В строительном бизнесе важна эффективная система реализации проектов как на стороне заказчика, так и подрядчика.
Управление строительными проектами требует основных навыков менеджмента, а также постоянного мониторинга среды. Это искусство курирования человеческих и материальных ресурсов. Оно имеет значение на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Инструменты для управления строительными проектами должны быть безупречными. От них зависят даже самые мелкие детали, ведь стройка всегда связана с финансовыми рисками, несчастными случаями, телесными повреждениями, непредвиденными расходами и другими опасностями. Так что выбор ПО для таких проектов — задача ответственная.
В этой статье мы расскажем об особенностях управления проектами в строительстве, предложим полезную теорию и примеры, а также поделимся независимым взглядом на лучшие инструменты, которые способны превратить управление рутиной на стройке в работу мечты.
Этот материал будет полезен начинающим управленцам и опытным менеджерам проектов, тем, кто обучается управлению строительными проектами, а также всем, кому интересна тема строительства.
Содержание:
- Что такое управление проектами в строительстве.
- Что такое проект в строительстве?
- Классификация строительства.
- Управление строительством в контексте истории.
- Команда управления строительными проектами.
- Роль и обязанности менеджера строительных проектов.
- Фазы строительного проекта.
- Примеры неудачных строительных проектов.
- 11 инструментов для управления проектами в строительстве.
Что такое управление проектами в строительстве?
Управление проектами в строительстве — это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели строительного проекта.
В ней учитывается баланс между объемом работ, ресурсами (материалы, люди, деньги, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками.
Управление проектом в строительстве начинается задолго до первого кирпича на стройплощадке или выбора подрядчика.
Как и в других областях, любые инициативы начинает подробный и структурированный план проекта, содержащий всю необходимую проектно-сметную документацию.
Деньги, время и качество — три важнейших параметра строительства. В профессиональной лексике эту троицу называют «железным треугольником». Проблемы с любой из сторон этого треугольника приведут к проблеме с реализацией строительных инициатив.
Качественное управление проектами в строительстве гарантирует:
- Успешное завершение работ в полном объеме, в заявленный срок и в соответствии с временными ограничениями строительства.
- Целевое использование инвестиций.
- Высокий уровень качества всех работ.
- Четкое соответствие проекта выделенному бюджету.
- Контроль реализации всех задач в реальном времени.
- Снижение рисков.
Что такое проект в строительстве?
Строительный проект — это временное предприятие, связанное с созданием уникального продукта или услуги, в соответствии с исходным техническим заданием и выделенными ресурсами.
В чем основное отличие строительных проектов от других?
Прежде всего, строительство основано на определенной миссии. Организация такого проекта заканчивается с окончанием его сборки или реализации.
Работа в строительстве предполагает наличие более широкого кругозора. Хотя бы потому, что в нем вы столкнетесь с многими ограничениями, которые нужно учитывать при проектировании и реализации строительных проектов.
Что такое продукт проекта в строительстве?
Продукт в строительном проекте — это законченный объект.
К объектам строительства относят любые строящиеся сооружения или здания со всеми относящимися к ним инженерными коммуникациями, оборудованием, вспомогательными сооружениями и устройствами, которые предусмотрены планом проекта.
- Здание — конструкция с подземной частью (фундамент), надземной частью (само здание) и инженерными сетями (вентиляция, водопровод, канализация).
- Сооружение — это линейная система, включающая несколько конструкций с подземными и надземными элементами.
В чем же их принципиальное отличие?
- Здания предназначены для проживания или иной социальной деятельности людей.
- Сооружения используют для перемещения людей или грузов, хранения продукции или проведения производственных работ (например, дамбы, мосты, автодороги, и др.).
Продукт в строительном проекте должен быть законченным, чтобы считаться продуктом. Это важно независимо от типа и классификации строительства.
Кстати, классификация в данном случае важна, поэтому уделим ей должное внимание.
Классификация строительства
Каждый вид строительных работ и объектов характеризуется своими особенностями. В некоторых странах классификации могут отличаться.
В наиболее общем виде классификация строительства, его объектов и процессов представлена ниже.
Строительство по типам объектов
По типам объектов строительство классифицируют следующим образом:
- Гражданское.
- Промышленное.
- Транспортное.
- Сельскохозяйственное.
- Гидротехническое.
- Военное.
Строительство по секторам
Строительная отрасль может включать различные проекты, в зависимости от секторов строительства: от работ по озеленению участков до проектирования автомагистрали. Это также может быть планировка водопровода или канализации, которыми часто руководит инженер-строитель.
Обычно выделяют три сектора в строительстве: жилой, коммерческий и промышленный. Вышеперечисленные примеры относятся к одному из трех типов.
