Programas para la organización de eventos [con plantillas y consejos]

Planificar un evento exitoso no es una tarea fácil. Desde gestionar la logística hasta involucrar a los asistentes, un planeador de eventos debe gestionar muchas tareas al mismo tiempo. Las herramientas especializadas para la planificación de eventos pueden aliviar esta carga al automatizar los procesos, mejorar la comunicación y hacer seguimiento de todo en tiempo real. Estas herramientas vienen en diferentes formas y tamaños, cada una con un enfoque único que aborda diferentes aspectos de la organización de eventos.

En este artículo, presentaremos 10 programas para un evento impecable: 3 aplicaciones generales y 7 específicas para eventos que difieren en su enfoque y características.

Herramientas para planificación de eventos de carácter general 

GanttPRO

GanttPRO es una herramienta de gestión de proyectos que tiene muchas funciones útiles de planificación. De ahí, va a ser una buena planificadora de eventos simples y complejos dentro de otras actividades empresariales. Gestionar un evento implica supervisar distintas tareas, cronogramas, presupuestos y personas. Con una herramienta como GanttPRO, la planificación resulta menos caótica y más controlada. Es ideal para eventos como talleres, conferencias o cumbres que requieren una programación detallada y una gestión de tareas.

¿Cómo puede usar este programa para un evento?

• Crear diagramas de Gantt y hacer seguimiento de cronogramas, fechas límite, e hitos.
• Desglosar el plan en etapas secuenciales y conectar actividades relacionadas con dependencias.
• Asignar tareas, establecer prioridades y comunicarse con los miembros del equipo directamente dentro de la plataforma.
• Asignar recursos y controlar los gastos.
• Compartir el plan con cualquier parte interesada como una imagen o como un enlace dinámico.

Consejo: GanttPRO tiene una función que permite aplicar el método de la ruta crítica con el que resalta la secuencia de tareas que afectan directamente la fecha límite del plan. De esta manera, puede prestar especial atención a las tareas cruciales y asegurarse de que su evento siga según lo previsto.

Pros:

• Los diagramas de Gantt facilitan la comprensión de los cronogramas y las dependencias, y muestran las actividades críticas.
• Colaboración eficaz en equipo para completar las tareas a tiempo.
• Las funciones de gestión de recursos ayudan a mantenerse dentro de los límites presupuestarios.

Contras:

• La aplicación no está diseñada exclusivamente para eventos, por lo que carece de ciertas funciones enfocadas en eventos.

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Notion

Notion es ampliamente conocido por su versatilidad. En este contexto, puede utilizarse tanto como herramienta colaborativa para gestionar tareas y trabajos, como centro de planificación de eventos. Puede adaptarse para planificar talleres, conferencias y otros eventos no complejos.

¿Cómo puede usar este programa para un evento?

• Crear bases de datos personalizadas para tareas, cronogramas, presupuestos y contactos de proveedores.
• Usar plantillas para agendas y listas de verificación.
• Colaborar con miembros del equipo en notas, sesiones de intercambio de ideas y actualizaciones online.
• Tener todo el contenido relacionado con eventos centralizado y accesible desde cualquier dispositivo.

Consejo: cree bases de datos y vincúlelas entre sí. Por ejemplo, puede vincular una base de datos de tareas a una base de datos de proveedores y asignar tareas específicas a los proveedores. Además, puede crear un panel que consolide todo lo relacionado con el evento: fechas límite, listas de asistentes, presupuestos y notas de reuniones. Para crear una cronología del evento, también puede hacer un diagrama de Gantt en Notion.

Pros:

• Altamente personalizable para cualquier tipo de evento.
• Combina seguimiento de tareas, uso compartido de documentos y comunicación en el mismo sitio.
• Excelente para equipos con enfoques de planificación creativos y no lineales.

Contras:

• La configuración puede llevar mucho tiempo, sobre todo si no ha trabajado antes en Notion.
• Carece de funciones específicas para la planificación de eventos

Google Sheets

Si no quiere gastar dinero en absoluto, pero aun así necesita una planificadora de eventos, también puede adaptar Google Sheets. Aunque no ofrece automatización, podrá gestionar presupuestos, listas de invitados y otros aspectos basados ​​en datos.

¿Cómo puede usar este programa para un evento?

• Llevar control de presupuestos, cronogramas y gastos con hojas de cálculo.
• Gestionar listas de invitados, confirmaciones de asistencia y detalles de contacto con acceso compartido.
• Usar fórmulas integradas y tablas dinámicas para realizar análisis de datos avanzados.
• Colaborar en tiempo real con los miembros del equipo, independientemente de la ubicación.
• Conectar con Google Calendar y otras herramientas para una programación perfecta.

