соответствует определенной задаче. Для того, чтобы создавать такие диаграммы, вы можете использовать GanttPRO, онлайн сервис для совместного управления проектами и создания продвинутых диаграмм Ганта:
Как вы можете видеть на скриншоте, не так уж и сложно понять, каково текущее состояние проекта. Вы можете определить дедлайны для каждой задачи, а также текущее состояние каждой из них. Дополнительные функции, такие как масштабирование, экспорт, предоставление доступа к чартам другим участникам проекта, делают этот инструмент очень полезным.
Принципы эффективного управления
Убедитесь, что все члены команды пользуются единым инструментом коммуникации. Электронная почта является самым распространенным средством коммуникации. Однако, в случае управления большим проектом, она может усложнить из замедлить рабочий процесс. Зарываться все глубже в накопившиеся за период долгой работы электронные письма может превратиться в каждодневную необходимость. Иногда даже для такой тривиальной задачи, как отправка сообщений лучше использовать специализированное ПО, доступное всем членам команды.
DropTask, инструмент для визуального управления задачами может оказаться весьма полезным в этом деле. Он хранит все проектную информацию и в одном месте, что может помочь вам сохранить немного ценного времени. Если ваша команда или заказчики живут в разных частях света, может быть непросто предоставлять всем единый доступ к документам. Приложения для управления проектами могут, помимо прочего, предоставлять вам услуги онлайн хранилища данных, упрощая работу с документами.
Команда проекта и мотивация
Мотивируйте команду проекта по успешном достижении важных этапов проекта. Маленький праздник по каждому такому поводу может быть отличным способом следить за прогрессом и, в то же время, держать членов команды в тонусе.
Предусмотрите в графике дополнительное время для выполнения задач. Вы должны помнить, что проекты далеко не всегда точно следуют изначальному плану. Для того, чтобы избежать возможных проблем, предусмотрите временной карман. Этот ресурс понадобится вам для решения возникших проблем.
Заключение
Это были только несколько советов и инструментов, которые могут помочь вам в управлении проектами. Но вот самый главный совет: никогда не стоит полностью полагаться на советы. Всегда помните, что процесс управления проектами редко следует прямой линии. Сохранение гибкости вместо прямому следованию набору изученных навыков является незаменим качество каждого менеджера. Вот почему вы должны всегда оставаться открытыми всему новому и быть готовыми впитывать новые знания и изучать новые подходы.
