Mejores herramientas de gestión de tareas para 2024: ¿qué opciones hay y cómo elegir?

La planificación es una parte esencial de nuestras vidas. Ya sea la planificación del día a día, de actividades y eventos personales o actividades en el trabajo, siempre es mejor tener un plan de tareas por completar para la implementación exitosa de cualquier empeño.

De hecho, en el ámbito profesional se valora mucho la capacidad de gestionar tareas. En este contexto, un organizador de tareas o un gestor de tareas, como también se le puede llamar, es una herramienta indispensable. Simplifica los procesos de trabajo, los hace más transparente, ayuda a planificar y monitorear la ejecución y los avances. Y si trabaja de forma remota, es un software de teletrabajo esencial. 

El mercado ofrece un gran número de gestores de tareas personales y de equipos. En toda esta diversidad, es muy fácil confundirse. Por eso, en este artículo hemos recopilado los 11 mejores gestores de tareas para 2024. Además, al final le explicamos a qué debe prestar atención al escoger un organizador de tareas eficaz dentro de todas las opciones que ofrece el mercado.  

¿Qué es un organizador de tareas?

Los organizadores o gestores de tareas son programas de gestión que permiten gestionar tareas de forma centralizada y asegurar su finalización oportuna.

Puede encontrar herramientas para planificar y gestionar tareas personales, empresariales o herramientas universales que son igualmente efectivas para ambos fines. 

Hay que subrayar que un gestor de tareas es más que una lista de cosas que hacer porque proporciona muchas más posibilidades y se refiere a un nivel de planificación y gestión más elevado. 

Si su lista de tareas es corta o su proyecto no contiene muchas tareas, puede llevarlas a cabo en programas más simples y comunes como Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word o Microsoft Excel. Sin embargo, si tiene muchas tareas, o requiere más de opciones para trabajar con los datos y seguir la completación de tareas, la próxima información le ayudará en su elección. 

11 mejores gestores de tareas

1. GanttPRO: gestor de tareas todo en uno 

GanttPRO es una herramienta para planificar y programar tareas con la ayuda de diagrama de Gantt que puede usar tanto para gestiones personales como para gestión completa de tareas en proyectos grandes a nivel empresarial.

La interfaz intuitiva de la herramienta le permitirá crear un proyecto y comenzar a trabajar con él en cuestión de minutos. Las tareas en la aplicación son especialmente fáciles de organizar y gestionar: con unos pocos clics puede agregar descripción, archivos y comentarios, crear dependencias, asignar responsables, y ordenar tareas. 

Además, si lo usa como un organizador de tareas para el equipo, la aplicación proporciona gran cantidad de posibilidades para gestionar fácilmente la carga de trabajo en equipo, colaborar en la ejecución de tareas y compartir resultados. También hay muchas posibilidades para el control de tareas y su progreso.  

Una aplicación móvil para IOS y Android le permitirá estar constantemente en contacto con el equipo y resolver rápidamente los problemas que surjan. 

Puntos destacados:

• Interfaz muy fácil y personalizable.  
• Toda la funcionalidad para una planificación y gestión de tareas eficiente.
• Gestión de carga de trabajo.
• Varias formas de visualización: diagrama de Gantt, tablero Kanban, lista, portafolio.
• Prioridades, estados, alertas para los plazos límites.
• Registro y control de tiempo dedicado a tareas.
• Recordatorios en la app móvil, web y en el correo en tiempo real.
• Posibilidad de compartir la lista de tareas y su estado con cualquier persona.
• Exportación a varios formatos (PDF, PNG y Excel).
• Plantillas de diagramas de Gantt con tareas preconfiguradas. 

Desventajas:

• La cantidad de integraciones es limitada: Jira, Google Drive, Slack y MS Teams.
• Precio elevado si busca una opción para gestión de tareas personales y simples.

2. Trello: control de tareas con Kanban

Trello es una excelente opción para aquellas personas que prefieren trabajar exclusivamente con tableros Kanban y tarjetas. El organizador de tareas va a venir muy bien para proyectos simples de equipos pequeños y medianos, y sobre todo para uso personal.

