Cómo hacer un informe de proyecto para seguir su estado y avance

La gestión de proyectos es un proceso complejo que incluye muchos factores. Desde hacer un plan de proyecto con estimaciones precisas y objetivos alcanzables, elegir una metodología para la gestión de proyecto adecuada, mantenerlo en rumbo hasta saber reaccionar oportunamente a los riesgos y cerrarlo correctamente. 

La elaboración de reporte de proyecto es una responsabilidad más dentro de todo lo que hay que hacer para realizar el proyecto con el resultado deseado. En este artículo le contamos 

• Qué es un reporte de proyecto
• Tipos de informe de proyecto 
• Cómo hacer el informe de proyecto 
• Ejemplos de informe de proyecto

Aunque contamos sobre proyectos, también le va servir para entender cómo hacer un informe de actividades. 

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 ¿Qué es un reporte de proyecto?

Un reporte de proyecto es un documento completo que ofrece información sobre el estado del proyecto, centrándose en el estado general del proyecto o en específicos puntos de su avance y logros. Puede incluir información relacionada con los aspectos económicos, técnicos, financieros, o de procesos de gestión.

¿Cómo ayuda en la gestión de proyectos?

• Actúa como una herramienta de comunicación formal actualizando a las partes interesadas sobre el estado, el progreso, los aspectos específicos y los obstáculos del proyecto. También garantiza que todos los involucrados estén alineados e informados.
• Proporciona una comprensión clara del alcance del trabajo completado, el trabajo pendiente, la utilización de recursos, el estado del presupuesto y otras métricas críticas.
• Mantiene la responsabilidad de los participantes del proyecto.
• Ayuda a monitorear que los recursos se utilicen de manera efectiva y a tomar las decisiones correspondientes sobre la redistribución o asignación si se detecta alguna ineficiencia.
• Como parte de las herramientas para la planeación de capacidad, proprciona conocimientos y datos para tomar decisiones informadas.
• Expone los riesgos y problemas similares y ayuda a mitigar problemas potenciales.
• Sirve como medio para hacer la evaluación del proyecto, de la gestión de calidad en el proyecto, del desempeño de los equipos, herramientas, métodos y estrategias utilizadas.
• Mantiene registro de los datos relacionados con el proyecto para revisiones, auditorías o referencias posteriores al proyecto.

Tipo de informe de proyecto según su objetivo

Los informes de proyectos generalmente se redactan para diferentes propósitos y se pueden clasificar según criterios como contenido, audiencia, objetivos o etapa del ciclo de vida del proyecto. La división también es nominal, ya que algunos directores de proyectos y organizaciones pueden combinar información considerando sus necesidades y políticas internas. Vamos a describir los tipos de informes más comunes.

Informe de estado situacional del proyecto

El reporte de estado de proyecto es un informe general de un proyecto. Es un documento periódico que proporciona una descripción general de estatus de proyectos en el momento actual. En otras palabras, es una instantánea de cómo va el proyecto a cierta fecha. 

Destaca los entregables de proyecto que ya se han completado, identifica los desafíos o riesgos que se han enfrentado hasta la fecha y describe los próximos hitos y tareas. El objetivo del informe situacional es mantener a las partes interesadas informadas y alineadas, garantizar una realización del proyecto transparente y facilitar la toma de decisiones.

Reporte de avance de proyecto 

El reporte de avance de proyecto es similar al reporte de estado de proyecto, ya que ambos analizan el progreso en las tareas. De hecho, muchas organizaciones pueden utilizar estos términos indistintamente o combinar ambos tipos en un solo documento. Sin embargo, existe una cierta diferencia entre los dos. 

El reporte de avance generalmente detalla los indicadores de gestión cuantitativos (cronograma, costo, trabajo) que se han logrado hasta la fecha, y también incluye el estado de los problemas, riesgos, dependencias, etc. revisados en el reporte anterior.

El reporte de estado de proyecto es más bien una instantánea del estado actual. No dice mucho sobre cómo han cambiado las cosas desde el último informe. El informe de progreso, por el contrario, proporciona la progresión y el cambio a lo largo del tiempo desde la última fecha. Otra diferencia es que un informe de estado generalmente se prepara con fines de control y gobernanza, mientras que un informe de progreso del proyecto se utiliza con fines tácticos.

Informe financiero 

Como una parte de gestión de presupuesto de proyecto, de los costes  y otros aspectos financieros, se suele hacer un informe financiero. El objetivo principal de un informe de presupuesto de proyecto es mantener el proyecto dentro de sus límites presupuestarios y al mismo tiempo maximizar su potencial de éxito. 

Proporciona a las partes interesadas una imagen clara del estado financiero del proyecto en cualquier momento dado. Puede mostrar cómo se asignan y se gastan los fondos del proyecto. También puede ayudar a identificar sobrecostos y reasignar recursos en este contexto, mostrar la necesidad de reducir costos o buscar financiamiento adicional cuando sea necesario.

