Cada proyecto tiene un objetivo específico y un conjunto de tareas que hay que completar para alcanzarlo. A menudo, estas tareas no existen de forma aislada, sino que están interconectadas e incluso dependen unas de otras. Por ejemplo, deben completarse antes de que otras puedan comenzar, o deben comenzar para que la siguiente pueda comenzar.
Esta relación entre tareas se llama “dependencia de tareas”. Son fundamentales en la planificación de proyectos y determinan cómo fluirá el trabajo de principio a fin. ¿Quiere saber más? ¡Entonces está en el lugar correcto!
A continuación, exploraremos:
- ¿Qué son las dependencias de tareas en un proyecto?
- Tipos de dependencias en un proyecto
- Categorías de dependencias en un proyecto
- Ejemplos de dependencias de un proyecto
- ¿Por qué es importante identificar las dependencias en la gestión de proyectos?
- Cómo gestionar las dependencias de tareas con un software de gestión de proyectos
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Pruebe gratis¿Qué son las dependencias de tareas en un proyecto?
Las dependencias de tareas en la gestión de proyectos es una relación entre tareas en la que una tarea depende de la finalización o el inicio de otra. Determina la secuencia en la que deben completarse las tareas en el cronograma de un proyecto.
El escenario más común es cuando existe una tarea predecesora (la que debe completarse o iniciarse antes de que otra tarea pueda continuar) y una tarea sucesora (la que depende de la predecesora y no puede avanzar sin ella).
Tipos de dependencias de un proyecto
Cuando hablamos de dependencias, normalmente pensamos en la relación clásica en la que una tarea puede comenzar sólo después de que finaliza la anterior. Sin embargo, no es tan sencillo. En la gestión de proyectos, existen 4 tipos de dependencias que definen cómo se relacionan las tareas entre sí. Analicémoslas.
1. De fin a inicio
En este tipo de dependencias de tareas, la tarea sucesora (Tarea 2) no puede comenzar hasta que la tarea predecesora (Tarea 1) se complete. Esta es la dependencia más utilizada en cualquier tipo de proyecto, ya que muestra una progresión natural y lógica del trabajo.
Ejemplos de dependencias
- En un proyecto de desarrollo de software, las pruebas de control de calidad de una función comienzan una vez finalizada la codificación de dicha función.
- Si está planeando un evento, tras recibir las confirmaciones de asistencia, puede empezar a compilar la lista final de invitados.
- En un proyecto de marketing, una vez finalizado el vídeo de la campaña, esta puede publicarse en redes sociales.
2. De inicio a inicio
Una dependencia de inicio a inicio significa que la tarea sucesora (Tarea 2) solo puede comenzar una vez que la predecesora (Tarea 1) haya comenzado. Ojo, que no implica que la tarea sucesora deba comenzar exactamente al mismo tiempo que la predecesora.
Pueden comenzar en momentos diferentes. La clave aquí es que la sucesora no puede comenzar antes de que la predecesora haya comenzado, pero no necesariamente tiene que esperar a que esta termine.
Ejemplos de dependencias
- En un proyecto de construcción en cuanto comienza el proceso de excavación de zanjas, el equipo puede empezar a instalar tuberías en ellas, aunque la excavación no esté completa en toda la obra. Las tareas pueden solaparse, pero el trabajo de tuberías solo puede comenzar una vez iniciada la excavación.
- En el proceso de selección, una vez publicada la oferta de empleo, el equipo de RR. HH. puede empezar a revisar las solicitudes entrantes. No es necesario esperar a que se cierre la convocatoria ni a que se reciban todas las solicitudes; la selección puede comenzar en cuanto se active la oferta.
3. De fin a fin
En las dependencias de fin a fin, la tarea sucesora (Tarea 2) no puede finalizar hasta que la tarea predecesora (Tarea 1) haya finalizado.
Ejemplos de dependencias
- En un proyecto de lanzamiento de producto, se puede tener una tarea predecesora: «Completar la fabricación de un prototipo de producto» y una tarea sucesora: «Probar la usabilidad del prototipo». Las pruebas de usabilidad pueden comenzar durante la finalización del prototipo, pero no pueden finalizar hasta que esté fabricado.