La interfaz de esta herramienta de gestión de tareas es simple e intuitiva. No tardará más de una hora para registrarse y ajustar las configuraciones básicas. Con este gestor de tareas, puede asignar tareas, establecer plazos y agregar descripciones a cada tarea usando tarjetas especiales.

Al ser un tablero Kanban, puede mover las tarjetas usando la función de arrastrar y soltar, para indicar y cambiar su estado. Los usuarios también pueden ver y controlar las fechas de vencimiento de los proyectos en el calendario de Trello.

Además, para crear un tablero, puede usar plantillas preconfiguradas para diferentes tipos de planes: desde una simple planificación de vacaciones hasta gestión de sprints en un equipo de desarrollo de software.

Puntos destacados:

• Control de tareas con la historia de acciones.
• Posibilidades para controlar plazos.
• Visualización de tareas con tarjetas Kanban y calendario.
• Funciones de gestión de ideas.
• Gestión de reuniones.
• Aplicación móvil.
• Integraciones con otras apps.

Desventajas:

• Puede volverse desordenado y difícil de manejar cuando trabaja con muchas tareas. 
• Se vuelve complicado en cuanto desea expandir su funcionalidad básica con ‘Power-ups’.

🔗 Lista completa de ventajas y desventajas de Trello.

3. ProofHub: herramienta de gestión de tareas y colaboración en equipo

ProofHub es es una herramienta integral de gestión de tareas y colaboración en equipo que optimiza la planificación y ejecución de proyectos. Reúne la organización de tareas, la colaboración en equipo y el seguimiento del progreso en una única plataforma.

Permite crear tareas, subtareas y asignarlas a miembros del equipo, establecer prioridades de tareas, plazos y dependencias, todo en un solo lugar. Puede usar listas de tareas y tableros para gestionar los flujos de trabajo de forma eficaz. Además, ofrece chat integrado, debates y uso compartido de archivos para una comunicación en equipo fluida.

Además, se integra a la perfección con herramientas y aplicaciones populares como Slack, Box, Google Drive, Dropbox, OneDrive y QuickBooks para centralizar el trabajo y colaborar de forma más eficiente.

ProofHub ofrece un modelo de precios fijos y no cobra por usuario. Puede agregar tantos usuarios como quieras sin incurrir en gastos adicionales.

Puntos destacados:

• Asignación de tareas simplificada.
• Varias vistas de tareas: tablero Kanban, tabla, diagrama de Gantt y calendario.
• Dependencias de tareas.
• Administración de múltiples tareas con opciones para eliminarlas, moverlas o archivarlas.
• Personalización de los detalles de las tareas con fechas, listas y texto.
• Comentarios de tareas.
• Seguimiento del tiempo.
• Repositorio de archivos centralizado.
• Chat, debates, revisión y anuncios integrados.

Desventajas:

• No ofrece un plan gratuito. Sin embargo, puede probarlo gratis con su versión de prueba de 14 días.
• El plan de precio fijo puede resultar caro para emprendedores individuales u otro tipo de usuarios individuales.

4. Todoist: programa de gestión de tareas y una app checklist 

Todoist es un programa de gestión de tareas muy popular que se basa en el concepto de una app checklist, que es una “To-do list” (lista de cosas que hacer). Este organizador de tareas ayuda a priorizar y crear fácilmente tareas, subtareas y secciones.

En el programa, puede dejar comentarios, monitorear el progreso y establecer prioridades. Las integraciones con aplicaciones populares amplían enormemente la funcionalidad del administrador de tareas.

Una característica distintiva de este organizador de tareas es la aplicación de elementos de juego en el proceso de trabajo. Se supone que el uso de la gamificación motiva a los usuarios a mantenerse productivos al ganar varias recompensas, puntos y progresar a nuevos niveles. Puede obtener una cuenta gratuita con un máximo de 5 proyectos.

Puntos destacados:

• Interfaz fácil hasta para la gente que no domina las tecnologías.
• Ideal como organizador de tareas personales.
• Seguimiento del progreso.
• Posibilidad de compartir archivos.
• Plantillas personalizadas.
• Comentarios y avisos.
• Integraciones con Slack, Dropbox, Google Drive y más.
• Registro de actividades.
• Gestión de notas. 

