Si alguna vez ha trabajado en herramientas de gestión de proyectos, seguramente conoce monday.com. O al menos ha visto algún anuncio en YouTube entre estos que no se puede saltar…
Lo cierto es que es un programa muy popular, y muchas empresas habían considerado en algún momento si deberían usarla. Si está justo en esta etapa, le ofrecemos un repaso de las características de monday.com, sus ventajas y desventajas.
Monday: características principales
Descripción general
Monday.com se define como un sistema operativo de trabajo, Work OS. Es un programa moderno basado en la nube que proporciona espacio digital para planificar, organizar y realizar el trabajo. Ofrece muchas posibilidades de personalización de la interfaz para ajustarla a los procesos de trabajo particulares. Esto le convierte en una herramienta universal para la mayoría de los tipos de proyectos.
Lo primero de que se dará cuenta si quiere empezar a usar monday.com, es que por defecto se registrará en la plataforma de gestión de trabajo. Una vez registrado podrá obtener licencias adicionales para usar otros productos y funciones, como por ejemplo, la adición para gestión de proyecto si necesita trabajar con proyectos, o la CRM de Monday, si necesita trabajar con ventas y clientes.
Como un software de gestión de proyectos, Monday permite realizar las gestiones más comunes:
Planificación
Formar el plan de proyecto, agregar tareas y asignar los responsables, especificar detalles para cada actividad y visualizar el plan.
Seguimiento
Seguir ciertos indicadores de gestión de proyecto, el progreso de las tareas, los gastos.
Informes
Crear informes con la ayuda de la app y los datos recopilados.
Colaboración
Organizar y realizar trabajo en equipo.
Planes
Aparte de las funciones, hay otra característica de monday, que le interesa a cualquier usuario. Y es el precio.
Las ventajas y desventajas de monday.com en este contexto, las revisaremos más adelante. Por ahora, cabe mencionar que el programa ofrece una versión gratuita para 2 usuarios con funciones muy limitadas. Después, existe el plan Básico que cuesta alrededor de 9 euros por mes. Y como se puede deducir de su nombre tiene funciones muy muy básicas.
La funcionalidad más operacional se encuentra a partir del plan Estándar. Este plan cuesta alrededor de 12 euros por usuario. Incluye más variedad de vistas, automatización e integraciones de hasta 250 acciones por mes cada una y 5 paneles. La versión Pro cuesta alrededor de 19 euros al mes y aparte de todo lo que está en planes inferiores incluye más automatizaciones e integraciones, rastreador de tiempo, columna de fórmula y de dependencia. Y además permite combinar 10 paneles en un solo tablero. También hay una versión Corporativa, con precio a solicitud.
Tenga en cuenta, que la cada plan como mínimo tiene que tener 3 usuarios. Es decir, puede multiplicar el precio mínimo al mes por 3.
Características de Monday.com: destacadas por usuarios
Multitud de vistas
Una de las características de monday más destacadas es que tiene muchas opciones de vistas para organizar y ver el proceso de trabajo como más le convenga. Esta es también una de las ventajas de monday.com que denotan muchos de sus usuarios en las plataformas de reseñas. ¿Qué tipos de visualización exactamente ofrece?
La tabla
Es la vista principal de la herramienta. Aquí puede trabajar con tareas y añadir diferentes columnas con los detalles de estas tareas que requiere en sus actividades: fechas, estados, progreso, enlaces, etiquetas, etc.
Gráfica de Gantt y cronograma
La gráfica de Gantt y el cronograma de actividades permiten visualizar el plan en una línea de tiempo para obtener una visión general de su plan.
Tabla Kanban
Si organiza el trabajo con el método Kanban, también dispone de la vista correspondiente. El programa visualiza las tareas en tarjetas, que podrá mover entre columnas.
Calendario
Muchos usuarios buscan un calendario tradicional para visualizar las fechas de trabajo. Si es su caso también, encontrará útil este modo de vista en Monday.com.
Mapa
Permite visualizar las ubicaciones indicadas en el tablero.
Archivos
En esta sección puede ver todos los archivos cargados. Y si tiene muchos, la app ofrece filtros y búsqueda para facilitar el trabajo.
Formularios
Permite crear formularios y enviarlos a otras personas o incluirlos en la página web, por ejemplo. Las preguntas de este formulario pueden estar alineadas con la información del tablero.
Colaboración
Monday.com también ofrece todas las funciones necesarias para una colaboración fluida en el proceso de trabajo. Por ejemplo:
Comentarios
Ofrece la posibilidad de dejar comentarios para las tareas.
Menciones
Es posible mencionar a los compañeros del equipo dentro de la app, para una comunicación más ágil.
Documentos colaborativos – Workdocs
Obviamente, no es un software de gestión de documentos. Pero permite crear documentos en la app y redactarlos online simultáneamente. Eso puede servir tanto como un espacio colaborativo para desarrollar un trabajo, como una pizarra para lluvia de ideas, sugerencias y discusiones online. Además, estos documentos se pueden compartir con otras personas a través de enlace, igual que un documento de Google docs.
