Siguiendo nuestra serie de artículos donde revisamos las características, ventajas y desventajas del software de gestión de proyectos más popular hoy en día, demos un vistazo a otra herramienta, Wrike.
Wrike: características clave
Wrike es un software de gestión de proyectos que ayuda a organizar proyectos, realizar trabajo en equipo y controlar el progreso del trabajo.
Ofrece 5 alternativas de planes y diferentes posibilidades a base de estos planes:
- Free
- Team
- Business
- Enterprise
- Pinnacle
Pero hablemos de los precios más adelante. Por ahora, hacemos un repaso general de las características de Wrike.
Vistas
Igual que la mayoría de herramientas de gestión de proyectos de calidad, Wrike ofrece la posibilidad de trabajar con tareas usando diferentes tipos de visualización:
- Lista de tareas
- Tablero Kanban
- Vista de tabla
- Diagrama de Gantt
Cabe mencionar, que en cuanto inicie su sesión por primera vez, verá un espacio de trabajo como este. A primera vista no parece muy intuitivo y cuesta entender dónde se encuentran las funciones y que es lo que tiene que hacer.
Adicionalmente, tiene otras opciones de vistas más avanzadas como Calendarios, Flujo, Recursos, etc.
Gestión de proyectos y tareas
En gran parte, el trabajo en el programa se basa en tareas y subtareas. Puede agregar tareas con descripciones, fechas de vencimiento, personas responsables, duración, estado, etc. Y después seguir su progreso. Igualmente, puede dejar comentarios en las tareas, agregar archivos, etc. También, se puede duplicar tareas y hacer que las tareas sean recurrentes.
Para acceso rápido a tareas, puede marcarlas como tareas favoritas. El programa los colocará en la carpeta de Tareas destacadas.
Gestión de recursos y seguimiento de tiempo
En cuanto a gestión de recursos, Wrike incluye puede considerarse una herramienta para la planeación de capacidades ya que dispone de la vista de carga de trabajo. Ahí puede consultar las tareas y la disponibilidad de cada miembro del equipo y equilibrar las cargas de trabajo. Los gerentes pueden asignar tareas y personalizar los horarios de trabajo mientras planifican los recursos a futuro.
El plan Business de Wrike y los planes superiores permiten a los usuarios registrar el tiempo dedicado a tareas específicas de forma manual o con un temporizador de inicio/detención integrado. También es posible categorizar las entradas de tiempo, por ejemplo, para distinguir entre distintos tipos de tareas, como el trabajo de un cliente o reuniones internas.
Colaboración
El software ofrece la posibilidad de intercambiar archivos, comentarios, mencionar a otros compañeros usuarios en el proyecto. Para no perder el contacto en cualquier momento, tiene la aplicación móvil para iOS y Android.
Flujos de trabajo
Dependiendo del plan de usuario, Wrike ofrece la posibilidad de trabajar con flujos de trabajo predeterminados o flujos de trabajo personalizados. De este modo, los gerentes pueden definir el flujo de trabajo para su equipo, y así organizar y facilitar el proceso. Puede ser útil para trabajos y actividades que suelen pasar por fases típicas.
Informes
Del mismo modo, el programa ofrece la posibilidad de trabajar con informes predefinidos o redactar informes de proyectos personalizados. Para estos fines tiene el “Report Builder” que le ayuda a crear informes nuevos y actualizar los existentes en cualquier momento si es necesario.
Asimismo es posible crear informes de presupuesto.
Plantillas
Para un inicio rápido encontrará plantillas preconfiguradas de varias industrias y finalidades.
Wrike: ventajas y desventajas
En conjunto, Wrike es un software muy bueno que une todas las funciones para una gestión de proyecto eficaz en una solo herramienta y cumple con casi todas las características de un software de gestión de proyecto bueno. Pero como todo tiene sus ventajas y desventajas, vamos a ver cuales son.
Ventajas de Wrike
Multitud de posibilidades avanzadas para gestión de proyectos
Aparte de la funcionalidad que ya vimos, Wrike proporciona herramientas adicionales (add-ons) para los planes Business, Enterprise and Pinnacle:
- Herramienta adicional para gestión de proyectos de marketing y rendimiento de marketing, Marketing Insights.