Desventajas:

• Este organizador de tareas es poco visual.
• Conviene más como una app para organizar tu día y gestión de tareas personales. 
• Puede quedarse corto en funcionalidades para gestionar tareas más complejas.
• No está diseñado específicamente para trabajo en equipo.
• No ofrece la posibilidad de registrar horas trabajadas directamente en la aplicación. 

5. Any.do: app para organizar trabajo

Any.do es un software de gestión de tareas que ayuda a programarlas y mantener control de su progreso. Está basado en el mismo concepto que Todoist, pero todos sus usuarios reconocen que es aún más fácil de usar ya que tiene un diseño minimalista y funciones justas. 

Este organizador de tareas usa widgets que se adaptan a la interfaz según donde los use. Y también se sincroniza con Siri, Google assistant, Alexa, relojes inteligentes, etc. 

Puntos destacados: 

• Plantillas (en inglés) para un comienzo rápido.
• Avisos sobre citas y eventos próximos.
• Etiquetas para diferentes tareas.
• Se puede tachar tareas completadas.
• Vistas de Kanban, tablero y calendario.
• Colaboración en equipo.
• Archivos adjuntos.
• Integración con WhatsApp, Gmail, Slack, Zapier.

Desventajas: 

• Según las reseñas, el soporte técnico no es muy receptivo y no tienen chat para resolver problemas rápidamente. 
• No es una solución para proyectos complejos.
• Si lo escoge como una app para tareas gratuita, debe tener en cuenta que tiene que pagar extra por la mayoría de funciones de gestión de tareas realmente útiles. 

6. Infinity: gestor de tareas complejo

Infinity es un gestor de tareas flexible que va a servir igual de bien en una tipología de proyectos variada: un jefe de gran empresa para coordinar todos los procesos, e igual a un trabajador independiente que interactua con varios clientes.

La herramienta permite crear tareas, comunicarse con el equipo y tener acceso a todos los proyectos 24/7. Este gestor de tareas es muy versátil y se puede adaptar a cualquier usuario a través de la funcionalidad más amplia posible.

Para una cómoda visualización de trabajo, la herramienta ofrece varios tipos de visualización de información: tablero kanban, Gantt, calendario, lista, tabla y formulario.

Puntos destacados:

• Interfaz personalizable.
• Notificaciones online.
• Colaboración con comentarios.
• Aplicación móvil.
• Organización y el seguimiento de detalles específicos.
• Formulas. 
• Plantillas para un comienzo más rápido. 

Desventajas:

• No ofrecen suscripción mensual. Tendrá que obtener una licencia anual. Eso puede ser una inversión inicial significativa, especialmente para freelancers o pequeños equipos.
• No hay posibilidad de ver todas las tareas al mismo tiempo, que puede ser determinante para un gestor de tareas. 
• Disponible solo en inglés.
• Es obligatorio dejar los datos de la tarjeta de crédito en la prueba gratuita.   

7. Monday.com: organizador de trabajo y procesos

Monday.com es una plataforma de gestión de tareas y proyectos que se conoce por su interfaz colorida y funciones de colaboración y productividad. Con sus múltiples opciones de visualización, como listas, tableros estilo Kanban, vistas de calendario y diagramas de Gantt, este organizador de tareas ofrece una forma flexible de seguir el progreso de las tareas. 

La plataforma también se destaca por sus potentes características de automatización. Puede configurar reglas personalizadas para automatizar tareas repetitivas y procesos de trabajo. Además, se integra con muchos otros programas como Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Dropbox, Salesforce, HubSpot y otros.

Puntos destacados:

• Permite una personalización profunda de tableros y procesos.
• Potentes opciones de automatización para tareas repetitivas.
• Herramientas de comunicación y colaboracións.
• Informes de actividades.
• Aplicación móvil.

