Многие инструменты для управления проектами ограничены лишь базовыми вариантами использования. Они предлагают стандартные возможности, в то время как современным командам часто нужен продвинутый функционал и широкие сферы применения.
К счастью, пользователям GanttPRO не нужно искать дополнительные решения и инструменты, ведь спектр применения программы достаточно широк. Они планируют графики работ, управляют простыми и сложными проектами, беспрепятственно общаются внутри команды, контролируют бюджеты и имеют много других возможностей.
В этой статье — подборка из 6 сценариев использования GanttPRO, которые больше всего нравятся пользователям.
Содержание:
- Планирование и управление проектами.
- Управление задачами.
- Управление портфелями проектов.
- Совместная работа в команде.
- Управление ресурсами.
- Управление бюджетом.
6 вариантов использования GanttPRO, которые больше всего любят пользователи
Пользователи GanttPRO активно применяют программу в самых различных сферах: от личного планирования до профессионального управления проектами в IT, строительстве, производстве и других областях.
Независимо от того, хотят ли менеджеры узнать, как составить план проекта или освоить другие варианты использования, программа предоставляет все инструменты для эффективной работы.
Для быстрого старта и экономии времени они часто применяют готовые шаблоны диаграммы Ганта. Такие шаблоны охватывают многие профессиональные области и облегчают работу менеджеров.
Кроме того, пользователи GanttPRO постоянно предоставляют обратную связь и делятся своими любимыми вариантами использования программы.
Эта информация позволяет нам выделить наиболее распространенные сценарии, в которых GanttPRO зарекомендовал себя наилучшим образом.
Давайте рассмотрим подробности.
1. Планирование и управление проектами
GanttPRO идеально подходит менеджерам проектов и командам, которые хотят эффективно организовать свою работу в короткие сроки, а также в перспективе вывести бизнес на конкурентный уровень без дополнительных затрат.
Пользователи программы выбирают ее за мощную онлайн диаграмму Ганта, которая выгодно выделяет GanttPRO среди многих других инструментов.
Эта ключевая возможность программы помогает сделать управление проектами интуитивно понятным и бесперебойным процессом.
Диаграмма становится ежедневным ассистентом, который вытесняет традиционные таблицы или устаревшие инструменты планирования.
Пользователи делают выбор в пользу GanttPRO, когда им нужно управлять несколькими проектами, задачами, событиями, сроками и ресурсами в одном пространстве. Они быстро осознают, что диаграмма Ганта эффективнее, чем, например, обычные столбцы и ячейки, которые могут быстро превратиться в лабиринты информации, скрытой в бесконечных вкладках.
Как пользователь GanttPRO, вы можете планировать и контролировать столько проектов, сколько необходимо. Их можно легко визуализировать в одной вкладке.
Просто нажмите «Все проекты» в верхней части боковой панели.
GanttPRO предлагает интерактивную временную шкалу, которая наглядно отражает все связи в проекте. На ней менеджеры могут мгновенно увидеть, как смещение одного крайнего срока влияет на всю систему задач.
Если в плане возникают непредвиденные проблемы, пользователи могут легко перераспределить или перепланировать задачи и ресурсы проекта, минимизируя потенциальные риски.
Пользователь Данила Максименков отмечает:
GanttPRO отлично позволяет делать планирование по проектам. На любой стадии можно посмотреть, что происходит по проекту и кто за что отвечает. Это позволяет упростить процессы в проекте и увеличить прозрачность.
В целом система, состоящая из сетки проекта и временной шкалы, предоставляет пользователям GanttPRO полный обзор их работы. С такой обширной визуализацией они могут вовремя выявлять конфликты ресурсов и принимать решения по оптимизации.
По мнению специалистов, такая визуализация легко преобразует сложные и абстрактные рабочие концепции в простые в использовании дорожные карты проекта. Они мотивируют участников команды быстрее достигать своих целей.
Этот вариант использования GanttPRO показывает, как четкая визуализация не только помогает планировать и мониторить работу, но и дает командам правильное представление об их общем пути к успеху.
2. Управление задачами
Без правильно организованного планирования и распределения задач многие менеджеры и команды могут быстро зайти в тупик, что быстро приведет к задержкам проекта и хаосу в управлении.
В то же время пользователи, которые следуют принципам эффективного управления задачами, знают, что и когда им делать. Они понимают, как правильно распределять ресурсы, расставлять приоритеты, отслеживать прогресс и устанавливать зависимости задач.
