Si trabaja en la suite de Microsoft con la suscripción Business o Enterprise, puede encontrar un icono verde con el nombre Planner entre sus apps en el menú desplegable. O, quizás, ya lo haya encontrado o haya escuchado hablar de él y se pregunta si aportará algún beneficio para su trabajo y cuáles son las ventajas y desventajas de Microsoft Planner. Para ahorrarle tiempo, hemos preparado un breve resumen con las características de Microsoft Planner.
Características de Microsoft Planner
Microsoft Planner es una herramienta integrada en Office 365 para la planificación y gestión de tareas y proyectos. Está basada en la web, lo que hace que pueda trabajar con ella en todos los lugares donde hay acceso al internet. En Microsoft Planner, puede desarrollar plan de proyecto, plan de trabajo, plan de acción, o cualquier otro plan dependiendo de sus objetivos y entregables. En este plan puede asignar y organizar tareas, establecer plazos, adjuntar archivos y llevar una comunicación limitada con los miembros del equipo.
Veámoslo en más detalles las características de Microsoft Planner más importantes.
Precio
Microsoft Planner es una aplicación más de Office. Aunque, en el caso de que esté usando algún plan para Hogar, no los tendrá incluidos. Los usuarios de las suscripciones Business, Business Premium o Education, la tendrán incluida en el precio de su plan. Es decir, por el precio del plan más barato Microsoft 365 Empresa Básico, 5,10 € por usuario al mes, ya podría obtener el programa.
Si no es parte del ecosistema de Microsoft, no podrá acceder a Microsoft Planner sin obtener el pack completo.
Gestión de tareas
La aplicación principal de Microsoft Planner es la planificación y gestión de tareas. La herramienta permite trabajar con tareas de manera visual en un tablero tipo Kanban. Primero, tiene que crear las columnas (Microsoft los llama “cubos”). Después les puede dar nombres. Igual, como en ejemplo clásico de una tabla de Kanban, pueden ser etapas de completación de la tarea: por hacer, en curso, terminado, cerrado. Pero al mismo tiempo puede agregar otras columnas y nombrarlas como quiera.
Dentro de estos “cubos” están las tarjetas que representan tareas. Las puede mover en la tabla según vayan progresando. Y también puede meterse dentro de la tarjeta para ver más información sobre la tarea:
- Quien es la persona responsable
- Su fecha de comienzo
- Su fecha de vencimiento
- El progreso
- La prioridad
- Notas
- Comentarios
- Archivos adjuntos
- O la lista de quehaceres
Puede modificar estos datos, dejar comentarios o notas, y adjuntar archivos. Como un elemento adicional de visualización, puede asignar diferentes etiquetas de color a las tareas. Su organización de trabajo con tareas hace que a menudo se considera como una de las alternativas a Trello por los usuarios de Microsoft.
Colaboración
Cuando crea el plan, así es como se llama el proyecto en MS Planner, puede escoger entre dos opciones: hacer un plan público que todos dentro de la organización puedan ver, o hacer un plan privado al que solo puedan acceder los miembros de equipo agregados a este plan. En cualquier caso, como podemos ver, la herramienta permite el trabajo en equipo.
Además de eso, ciertas actividades conllevan notificaciones por correo electrónico o notificaciones push. Los creadores del plan o en algunos casos los miembros del equipo pueden configurar las notificaciones para cuando:
- Se asigna una tarea a alguien
- Se completa la tarea y se marca como tal
- Se crea un plan nuevo
- Alguien deja el comentario para su comentario
- Alguien le asigna tareas
- Tienes tareas que están a punto o ya han vencido
Los usuarios de MS Teams que tienen conectadas las dos apps recibirán también algunas notificaciones de Teams. Los usuarios de la versión móvil de Planner recibirán notificaciones push en sus móviles.
Ventajas y desventajas de Microsoft Planner
Como puede ver, la funcionalidad de este programa de planificación de tareas de Microsoft es bien limitada. Pero esto no significa que no tenga beneficios. Así que vamos a ver las ventajas y desventajas de Microsoft Planner.
Ventajas de Microsoft Planner
Integración con otras herramientas de Microsoft
Una de las ventajas principales de Microsoft Planner a la que apuntan sus usuarios, es que está integrado en el sistema de herramientas de Microsoft. De este modo, puede conectar su Planner con Teams, Calendario de Outlook, SharePoint u otros.
Aunque hay que reconocer que hoy en día muchas aplicaciones ofrecen integración con las apps de Microsoft igualmente.
Vista de calendario
Esta forma de ver las tareas es usualmente muy solicitada por los usuarios de los programas de gestión de tareas. Con la vista de calendario podrá ver las tareas que tienen las fechas indicadas. Adicionalmente, podrá visualizar las tareas agregadas en Planner en su calendario de Outlook.
Usuarios invitados
Una de las ventajas de Microsoft Planner es que no solo es posible trabajar con las personas de la misma organización. Puede invitar a cualquier persona fuera de su organización por correo electrónico. Estas personas se considerarán ‘usuarios invitados” y pueden acceder al proyecto y ver el plan.
No es una función única, ya que existe en muchas otras herramientas de planificación de proyectos. Pero el elemento distintivo de Planner es que los usuarios invitados pueden hacer casi las mismas cosas que los usuarios que pertenecen a la organización. Por ejemplo, pueden crear las columnas de tareas y tareas, editar campos de tareas. Y hasta pueden adjuntar archivos y enlaces a la tareas, si tienen permisos correspondientes.