Desventajas:

• La app puede ser abrumadora ya que ofrece demasiadas funciones y requiere mucha personalización.
• Puede requerir un tiempo de aprendizaje para nuevos usuarios

🔗 Lista completa de las ventajas y desventajas de Monday.com.

8. Notion: organizador de tareas simple

Entre las alternativas a Notion, esta app para hacer trabajo se destaca por su amplia gama de funcionalidades. Combina eficazmente las funciones de bases de datos, app de checklist, herramientas para tomar notas y sistemas de gestión de documentos.

La fuerza de la plataforma radica en su flexibilidad y adaptabilidad. Los usuarios pueden crear sus propias plantillas y diseños adaptandólas para una amplia gama de tareas. Las posibilidades de personalización permiten aprovechar de Notion tanto como individuo que organiza sus rutinas diarias, como un gerente de equipo que coordina proyectos. También es una buena opción si busca una herramienta con una app de escritorio para la gestión de proyectos en Mac. 

Otra ventaja notable de Notion es la colaboración. Facilita el trabajo de equipo en tiempo real, compartición de ideas y seguimiento del progreso del proyecto.

Puntos destacados:

• Personalización.
• Posibilidad de elegir entre notas, tareas, wikis y bases de datos.
• Funciones para compartir y comentar en tiempo real.

Desventajas:

• No permite hacer el seguimiento y control de tareas.
• La configuración de la herramienta no es fácil.

9. Nifty: gestor de tareas colaborativo

Nifty es una herramienta de gestión de tareas en colaboración con el equipo que ayuda a priorizar y automatizar el proceso de trabajo con listas, tablero Kanban y diagramas de flujo.

Con la interfaz intuitiva de este organizador de tareas, puede aprender cómo agregar tareas, asignarlas y seguir su progreso en unos minutos. 

La herramienta permite crear sus propias listas de tareas o importar tareas existentes para continuar donde las dejó. Al automatizar los procesos de trabajo, puede mantener toda su información y archivos en un solo lugar y dejar de cambiar las pestañas del navegador.

Puntos destacados:

• Control de progreso.
• Automatización de asignación de tareas y de su repetición. 
• Contador de tiempo.
• Gestión de recursos.
• Diferentes tipos de visualización.
• Permite automatizar flujos de trabajo con hitos. 

Desventajas:

• No se puede editar el tiempo registrado en el contador. 
• Limitaciones en la personalización de ciertas áreas de la plataforma.
• Está disponible solo en inglés. 
• Pocas integraciones.

10. FunctionFox: planificador de tareas en equipos creativos

FunctionFox es un software de gestión de tareas basado en la nube que suelen utilizar las empresas que trabajan con publicidad, relaciones públicas, gestión de marketing y diseño gráfico.

Este software de gestión de tareas ayuda a realizar el seguimiento del progreso, registrar el tiempo y mantener la productividad de equipo. Además, los usuarios pueden generar informes sobre clientes, empleados, gastos y otras métricas.

Las notificaciones automáticas por correo electrónico le recordarán las tareas importantes y un temporizador incorporado registrará el tiempo dedicado al trabajo por cada miembro del equipo.

Puntos destacados:

• Particularmente adecuado para agencias de publicidad, estudios de diseño gráfico, y similares.
• Herramientas de seguimiento del tiempo
• Control de costos de proyecto y tareas.
• Posibilidades para crear informes detallados.
• Calendario personalizable.
• Plantillas preconfiguradas.
• Gestión de recursos.

Desventajas:

• Precio elevado en comparación con otras herramientas, sobre todo para equipos pequeños o freelancers.
• Enfoque principal en el seguimiento del tiempo.
• El proceso de aprendizaje es largo.  
• Opciones de personalización limitadas.

11. Flow: app para organizar tareas en espacios

El tablero de instrumentos de Flow brinda a los usuarios la capacidad de ver el panorama general de las tareas, los plazos y el trabajo completado de los miembros del equipo.

Con la ayuda de este gestor de tareas, puede ver fácilmente la información del proyecto en forma de una lista estructurada, con una navegación clara. Los gerentes de proyectos pueden crear y asignar tareas por correo electrónico, agregar etiquetas y ordenar las tareas por color.