Consejo: para aprovechar al máximo las Hojas de cálculo de Google, utilice el formato condicional para resaltar los plazos o los presupuestos que superen un determinado umbral para ver si un gasto supera el presupuesto o si una tarea está vencida. Con los formularios de Google puede confirmar la asistencia a eventos y vincularlos directamente con la hoja de cálculo de Google. Incluso puede hacer diagrama de Gantt en Google Sheets para visualizar la cronología del evento.

Pros:

• De uso gratuito con una cuenta de Google.
• Fácil de configurar y altamente personalizable para diferentes necesidades de eventos.
• Accesible desde cualquier dispositivo, con excelentes funciones de colaboración.

Contras:

• Limitado en comparación con herramientas especializadas. 
• Puede resultar difícil de manejar para eventos complejos con grandes conjuntos de datos.

Planificadoras de eventos especializadas para organización y gestión de eventos

Cvent

Más de 100.000 profesionales de eventos en todo el mundo utilizan Cvent y gestionan más de 10 millones de inscripciones a eventos al año. Es una plataforma integral de gestión de eventos que se centra en la planificación y ejecución de eventos presenciales, virtuales e híbridos. La aplicación será una opción perfecta para grandes conferencias, ferias comerciales y eventos corporativos que requieran formularios de inscripción complejos y gestión de asistentes.

¿Qué puede hacer en este programa para eventos?

• Automatizar el proceso de registro con formularios personalizados y con opciones de venta de entradas.
• Buscar y reservar lugares para eventos.
• Interactuar con los asistentes con experiencias personalizadas en aplicaciones móviles.
• Facilitar el registro rápido de los asistentes y la impresión de credenciales.
• Conectarse con los asistentes antes, durante y después de los eventos.
• Organizar eventos virtuales y seminarios web atractivos con funciones interactivas.
• Realizar seguimiento de la participación, los comentarios de las sesiones, el ROI y otros indicadores KPI del evento.

Pros:

• Escalable para grandes eventos con miles de asistentes.
• Cubre todo el ciclo de vida del evento.
• Se integra con CRM, marketing por correo electrónico y aplicaciones para eventos.

Contras:

• La interfaz rica en funciones puede resultar abrumadora para los principiantes.
• La estructura de precios no es transparente y los usuarios dicen que es costoso.

Whova

Whova es una aplicación para organización de eventos que se centra en la interacción y el networking de los asistentes. Es ideal para conferencias corporativas y académicas, eventos intergubernamentales y gubernamentales, ferias comerciales y eventos de networking profesional donde la participación es primordial. Encontrará muchas marcas y organizaciones reconocidas entre sus clientes. ¿Por qué? Veamos.

¿Qué puede hacer en este programa para eventos?

• Mejorar la participación de los asistentes con agendas personalizadas, encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, sondeos, mensajes y uso compartido de fotografías.
• Administrar las inscripciones a eventos y las ventas de entradas con formularios personalizables y pagos seguros.
• Aumentar la visibilidad de los eventos con herramientas de marketing integradas, incluidas campañas por correo electrónico y promoción en redes sociales.
• Administrar la logística, como la gestión de agendas, la coordinación de oradores, la generación de credenciales y el registro de asistentes.
• Organizar experiencias virtuales y mixtas con capacidades de transmisión en vivo, stands de expositores virtuales y networking de asistentes.

Pros:

• Mejora la participación de los asistentes.
• Facilita conexiones y una experiencia de networking más fructífera.
• Es muy fácil de usar.

Contras:

• Se adapta mejor a eventos medianos y grandes y es posible que no ofrezca tantas funciones para eventos pequeños.
• Necesitará tiempo para entender cómo funciona.

Bizzabo

Bizzabo es un software de organización de eventos más completo que Whova. Abarca la participación de los asistentes y la creación de contactos, pero se centra en la planificación y ejecución de eventos en un sentido amplio. Resultará perfecto para congresos y ferias comerciales en las que se busque una funcionalidad exhaustiva basada en datos con un sólido marketing y organización de eventos, y capacidades de personalización.

¿Qué puede hacer en este programa para eventos?

• Adaptar formularios y opciones de venta de entradas para el registro personalizable.
• Crear sitios web de eventos para dar a los asistentes información esencial.
• Administrar cronogramas de eventos complejos.
• Abrir portales para ponentes y patrocinadores donde puedan comunicarse y compartir recursos.
• Usar una aplicación móvil personalizable donde los asistentes tengan acceso a agendas u otra información y se conecten.
• Producir videos de alta calidad con funciones interactivas para eventos virtuales e híbridos.
• Organizar el registro en el lugar, incluida la impresión de credenciales y el seguimiento de las sesiones.
• Recopilar datos sobre el comportamiento de los asistentes, la popularidad de las sesiones y la participación general.