Monday: ventajas y desventajas
Ventajas de Monday.com
Interfaz amigable
La interfaz de Monday.com no es de las más fáciles, pero en comparación con muchos otros programas para gestión de proyectos, está muy bien.
Personalización
Una de las ventajas de monday que se repite bastante por los usuarios, es la posibilidad de personalizar al máximo el espacio de trabajo y adaptarlo a los procesos de su empresa en particular.
Automatización
Entre las ventajas de monday.com y sus características distintivas están las posibilidades de automatización de procesos. ¿Qué implica esto? Que puede crear flujos de trabajo para el trabajo con tareas repetitivas/recurrentes. De este modo cada tarea puede tener un desencadenante, una condición y una o varias acciones consecuenciales.
Es decir, tiene una cadena de tareas. Cuando algo cambia en primera, puede automatizar lo que sucede a continuación. Por ejemplo, al completar una tarea, se activa la notificación o se envía un correo electrónico. Al recibir la notificación,la otra persona responsable de completar la tarea siguiente empieza a trabajar en ella.
El punto es que si son cosas que siguen un flujo predeterminado, ahorra un montón de tiempo en actividades intermedias. Las cadenas pueden ser muy simples o muy complejas, como le convenga.
Aparte de eso, el programa ofrece plantillas con posibles escenarios de automatización. Si tiene suerte y encuentra una que se ajuste a su industria y caso particular, puede configurar la automatización en cuestión de minutos.
Integraciones
La cantidad de integraciones que ofrece monday.com es extraordinaria. En los planes más caros puede conectar su cuenta con casi cualquiera app popular de estos días. Marketing, ventas, relación con clientes, desarrollo de software, mensajería y hasta otras herramientas de gestión de proyectos.
Informes
El programa ofrece también la posibilidad de personalizar la composición de informes de proyecto. Usando los widgets del programa, el usuario puede visualizar los resultados con diferentes tipos de gráficos y completarlos con la información del tablero.
Columnas personalizadas
Siguiendo el tema de personalización de espacio de trabajo, monday.com ofrece la posibilidad de agregar diferentes tipos de columnas a base de las necesidades de su negocio. Por ejemplo, una opción interesante es la columna de votos, donde cada miembro de equipo puede votar o calificar cierta cosa y que luego se tome la decisión a base de estas opiniones.
Herramientas adicionales
Una de las grandes ventajas de monday.com son sus herramientas para industrias particulares.
Por ejemplo, si trabaja con clientes y necesita una CRM, puede comprar adicionalmente las funciones correspondientes. Estas le ayudarán a seguir los leads y clientes, contactarlos, y gestionar el embudo de ventas. También, permitir mandar las facturas directamente desde la app.
Para aquellos que trabajan con el desarrollo de software, monday.com ofrece también herramientas adicionales para planificar los sprints, gestionar el backlog, y etc.
Los que trabajan con contenidos también pueden sacar ventajas de monday.com. Pueden planificar el contenido en el calendario, establecer fechas y plazos para la edición y publicación y trabajar en colaboración en los documentos.
Integración de IA
Por último, hay una gran ventaja para los amantes de la IA. A finales de diciembre de 2023, la plataforma presentó Monday AI. Permite a los usuarios crear resúmenes de proyectos, documentos y flujos de trabajo con entrada de lenguaje natural. La IA ayuda a analizar datos de los tableros, identifica patrones y sugiere optimizaciones para la gestión de tareas.
Desventajas de monday.com
Monday.com es un software potente para gestionar el ciclo de vida de un proyecto desde el principio al fin. Pero como todos los programas tiene tanto los pros, como los contra. ¿Cuáles son las desventajas de monday.com más decisivas a la hora de considerar si hacerse su usuario o no?
Poderosa alternativa a monday.com
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Al igual que en otros programas de funcionalidad parecida, una de las desventajas de monday es su precio y la distribución de funciones entre diferentes planes que no siempre corresponde al precio que hay que pagar.
La versión gratuita para un máximo de dos usuarios es muy limitada. Principalmente, este plan sirve para anotar tareas como en un cuaderno digital y poco más. El plan Estándar que a diciembre de 2024 cuesta 12 euros por usuario, ya ofrece un poco más de funciones, pero aun así no incluye cosas básicas como por ejemplo dependencias y rastreador de tiempo.
Y por si considera monday.com por sus automatizaciones, debe tener en cuenta que el plan en el que las puede usar libremente, le costará cerca de 19 euros por usuario al mes.
En general, el plan más útil es el Pro, que en sí es bastante costoso. Y otra de las desventajas de monday.com relacionadas con el coste, es que hay muchos ‘add-ons’ (herramientas adicionales) por la que tendrá que pagar aparte si busca una función específica. Como, por ejemplo, en el caso de gestión de proyectos.