Informe de riesgos en el proyecto

Entre las actividades de gestión de riesgos en el proyecto está la elaboración periódica de un informe de riesgos. El principal objetivo de este informe es comunicar la situación actual de los riesgos anticipados o no anticipados. Ya sea que tenga un plan de gestión de riesgos o simplemente haya identificado los riesgos asociados con la implementación del proyecto en el plan del proyecto, aún tendrá que monitorear cómo se está desempeñando el proyecto en términos de esos riesgos. 

Por lo tanto, un informe de riesgos del proyecto generalmente cubrirá cuestiones como el status quo del estado general del riesgo del proyecto (por ejemplo, alto, medio, bajo) y de fuentes de riesgo; los riesgos que han ocurrido y qué medidas se tomaron; su impacto y previsión para una mayor gestión de riesgos.

Informe de gestión de carga de trabajo 

Los informes de carga de trabajo de recursos ayudan a visualizar en qué está trabajando el equipo, cuántas horas de trabajo/tareas llevan y cuánto trabajo queda. Con este tipo de reporte gerencial de proyecto, se puede comprender cómo se utilizan los activos e identificar si se están utilizando correctamente o requieren distribución y ajuste. 

Informe de desviaciones en el proyecto

En los informes de desviaciones en el proyecto se compara el estado actual con la línea base de proyecto. Como la línea base consta de tres elementos: cronograma, alcance y presupuesto, se evalúan justo estos criterios. 

Este tipo de reporte de proyecto es una gran herramienta para el gerente de proyectos, que necesita controlar que el proyecto se desarrolle de acuerdo con el plan inicial sin desviaciones y tomar medidas si se detectan discrepancias. Las partes interesadas también pueden usar este reporte para tener una idea general si el proyecto se completará tal y como se ha planeado.   

Informe de seguimiento de tiempo 

Otra parte importante del proyecto es la gestión del tiempo. Es un recurso muy importante y requiere seguimiento y manejo correcto para la completación exitosa del proyecto. Ciertos equipos e industrias utilizan registro de horas para realizar un seguimiento del tiempo que los miembros del equipo dedican a trabajar en sus tareas. 

Un informe de seguimiento del tiempo muestra cuánto tiempo se dedicó a los distintos componentes de un proyecto, o durante un período de tiempo específico, y ayuda al gerente a establecer el progreso de la tarea a partir de ahí.

Este tipo de informe de proyecto es particularmente útil para equipos remotos, equipos a los que se les paga un salario por hora y contratistas o profesionales subcontratados que facturan por hora debido a la naturaleza de sus actividades. Para crear y gestionar estos informes, conviene usar un software de gestión de proyectos con una función de seguimiento del tiempo. Simplifica el proceso, ahorra tiempo y proporciona información valiosa.

Informe de estado de cartera de proyectos 

En los casos cuando se gestionan múltiples proyectos a la vez o un grupo de proyectos relacionados, puede que sea necesario elaborar el informe de estado de cartera de proyectos. Con este tipo de reporte se informa a las partes interesadas sobre el estado actual de la cartera de proyectos. 

En este caso es muy cómodo usar una herramienta de administración de proyectos con la función de gestión de portafolios de proyectos. 

Informe de gestión de cambios en el proyecto 

En ciertos proyectos es importante controlar las alteraciones en el plan. De ahí, puede haber la necesidad de crear informes de gestión de cambios. Con este tipo de reporte de proyecto se registran las modificaciones solicitadas o realizadas durante la implementación del proyecto. También se incluyen detalles sobre el impacto de estos cambios en diferentes aspectos del proyecto: alcance, presupuesto o cronograma. 

Informe de cierre de proyecto 

La etapa de finalización de proyecto conlleva ciertas actividades independientemente del tipo de proyecto. Una de ellas es el informe de cierre de proyecto. En términos generales, es un tipo de informe de proyecto que resume los resultados. ¿Cómo elaborar informe de proyecto en este caso? Un director de proyecto deberá crear un documento con componentes como:

• Logros del proyecto
• Lecciones aprendidas y retos 
• Comentarios de las partes interesadas
• Recomendaciones para futuros proyectos
• Conclusiones sobre el cumplimiento de todos los entregables y objetivos 
• Evaluación financiera
• Revisión de desempeño
• Documentación específica requerida al finalizar el proyecto

¿Cómo hacer informe de proyecto?

El proceso de cómo se elabora un informe de proyecto va a variar en cuestión del tipo de informe requerido. A continuación se muestra una secuencia general de pasos que responderá a su pregunta sobre cómo hacer un informe de actividades general o un informe gerencial específico.  

1. Definir el propósito y público objetivo

Para determinar el tipo de informe de proyecto a crear, es fundamental aclarar su propósito principal. Como se mencionó anteriormente, esto podría implicar proporcionar actualizaciones generales del estado del proyecto con fines de seguimiento y control de proyecto o realizar una comparación entre el plan original y el estado actual en cuanto a cronogramas, presupuesto y alcance. Alternativamente, la atención podría centrarse únicamente en los riesgos del proyecto.