- En una campaña de marketing, se puede tener una tarea predecesora: «Producción del vídeo de marketing» y una tarea sucesora: «Distribución del vídeo en plataformas». La tarea de distribución puede comenzar con la preparación de las plataformas para el lanzamiento del vídeo mientras la de la producción está en marcha, pero la distribución no puede completarse hasta que el vídeo esté producido y listo.
4. De inicio a fin
Este tipo de dependencia de tareas es el menos común. Implica que la tarea sucesora (Tarea 2) solo puede completarse cuando comience la tarea predecesora (Tarea 1). Es bastante inusual y se aplica principalmente a procesos de transición.
Ejemplos de dependencias
En la gestión de proyectos de TI sobre migración de centros de datos, la tarea predecesora sería «Instalación e implementación de nuevos servidores» y la tarea sucesora sería «Desmantelamiento de servicios antiguos».
Sabía que…
Al identificar las dependencias en su proyecto, puede establecer retrasos/esperas (lag time) y adelantos (lead time). El tiempo de espera es el que debe transcurrir antes de que comience la tarea sucesora. Por ejemplo, si enyesa las paredes y necesita varios días para que se sequen antes de pasar a la siguiente tarea: pintarlas.
El tiempo de adelanto permite que una tarea sucesora se superponga con la anterior y comience antes de lo previsto. Por ejemplo, si crea contenido para una campaña de marketing, el diseñador gráfico empieza a crear las imágenes en lugar de esperar a que termine. Suele utilizarse para acelerar el proyecto.
Categorías de dependencias de un proyecto
Las dependencias también se pueden clasificar en categorías según su naturaleza.
Dependencias lógicas
Las dependencias lógicas o causales muestran la secuencia de trabajo. La tarea A debe completarse antes de que la tarea B pueda comenzar. La tarea B puede requerir un resultado especial de la tarea A para poder seguirla. Por ejemplo, las puertas se instalan una vez construidas las paredes.
Dependencias basadas en recursos
En la gestión de recursos de proyecto, los gerentes suelen enfrentarse a limitaciones. Las tareas pueden depender de la disponibilidad de equipos, personal o presupuesto, que solo se pueden asignar en un momento específico. Si hubiera recursos adicionales disponibles, estas dependencias no existirían.
Por ejemplo, supongamos que está trabajando en un proyecto de rediseño de un sitio web y cuenta con un diseñador de UX. Necesita rediseñar la página de inicio y la página de pago. Ambas tareas requieren una jornada completa. Por lo tanto, su finalización dependerá del diseñador de UX.
No obstante, las dependencias basadas en recursos no siempre implican que las tareas deban realizarse secuencialmente. La ejecución secuencial suele ser necesaria cuando el recurso está completamente ocupado o simplemente no se puede dividir.
Dependencias preferenciales
Las dependencias preferenciales o discrecionales son aquellas que no son estrictamente necesarias para la finalización del proyecto, sino que se establecen con fines de eficiencia o como mejores prácticas.
Por ejemplo, en un proyecto de construcción, las paredes podrían pintarse después de la instalación del suelo. Sin embargo, normalmente se pintan antes para evitar salpicaduras de pintura en el nuevo suelo.
Dependencias externas
Finalmente, las dependencias externas son aquellas que involucran factores externos, como proveedores, agencias, clientes o regulaciones. Aunque generalmente están fuera del control del gerente de proyecto, deben considerarse dentro de los riesgos del proyecto o en un plan de contingencia.
Por ejemplo, en producción, pueden haber retrasos en la cadena de suministro donde existen dos tareas. La Tarea A consiste en obtener microchips de un proveedor externo y la Tarea 2 en ensamblar dispositivos electrónicos. Una dependencia externa en este caso es el proveedor, que puede causar retrasos en los envíos y bloquear el proceso de ensamblaje, afectando así el cronograma del proyecto.
Ejemplos de dependencias un proyecto
Ahora, tomemos un proyecto sobre el desarrollo de un sitio web de comercio electrónico y exploremos ejemplos de dependencias (basadas en tipos y categorías) que podrían establecerse.
🔗 Dependencias de inicio a fin
La tarea «Desarrollar el código front-end» puede comenzar después de completar la tarea “Hacer el diseño del sitio web”. La tarea “Subir las fichas de productos al sitio web”, solo puede comenzar después de completar la tarea “Escribir las descripciones de los productos”.