GanttPRO помогает им разбивать крупные проекты на более мелкие активности. Это позволяет быстро корректировать действия для поддержания точного графика работы и сроков.
Вот как Джордж Россл, менеджер по производству в компании A+ Construction Pro, оценивает эту возможность:
C GanttPRO я не теряю контроль над задачами и их сроками. Как только я создал зависимость, я уже спокоен, что ничего не забуду или потеряю.
Давайте подробнее рассмотрим процесс управления задачами в GanttPRO, включая возможные представления проекта и способы организации работы.
Диаграмма Ганта
Как отмечалось выше, онлайн диаграмма Ганта в GanttPRO — это не просто еще один визуальный инструмент для планирования. Это целая концепции управления проектами, заложенная в профессиональное ПО.
Понятная и простая визуализация временной шкалы позволяет пользователям быстро систематизировать рабочие процессы, экономя время и деньги на работе с другими инструментами. Программа преобразует сложные данные проекта в понятный формат горизонтальной диаграммы.
Каждая задача на такой диаграмме отображается в виде отдельной полосы.
Длительность задачи — это длина полосы. Ее даты начала и окончания обозначают положение такой полосы на временной шкале.
Эта простая система показывает связи между активностями, а также их прогресс в реальном времени.
Вот как характеризует диаграмму Ганта в GanttPRO Ллойд Стивенс, руководитель международного отдела в компании Supernova:
В GanttPRO лучшая из всех диаграмма Ганта. Она работает так, как от нее ожидаешь: правильно работают связи, хорошо продуманная иерархическая структура работ. И все при этом работает гладко.
Многие пользователи GanttPRO признают, что диаграмма Ганта выделяется среди других представлений проекта благодаря своему многогранному подходу к планированию с учетом временных рамок. Она особенно подходит для проектов, требующих соблюдения точных сроков, детального расписания и безупречной совместной работы.
Хотя альтернативные представления обычно отображают отдельные статусы задач, они не дают полного обзора проекта, который часто нужен пользователям.
Зато с диаграммой Ганта в GanttPRO всегда легко отслеживать длительность задач, их взаимосвязи и основные вехи проекта.
Ниже приведен простой пример диаграммы Ганта.
С такой четкой и ясной визуализацией пользователи GanttPRO могут выявлять потенциальные угрозы проекту, устранять риски и адаптировать планы в соответствии с развитием событий.
Программа предлагает представление диаграммы Ганта по умолчанию всякий раз, когда пользователи начинают новый проект.
Дополнительные представления проекта
Пользователи могут применять возможности и преимущества диаграммы Ганта как для простых и коротких, так и для сложных и долгосрочных проектов.
Однако иногда менеджерам и командам требуются более простые представления проектов без деталей и дополнительного функционала.
В GanttPRO можно использовать 4 дополнительные представления:
- Доска.
- Календарь.
- Список.
- Дашборд.
Они нужны, чтобы у пользователей был выбор в определении более подходящей визуализации проекта.
Каждое представление отображает данные по-разному и дает собственные инструменты для различных подходов и стилей управления проектами.
В GanttPRO можно легко переключаться между ними.
- Доска. Это представление визуализирует проект по принципу доски канбан, состоящей из столбцов и карточек. Такая простая система помогает грамотно планировать и распределять различные действия пользователей. Доска отлично подходит для мониторинга любого рабочего процесса. Каждая карточка включает описание, сроки, исполнителей и другие важные данные. Чаще всего менеджеры выбирают столбцы «Открыт», «В работе» и «Выполнено» для визуализации этапов работы и логики проекта. Однако вы всегда можете добавить свои собственные варианты. Суть этого представления заключается в простой визуализации задач проекта, а также краткосрочных и долгосрочных планов на удобной в использовании доске.
- Календарь. Это представление делает акцент на краткосрочном планировании без лишних деталей и перегрузки данными. Оно визуализирует проект на основе его дат в интуитивно понятном порядке. Вы можете выбрать календарь, когда вам нужно постоянно проверять загруженность определенных сотрудников и всей команды. Многие пользователи любят это представление, поскольку они могут легко отслеживать в нем различные действия и заранее выявлять потенциальные конфликты дат и ресурсов.
