Los 8 mejores software de gestión documental para su organización en 2025

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El entorno empresarial actual dispone de una gran variedad de sistemas de gestión documental para manejar los documentos y datos de manera eficiente. En este artículo le explicamos cuando necesita un gestor documental y proporcionamos una lista de los mejores software de gestión documental, incluidas sus características clave, ventajas, desventajas y ejemplos de casos de uso.

Hemos seleccionado los 8 programas de gestión documental, que nos parecen convenientes en función de sus características, pero puede ver una lista más amplia de gestores documentales. 

Razones para usar un gestor documental

El software de gestión de documentos puede abarcar una variedad de características y funcionalidades que mejoran los procesos relacionados con documentos dentro de una empresa. Pero hay aspectos que debe considerar definitivamente si está pensando en usar un gestor documental. Si ve que marca algunas o muchas casillas de esta lista, es muy recomendado usar un programa de este tipo. 

Gran cantidad de documentos: para mantener todo organizado y fácilmente accesible y con capacidad de búsqueda cuando maneja una gran cantidad de documentos, como facturas, contratos, informes y correspondencia.

Cumplimiento y regulación: para garantizar un mantenimiento de registros y pistas de auditoría adecuados cuando su industria requiere requisitos regulatorios y de cumplimiento estrictos, como los sectores de atención médica, finanzas y legal.

Colaboración remota: para facilitar la colaboración en documentos como un programa de teletrabajo, la edición en tiempo real, los comentarios y el control de versiones cuando su empresa tiene equipos remotos o distribuidos.

Control de versiones: para mantener un registro claro de las versiones de los documentos, evitando la confusión y los errores que pueden surgir por el uso de versiones obsoletas de los documentos.

Automatización: para automatizar procesos o flujos de trabajo de aprobación complejos, reduciendo la intervención manual y mejorando la eficiencia.

Seguridad: para controlar el acceso a los documentos, garantizando que solo las personas autorizadas puedan verlos, editarlos o compartirlos cuando su empresa trate con información confidencial.

Digitalización: para adaptar el flujo de trabajo en papel cuando todos los demás procesos son digitales.

Gestión de documentos simplificada 

Si simplemente trabaja con proyectos que involucran el uso de documentos como planes de proyecto, especificaciones e informes de progreso, le conviene usar un software de gestión de proyectos con funciones de gestión de documentos. 

Por ejemplo, en la herramienta de gestión de proyectos GanttPRO puede llevar a cabo todos los proyectos y tareas de su organización y adjuntar documentos a tareas concretas. Igualmente, puede conectar GanttPRO con su Google Drive o OneDrive y beneficiarse tanto de un manejo de documentos más organizado como de una gestión y planificación profesional y eficiente. 

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Planifique proyectos, gestione tareas y documentos adjuntos con la ayuda de GanttPRO.

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Los mejores software de gestión documental 

Si ha descubierto que necesita un gestor documental avanzado, aquí tiene la lista de los mejores sistemas de gestión documental.

1. Plataforma de gestión de documentos Microsoft SharePoint

Descripción

Microsoft SharePoint es una plataforma de gestión de documentos basada en web que se integra con Microsoft Office. Se ha utilizado por empresas de todos los tamaños desde su lanzamiento en 2001, para almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo y como una sólida plataforma para colaboración e intranet.

• Sirve como depósito central de documentos, lo que permite el control de versiones y el etiquetado de metadatos.
• Permite la colaboración en tiempo real en documentos, es decir, la edición de documentos de Word, Excel o PowerPoint por parte de varios usuarios simultáneamente.
• Brinda la posibilidad de configurar sitios de intranet para toda la organización o sitios de equipo específicos para departamentos o proyectos individuales.
• Permite a los usuarios automatizar procesos comerciales mediante la configuración de flujos de trabajo para la aprobación de documentos o contenidos, acciones periódicas de rutina, seguimiento de problemas, publicación, gestión de contratos, etc.
• Se integra bien con otros productos de Microsoft.
• Ayuda a crear aplicaciones personalizadas adaptadas a sus necesidades específicas con SharePoint Framework (SPFx) y Power Apps.
• Puede utilizarse como plataforma para publicar contenidos para comunicación corporativa.
• Incluye la opción de establecer permisos en varios niveles para que solo el personal autorizado acceda a los documentos y datos.
• Incluye aplicación móvil.
• Ofrece funciones de búsqueda avanzada para grandes cantidades de datos.
• También se puede configurar para compartir y colaborar externamente.