- Жилое. Эти проекты касаются постройки любого типа жилого здания, от частных владений до многоквартирных домов.
- Коммерческое. Такие проекты включают строительство школ, торговых центров, ресторанов, спортивных сооружений, и многих других социальных объектов.
- Промышленное и инженерное. Обычно это крупные конструкции, связанные с обеспечением безопасности, функциональности и эффективности жизнедеятельности. Например, мосты, электростанции или нефтяные вышки.
Виды строительных работ
Строительные работы также бывают разных видов. Вот наиболее общая классификация:
- Строительство нового объекта.
- Капитальный ремонт.
- Текущий ремонт.
- Реконструкция.
- Реновация.
- Реставрация.
- Другое.
В строительстве есть и другие классификации, но мы перечислили самые основные.
Управление строительством в контексте истории
Проекты разного формата и масштаба существовали со времен постройки египетских пирамид.
Предшественники менеджеров проектов были заняты в постройке сложных строительных объектов. Долгое время эта обязанность лежала на плечах архитекторов.
Вспомним эпоху Возрождения, которая подарила нам много уникальных проектов от конкретных архитекторов.
Собор Святого Павла в Лондоне в конце 17 и начале 18 веков спроектировал сэр Кристофер Рен из Англии. Сложно представить, что такое грандиозное сооружение было создано в условиях, где не была задействована ни одна современная система управления строительными проектами.
Однако формально профессиональная отрасль управления проектами возникла в 50-х годах двадцатого столетия. Она была связана, прежде всего, с планированием и реализацией важнейших строительных объектов и национальных оборонных программ.
Постепенно разрабатывались специализированные методологии: управление конфигурацией, оценка качества работы, метод критического пути, техника сетевого планирования и управления, система оценки планов проектов c диаграммой PERT (Program Evaluation and Review Technique) и др.
В 60-х годах управление проектами стало признаваться основным подходом, который организации использовали в операциях, характеризующихся четко выраженным жизненным циклом и системой управления.
К 80-90-м годам управление проектами оказалось в центре разработки продуктов, внедрения и предоставления услуг, а также изменений организационных процессов. Это детально описывает Дэвид Клиланд в своей книге «Project Management: Strategic Design and Implementation», 1999.
Современное управление проектами вплотную связано с повсеместной цифровизацией. Эта тенденция касается и отрасли строительства.
Одним из преимуществ этого является возможность отслеживать рабочие процессы и управлять ими из любого места благодаря инновационным технологиям и ПО.
Хватает в отрасли и сложностей. Так, основными препятствиями в развитии мировой строительной отрасли считают:
- В 67% случаев — нехватку квалифицированной рабочей силы.
- В 63% компаний — трудовые споры.
- У 33% организаций — неуверенность в завтрашнем дне.
Однако у строительных проектов просто не может не быть будущего. Развивается общество, а значит, будет развиваться и область строительства.
Согласно прогнозу профессионального сообщества Института Инженеров-Строителей (The Institution of Civil Engineers (ICE), к 2030 году мировой строительный рынок вырастет до $8 трлн.
Кто же эти успешные управленцы, которые «доводят до ума» возведение огромных домов, мостов и предприятий?
Команда управления строительными проектами
Управление командой проекта в области строительства — это не просто постановка задач и наведение порядка на стройке. Этот процесс включает определение целей и стратегий, оценку работы, контроль расписаний, рабочей загрузки и многое другое. Это также про своевременное выявление проблем, разрешение конфликтов и стимулирование продуктивности.
Управлять проектами в строительстве могут сразу несколько человек. Ниже мы приводим описание основных ролей, которым досталась такая ответственность.
Собственник проекта
Владелец или собственник заказывает проект и финансирует его (прямо или косвенно). Кроме того, в зоне интересов и ответственности этого человека — высокоуровневое наблюдение за проектом и принятие важных решений. Таких, как определение процесса торгов, выбор метода реализации проекта и отбор подрядчиков.
Генеральный подрядчик
В обязанности генподрядчиков входят наблюдение за повседневными операциями на строительной площадке, поиск и обеспечение оборудования, материалов и рабочей силы.
Они могут нанимать субподрядчиков для выполнения определенных задач.
Вот еще несколько функций генерального подрядчика:
- Разработка и обеспечение системы безопасности на рабочем месте.
- Работа с получением разрешений и лицензий на строительство.
- Контроль работы субподрядчиков.
- Управление персоналом на строительной площадке.
- Коммуникация с владельцем проекта.
- Обеспечение порядка, вывоз строительного мусора.
Менеджер строительных проектов
Менеджер проекта — это лицо, которое осуществляет управление строительными работами и всей коммуникацией. В зоне его ответственности — планирование, координация, надзор за строительным проектом, составление бюджета и работа с рисками.