- Список. Четкая табличная визуализация и доступная структура делают это представление довольно популярным среди пользователей GanttPRO. Оно подходит проектным командам, которым нужна простая и понятная организация данных и быстрый доступ к мелким деталям в случае необходимости. В списке можно добавлять новые задачи и вехи за считанные секунды. Для массовых изменений или удалений можно выбрать несколько задач одновременно.
- Дашборд. Иногда пользователям нужно быстро отразить ключевую информацию о проекте и показатели прогресса без дополнительных данных и сложности. В этом случае дашборд с виджетами, представленными в динамическом формате, — отличный вариант. Дашборд в GanttPRO предназначен для быстрой оценки эффективности работы, раннего выявления потенциальных рисков и сравнения фактического прогресса с запланированными показателями. К слову, другие представления могут оставлять незамеченными или неучтенными угрозы проекту.
3. Управление портфелями проектов
Еще один вариант использования, который ценят многие пользователи GanttPRO, — управление портфелями проектов.
В рамках портфеля менеджеры и команды получают общий обзор своих проектов, включая их планы, задачи, ресурсы и финансы.
Основная идея заключается в том, чтобы избежать переключения между вкладками и получить данные в одном централизованном месте.
Команды доверяют GanttPRO, ведь организация графиков и контроль работы по нескольким проектам одновременно — это простой и бесперебойный процесс в программе.
Это отмечает пользователь Сергей Канышев в своем комментарии:
GanttPRO дает набор возможностей, который позволяет управлять не только одним проектом, но и портфелями проектов, что выгодно выделяет его среди аналогов. По набору возможностей считаю этот сервис уникальным, превосходящим все аналоги.
Создание портфеля занимает считанные секунды. Для этого вам нужно нажать «Создать новый проект» и выбрать «Создать портфель проектов».
После этого выберите определенные проекты, которые вы хотите включить в свой портфель, чтобы работать с ними в будущем.
Отслеживайте несколько портфелей в отдельном меню, которое вы найдете на боковой панели. Там вы можете легко создавать, контролировать и удалять их.
GanttPRO предлагает две отдельные вкладки в каждом портфеле:
- Вкладка «Проекты» дает полный обзор всех проектов в определенном портфеле в режиме реального времени (включая название, прогресс, статус и другие параметры). Просто нажмите на кнопку с тремя точками справа от названия проекта, чтобы перейти к нему. Из этой вкладки можно удалить проекты из портфеля.
- Вкладка «Дашборд» похожа на одноименное представление на уровне проекта. Она показывает ключевые данные, в том числе задачи и проекты, сгруппированные по статусу, вехи по статусу и вехи по дате.
Однако не все имеют доступ к такой возможности. Создавать портфели могут владельцы аккаунта, администраторы аккаунта и пользователи плана «Enterprise», имеющие соответствующее разрешение.
4. Совместная работа
Любая команда добивается успеха лишь тогда, когда все ее участники работают слаженно и решают вопросы совместными усилиями. Не менее важна внешняя коммуникация между командой и всеми заинтересованными сторонами.
Грамотная совместная работа повышает производительность, а также дает возможность принимать правильные решения без задержек проекта.
GanttPRO известен своими широкими возможностями для качественной совместной работы.
Они позволяют разным участникам команды одновременно работать над одним и тем же планом проекта, учитывая общие цели. Это создает прозрачность, которая укрепляет доверие между всеми сотрудниками, что приводит к более успешным результатам.
Один из пользователей, который высоко ценит совместную работу в GanttPRO, — Владимир Семенов. Он отмечает:
GanttPRO — это мощный и эффективный инструмент для управления проектами. Особенно понравилась возможность совместной работы, что облегчило взаимодействие в команде. Он подходит как для небольших, так и для крупных проектов.
Пользователи могут быстро делиться информацией об изменениях и обновлениях проекта, а также получать эти данные от коллег. Они высоко ценят наличие единого места для информации и коммуникации, относящихся к их проектам.
Это место — раздел «Комментарии». В нем содержится обратная связь по задачам в рамках всех проектов.
В разделе объединены комментарии на уровне аккаунта. Это значит, что вам не нужно открывать отдельные проекты для обсуждения деталей по конкретным задачам.
По умолчанию отображаются активности из всех проектов, в которые вовлечены пользователи. Они видят контекст и путь любой задачи.
Если нужно посмотреть отдельный проект, можно использовать фильтры. Доступен поиск по названию задачи, содержанию комментария, а также другие варианты.
Раздел находится на левой боковой панели.