Otro factor crucial a considerar es el público objetivo. El contenido y el énfasis del reporte de proyecto deben variar de acuerdo con las partes interesadas que lo revisarán. Naturalmente, una actualización para los clientes diferirá significativamente de una destinada al equipo interno. Comprender las necesidades y expectativas específicas de su audiencia le permitirá adaptar el informe de manera adecuada.

2. Definir el marco temporal 

Algunos planes pueden tener las fechas de presentación de informes establecidas desde el principio. Por ejemplo, si tiene un plan de comunicación el proyecto o un plan de contingencias, gestión de riesgos y etc. 

Si este no es el caso, determine el marco temporal de elaboración de reportes. Podría ser un informe semanal, mensual o trimestral o simplemente un informe ad hoc bajo demanda.

3. Recopilar datos 

Antes de iniciar el proceso de elaboración, deberá recopilar todos los datos relevantes. Esto podría incluir:

• Los entregables del proyecto y sus estados
• Información relacionada con los costes y presupuesto 
• Horas registradas por los miembros del equipo
• La carga de trabajo de los miembros de equipo
• Riesgos o problemas identificadas y anticipadas
• Comentarios de las partes involucradas en el proyectos
• Peticiones de cambios o cambios realizados
• Comentarios de los clientes 

4. Desarrollar la estructura del informe

Este es un ejemplo cómo elaborar un informe gerencial a base de una estructura general: 

• Introducción donde se describe brevemente el proyecto y el propósito del informe.
• Resumen ejecutivo donde proporciona un resumen rápido de los detalles más cruciales.
• Estado del proyecto donde presenta una descripción general de la situación actual del proyecto.
• Estado de los entregables donde describe lo que ya se ha logrado.
• Estado del presupuesto donde informa sobre los aspectos financieros del proyecto.
• Estado de utilización de recursos donde especifica cómo se utilizan los recursos.
• Estado de riesgos donde se resaltan todos los desafíos enfrentados, así como riesgos potenciales.
• Elementos de acción donde, si es necesario, sugiere acciones correctivas, solicita aprobaciones u otras sugerencias.
• Conclusión donde resumes todos los puntos principales.

Tenga en cuenta que es un ejemplo de estructura de un informe general de un proyecto. Si tiene que reportar sobre un aspecto en particular el cuerpo principal del informe se dedica exclusivamente a este aspecto. 

5. Agregar elementos visuales 

Los organizadores gráficos, tablas u otros elementos visuales pueden facilitar la comunicación del contenido y su comprensión. Es decir, hacerlo más claro y digerible. 

Por ejemplo, puede mostrar:

• El estado y el progreso del proyecto con diagramas de Gantt.
• La posición actual en la hoja de ruta de proyecto con la línea de tiempo.
• Los gastos, asignaciones presupuestarias, la carga de trabajo o distribución de recursos con gráficos de barras, diagramas circulares o de líneas.

6. Revisar y editar 

Antes de enviar o presentar, asegúrese de que su informe no tenga errores, errores tipográficos o discrepancias internas. Esto es especialmente relevante si el informe se realiza para usuarios externos.

7. Presentar, enviar y guardar 

Eso seria todo. El último paso depende del propósito del informe de proyecto. Puede que sea una presentación y discusión, o difusión para mantener a las partes interesadas informadas. Si usa el software de gestión de proyectos, puede guardar los informes ahí. Alternativamente, use algún software de gestión documental para seguridad y acceso fácil en cualquier momento.  

 ¿Cómo hacer el informe de proyecto de mayor calidad con GanttPRO?  

Con la ayuda del software de gestión de proyectos GanttPRO, puede extraer datos valiosos de sus proyectos relacionados con el alcance del proyecto, el cronograma, el presupuesto y los costos, los plazos, la carga de trabajo y el registro de tiempo. 

La función de línea base muestra a simple vista cualquier desviación del plan inicial. Y la posibilidad de crear carteras de proyecto, visualizar el avance y el estado de múltiples proyectos simultáneamente y descargarlo en un diagrama, permitirá completar el informe con todos los datos.  

Existe una opción especial para crear un informe para el análisis del presupuesto y el tiempo registrado que puede descargar, analizar e integrar en el informe de su proyecto.

Además de eso, puede presentar el proyecto y actualizaciones sobre su estado o progreso directamente desde la aplicación con diagramas de Gantt online dinámicos y los detalles requeridos del proyecto.

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Reporte de proyecto: ejemplo

Le presentamos dos ejemplos de informe de proyecto hipotético: reporte de avance de proyecto y reporte de avance de obra. Son plantillas básicas que le pueden guiar. De ahí, puede adaptar y elaborar en más detalle según su proyecto particular, objetivos, alcance de proyecto, y los requisitos de la organización.

Reporte de avance de proyecto – ejemplo para proyecto de diseño de una web

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Reporte de avance de obra