En el dinámico mundo de la gestión de proyectos, la capacidad de gestionar los costes de forma eficaz es uno de los componentes fundamentales del éxito. La gestión de costos garantiza que un proyecto se complete dentro de su presupuesto, maximizando así el valor y minimizando el desperdicio financiero.
Este artículo proporciona una guía completa para dominar la gestión de costos en cada fase del proyecto y cubre los siguientes aspectos:
- Qué es la gestión de costos
- Tipos de costos
- Qué puede afectar los costos
- Etapas de gestión de costos de un proyecto
- Cómo controlar los costos de un proyecto
- Plan de gestión de costos
- Cómo planificar, gestionar y controlar los costos con GanttPRO
Gestión óptima de costos de proyectos
Use GanttPRO para planificar, gestionar y controlar los costos como un PRO.
Probar gratisQué es la gestión de costos en el desarrollo y la administración de proyectos
La gestión de costos del proyecto es un proceso que garantiza que el presupuesto del proyecto se utilice de manera eficiente y que los gastos se mantengan según lo planeado inicialmente y sin sobrecostos. Aunque decimos que es el proceso de gestión de costos, en realidad incluye también planificación, estimación, y control.
La forma en que se gestionan los costos define:
- La salud financiera de principio a fin de proyecto.
- Procesos de toma de decisiones que son más efectivos cuando se basan en estimaciones correctas.
- Gestión de riesgos financieros que pueden identificarse y mitigarse tempranamente.
Tipos de costos en el desarrollo y la administración de proyectos
Para hacer el plan de gestión de costos, es necesario entender qué tipos de costos hay en un proyecto.
Primero, se pueden dividir en fijos y variables. Los costos fijos son aquellos que no cambian a lo largo del proyecto. Por ejemplo, los honorarios de una agencia que cobra precio fijo por diseñar un logotipo. De lo contrario, los costos que cambian bajo distintos factores, son variables. Por ejemplo, el sueldo de la plantilla que puede cambiar según las horas que tomara cierta actividad o el proyecto en general.
También, podemos dividir los costos en directos e indirectos. Los primeros son aquellos que están relacionados directamente con el proyecto: contratación de un experto, pago de una campaña de publicidad, compra del material, etc.
Los indirectos son los que no provienen del proyecto, pero siguen formando parte de los costos. Podrían ser impuestos que se pagan en general independientemente del proyecto, el alquiler de espacio de trabajo, los costos de máquinas o software que se usa para las operaciones de la empresa en general.
Qué puede afectar los costos del proyecto
Del mismo modo es importante saber a que debe prestar atención en los procesos de gestión de costos, ya que hay varias áreas con mayor tendencia a contingencias.
Alcance
Los cambios en el alcance del proyecto pueden afectar significativamente los costos del proyecto, ya que pueden requerir recursos, materiales o mano de obra adicionales. Cuando el alcance aumenta, puede ser necesario dedicar tiempo y esfuerzo adicionales para completar nuevas tareas o cumplir con especificaciones revisadas. Por tanto, los costes aumentarán.
Sin embargo, también puede darse la situación contraria en la que, por algún motivo, se reduce el alcance del proyecto. En ese caso, un administrador puede ver si es posible redirigir los fondos a otras actividades o simplemente contabilizar los ahorros de costos.
Calidad
Es bastante obvio que el objetivo de cualquier tipo de proyecto es entregar un resultado de alta calidad. Sin embargo, debe tener en cuenta que una mayor calidad suele implicar mayores costes. Por lo tanto, muchas veces tendrá que encontrar el equilibrio adecuado entre ambos en función de la naturaleza del proyecto y de las expectativas del usuario final.
Por ejemplo, la calidad prevalecerá en la fabricación aeroespacial o en la ingeniería civil, y la reducción de costos puede prevalecer en la producción en masa de bienes de bajo costo.
Calendario del proyecto
El calendario del proyecto es algo que debe observar atentamente, ya que los cambios en la duración del proyecto pueden afectar significativamente su costo. Si se extiende más de lo esperado o algunas actividades no cumplen con los plazos, puede traer costos extra.