Кроме того, GanttPRO предлагает расширенные возможности для совместной работы:
- Комментарии позволяют сотрудникам участвовать в обсуждениях, посвященных конкретным задачам. Они сохраняют полный контроль над своими сообщениями, имея возможность изменять или удалять собственные комментарии по мере необходимости. Все участники команды могут просматривать каждый комментарий вместе с подробностями о том, кто и когда его опубликовал. Эту возможность можно найти в нижней части окна настроек задачи.
- Упоминания упрощают прямую коммуникацию с участниками команды. Набрав «@» в поле «Комментарии» в одноименном разделе или в настройках задач, пользователи могут выбрать коллег из раскрывающегося списка и оставить им сообщения.
- Уведомления — это специальные оповещения, которые информируют команду по трем различным каналам: уведомления в ленте активности, уведомления по электронной почте и push-уведомления. Пользователи могут настраивать их параметры в настройках аккаунта и в ленте активности.
- Файлы — еще одна востребованная возможность. Участники проекта могут прикреплять их в задачи непосредственно с устройств или с помощью простого перетаскивания.
5. Управление ресурсами
Менеджерам и командам также важно эффективно распределять ресурсы в проектах.
Эту возможность в GanttPRO ценит пользователь Лиза Китаева:
“GanttPRO предоставляет полезные аналитические данные, которые помогают отслеживать прогресс и управлять ресурсами. Это мощный инструмент для управления проектами, который я бы рекомендовала любой команде.
Любой проектной команде важно заботиться о тщательном планировании, распределении и использовании всех ресурсов компании, включая людей, финансы, время, оборудование, программное обеспечение, транспорт и т. д.
Грамотное управление ресурсами минимизирует риски и повышает производительность.
GanttPRO гарантирует, что ресурсы вашего проекта будут использованы в соответствии со стратегией и целями компании.
Загрузка ресурсов
Грамотное управление загрузкой ресурсов помогает менеджерам планировать и контролировать распределение задач между всеми участниками и активами проекта.
Это подтверждает Лукаш Вельдек, менеджер проектов в рекламном агентстве GonnaBe:
Загрузка ресурсов — это очень крутая возможность, позволяющая видеть, насколько загружен ресурс. Если что-то идет не так, можно быстро внести изменения и правильно распределить время.
С помощью соответствующей возможности пользователи GanttPRO могут отслеживать и оценивать состояние рабочей загрузки всей своей команды.
В этом помогают цветовые обозначения:
- Зеленый цвет показывает сбалансированную загрузку. Это говорит об оптимальном объеме работ у определенных участников проекта.
- Белый цвет сообщает о том, что у членов команды есть свободное время для дополнительных задач. Им можно увеличить загрузку.
- Красный означает перегрузку. Такой цвет появляется, когда сотрудникам назначают слишком много задач.
Есть еще один визуальный маркер, о котором стоит упомянуть. Если вы заметили красную иконку человека рядом с именем какого-то участника команды, это означает, что его загрузка превышает его возможности.
Посмотреть и оценить рабочую загрузку команды можно, выбрав «Загрузка ресурсов» в меню левой боковой панели.
Участники команды
Менеджеры выбирают GanttPRO для своих команд, поскольку программа делает совместную работу простой и интуитивно понятной. Добавлять участников здесь можно за считанные секунды.
Каждый проект содержит информацию о людях, вовлеченных в него, а также о необходимых ресурсах для организации и выполнения работы.
В GanttPRO вы можете добавлять новых участников команды в свой аккаунт или в каждый проект отдельно.
Чтобы добавить их в свой аккаунт, перейдите в настройки аккаунта и выберите вкладку «Команда и ресурсы». Затем нажмите кнопку «Пригласить по email».
Для добавления участников в проект, перейдите во вкладку «Люди». После этого нажмите «Пригласить пользователей». Во вкладке «Выберите из команды» будут отображаться все актуальные пользователи в вашем аккаунте.
Установите галочки, чтобы добавить конкретных пользователей. Если кто-то из необходимых людей еще не находится в вашем аккаунте, перейдите во вкладку «Пригласите новых по email». Там можно ввести или вставить адреса электронной почты новых пользователей в указанное поле.
Виртуальные ресурсы
Еще одна сильная сторона GanttPRO, которую часто отмечают пользователи, особенно перешедшие из менее эффективных платформ, — это возможность добавлять виртуальные ресурсы.