- Herramienta adicional para integración y automatización de productos en la nube y locales, Integrate.
- Herramienta adicional para sincronizar con Jira y GitHub, Two-Way Sync.
- Herramienta adicional para recibir alertas de inteligencia artificial cuando un proyecto corre el riesgo de no cumplir con sus plazos, AI Project Risk Prediction.
Analítica
En los planes más avanzados Wrike ofrece posibilidades de analítica de última generación. Puede configurar los paneles personalizables con gráficos, tablas y tablas dinámicas y realizar un seguimiento de los indicadores del proyecto. Los paneles se sincronizan en tiempo real y se pueden compartir fácilmente dentro de la organización.
Además facilita el control de proyecto a través de ciertas métricas.
Cuenta gratuita
Wrike ofrece un plan gratuito con el que obtiene:
- Aplicaciones web, de escritorio y para móvil
- Posibilidad de trabajar con tareas y subtareas
- Posibilidad de ver tareas en una tabla o tablero Kanban
- Ilimitado número de usuarios
- 2 GB de almacenamiento
Impresionante cantidad de integraciones
Dependiendo del plan que use puede establecer hasta más de 400 integraciones con herramientas externas para CRM, gestión de proyectos de TI, Email, mensajería, CMS (sistema de gestión de contenidos), SSO (inicio de sesión único).
Algunas funciones originales
Una función de Wrike que mucha gente encontrará útil en trabajo colaborativo es el editor de documentos. Con él, puede editar documentos en formatos de .pdf., .doc e imágenes directamente en la nube sin tener que descargarlo.
Inteligencia artifical
Wrike se mantiene al día con el aumento del uso de la IA y ofrece una plataforma Work Intelligence® para optimizar los flujos de trabajo. Sus capacidades de IA se extienden a la asignación automatizada de tareas, el análisis de datos y la generación de informes.
Puede automatizar tareas repetitivas, por ejemplo, completar campos en varios proyectos simultáneamente, y obtener información útil de la aplicación. Wrike también integra análisis predictivos, que puede utilizar para optimizar los flujos de trabajo en función de los datos históricos del proyecto.
Desventajas de Wrike
El coste
A primera vista puede parecer que es una ganga. Una cuenta gratis, los precios de las cuentas de pago comienzan desde $10. Pero veámoslo con más detalle.
Sí que es cierto que hay una cuenta gratuita. Si necesita una app gratis para anotar tareas y quehaceres, pues es una buena solución. Quizás, demasiado complicada y poco intuitiva para ser un simple organizador de tareas. Pero gratis. El plan gratuito permite hacer cosas básicas para gestionar tareas. Pero lo que es una gestión en la empresa o con motivos empresariales, no parece una opción viable.
El siguiente plan “Team”, ya es un poco más adecuado para una gestión más elaborada. A diferencia de la cuenta gratis, ya permite hacer más gestiones de tareas y subtareas, visualizar trabajo con diagramas de Gantt, compartir tableros y configurar algunas integraciones.
Con todo esto, el plan que incluye la funcionalidad de gestión de proyectos usada por las empresas usualmente, es el plan “Business”. Y ojo, que el precio por usuario al mes en este plan empieza desde $24.80. Si comparamos las posibilidades que ofrece a este precio con otros software de gestión de proyectos, podemos encontrar opciones mucho más beneficiosas.
¿Cuáles son las funciones destacables de este plan?
- Flujos de trabajo personalizados
- Informes en tiempo real
- Calendarios
- Solicitud de formularios
- Aprobaciones de proyectos y tareas
- Seguimiento del tiempo
- Permisos de usuario y grupo
- Motor de automatización
- Analítica gráfica
- Plantillas de informes
La falta de ciertas funciones
Por el precio que hay que pagar por el plan, los usuarios destacan limitaciones en algunas funciones.