Основная задача менеджера строительного проекта — принимать взвешенные решения, которые позволят увеличить эффективность вверенных ему людей и других ресурсов организации.
Эти управленцы ответственны за то, чтобы все сотрудники на строительной площадке выполняли свои обязанности вовремя и, как следствие, приносили прибыль проекту.
От них зависит и то, какой мотивацией живет команда проекта, и к чему стремится каждый рабочий.
В список основных задач менеджера строительных проектов также входят:
- Оценка и согласование стоимости проекта.
- Формирование сметы строительства.
- Контроль за графиком строительства и графиком отдельных работ.
- Управление заказами.
- Выбор методологий и стратегий для успешного строительства.
- Коммуникация с владельцем проекта и заинтересованными лицами.
- Взаимодействие с рабочей командой. Работа со специалистами по строительству.
Наряду с ролями и обязанностями в команде строительного проекта не меньшее значение имеют порядок и структура всех процессов и стадий. То есть, жизненный цикл проекта.
5 фаз строительного проекта
Жизненный цикл строительного объекта – это период времени, в течение которого он существует. От А до Я. От зарождения инвестиционного замысла до перерезания красной ленточки или ликвидации объекта.
Стандартная схема жизненного цикла любого проекта состоит из пяти фаз:
- Инициация.
- Планирование.
- Исполнение.
- Контроль.
- Завершение.
Эти фазы могут быть дополнены другими. Все зависит от конкретного проекта. Например, ваши задачи могут требовать введения фазы осуществления закупок, управления изменениями, и др.
Строительные проекты обычно следуют каскадной методологии Waterfall. Однако гибридный метод Waterfall-Agile также повсеместно распространен. Он поддерживает структуру Waterfall и применяет фазы с гибкостью адаптации, встречающейся в Agile.
Независимо от выбора методологии управления проектами, жизненный цикл управления строительством начинется с инициации.
1. Инициация
Любой проект начинается с идеи, «горящих глаз» и пары строк на клочке бумаги.
Представим строительство жилого дома. Прежде чем приступить к строительству, вам нужно тщательно проанализировать местность, оценить технические требования, сделать анализ почвы и выяснить, нет ли каких-либо специфических особенностей участка.
Это подготовительный этап, на котором важно понять, что ваш проект можно реализовать, а только потом вкладывать силы в планирование и задачи.
Этап инициации включает описание проекта, создание технического задания, устава, экономического обоснования, перечня ключевых участников и утверждение проекта всеми заинтересованными сторонами. Важно сразу же оценить потенциальные риски.
Многие недооценивают важность первой фазы, считая, что в процессе инициации не делается никакой работы. На самом деле, именно первая фаза — это фундамент для успешной реализации проекта.
Уделите особое внимание уставу вашего проекта. Он должен содержать главные преимущества для бизнеса, связанные с вашим проектом. Это поспособствует достижению целей и гарантирует, что время не будет потрачено зря.
2. Планирование
В простом примере со строительством жилого дома вам понадобится составить смету и назначить дату, когда дом будет сдан.
Важность планирования очевидна, однако некоторые компании до сих пор пренебрегают этой важной фазой, сразу переходя к работе.
Любой эксперт и успешный менеджер проектов должен стремиться стать мастером планирования, вкладывая в этот процесс время и силы.
Планирование подразумевает тщательное обдумывание множества элементов, связанных с проектом. Это такие элементы, как:
- Календарный план проекта.
- Роли и сферы их ответственности.
- Показатели успеха.
- Потенциальные риски, влияющие на эффективность.
- Система внутрикомандного взаимодействия.
Эти элементы (и, возможно, некоторые другие) должны быть описаны в подробном плане, который вы презентуете команде, а после будете ссылаться на него на протяжении всей работы.
3. Исполнение
Строительство дома продолжается, и следующая фаза требует серьезных и кропотливых работ.
Исполнение — это фактически реализация проекта. Вам нужно мешать бетон, стелить полы, возводить стены, устанавливать окна, и многое другое. На этом этапе вы воплощаете в жизнь свои планы один за одним.
Исполнение требует постоянного контроля, потому что любая работа в любой момент может пойти наперекосяк. Планировать действия проще, чем их выполнять.
Эта фаза должна начинаться с организационного собрания. Она включает такие процессы, как управление работами, знаниями, коммуникацией и качеством. Менеджеры приобретают материалы, занимаются развитием команды и отслеживают риски.
Очень важно вовремя убедиться, что каждый работник придерживается общего плана и выполняет свою часть работы.
Не забудьте грамотно распределить дополнительные ресурсы и раздать указания к действию. Не теряйте времени, а сразу приступайте к делу.