🔗 Dependencias de inicio a inicio
La tarea “Integrar las pasarelas de pago (p. ej., PayPal, Stripe)”, debe comenzar una vez iniciada la tarea “Desarrollar el proceso de pago”. La tarea “Desarrollar las páginas principales (sobre nosotros, contacto, etc.)”, puede comenzar una vez iniciada la tarea “Crear la página de inicio”.
🔗 Dependencias de fin a fin
Tanto la tarea «Prueba del sitio web en diferentes dispositivos», como la tarea «Revisión final de control de calidad» deben finalizar simultáneamente, ya que el QA solo puede completarse después de realizar las pruebas en dispositivos.
🔗 Dependencias de inicio a fin
La «Lanzamiento del sitio web», no puede finalizar hasta que haya comenzado la tarea «Preparación de las imágenes del producto», ya que el sitio necesita contenido visual para mostrarse.
🔸 Dependencias lógicas
Hacer el diseño del sitio web antes de desarrollar la interfaz. Es necesario crear imágenes del producto antes de añadir productos al sitio web. Probar el sitio web en dispositivos es fundamental antes del control de calidad final.
🔸 Dependencias basadas en recursos
Es necesario contratar desarrolladores antes de empezar a codificar el sitio web. Los redactores o un equipo de contenido deben preparar la información del producto para que después pueda subirse. Para lanzar el sitio web, se requiere la configuración de la plataforma y un administrador.
🔸 Dependencias externas
Se deben adquirir y configurar los servicios de dominio y alojamiento para después poder alojar el sitio web. Se requieren aprobaciones legales y de cumplimiento, si se necesita cumplir con la normativa de protección de datos.
🔸 Dependencias preferenciales
Es preferible lanzar campañas de marketing en redes sociales para dar a conocer el sitio web antes de su lanzamiento. Es preferible realizar una revisión interna del sitio web antes de abrirlo al público para comprobar si presenta problemas de experiencia de usuario y diseño. Es preferible crear una sección de blog antes del lanzamiento para que los usuarios puedan explorar contenido en sus primeras visitas tras el lanzamiento.
¿Por qué es importante identificar dependencias en el proyecto?
Identificar las dependencias en un proyecto puede facilitar la planificación, la gestión de riesgos y una implementación fluida. Veamos con más detalle los beneficios de mapear las dependencias.
- Mejora de la programación y planificación del proyecto: ayuda a crear un plan de proyecto detallado con un orden de tareas claro.
- Reducción de retrasos y cuellos de botella: ayuda a anticipar posibles retrasos y a tomar las medidas necesarias antes de que se crean obstáculos para el proyecto.
- Análisis de la ruta crítica: ayuda a identificar la secuencia más larga de tareas en un método de ruta crítica.
- Optimización de la asignación de recursos: ayuda a asignar recursos de forma más eficiente para que los equipos no estén inactivos ni sobrecargados.
- Detección de riesgos: ayuda a descubrir dependencias externas de proveedores, aprobaciones regulatorias o cadenas de suministro, y a planificar contingencias.
- Mejora del trabajo en equipo: ayuda a los equipos a comprender cómo su trabajo afecta a los demás y a coordinar mejor sus esfuerzos, tiempo y trabajo en equipo.
Cómo gestionar las dependencias de tareas con el software de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos como GanttPRO facilitan la visualización y gestión de dependencias. GanttPRO, en particular, ofrece:
- Diagramas de Gantt interactivos para vincular fácilmente tareas con 4 tipos de dependencias y visualizarlas en un cronograma visual claro.
- Opción de programación automática que ajusta automáticamente las tareas dependientes si se realizan cambios en alguna de ellas.
- Posibilidad de añadir tiempo de adelanto y retraso.
- Un campo de predecesor para ver todas las tareas conectadas.
- Interfaz colaborativa para que todos puedan ver el plan del proyecto con las dependencias establecidas.
- Posibilidad de compartir el diagrama de Gantt con las dependencias mediante el enlace o exportando la imagen.
Lo único que tiene que hacer es:
1. Crear un proyecto
2. Agregar tareas y establecer dependencias entre ellas.
3. Crear un enlace y compartir el diagrama de Gantt con las dependencias con quien quiera.
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Y aparte de eso, ofrece muchas funciones potentes para una gestión y planificación eficientes.
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