Contingencias
Otro aspecto que puede afectar los costos del proyecto es cualquier contingencia ya sea anticipada o no. Pueden estar relacionados con la corrupción del alcance, cambios en el mercado o en la demanda, en las regulaciones legales, mala comunicación o acciones inesperadas por parte de los contratistas, bajas de expertos, o cualquier otro. Los gerentes deben vigilar los costos dentro de la gestión de riesgos del proyecto.
Etapas de gestión de costos de un proyecto
Los pasos van a depender de la etapa de ciclo de vida del proyecto en la que está.
1. Planificación de costos
La planificación de costos empieza en la etapa inicial de un proyecto, cuando todavía ni siquiera existe. El análisis de viabilidad de proyecto, la elaboración de la justificación del proyecto o de la propuesta ya conllevan una estimación inicial de costos.
Una vez que el concepto de proyecto ya esté aprobado, comienza una planificación de costos más detallada. El gerente de proyecto prepara la estructura de proyecto con desglose de actividades y las asigna a las partes responsables.
La gestión de costos está estrechamente relacionada con la gestión de la carga de trabajo y la gestión de recursos en general. La forma en que gestiona estos dos aspectos impacta directamente en los costos. Por ejemplo, un gerente puede acelerar la entrega de un proyecto asignando varios profesionales experimentados y más recursos a la tarea aumentando así los costos. O puede asignar una persona y extender los plazos de entrega. Los costos de planificación requieren una asignación exhaustiva de recursos y una distribución de la carga de trabajo.
2. Estimación de costos
Para establecer el presupuesto de proyecto en la fase de planificación, deberá estimar los costos de todos los recursos involucrados en un proyecto y todas las tareas. Existen diferentes técnicas de estimación que serán más o menos adecuadas según el proyecto.
Puede utilizar una estimación análoga comparando el proyecto actual con proyectos anteriores similares. Otra forma, un enfoque ascendente, es dividir un proyecto en pequeñas tareas para estimar el costo de cada una por separado y luego obtener el costo total del proyecto. Establecer relaciones estadísticas entre datos históricos y otras variables también puede ayudar a definir los costos.
🔍 Explicación más detallada de cómo hacer la estimación del presupuesto del proyecto
3. Gestión y control de costos
Una vez que empiece la implementación del proyecto, hay dos tareas importantes: gestionar los costos y controlarlos. Revise los costos actuales con respecto a los que se han establecido en la línea de base del proyecto para garantizar el cumplimiento del plan.
La gestión requiere una reacción a posibles cambios o imprevistos, recálculo de costos y también una constante evaluación de costos en conexión con recursos. En ocasiones puede revelarse la necesidad de revisar y ajustar el presupuesto.
Cómo controlar los costos de un proyecto
Hay varios aspectos que tiene que considerar a la hora de controlar los costos:
- Control de tiempo
- Control de indicadores de proyecto
- Control de alcance
Control de los indicadores de proyecto
Muchos indicadores de proyecto, los KPIs definidos al inicio del proyecto, están vinculados con los costos. De ahí, es necesario controlarlos ya que los puede afectar directamente. Por ejemplo, puede ser el progreso del proyecto, el uso de recursos, cumplimiento con plazos o hitos del proyecto, indicadores de desempeño, etc.
Otra parte fundamental del control de costos es el seguimiento de la rentabilidad. Es importante realizar un seguimiento de las métricas que indican que el proyecto sigue siendo rentable. Por ejemplo, puede controlar periódicamente el margen bruto, el margen de beneficio neto y el ROI.
⏩ Ejemplos de indicadores de proyecto
Control de tiempo
En la mayoría de los casos, tendrá un cronograma del proyecto. Puede estar más o menos definido, pero en definitiva tendrá ciertos límites de tiempo. Para garantizar que el proyecto lo cumpla, es necesario usar herramientas de gestión del tiempo. Puede darse el caso de que algunas tareas se retrasen debido a algunos factores externos, o porque hay alguna ineficiencia en el proceso que necesita intervención y solución gerencial.