Por ejemplo, existe la posibilidad de rastrear el tiempo dedicado al trabajo por cada usuario, pero no se puede distinguir las horas facturables y no facturables. Tampoco se puede usar estos datos para hacer la facturación directamente en el programa. Es decir, tendrá que usar otro programa para esto. Y teniendo en cuenta el coste de plan de Wrike más funcional (desde $24.80 por usuario al mes), es una gran desventaja de Wrike.
Otra cosa destacada por usuarios en las plataformas de reseñas en contexto de coste-beneficio de este software para gestión de proyectos, es la falta de herramientas como chat en vivo dentro del software y video conferencias.
El idioma
El software proclama ser multilingüe, pero en el momento que hacemos click en cualquier sección o pestaña, el idioma de interfaz empieza a mezclarse entre inglés y el idioma seleccionado en configuraciones. Para un precio alto, se espera que una cosa tan simple no debería resultar un problema.
La curva de aprendizaje y la interfaz
Parecido al caso de Microsoft Project, una de las características de Wrike que puede considerarse como su desventaja es la dificultad de la interfaz. Eso pasa a cualquier software sobrecargado con funciones. Y el caso de este no es una excepción. Casi todos los usuarios en sus reseñas indican que la interfaz es bastante complicada sobre todo si no se limita a una gestión de proyectos básica.
Wrike es una herramienta de trabajo en equipo. Es decir, deberá invertir tiempo y esfuerzos en capacitar a cada miembro de equipo que se incorpora. Resumiendom, para que se convierta en una herramienta de valor, al adquirir Wrike, deberá invertir en capacitación y aprendizaje de uso. Obviamente, el software propone una base de conocimientos y programas de capacitación para nuevos usuarios. Pero, el hecho de tener que pasar días y meses estudiando cómo funciona un software de gestión de proyectos, en vez de hacer el trabajo en sí, parece excesivo. Sobre todo, teniendo en cuenta que hay programas más fáciles.
Irrelevancia para equipos pequeños
El precio alto del plan con funciones operacionales y útiles, una larga curva de aprendizaje y la necesidad de capacitación de los usuarios, hace que Wrike sea adecuado para empresas grandes con altos presupuestos. Mientras que las autónomas y autónomos, o pymes, no lo encontrarán tan beneficio en relación de precio/valor.
Alternativa a Wrike
Si necesita un programa de gestión de proyectos que no requiere tanto tiempo de aprendizaje, con precios más asequibles por más funciones, puede probar GanttPRO. Es un software para gestión de proyectos online, que como se entiende por su nombre se basa en diagramas de Gantt.
La versión más usada es el plan PRO, que cuesta 12.99$ por usuario al mes e incluye la gran mayoría de funciones útiles. Si requiere todas las posibilidades al completo, incluyendo gestión de portafolio de proyectos y de carga de trabajo, seguimiento y control o integración con Jira Cloud, el plan adecuado sería “Business”. Aun con la funcionalidad completa, el precio es más económico en comparación con el plan similar de Wrike. La vista de diagrama de Gantt está incluida en todos los planes.
Uno de los puntos destacados de GanttPRO, es que no perderá el tiempo aprendiendo a usar el programa durante horas/días/meses. De hecho, lo primero que notará al iniciar la sesión por primera vez, es que su interfaz es tremendamente intuitiva y fácil de usar. Gracias a esto, el proceso de incorporación de los nuevos miembros del equipo es tan fácil como ABC.
Para comenzar a trabajar en su proyecto en GanttPRO, todo lo que tiene que hacer es invitar a los miembros de equipo que necesita, agregar el plan del proyecto especificando detalles de las actividades, y ya está. En cuestión de minutos organizará todo el proceso.
GanttPRO es un programa repleto de funciones potentes y adecuadas para su proyecto: administración de proyectos, carteras, recursos y costos, registro de tiempo, colaboración en equipo, líneas base, historial de cambios y mucho más.
Aquí tiene un breve resumen de las características destacadas de GanttPRO:
No obstante, por si alguien del equipo tiene alguna duda de cómo funciona cierta cosa, hay una base de conocimientos y pequeños consejos dentro de la app.
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