Такой функционал позволяет GanttPRO идти на шаг впереди многих конкурентов. Это, конечно, ценят менеджеры, которым не нужно тратить много времени и усилий на добавление виртуальных ресурсов и управление ими.
Иван Солев — один из таких пользователей. Он отмечает:
В GanttPRO очень понравилась возможность добавлять виртуальные ресурсы вместо живых людей, что позволяет планировать и добавлять куда больше вещей.
Независимо от плана аккаунта, в GanttPRO можно добавлять виртуальные ресурсы в неограниченном количестве. При этом программа позволяет определять им задачи и указывать стоимость.
Пользователи могут осуществлять добавление виртуальных ресурсов двумя способами: в аккаунт и в проект.
- В первом случае, чтобы добавить виртуальный ресурс, откройте настройки аккаунта в нижнем левом углу и перейдите в раздел «Команда и ресурсы». Далее выберите вкладку «Виртуальные ресурсы» и нажмите кнопку «+ Создать новый».
- Чтобы добавить виртуальный ресурс вторым способом, перейдите во вкладку «Люди» внутри нужного проекта. Найдите «Виртуальные ресурсы» и нажмите кнопку «+ Добавить ресурсы».
Еще одна популярная возможность в рамках работы с виртуальными ресурсами в GanttPRO — это конвертация виртуальных ресурсов в реальных пользователей.
Процесс происходит быстро и не требует долгих действий вручную.
Пользователи могут применять его в любом проекте. Однако важно помнить, что конвертация может происходить на уровне проекта, а не на уровне всего аккаунта.
Вот простые шаги, которые помогут в этом:
- Перейдите во вкладку «Люди».
- Выберите «Виртуальные ресурсы».
- Наведите курсором на определенный ресурс и нажмите «Конвертировать в пользователя».
6. Управление бюджетом
Ответственные менеджеры заботятся о финансовом благополучии своих проектов.
Вот почему во многих компаниях сегодня организация бюджета стала не отдельным процессом, а органически интегрированным элементом управления проектами.
Пользователи GanttPRO также стремятся эффективно управлять финансами.
К примеру, вот комментарий пользователя Дениса Василенко:
Мне нравится, что GanttPRO прост в использовании. Я могу легко создавать задачи, устанавливать сроки и следить за прогрессом. Кроме того, GanttPRO имеет отличные возможности для управления бюджетом проекта.
Программа визуализирует всю необходимую информацию, связанную с бюджетом проекта. Поэтому компаниям или отдельным лицам не нужно искать дополнительные приложения для работы с финансами.
В GanttPRO вы можете отслеживать расходы, контролировать затраты и распределять финансовые ресурсы в режиме реального времени. Это позволяет принимать обоснованные решения по вопросам бюджета на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Если вас также интересует этот вариант использования, выберите один из двух методов расчета стоимости в соответствии с конкретными требованиями вашего проекта:
- Ручной способ. Такой вариант расчета бюджета подходит в случае, если вам нужен прямой контроль над деталями и ручной ввод данных с возможностью частых корректировок.
- Автоматический способ. Этот вариант хорош для более быстрой настройки и эффективного управления с автоматической оценкой стоимости на основе значений стоимости ресурсов.
По умолчанию для вновь созданного проекта используется опция ручного расчета бюджета.
Вы можете настроить требуемый режим расчета отдельно для каждого проекта, так как его нельзя универсально применить ко всем проектам в рамках аккаунта.
Надежная программа для управления проектами
Планируйте проекты и организовывайте работу команды на диаграмме Ганта.
Sign up for freeПрисоединяйтесь к лидерам отрасли, которые уже преуспели в управлении проектами с GanttPRO
Современные онлайн решения для управления проектами с каждым днем становятся все более популярными. Новички и эксперты используют профессиональные программы, такие как GanttPRO, для организации простых и сложных задач и достижения амбициозных целей.
Вышеупомянутые варианты использования получили высокую оценку пользователей GanttPRO. Однако они лишь частично раскрывают возможности этой мощной программы.
Отзывы менеджеров и команд помогают GanttPRO становиться лучше и внедрять новый функционал. Такое участие гарантирует, что программа и дальше будет идти в ногу со временем и предлагать новые решения.
Присоединяйтесь к постоянно растущему сообществу профессионалов, которые уже преуспели в управлении проектами с помощью GanttPRO.