En cualquier caso, un directivo tiene que controlarlo y asegurarse de que se mantenga en el buen camino. Las herramientas de seguimiento del tiempo y las funciones integradas de los programas de gestión de proyectos ayudan al equipo a realizar un seguimiento preciso del tiempo y monitorear las desviaciones de los costos laborales.
Plan de gestión de costos
Como en cualquier tipo de planificación, el plan de gestión de costos suele seguir unos pasos con los que se organiza el proceso. Vamos a resumir cuales son.
Empezamos identificando los costos potenciales (mano de obra, materiales, equipos, etc.). En este paso consultamos con las partes interesadas del proyecto para comprender sus expectativas y limitaciones con respecto al presupuesto. Analizamos proyectos similares para ver si se puede extraer datos para el proyecto actual.
2. Estimación de costos
Para calcular el presupuesto del proyecto, hacemos una estimación de costos de las actividades y recursos. Para ello, utilizamos alguna técnica de estimación como estimación análoga, paramétrica, ascendente o de estimación de tres puntos. Establecemos los valores de costes para los recursos (por hora, costo fijo, por unidad, etc.).
También tomamos en cuenta las contingencias. De este modo agregamos un porcentaje de los costos totales estimados para gastos imprevistos.
3. Desarrollo de presupuesto
Una vez que tengamos identificados los costos, los sumamos para establecer el presupuesto final del proyecto. Por lo general, también, tendremos que presentar el presupuesto a las partes interesadas para su aprobación. Con esto, creamos una línea base de costos, que intentaremos seguir a lo largo del proyecto.
⏩ Cómo presentar los costos de proyecto y el proyecto en sí
En esta etapa también podemos determinar los indicadores con los que vamos a medir el rendimiento en términos de costos.
4. Control de costos
Nada más arrancar el proyecto, empezamos a controlar los costos. La mejor forma de hacerlo, es usando las funciones de seguimiento que ofrecen las herramientas de gestión de proyectos.
Establecemos una fecha de revisión periódica a través de reportes de proyecto y reuniones. Allí comparamos los gastos reales con la línea base de costos. Si se comprueba la necesidad de medidas correctivas, implementamos los cambios que se requieren. En algunos proyectos establecen un límite de variación a partir del cual se implementan las correcciones.
5. Revisión posterior al proyecto
Una vez finalizado el proyecto, recopilamos los datos de costos actuales y analizamos el desempeño del presupuesto para identificar lecciones aprendidas para proyectos futuros. Lo documentamos en la evaluación del proyecto o por separado.
Planificar, estimar y controlar costos con GanttPRO
Como ya dijimos, una de las formas más eficientes para hacer la gestión de costos de un proyecto es utilizando un programa profesional de gestión de proyectos. Vamos a ver como exactamente le puede ayudar con el ejemplo de GanttPRO.
Estimación de costos en GanttPRO
En la etapa de estimación de costos:
- Cree su proyecto, agregue tareas con fechas de inicio y finalización, establezca un calendario de proyecto.
- Establezca hitos de proyecto y calcule la ruta crítica para tener una idea de las actividades que definen la duración del proyecto.
- Añada y asigne recursos, tanto miembros del equipo como recursos materiales.
- Defina valores para sus recursos como por hora, por artículo o costo fijo, para automatizar el cálculo de costos con GanttPRO.
- Establezca la duración y la estimación de las tareas y elija el modo de cálculo.
- Establezca el presupuesto del proyecto como línea base para controlar su uso posteriormente.
Control de costos en GanttPRO
GanttPRO le permite realizar un seguimiento de lo que realmente ha gastado en una tarea, proporcionando una visión realista de las finanzas de su proyecto. En la etapa de control de costos:
- Utilice el Panel de control para monitorear la salud financiera de los proyectos.
- Registre el tiempo utilizado para completar actividades y supervise con informes de registro de tiempo.
- Supervise y administre la carga de laboral del proyecto que puede afectar los costos.
- Comparta datos con las partes interesadas enviando el enlace a un estado dinámico o estático del proyecto.
GanttPRO se puede utilizar en casi cualquier industria, ya sea en la gestión de proyectos de construcción, gestión de marketing, lanzamiento de productos u otro posible caso de uso.