4. Контроль
Очень часто фаза контроля совпадает по времени с фазой реализации проекта. Строители работают на стройплощадке, а менеджер мониторит ход работ, сверяясь со сметой и графиком, чтобы удостовериться, что все идет по плану.
На этом этапе многие понимают, что жизненный цикл управления строительным проектом может требовать определенной гибкости. Всегда могут возникнуть ситуации, требующие корректировки плана.
Уделите внимание регулярным собраниям, во время которых периодически проводите мониторинг хода работ и корректировки курса. Такие встречи — хорошая возможность для оперативного сбора обратной связи от всех сотрудников.
Наличие онлайн платформы для управления проектами поможет обеспечить прозрачность данных, быть в курсе всех текущих задач, а также отслеживать рабочую нагрузку исполнителей.
Диаграмма Ганта для управления проектами
Управляйте проектами в строительстве на всех стадиях и фазах.
Попробуйте бесплатно5. Завершение
Завершение проекта говорит о том, что все работы по проекту закончены. В нашем примере это означает, что дом построен.
Самое время заняться уборкой мусора, проверкой документов и планированием новых проектов, связанных с обустройством и заселением.
Однако важно помнить, что последнее впечатление не менее важно, чем первое. Часто для завершения необходимо выполнить еще несколько действий:
- Сдать проект клиенту.
- Оформить акт приема-передачи.
- Поместить все материалы и документы в хранилище.
- Проанализировать все этапы, чтобы извлечь полезные уроки на будущее.
В конце концов, завершение работы со строительным проектом важно хорошо отметить. Так что не забудьте позаботиться и об этом 😉
Такая классификация фаз жизненного цикла проектов в строительстве является наиболее общей. Однако часто выделяют другие процессы и стадии строительства, или дополняют ими классические фазы. Вот эти процессы:
- Предстроительная стадия. Она похожа на фазы инициации и планирования и также может включать анализ рынка, выбор объекта недвижимости, формирование стратегии, оформление документации, инвестиционный анализ и др.
- Инвестиционная стадия. Ее особенность заключается в принятии стратегических решений, которые позволят инвесторам определить объемы и сроки инвестирования. На этом этапе подписываются контракты и договора подряда, а также проводятся капитальные вложения.
- Операционная стадия. Эта фаза включает закупку сырья, производство и сбыт продукции, проведение маркетинговых мероприятий и т.д. Здесь происходит тесная коммуникация с подрядчиками, поставщиками, посредниками и покупателями.
- Ликвидационная стадия. На этой стадии инвесторы и пользователи объектов капитальных вложений определяют остаточную стоимость основных средств.
Перед тем, как описать полезные инструменты для проектов в строительстве, добавим немного «дегтя» в виде неудачных примеров. К сожалению, о таких всегда стоит помнить.
Неудачные строительные проекты
Строительные проекты, как и любые другие, могут закончиться неудачей.
Конечный результат может в итоге казаться весьма положительным, но часто это просто «оболочка», которая таит в себе сплошные проблемы.
Отдельно взятые примеры неудачных проектов в строительстве могут являться следствием неправильного планирования, дезорганизации, бюрократии, проблем с финансированием или других факторов.
Вот несколько известных проектов, которые завершились совсем не так и не тогда, как и когда планировалось.
- Международный аэропорт Денвера. Сооружение было представлено с 16-месячным опозданием и перерасходом средств в размере от $2 до $3.1 млрд. (по разным оценкам).
- Оперный театр в Сиднее. Этот объект также характеризуется перерасходом средств. Его авторы планировали закончить строительство в 1963 году и потратить $7 млн. На практике проект был сдан в 1973 году и обошелся в $102 млн.
- Еврофайтер-Тайфун. Этот оборонный проект совместно разрабатывали несколько европейских стран. Тайфун был сдан в эксплуатацию на 54 месяца позже. На него потратили 19 млрд. фунтов стерлингов вместо запланированных 7 млрд.
На этом хватит неудачных историй. Пора переходить к тому, что поможет привести строительный проект к успеху и долгожданному перерезанию красной ленты, а именно — к управленческим инструментам.
11 инструментов для управления проектами в строительстве
Что такое онлайн инструменты для управления проектами в строительстве?
Программы для управления строительством предназначены для того, чтобы помочь организациям справляться со всеми этапами стройки и контролировать работу бригад дистанционно.
Каждый строительный проект уникален, поэтому не существует идеального инструмента, подходящего всем компаниям сразу. Все зависит от масштаба проекта, его цели и потребностей команды.
Если в ваших планах масштабное строительство крупного объекта, которое затянется на годы, то вам не обойдетесь одним инструментом. Это может быть строительство терминала аэропорта, городского квартала или крупной ирригационной системы.