Pros:

• Los análisis en tiempo real le permiten medir el nivel de participación y mejorar los eventos futuros.
• Aplicación y materiales de marketing totalmente personalizables.
• Funciones avanzadas de networking para los asistentes.

Contras:

• El precio es de $499 por usuario por mes, facturado anualmente con un mínimo de 3 usuarios.
• La configuración inicial puede llevar mucho tiempo.

Splash

Splash, que fue adquirida por Cvent en 2024, se centra en el marketing, la creación y la promoción de eventos. Es su kit de herramientas de referencia para reparar unos eventos que luzcan increíbles. Será igualmente útil para una gran conferencia corporativa, una elegante recaudación de fondos o un pequeño evento de networking.

La diferencia clave con Splash radica en su enfoque en la marca del evento y la experiencia de los asistentes, en comparación con otras herramientas para eventos que pueden especializarse más en el registro, el networking o la planificación de la logística.

¿Qué puede hacer en este programa para eventos?

• Diseñar páginas de eventos personalizables e invitaciones que reflejen la identidad de su marca.
• Organizar cualquier evento virtual, híbrido o presencial.
• Administrar listas de invitados, imprimir credenciales con nombres, configurar el registro automático y enviar comunicaciones por correo electrónico.
• Personalizar campos, habilitar el seguimiento de los asistentes y administrar los estados de los invitados para facilitar el ingreso y la participación en eventos.
• Medir el rendimiento del marketing de eventos con análisis e información.

Pros:

• Diseño de eventos personalizable y branding para una apariencia única.
• Promoción de eventos con herramientas de redes sociales y correo electrónico.
• Excelente gestión de confirmaciones de asistencia y seguimiento de asistencia.

Contras:

• Centrado en el marketing de eventos, pero no óptimo para la gestión empresarial con gran cantidad de datos.
• No tiene funciones potentes para networking.

Eventory

Eventory es una potente planificadora de eventos que ofrece una experiencia integral de gestión de eventos y abarca todos los aspectos: desde la gestión de la agenda hasta el análisis posterior al evento. Es ideal para los planificadores que necesitan capacidades tanto previas como posteriores al evento. En comparación con otras herramientas como Whova o Bizzabo, Eventory se centra en los procesos administrativos y la eficiencia operativa, en lugar de en la experiencia del evento en sí.

¿Qué puede hacer en este programa para eventos?

• Crear y gestionar eventos directamente dentro de la plataforma (lanzamientos de productos, conferencias o talleres).
• Gestionar cuentas de proveedores y clientes, realizar seguimiento de facturas, pagos y gastos.
• Generar informes financieros para controlar el flujo de caja.
• Obtener información sobre los niveles de inventario, las ventas y el comportamiento de los clientes.
• Generar y personalizar estados de cuenta para asistentes, patrocinadores, proveedores y otras partes interesadas.
• Gestionar los horarios de personal, contratar personal y gestionar la nómina.
• Automatizar la creación y distribución de facturas a asistentes, patrocinadores y proveedores.

Pros:

• Gestión integral de eventos, tanto pequeños como grandes.
• Excelente para realizar un seguimiento tanto de la logística como de la participación de los asistentes.

Contras:

• Algunos usuarios lo consideran menos intuitivo en comparación con otras plataformas. 
• Es posible que no tenga la profundidad suficiente para eventos de gran escala y alta complejidad.

Prismm (antes Allseated)

Si está buscando un planeador de eventos que solucione los aspectos de planificación del lugar y la disposición de los asientos, Prismm es una buena opción. Puede ser el caso de bodas, banquetes y eventos corporativos. Según ellos, han ejecutado con éxito más de 3.000.000 de eventos y tienen miles de millones de anfitriones y asistentes entusiasmados. Es bastante popular, como puedes ver.

¿Qué puede hacer en este programa para eventos?

• Crear planos de planta precisos y profesionales para organizar los espacios del lugar.
• Mostrar espacios mediante recorridos virtuales en 3D fotorrealistas para clientes potenciales.
• Visualizar espacios para eventos con diseños fotorrealistas para planificar la configuración del evento.

Pros:

• La visualización en 3D es perfecta para la disposición detallada de los asientos y el lugar de celebración.
• Las herramientas de colaboración simplifican la comunicación en equipo.
• Excelente para lugares o eventos complejos que necesitan una planificación precisa del espacio.