Curiosamente, este gestor de tareas no intenta resolver todos los problemas en la gestión de tareas; en cambio, la herramienta se enfoca en dos objetivos específicos: simplificar los procesos de trabajo y priorizar tareas.

Puntos destacados:

• Gestión de plazos.
• Tablero Kanban, calendario, línea de tiempo.
• Plantillas de proyecto.
• Gestión de trabajo. 
• Grupos. 
• Proyectos privados y públicos. 
• Temas personalizados.
• Búsqueda universal y filtro de tareas.

Desventajas:

• Interfaz poco intuitiva.
• Funcionalidades de informes limitadas.
• No ofrece muchas integraciones. 

Cómo elegir un organizador de tareas

Los organizadores de tareas digitales siempre han sido populares y relevantes. Sin embargo, al pasar al trabajo remoto, muchas empresas han sentido la necesidad de contar con una herramienta de gestión de tareas online. Pero, ¿cuáles son las características más importantes para un buen organizador de actividades de cualquier tipo?  ¿En que debería fijarse al elegir una herramienta de gestión de tareas en primer lugar? Aquí tiene la recopilación de las funciones que son esenciales para un gestor de tareas eficaz.

Facilidad de uso

Una interfaz intuitiva es el criterio principal al elegir una herramienta. Si la primera vez que usa el gestor de tareas, no entiende cómo crear una tarea o establecer fechas límite, es una clara señal para probar otras opciones. 

Sobra explicar que cuanto menos tiempo tiene que gastar en guías e investigación de la funcionalidad, más tiempo tendrá para lo que está buscando, la gestión óptima de tareas. 

Por muchas funciones que tenga la herramienta, puede que sea complicado aprender a usarlas por mucho que investigue y lee. Para ello, muchas apps para gestión de tareas ofrecen pruebas gratuitas. Así puede definir las funciones primordiales y probar lo fácil que son en práctica. 

Notificaciones automáticas 

Las notificaciones automáticas ayudan a estar bien informado de todas las tareas y sus estados y no distraerse del trabajo, verificando manualmente el estado de cada tarea y el progreso del trabajo en el proyecto todo el rato.

Aún mejor cuando el gestor de tareas permite configurar las notificaciones que le interesan en particular. 

Variedad de formas de visualización de tareas

Esto hace posible trabajar con la información en varias formas:

• tablero kanban
• diagrama de Gantt
• lista
• calendario, etc.

Es importante porque puede cambiar entre diferentes formas según el tipo de actividad que está llevando a cabo.

Gestión de carga de trabajo

Si está buscando un gestor de tareas para el equipo, es importante que proporcione la posibilidad de registrar y gestionar la carga de trabajo y el tiempo dedicado a las tareas, de tal fin que ninguno de ellos esté sobrecargado o inactivo. Lo mismo se aplica si trabaja por su cuenta. La opción de registro de tiempo permitirá identificar si está gastando el tiempo de manera óptima. 

Aplicación móvil

Para la eficiencia del trabajo, es importante que el organizador de tareas esté literalmente siempre a mano. Una aplicación móvil es algo esencial hoy en día, ya que avisa de cualquier actividad con tareas y sobre todo sobre fechas de entrega pendientes, estés donde estés.

Posibilidades para sistematizar y controlar tareas

Ya por su nombre, podemos deducir que entre las características más importantes de un organizador de tareas están las posibilidades para organizar y controlar tareas. Como ya hemos mencionado la gestión de tareas es mucho más que hacer una lista y tachar las actividades finalizadas. Por eso, fíjese en las funciones que permitan asignar y controlar prioridades de tareas, establecer conexiones y fechas, agregar descripciones, ordenar tareas con la estructura de desglose de trabajo o de otra forma y mantener el control sobre su progreso. 

Conclusión

Un gestor de tareas es un servicio necesario para los equipos que trabajan de forma remota y para aquellos que desean controlar el trabajo y la finalización oportuna de las tareas.

Los organizadores de tareas permiten almacenar información de proyectos en un solo lugar, administrar proyectos, compartir información y comunicarse con el equipo de forma remota.