Если же ваш проект не отличается масштабами, то, вполне возможно, вам будет достаточно одного или двух инструментов. К примеру, это может быть обустройство городского пляжа или строительство мини-рынка.
Согласно обзору тенденций в строительной области (2022), управление строительными проектами с помощью облачного ПО позволяет обеспечить прозрачность и хранить большие объемы данных.
Если говорить об универсальном инструменте для проектов в строительстве, то он должен предлагать следующие возможности:
- Планирование.
- Управление задачами проекта.
- Управление взаимоотношениями с клиентами.
- Управление командой.
- Контроль сроков.
- Приоритизация задач.
- Управление финансами и бухгалтерией.
- Управление материально-техническим обеспечением и ресурсами.
- Автоматизация документооборота.
- Управление рисками.
- Аналитика.
Кроме того, ваш инструмент для управления строительством может содержать немало второстепенных функций и характеристик. Это наличие мобильного приложения, онлайн хранилище файлов, отчетность, email-оповещения, и много других.
Ниже мы предлагаем список инструментов, которые предназначены для различных потребностей строительства.
Некоторые из них многофункциональны и способны заменить десяток других. Некоторые предлагают узкий функционал. Какие-то платформы дают возможность поработать бесплатно в тестовом режиме, какие-то подразумевают умеренную плату.
Среди их многообразия наверняка найдутся те, которые помогут превратить ваши строительные проекты в настоящие шедевры.
Давайте разбираться.
1. Инструменты для планирования
Планирование — это начало пути проекта. Оно начинается с момента участия руководителей и заинтересованных сторон в процессе формирования концепции проекта и продолжается при выборе стратегических решений, разработке деталей, заключении контрактов и завершении работ.
Планирование может показаться очень простой процедурой. Но это впечатление обманчиво. Качественный план проекта поможет грамотно организовать рабочее время, отследить занятость рабочей команды и повысить ее продуктивность.
Онлайн планирование с помощью удобного инструмента позволяет руководителям и подрядчикам назначать задачи на участников проекта, следить за прогрессом выполнения задач, устанавливать приоритеты активностям и управлять сроками реализации работ.
GanttPRO — один из самых надежных онлайн планировщиков, предназначенных для строительных и любых других проектов.
Основанный на диаграмме Ганта инструмент помогает разбить план строительства на конкретные задачи, этапы и вехи, а также спланировать каждую активность, не упустив ничего важного.
Вы можете добавлять столько задач, сколько вам нужно, используя для визуализации удобный график Ганта онлайн.
GanttPRO помогает планировать проекты, управлять задачами, настраивать рабочие отношения внутри офиса и на стройплощадке — все, что делает профессиональная программа для управления строительными проектами.
Устанавливайте временные рамки, отмечайте дедлайны, добавляйте зависимости задач и отслеживайте прогресс. Сочетание вертикальной и горизонтальной осей диаграммы Ганта четко покажет, как продвигается ваш строительный проект, и проведет вашу команду по плану до успешного результата.
Помимо этого, вы можете находить критический путь проекта на диаграмме Ганта в GanttPRO, что имеет большое значение в строительных работах.
Нужно лишь добавить даты и зависимости и активизировать критический путь, а остальное сделает инструмент.
Например, вот так может выглядеть небольшой проект, целью которого является наведение порядка в здании и на территории после строительных работ.
Критические задачи проекта окрашены в красный цвет. Это значит, что они требуют особого внимания менеджера.
Вот как оценивает GanttPRO Гари Чоу, инженер-технолог и менеджер проектов в компании «e-MSion»:
GanttPRO значительно упростил планирование. Команде было очень полезно визуально видеть всю структуру проекта и зависимости, чтобы понять, сколько работы нам действительно нужно выполнить.
В GanttPRO вы найдете готовые шаблоны для управления проектами в строительстве:
- Шаблон для строительных проектов в диаграмме Ганта.
- Шаблон для строительных проектов в Excel.
- Шаблон для строительных проектов в Google таблицах.
Любой готовый шаблон легко настроить. Вы даже сможете сохранить ваши планы как шаблоны и использовать их в будущем.
- Русскоязычная версия: да.
- Стоимость: от $7 за пользователя в месяц при годовой оплате.
- Альтернативы: MS Project, Wrike.
2. Инструменты для управления задачами
Цель управления строительными задачами — предоставление конечного результата вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями заинтересованных сторон.
Строительные проекты могут быть очень сложными и состоять из множества активностей. Это включает в себя быстрое принятие решений с учетом изменений, которые могут произойти в режиме реального времени.
Управление задачами также включает контроль бюджета, времени, ресурсов, и других факторов.