2. Sistema de gestión documental DocuWare 

Descripción

DocuWare es un sistema de gestión documental diseñado para empresas de distintos tamaños y en distintos sectores. Ofrece herramientas para capturar, organizar, acceder y automatizar procesos centrados en documentos. Los usuarios pueden acceder a DocuWare desde cualquier navegador web sin necesidad de instalar software específico y también utilizar soluciones locales.

Considérelo si tiene un negocio pequeño o mediano, ya que es una buena opción de software de gestión para pymes. 

• Proporciona un lugar para almacenar y organizar documentos electrónicos en un sistema centralizado.
• Permite escanear documentos en papel directamente al sistema junto con archivos electrónicos.
• Incluye funciones de búsqueda avanzada que permiten a los usuarios localizar documentos basándose en metadatos, contenido de texto completo u otros criterios.
• Ayuda a automatizar tareas y procesos repetitivos centrados en documentos, como aprobaciones de facturas o revisiones de contratos.
• Ofrece aplicación móvil.
• Permite integraciones con diferentes plataformas CRM, ERP y RR.HH.
• Presenta configuraciones avanzadas de permisos, cifrado y pistas de auditoría para proteger los documentos y acceder a ellos.
• Reemplaza los formularios en papel por formularios electrónicos que pueden completarse en línea y luego procesarse y almacenarse automáticamente.
• Permite establecer políticas de retención de documentos, de modo que los documentos se conserven durante los períodos legales u operativos requeridos y luego se dispongan de forma segura.
• Proporciona herramientas de colaboración para compartir documentos, agregar anotaciones y colaborar en contenido en tiempo real.

3. Sistema de gestión de documentos Adobe Document Cloud

Descripción

Adobe Document Cloud es un sistema de gestión documental desarrollado por Adobe Systems. Su objetivo principal es ofrecer a sus usuarios una solución integral para crear, editar, firmar y compartir los documentos en formato pdf. Está basado en la nube, de allí cualquier usuario puede acceder al sistema independientemente del tipo de su dispositivo o sitio en el que esté. 

• Ayuda a trabajar con archivos PDF en Adobe Acrobat DC: crear nuevos a base de varios tipos de archivos; editarlos, anotarlos y comentarlos; convertir archivos PDF a otros formatos (y viceversa); combinar o dividir.
• Permite firmar documentos electrónicamente con Adobe Sign, incluido el envío, la firma, el seguimiento y la gestión de procesos de firma.
• Se asegura de que las firmas electrónicas cumplan con las normas y regulaciones legales.
• Proporciona aplicación móvil para ver, anotar y firmar archivos PDF sobre la marcha y escanear documentos convirtiéndolos en archivos PDF editables.
• Proporciona un espacio para almacenar, organizar, acceder a archivos desde cualquier dispositivo y compartirlos para verlos, revisarlos o firmarlos.
• Se integra con plataformas de terceros como Dropbox, Microsoft Office o SharePoint.
• Garantiza la seguridad de los documentos con contraseñas y cifrado.
• Permite colaborar en documentos con comentarios y opiniones sobre documentos y comparaciones de versiones.
• Permite automatizar tareas repetitivas utilizando Action Wizard.

Gestor documental Zoho Docs

Descripción

Zoho Docs es un gestor documental basado en la nube producto de Zoho Corporation. Proporciona herramientas para crear, almacenar, compartir y colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Está diseñado para empresas y particulares que desean una solución integrada para sus necesidades de gestión de documentos.

Tiene sentido considerarlo si está usando Zoho Projects u otro producto de esta empresa. También es una opción para los que buscan un gestor documental gratis, ya que ofrece una cuenta gratuita para equipos de hasta 25 usuarios, 5 GB de almacenamiento por usuarios y otras limitaciones.