Contras:

• Área de aplicación muy limitada.
• Demasiado compleja para eventos más simples.

Eventplanner.net

Eventplanner.net es una de las herramientas de la logística de eventos que proporciona varias herramientas integradas para ayudar con diferentes aspectos.

 

¿Qué puede hacer en esta herramienta de la logística de eventos?

• Recopilar y organizar inspiraciones visuales y compartirlas con coorganizadores.
• Gestionar listas de tareas adaptadas al tipo de evento.
• Crear un plan de acción para su evento.
• Monitorear los gastos e ingresos relacionados con el evento.
• Gestionar el registro de visitantes y la venta de entradas.
• Enviar invitaciones o confirmaciones de asistencia, gestionar invitados o vender entradas.

Pros:

• Solución integral de gestión de eventos.
• Interfaz de fácil uso.
• Ideal para eventos que requieren una cuidadosa gestión y coordinación logística.

Contras:

• Carece de muchas de las funciones de las aplicaciones especializadas para eventos.
• Es demasiado básica si se utiliza la versión gratuita y demasiado cara para las funciones que ofrece el plan pago.

Consejos prácticos para la planificación y gestión de eventos

Como las herramientas no forman el 100% del éxito del evento, le presentamos también algunos consejos prácticos para organizar un evento de alto nivel.

Planificación previa al evento

Sin una planificación sólida, incluso las mejores ideas pueden fracasar en la ejecución. La planificación previa al evento minimiza el riesgo de problemas inesperados y, en última instancia, ahorra tiempo, dinero y estrés. Estos son los elementos más importantes:

• Definir objetivos específicos y establecer métricas para medir el éxito
• Dividir el presupuesto en categorías y utilizar herramientas como GanttPRO, Google Sheets o aplicaciones de presupuesto para controlar los gastos.
• Crear un cronograma detallado con fechas límite e hitos, y utilizar diagramas de Gantt para identificar superposiciones y posibles cuellos de botella.
• Asignar responsabilidades (puede utilizar la matriz RACI) para el registro, la gestión de oradores, el apoyo a los asistentes y la resolución de problemas.
• Establecer un proceso de registro fluido para garantizar la asistencia.

No hace falta decir lo importante que es para el éxito de un evento elegir el lugar adecuado y los mejores proveedores. Tiene sentido adoptar un enfoque responsable y:

• Investigar los lugares y comprobar la logística: accesibilidad, wifi, capacidad de alojamiento, etc.
• Investigar y reservar proveedores (catering, audiovisuales, decoración).

En algunos casos, también puede beneficiarse de las actividades de marketing y promoción en la fase previa al evento. ¿Cuáles son algunas de las tareas habituales en este caso?

• Crear campañas específicas para la audiencia y con segmentación geográfica (por ejemplo, anuncios de Facebook o LinkedIn).
• Ofrecer entradas con descuento o ventajas exclusivas para las inscripciones anticipadas.
• Asociarse con personas influyentes o patrocinadores para ampliar su alcance.
• Crear un sitio web optimizado para dispositivos móviles con información sobre el evento: programa, ubicación, biografías de los oradores, preguntas frecuentes y un formulario de inscripción.

El día del evento

Aparte de realizar el evento, no olvide:

• Revisar la lista de verificación para comprobar que todo esté en orden.
• Controlar y agilizar el registro.
• Supervisar y responder a los problemas o preguntas con prontitud para mejorar la satisfacción de los asistentes.

Gestión posterior al evento

• Utilice encuestas posteriores al evento (Whova o Google Forms son excelentes para esto) para capturar las impresiones de los asistentes mientras la experiencia aún está fresca. Haga preguntas específicas sobre las sesiones, los oradores y la logística.
• Utilice software para eventos como Bizzabo o Cvent para realizar un seguimiento de las métricas de participación: asistencia a las sesiones, registros e interacciones en la aplicación.
• Envíe correos electrónicos de agradecimiento dentro de las 48 horas, incluyendo los aspectos destacados, enlaces a grabaciones de las sesiones y cualquier recurso prometido.
• Organice una sesión de reflexión posterior al evento para evaluar los éxitos e identificar áreas de mejora.

Plantillas para la planificación de eventos

Si no quiere perder el tiempo y quiere empezar a planificar el evento ya mismo, puede usar las plantillas predeterminadas para la planificación de eventos que ofrece GanttPRO. Por ejemplo, les pueden ser útiles:

• Plantilla para la planificación de un evento 
• Plantilla para la programación de un taller 
• Plantilla de programa de una conferencia