Monday — один из популярных инструментов для управления проектами, который обеспечивает контроль за выполнением задач, их мониторинг и анализ.
С его помощью вы можете отслеживать статус текущих строительных проектов в реальном времени и оптимизировать коммуникацию между сотрудниками в офисе и на строительной площадке. Это обеспечивает работу без сбоев от начала и до конца.
Monday предлагает готовые шаблоны для управления проектами в строительстве, который могут быть визуализированы в удобном для вас виде. Это доска Канбан, календарь, временная шкала, диаграмма Ганта, географические карты, графики рабочей загрузки и др.
- Русскоязычная версия: да.
- Стоимость: от $9 за пользователя/месяц.
- Альтернативы: Zoho Projects, Trello.
3. CRM-системы
Современные CRM-системы помогают строительным компаниям отслеживать эффективность выполнения задач, планировать работу, формировать отчетность и находить новых клиентов.
С их помощью подрядчики могут хранить контактные детали клиентов или импортировать их из других источников. Многие платформы позволяют автоматизировать планирование и высылать напоминания клиентам.
Одно из решений, на которое стоит обратить внимание — Flowlu.
Эта CRM система предлагает все необходимые инструменты для строительных компаний: доступ к истории переговоров по объектам и документации, возможность планирования и контроля затрат, сроков строительства и поставок материалов и другие возможности.
У Flowlu удобный и понятный интерфейс и максимум полезных виджетов. Система оперативно предоставляет нужную информацию и создает полную рабочую картину проекта.
4. Инструменты для управления командой
Строительные площадки — это множество рабочих мест и профессий, постоянно меняющиеся приоритеты и жесткие сроки. Управление всем этим требует слаженной командной работы как отдельных бригад, так и компании в целом.
Командная работа включает в себя открытое общение и участие каждого в улучшении рабочих процессов для достижения цели строительства. Хорошая командная работа делает рабочее место более безопасным, а работу более эффективной.
Лучшие из инструментов для управления командой фокусируются на общем прогрессе, статусах выполнения задач и управлении временем. Они предоставляют возможности для координированной работы всей группы, чтобы каждый работник знал о всех изменениях в ходе проекта.
Если вам нужен гибкий инструмент управления проектами, который позволит вашей команде работать так, как ей хочется, Teamwork — отличное решение.
Этот инструмент упрощает совместную работу, позволяет масштабировать производительность и делать все это с гибкостью и в сжатые сроки.
Teamwork подойдет тем строительным командам, которые предпочитают структурировать свою работу с помощью линейных списков задач и тем, которые привыкли визуализировать задачи с помощью досок.
Платформа предлагает готовые шаблоны проектов, которые предназначены для минимизации ручных усилий.
- Русскоязычная версия: нет.
- Стоимость: от $10.99 за пользователя/месяц.
- Альтернативы: Basecamp, Smartsheet.
5. Инструменты для управления временем и сроками проекта
Управляя сроками, вы можете назначать задачи на участников проекта, отслеживать прогресс выполнения активностей, определять приоритеты, а также грамотно управлять временем реализации проектов.
Лучшие инструменты для управления сроками создают возможности для координированной работы внутри команды, чтобы каждый сотрудник знал о всех изменениях в ходе проекта.
Zoho Projects — универсальное решение, позволяющее координировать несколько строительных проектов параллельно с помощью профессионального функционала для управления.
С помощью этого инструмента вы можете осуществлять все этапы строительного проекта. Но самые интересные возможности Zoho Projects связаны с управлением временем и сроками задач.
Вы можете автоматизировать записи ежедневных, еженедельных и ежемесячных дел в журналах рабочего времени с помощью цифровых табелей учета. Все сохраняется в облаке.
6. Инструменты для приоритизации
Приоритизация задач заключается в выборе порядка их выполнения на основе различных факторов, определяющих важность этих задач. Это достаточно важно для строительства.
Ни в одном строительном проекте вы не сможете выполнить все задачи из вашего списка в определенный день. Придется выбирать их порядок.
«Бесконечность — это ловушка», говорит знаменитый автор Сет Годин в своем блоге. И он прав, ведь именно приоритизация задач — это то, что определяет успех всей команды и позволяет избежать «ловушки».
Онлайн инструменты с возможностями расстановки приоритетов — отличная помощь менеджерам.
Hygger предлагает сразу шесть структур для профессиональной приоритизации задач: от самой простой матрицы Эйзенхауэра до популярной методики RICE.
Например, матрица Эйзенхауэра позволяет оценивать идеи и задачи по критериям «важность/ усилия», «важность/риски» или «срочность/важность».
Менеджеры проектов в строительстве могут выбрать любой уровень сложности для расстановки приоритетов своих задач.