• Permite almacenar archivos y organizarlos en carpetas.
• Proporciona herramientas para crear, formatear y editar documentos de forma colaborativa en tiempo real en Zoho Writer; trabajar con funciones, tablas dinámicas y gráficos en Zoho Sheet (alternativa a Excel); y realizar presentaciones en Zoho Show.
• Facilita la colaboración con edición simultánea o individual con la función de ‘check-in’ y ‘check-out’, comentarios y chat integrado en los editores de documentos.
• Permite compartir archivos con individuos, grupos o incluso de forma pública, configurando permisos de acceso.
• Automatiza el flujo de trabajo para la revisión y aprobación de documentos.
• Incluye la sincronización de los cambios realizados sin conexión una vez que se vuelve a conectar.
• Se integra con otras aplicaciones de Zoho, como Zoho CRM, Zoho Projects y Zoho Mail.
• Proporciona aplicación móvil.
• Mantiene versiones de documentos, para que los usuarios puedan volver fácilmente a una versión anterior o ver los cambios realizados a lo largo del tiempo.
• Permite recuperar archivos eliminados en caso de eliminaciones accidentales.
• Ofrece espacio de administración para gestionar los usuarios, políticas de la empresa, ver datos básicos sobre el uso de la cuenta y cambiar las configuraciones.  

Plataforma de gestión de documentos M-Files

Descripción

M-Files es una plataforma de gestión de documentos inteligente diseñada para ayudar a las grandes empresas a organizar, gestionar y realizar un seguimiento de documentos e información. Puede parecer peculiar porque no utiliza una estructura típica basada en carpetas, sino más bien metadatos para categorizar documentos e información. Según la empresa, es más fácil encontrar, acceder y gestionar información en función de su contenido y contexto, que de su ubicación.

• Gestiona automáticamente las versiones, garantizando el acceso a la última versión del documento y la posibilidad de comprobar y recuperar versiones anteriores.
• Permite configurar ajustes de permisos que regulan quién puede acceder, modificar o eliminar documentos.
• Aplicación móvil para recuperar, modificar y guardar documentos.
• Ayuda a automatizar procesos empresariales como revisión, aprobación y similares.
• Se integra con algunas plataformas de CRM, ERP y correo electrónico.
• Proporciona herramientas para ser coautor, comentar archivos, iniciar discusiones, recibir notificaciones y trabajar juntos dentro del equipo.
• Sugiere contenido relevante basado en metadatos y ayuda a etiquetar documentos automáticamente.
• Permite acceder a documentos sin conexión y sincroniza los cambios una vez que el usuario se vuelve a conectar.
• Estandariza la creación de documentos con plantillas.
• Realiza seguimiento de todas las actividades relacionadas con un documento, incluido quién accedió a él, qué cambios se realizaron y cuándo.
• Ayuda garantizar que los documentos cumplan con los requisitos reglamentarios.
• Ofrece portales externos para compartir documentos de forma segura con otras partes interesadas.
• Admite conectar otras herramientas para firma electrónica (DocuSign, Adobe Sign, Visma Sign).

Herramienta de gestión documental Dropbox Business

Descripción

Si busca herramientas de gestión documental, la adición al famoso servicio de almacenamiento en la nube que ofrece Dropbox, Dropbox Business, es una buena opción. Es adecuado para empresas, equipos y organizaciones de tamaño mediano a grande que necesitan colaborar y almacenar archivos en el mismo espacio.