Dificultad de configurar automatizaciones
Muchos usuarios afirman que es bastante complicado configurar las automatizaciones. Si bien logra encontrar una plantilla que se ajuste a su proceso, sí es beneficioso. Si no, tiene que estar preparado para invertir tiempo en aprendizaje y configuración de automatizaciones.
Limitaciones de dependencias
A la hora de escoger un software para gestión de proyectos, muchos buscan la posibilidad de crear y seguir las dependencias de tareas. Sobre todo es relevante para proyectos implementados con metodología de cascada.
Entre las desventajas de monday.com están las posibilidades que ofrece para trabajar con dependencias. Aparte de que ofrece esta función esencial en la gestión de proyectos solo en su plan más caro, es mucho más limitada que en otros programas de gestión de proyectos.
Las funciones de gestión de recursos limitadas
Las funciones de gestión de recursos son bastante limitadas para el coste del programa.
La app de móvil poco receptiva
Una de las quejas que se repite mucho en las reseñas de los usuarios es que la aplicación para móviles no funciona bien. Puede ser una desventaja si a menudo necesita actualizar las tareas o los proyectos sobre la marcha.
El diagrama de Gantt básico
Otra de las desventajas de monday.com que puede ser muy significativa para muchos usuarios, es que el diagrama de Gantt que ofrece definitivamente no está dentro de los mejores del mercado.
¿En qué consisten sus limitaciones?
- La visualización del diagrama es muy reducida – básicamente, es más un cronograma.
- No hay una visión completa del estado del proyecto – hay que cambiar el modo de agrupación en el diagrama para ver una característica en particular. Por ejemplo, la persona asignada, o el estado de la tareas, o el nombre.
- La función de drag&drop (posibilidad de arrastrar y soltar las barras en el gráfico) para trabajar con en el diagrama de Gantt es limitada.
- Los elementos cruciales para gestión de proyecto como la línea base o la ruta crítica están disponibles solo en versiones beta.
Otra desventaja de monday en cuanto a los diagramas de Gantt, es que no puede combinar las columnas y el tablero de tareas en la misma pantalla. Es decir, está bien como una vista opcional. Pero si quiere trabajar con el diagrama de Gantt, como herramienta principal con toda la información sobre tareas en el mismo lugar (fechas, prioridades, estados, recursos, costes, etc.) es incomodo.
Aparte de eso, para la vista de Gantt tendrá que obtener como mínimo el plan Estándar con un mínimo de tres usuarios, que sería como 36 euros al mes mínimo. Puede que no sea el mejor opción de software para PYME o autónomo en términos económicos.
¿Existe una alternativa más beneficiosa? ¡Sí!
Si alguna de las desventajas de monday.com le parece decisivas en su caso, o no les convence sus ventajas, o simplemente está buscando una herramienta más beneficiosa en relación coste/calidad, pruebe el programa de gestión de proyectos GanttPRO.
GanttPRO es una alternativa a monday basada en diagramas de Gantt que proporciona un conjunto completo de las funciones para una organización y gestión fácil e intuitiva de proyectos y tareas.
Dispone de diferentes vistas de proyecto: diagrama de Gantt, vista de cuadrícula, calendario, un tablero de tareas y una vista de cartera.
Además, tiene columnas estándares y columnas personalizadas que puede crear para adaptar la interfaz a las necesidades de su proyecto. Sin entrar en muchos detalles, esto es lo que puede hacer en GanttPRO:
- Crear tareas y asignarlas en cuestión de minutos.
- Gestionar los plazos.
- Realizar el seguimiento del progreso de cada tarea y de todo el proyecto.
- Rastrear el tiempo dedicado a cada tarea.
- Colaborar con los miembros del equipo.
- Compartir proyectos con un enlace.
- Y hacer muchas otras cosas.
En cuanto a las desventajas de monday.com, lo primero que encontrará en GanttPRO es uno de los mejores diagramas de Gantt en el mercado. No solo es más atractivo e informativo, sino que también permite gestionar muchos aspectos del proyecto en él.
A través de las funciones de la ruta crítica y línea base podrá seguir el estado de su proyecto en el diagrama de Gantt. En el mismo lugar podrá ver las actividades de diferentes periodos usando el Zoom, con la lista de tareas, columnas y toda la información necesaria en el diagrama.
El programa indicará también en el diagrama de Gantt si hay retrasos, sobrecargas o desvíos en su proyecto.
En cuanto a las dependencias, en GanttPRO puede vincular tareas en el diagrama de Gantt con diferentes tipos de dependencias en un click. Y por si el orden de tareas es importante, hay posibilidad de activar programación automática con retrasos y adelantos, para que el cambio en tareas dependientes no afecte a su orden.
GanttPRO también es una potente alternativa a MS Project, de ahí, permite importar archivos .mpp junto a otros formatos populares. Y, a diferencia de monday.com, ofrece la posibilidad de exportar gráficos a varios formatos – por ejemplo, PDF, PNG, XLSX, o CSV.
Si desea probar, tiene 14 días de prueba gratuita con todas las funciones incluidas.
Poderosa alternativa a monday.com
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