7. Инструменты для управления финансами и бухгалтерией
Управление бухгалтерскими процессами и финансовыми операциями — это то, без чего не может обойтись любой проект, связанный со стройкой. Обычно это включает в себя формирование бюджета, составление платежных ведомостей, выставление счет-фактур, предъявление счетов, кругооборот наличных средств и т.д.
Такие инструменты помогают принимать взвешенные решения (иногда прямо на месте строительства объекта), когда нужно оперативно спланировать расходы и сделать финансовый прогноз здесь и сейчас.
PracticePanther — это инструмент для управления бухгалтерией, финансами и юридическими вопросами, который часто используется в строительной сфере.
Применяя возможности этого ПО, организации могут оптимизировать свои расходы, время, выставление счетов, общение с клиентами и многое другое.
В дополнение к модулям управления расходами, делами, документами и рабочими процессами, PracticePanther обеспечивает распределение ресурсов на основе данных с бизнес-аналитикой в реальном времени и настраиваемой отчетностью. Его интуитивно понятное мобильное приложение позволяет пользователям выполнять повседневные действия на ходу.
- Русскоязычная версия: нет.
- Стоимость: от $49 за пользователя/месяц.
- Альтернативы: Construction Partner, Clio.
8. Инструменты для управления материально-техническим обеспечением и ресурсами
Одно из главных условий успешной деятельности строительной организации — своевременное обеспечение производства материалами, изделиями и конструкциями.
Очень важно вовремя выявить потребности компании в ресурсах, найти поставщиков, разместить заказы, определить оптимальные сроки поставки и минимизировать затраты на приобретение товарно-материальных ценностей.
Однако ресурсы — это еще и люди. В управлении строительством очень важно уметь контролировать планирование встреч, бронирование конференц-залов, телефонных линий и других ресурсов в одном синхронизированном календаре.
Пример простой и удобной системы для планирования ресурсов, которая подходит для организаций любого размера — Resource Guru.
С этим приложением вы можете бронировать и изменять расписания с помощью функции календаря и инструмента планирования, а также подсчитывать количество свободного времени, доступного для пользователей, сотрудников и других ресурсов.
- Русскоязычная версия: нет.
- Стоимость: от $4.16 за пользователя/месяц.
- Альтернативы: Float, Bridgit Bench.
9. Инструменты для автоматизации документооборота
Программное обеспечение для управления строительной документацией также играет немаловажную роль.
Такие инструменты гарантируют, что все стороны работают с одной и той же актуальной информацией. Не важно, находятся ли они в офисе или работают удаленно.
DocsCube — хороший пример. Инструмент обеспечивают автоматизированный документооборот для строительства. Это не только автоматизирует рабочие процессы, но и упрощает повторяющиеся административные операции, контролирует учетные данные и, безусловно, снижает потребность в «ручных» операциях.
Благодаря DocsCube, вы можете снизить количество человеческих ошибок и избыточность. Это даст возможность увеличить прибыль и обеспечить безопасность персонала.
Кроме того, вы забудете о необходимости постоянного контроля отраслевого соответствия. Инструмент все сделает за вас.
10. Инструменты для управления рисками
Строительный бизнес всегда связан с определенными рисками. Инвестируя внушительные суммы в объекты стройки, организации сильно рискуют, ведь можно потерять деньги по причине изменения цен на материалы, некачественного выполнения работ, неисполнения договорных обязательств и др.
Система управления рисками призвана снизить вероятность любых неблагоприятных последствий. А качественный инструмент поможет оценить возможные риски и вовремя минимизировать их.
RiskWatch – пример профессионального инструмента, позволяющего структурировано выстроить работу с рисками в рамках всей организации. Он помогает автоматизировать программу управления рисками и безопасностью.
Вы можете использовать информационные панели RiskWatch в режиме реального времени, а также пользоваться удобными отчетами.
Платформа помогает идентифицировать риски, независимо от их источника, категорировать их, проводить оценку, определять стратегии по оптимизации и инициировать процессы по противодействию неблагоприятным факторам.
Система легко адаптируется к вашим уникальным потребностям и предпочтениям, создавая эффективный и удобный процесс.
- Русскоязычная версия: нет.
- Стоимость: по запросу.
- Альтернативы: Congrid, OmniTracker.
11. Аналитические системы
Онлайн решения с функционалом аналитики помогают строительным организациям контролировать проекты в соответствии с установленным графиком и в рамках выделенного бюджета.
Они позволяют анализировать большой объем данных и решать стратегические задачи.
Широкие возможности для аналитики строительных работ предоставляет инструмент Autodesk Construction Cloud.