• Permite ver archivos y carpetas directamente desde el escritorio y descargarlos sólo cuando necesiten acceso, ahorrando así espacio de almacenamiento local.
• Incluye espacios centralizados donde los equipos pueden almacenar, acceder y trabajar en archivos de forma colaborativa.
• Permite a los equipos crear documentos, intercambiar ideas, establecer agendas de reuniones y más, a través de Dropbox Paper.
• Proporciona configuración de permisos para acceder a archivos o carpetas compartidas, establecer fechas de caducidad en enlaces o protegerlos con contraseñas.
• Facilita la búsqueda permitiendo mirar dentro del contenido de los documentos almacenados.
• Permite retroceder a un momento específico en caso de eliminaciones accidentales o cambios no deseados.
• Incluye un Panel de administrador para gestionar usuarios, monitorear la actividad y establecer permisos para compartir en toda la empresa.
• Ayuda a monitorear la actividad del equipo, rastrear el contenido compartido y mantener un registro de auditoría para controlar cómo se accede y se comparte los datos.
• Se integra con una amplia gama de aplicaciones de terceros, incluidas Slack, Zoom, Google Workspace y Microsoft Office.
• Combina las vistas tradicionales de carpetas y archivos con un espacio de trabajo, donde los equipos pueden agregar descripciones, listas de tareas pendientes y archivos clave para que la colaboración esté más basada en el contexto.
• Incluye herramientas para ayudar a los equipos a migrar datos a Dropbox o transferir grandes volúmenes de datos rápidamente.
• Permite integrar Dropbox Business con otras herramientas o crear aplicaciones personalizadas con API.

Programa de gestión documental Box

Descripción

Si la primera pregunta que le viene a la cabeza es: ¿Es no es lo mismo que Dropbox? La respuesta es no. Es otro sistema de almacenamiento en la nube popular con características de programas de gestión documental para empresas y particulares. Su objetivo es simplificar la colaboración en línea y facilitar el acceso e intercambio de archivos de forma segura desde cualquier dispositivo.

• Proporciona almacenamiento para diferentes tipos de archivos y permite compartirlos con partes internas y externas a través de enlaces seguros, y establecer permisos para verlos o editarlos.
• Ayuda a los equipos a colaborar en documentos en tiempo real y agregar comentarios a los archivos.
• Cuenta con Box Notes, una herramienta integrada para tomar notas, crear listas de verificación y colaborar.
• Proporciona una aplicación móvil para acceder, editar y compartir archivos mientras viaja.
• Permite buscar archivos tanto entre los nombres, como el contenido.
• Ayuda a automatizar procesos y flujos de trabajo repetitivos, como revisiones y aprobaciones de contenido, con Box Relay.
• Se integra con más de 1500 aplicaciones, incluidas plataformas CRM, ERP, gestión de proyectos y firma digital.
• Admite varios estándares de cumplimiento y ofrece funciones como retención automática de contenido, disposición y retenciones legales.
• Almacena diferentes versiones de los archivos a las que los usuarios pueden volver.
• Proporciona API para crear integraciones o aplicaciones personalizadas.
• Permite acceder y solicitar firmas electrónicas directamente dentro de la nube de contenido con Box Sign.

Software de gestión de documentos y colaboración Google Workspace

Descripción

Si acaba de lanzar su plan de negocio y está buscando un software gratuito de gestión de documentos, Google Workspace puede ser una buena opción. No es un sistema de gestión de documentos tan avanzado como el resto de opciones en esta lista, pero es una buena opción para gestiones simples. Incluye una serie de herramientas que ayudarán a gestionar. Almacenar y acceder a los archivos en un entorno colaborativo.

• Funciona a base de la cuenta de correo electrónico, Gmail 
• Ofrece una solución de almacenamiento basada en la nube para guardar archivos online y sincronizarlos entre dispositivos.
• Incluye alternativas a las aplicaciones tradicionales de la suite ofimática como Google Docs, Sheets y Slides para edición colaborativa en tiempo real, comentarios y más.
• Incluye un calendario basado en web que se puede conectar a otras aplicaciones de Workspace.
• Proporciona herramientas de colaboración para realizar reuniones virtuales, seminarios web y presentaciones, con pantalla compartida y subtítulos en tiempo real; y una plataforma de mensajería instantánea para la comunicación en equipo.
• Incorpora una herramienta para crear encuestas, cuestionarios o formularios de registro.
• Cuenta con un panel centralizado donde los administradores pueden administrar usuarios, configuraciones de seguridad y otras configuraciones para la cuenta de Google Workspace de su organización.
• Se integra con más de 5000 aplicaciones y servicios de terceros y ofrece una gran cantidad de complementos.

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