Paneles de control
Entre las ventajas de Microsoft Planner también está su sección con el panel de control. Aquí, puede obtener una visión general de todas las tareas y visualizar cómo va progresando el proyecto con diferentes gráficos.
Más precisamente, en el gráfico de Estado puede ver las tareas atrasadas. En el gráfico de cubos, puede ver la cantidad de tareas que contiene. En el gráfico de prioridad encontrará la información sobre las prioridades de sus tareas. Y también puede ver si algún participante del plan tiene más tareas asignadas que otros, y gestionar la sobrecarga.
Desventajas de Microsoft Planner
Falta de diagrama de Gantt
Microsoft Planner se posiciona como un programa de planificación de tareas y proyectos. Pero al mismo tiempo no ofrece la posibilidad de trabajar con la herramienta esencial de planificación, que es el diagrama de Gantt. Este tipo de diagramas no solo es indispensable para planificar el trabajo, sino también para seguir su progreso, completar las tareas a tiempo, gestionar el orden de trabajo, etc.
Es una de las grandes desventajas de Microsoft Planner, definitivamente. Y lo anotan muchos usuarios de la aplicación. Es más, muchos usuarios reconocen que usan otra aplicación adicional para este fin. La conclusión aquí es obvia.
Funcionalidad muy limitada
Una de las funciones principales de cualquier software de gestión de proyectos y tareas es optimizar el uso de tiempo y recursos y asegurar una implementación del proyecto de acuerdo con el plan. De ahí, tiene que incluir las herramientas que le ayudan en esto. Si no, la utilidad es cuestionable. Va a invertir tiempo y recursos en mantenimiento y organización de un programa que realmente no aporta ningún beneficio.
En el caso de Microsoft Planner, ofrece funciones muy básicas. Es mejor que gestionar tareas en Excel, pero aun así le faltan muchas cosas. Así que aunque sea gratis para los usuarios de Microsoft, tiene un coste en forma de pérdida de beneficios.
¿Y qué es lo que le falta? Por ejemplo, en cuanto a la gestión de recursos, no ofrece funciones de asignación de recursos, gestión de carga de trabajo en el equipo y de uso de presupuesto. Tampoco tiene opciones de gestión de tiempo como registro de tiempo dedicado a tareas, estimaciones de duración de tareas y de horas de trabajo actuales. Para manejar los riesgos y controlar el progreso de su plan no tiene funciones fundamentales como línea base, ruta crítica, hitos, etc.
Exportación limitada
Ya sea un plan pequeño o grande, complejo o sencillo, para el uso externo o interno, normalmente en algún momento tendrá la necesidad de presentar el proyecto con tareas al equipo, otro departamento, otra empresa, inversores o cualquier otra parte interesada.
En este sentido, una de las desventajas de Microsoft Planner es que aunque tenga la opción de exportar la lista de tareas en Excel, no son aptas para una presentación. Y no hay otros formatos o alternativas.
Conclusión
Cuándo conviene usar Microsoft Planner:
- Gestión muy básica de proyectos y tareas
- Gestión de proyectos pequeños y cortos
- No se requiere gestión de recursos, carga de trabajo, y tiempo
- Está usando otra herramienta aparte para las funciones imprescindibles
¿Y cómo se relacionan Microsoft Planner y Microsoft Project?
Ambos programas de Microsoft están diseñados para la planificación y gestión de tareas y proyectos. Así que si está considerando usar Planner, igual se preguntará si merece la pena invertir en Project en cambio. Veámoslo qué diferencias hay.
Como ya mencionamos antes, Microsoft Planner está incluido en cualquier plan de Office 365 para negocio al que se suscribe. Por otro lado, es necesario inscribirse adicionalmente para usar Microsoft Project y pagar extra.
Planner es sencillo y ayuda en gestiones muy básicas. Por un lado, es bueno, porque no requiere tanto tiempo para aprender a usarlo. Por otro lado, si necesita una gestión un poco más avanzada o profesional, Planner no le ayudará en nada.
Project es mucho más complejo. Permite realizar una gestión de recursos y presupuesto a nivel profesional, manejar la carga de trabajo dentro del equipo, establecer dependencias entre tareas, línea base de cronograma, crear hojas de ruta, realizar gestión de carteras de proyectos y muchas otras cosas. Pero aun así, tiene ciertas desventajas significativas.
Aquí puede conocer todas las ventajas y desventajas de MS Project. Y por si ya los conoce, aquí tiene la lista de las mejores alternativas a MS Project. Igualmente, puede considerar como alternativa hacer el seguimiento de proyectos en Excel, otra app dentro de la suite de Microsoft.
¿Y cuál es la solución rentable para una gestión eficaz y fácil?
Por si aún se ha quedado con preguntas o dudas sobre el beneficio del planificador de Microsoft, le proponemos poner a prueba una alternativa a Microsoft Planner, GanttPRO.
Es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que ofrece una interfaz fácil y el conjunto de funciones fundamentales para que pueda obtener el resultado deseado en su trabajo.
Con su ayuda, puede:
- Elaborar planes de cualquier complejidad
- Programar tareas con muchas configuraciones
- Establecer dependencias, agregar hitos
- Trabajar con diagramas de Gantt, tablas Kanban, o lista de tareas
- Administrar recursos
- Gestionar tiempo
- Colaborar con las partes interesadas
- Habilitar integraciones con MS Teams, Slack y Jira Cloud
- Exportar proyectos en diferentes formatos y más.
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