Система объединяет рабочие процессы, команды и данные на каждом этапе строительства, чтобы снизить риски, повысить эффективность и увеличить прибыль.
Настроив информационные панели платформы, вы получите детальное представление о каждом проекте, сможете проанализировать текущие задачи и узнаете, каким из них следует отдать приоритет.
Autodesk Construction Cloud позволяют менеджерам, строителям, подрядчикам и специалистам добиваться лучших результатов в бизнесе.
Все вышеперечисленные инструменты можно попробовать по доступной цене или (для большинства) запросить пробный период пользования. Однако иногда строительные компании, особенно мелкие и начинающие, нуждаются в бесплатных инструментах.
Бесплатные инструменты для управления строительством
Бесплатные инструменты не всегда отличаются качественным функционалом и частыми обновлениями.
Однако наш список был бы не полным, если бы в нем не оказалось таких платформ. Вот несколько интересных вариантов:
eSUB
Если вы ищете бесплатное решение для управления строительством, которое создает задачи, хранит документы и предоставляет доступ команде ко всем работам, то этот инструмент также отлично подойдет.
eSUB часто выбирают для работы с субподрядчиками.
Fieldwire
Fieldwire служит отличным связующим звеном между офисной и удаленной частями команды. Инструмент позволяет своевременно обнаруживать и устранять проблемы на объекте и недостатки проекта.
Fieldwire полезен строителям, конструкторам, инженерам, бригадирам, руководителям объектов и субподрядчикам.
Takivesoft
Это бесплатное ПО для управления строительными работами контролирует производительность проектов, операций, загрузки рабочей команды, использование материалов и многое другое.
Taktivesoft обеспечит полную прозрачность всех ваших работ. С ним вы точно получите удовольствие от процесса принятия решений. А удобное мобильное приложение поможет всегда держать бизнес в пределах доступности.
OrangeScrum
Это еще одно интересное решение для управления строительными проектами, которое поможет управлять временем, обеспечить сотрудничество между всеми членами команды, менеджерами и заинтересованными сторонами, а также поможет вам в распределении ресурсов.
OrangeScrum предлагает бесплатный план с неограниченным количеством проектов и задач для трех участников. Если вам нужно задействовать больше сотрудников — придется заплатить.
OpenDocMan
OpenDocMan — это еще популярная система управления документами с открытым кодом, которая позволяет строительным командам хранить важные документы в едином пространстве.
К сожалению, помимо хранения документов, этот бесплатный инструмент не имеет каких-либо расширенных функций управления проектами. Однако мультиязыковая поддержка, удобные уведомления и другие преимущества делают его востребованным в области международных строительных проектов.
5 преимуществ универсального ПО для управления строительством
Главные преимущества внедрения онлайн инструментов для управления проектами в строительстве включают в себя следующие пункты.
1. Все под контролем
Интегрированная система управления проектами в строительстве позволяет использовать различные возможности и функции в рамках одного ПО.
2. Никакой ручной работы
Отслеживание проектов или составление сметы расходов с помощью бумаги и карандаша еще не изжили себя. Однако привычные некоторым методы становятся все менее эффективными.
3. Организованный подход
Инструменты для управления строительством обеспечивают консолидированное представление о бизнесе. Это помогает занятым в строительстве специалистам более эффективно использовать свое время за счет отслеживания проектов, а также сократить расходы за счет расчета стоимости работ.
4. Оптимизация документооборота
Команды могут сотрудничать, создавая и совместно используя документы, оптимизируя качество процессов и повышая удовлетворенность работой. Благодаря этим данным подрядчики могут лучше управлять ежедневными задачами, временем и рисками.
5. Дистанционная работа
Программное обеспечение для строительства обеспечивает совместную работу в режиме реального времени.
Это значит, что пользователи получают доступ к контактам, планам, чертежам и фотографиям проекта в условиях удаленной работы. В любой локации и в любое время.
Управляйте строительством эффективно
Управление проектами в строительстве охватывает важнейшие этапы и процессы. От планирования до закрытия и анализа работы. Каждый этап требует внимания, привлечения разных специалистов и, конечно, инновационных онлайн инструментов.
Правильные программы и приложения не дадут вашим проектам разрушиться или сломаться на полпути. Некоторые из них могут предложить универсальный функционал для работы с большинством строительных процессов (например, GanttPRO), a некоторые специализируются на узком участке работы (например, DocsCube).
Ваш выбор зависит исключительно от ваших потребностей, особенностей проекта, команды и бюджета.
Идеальный инструмент — результат проб и, возможно, ошибок. Попробуйте предложенные нами инструменты. Они станут эффективными помощниками в строительных делах и процессах. С ними ваши проекты, продукты и объекты ждут успех и признание. Железобетонно!