El diagrama de Gantt es una herramienta muy popular en la gestión y planificación de proyectos. De ahí que los programas basados en esta herramienta se han convertido en un recurso indispensable para la mayoría de gerentes de proyectos.
En este artículo vamos a revisar uno de estos programas. En particular, damos un repaso a las características de GanttProject, sus ventajas y desventajas.
Características de GanttProject
Tal y como podemos deducir de su nombre, GanttProject es una de las herramientas para la gestión de proyectos basadas en el diagrama de Gantt.
Una de sus características distintivas en comparación con otras herramientas de su categoría es que principalmente está disponible como versión de escritorio. Y además puede descargarla directamente de la página web de la herramienta para cualquier sistema operativo: ya sea Windows, Mac OS, o Linux gratis o pagando un monto por la licencia. La última versión disponible es bastante reciente, del 2024.
Aparte de esto, puede pagar por el almacenamiento de datos en la nube.
En cuanto a funciones, ofrece lo más básico para una gestión simple. Usualmente, la usan para construir diagramas de Gantt casuales como una alternativa a MS project muy simplificada. Pero ofrece algo más que los diagramas. Vamos a repasar qué es lo que puede hacer en la app.
Características de GanttProject: ventajas y desventajas
Interfaz
Lo primero que notará al abrir el programa nada más descargarlo es su interfaz. Es bastante simple, muy parecida a las aplicaciones de Microsoft y, como denotan la mayoría de usuarios, algo obsoleta.
Vistas
Entre las posibilidades de vistas que ofrece la app están:
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La gráfica de Gantt
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El tablero
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La lista de tareas
Una de las ventajas de GanttProject en comparación con otras herramientas de este tipo, es la posibilidad de visualizar el proyecto en un diagrama de PERT. Estos últimos ofrecen otra forma de visualización gráfica de las tareas, el cronograma y los plazos de un proyecto.
Gestión de proyectos
Al igual que en cualquier otra herramienta, en GanttProject puede agregar tareas y definir sus configuraciones:
- Fechas
- Duración
- Prioridad
- Progreso
- Color y relleno para la gráfica de Gantt
Dentro de las características de GanttProject, no falta la posibilidad de agregar las columnas personalizadas (aunque con ciertas limitaciones).
Aparte de esto, puede mostrar dependencias entre tareas, fijar la línea base del y ver la ruta crítica del proyecto.
Gestión de recursos
En la pestaña de diagrama de recursos, puede agregar recursos a su proyecto, definir sus costes e información personal. Y después, puede asignarlos a tareas. La selección de funciones está limitada a unos roles muy específicos. Está limitado con la selección de roles predefinidos.
Otra de las desventajas de GanttProject es la limitación del calendario. Ya que esta pestaña solo incluye la precisión de días laborables festivos, y excepciones.
Importación y exportación
Para importar proyectos y tareas al programa se aceptan archivos de Microsoft Project, iCalendar, .txt, .csv o .xls y proyectos propios de GanttProject.
Para exportar tiene a su disposición formatos .mpp, pdf, HTML, png, jpeg y .csv con .xls.
Una de las características de GanttProject es la posibilidad de imprimir el proyecto. Aunque esta opción tampoco se ha salvado de limitaciones. De este modo, solo podrá imprimir el proyecto entero, un periodo de proyecto o una parte de vista. Sin ningún filtro o algo por el estilo.
Y estas son todas las posibilidades de la aplicación. Ahora, vamos a resumir las ventajas y desventajas de GanttProject.
Ventajas y desventajas de GanttProject
Ventajas de GanttProject
1. Posibilidad de usar la app gratis
Esta sin duda es la mayor ventaja de GanttProject. Pero no olvide que todo tiene su coste, y que lo gratis más que a menudo termina costando más. Si necesita visualizar un proyecto corto y pequeño, o está recién comenzando en el ámbito de gestión de proyectos, si merece la pena ir a la opción gratis. Si lo que busca son los beneficios de un programa de gestión de proyectos, renta invertir en versiones más avanzadas de pago.
2. Formas de visualización adicionales
Una de las ventajas de GanttProject es que ofrece la posibilidad de visualizar las actividades con el diagrama de PERT.
3. Posibilidad de deshacer cambios fácilmente
Al no estar basada en la nube y no sincronizar el trabajo de varios integrantes a la vez, el programa permite deshacer los cambios con el clásico Ctrl+Z o Cmd+Z en un click.
4. Posibilidad de exportar proyectos en formato HTML
Desventajas de GanttProject
1. La mayor desventaja de GanttProject es la falta de posibilidades de colaboración
Al ser una aplicación de escritorio, no puede ofrecer las mismas funciones que otras herramientas de gestión de proyectos online. Ya, sí, puede comprar aparte la solución Cloud. Pero una vez que la use, verá que aun así está muy detrás de los programas modernos basados en la nube completamente.
La versión de escritorio no permite compartir archivos, comentar, trabajar con el equipo en el mismo proyecto y tener una única fuente de información. Cualquier gerente profesional sabe que hoy en día la colaboración efectiva es indispensable para entregar mejores resultados en entornos competitivos.
2. Otra desventaja significativa es el diseño de la herramienta y del diagrama de Gantt que ofrece
Dentro de las funciones principales del diagrama de Gantt está la visualización de las actividades. Si está bien hecho, debe proporcionar de un vistazo el panorama de todo el proyecto con sus detalles. Si está mal hecho, es simplemente un gráfico sin mucho sentido.
Igual que una interfaz agradable e impecable. Entre otras cosas, usamos los programas de planificación y gestión para mejorar la productividad. El uso de la aplicación no solo tiene que ayudar a hacer el trabajo, sino también proporcionar una experiencia agradable.
3. La función de drag&drop no es muy buena
Esta posibilidad en partes ni funciona, y por algo tiene una puntuación muy baja de parte de los usuarios.
4. No tiene ayudas y sugerencias para las funciones de la aplicación
Considerando que GanttProject es una herramienta gratis y ya de sí bastante sencilla, quizás, no es sorprendente que no tenga mucho material explicativo. Aun así, si de verdad quiere sacar provecho de su programa de gestión de proyectos, unos pequeños consejos no vienen mal. Por ejemplo, para qué sirven recursos, cómo asignarlos, cómo crear dependencias, etc. De lo contrario está dando palos de ciego.
5. No hay una aplicación móvil
Esta característica de GanttProject está relacionada con las limitadas posibilidades de colaboración. Y es una gran desventaja, ya que hoy en día es un requisito imprescindible para un software tener una app móvil que permita revisar el proyecto desde un dispositivo móvil y efectuar ahí al menos gestiones básicas.
¿Cuál es la mejor alternativa a GanttProject?
Si está considerando empezar a usar GanttProject o ya lo ha usado, pero no le haya convencido mucho, le recomendamos poner a prueba su mejor alternativa, GanttPRO.
Y qué es lo que hace que GanttPRO sea mejor?
1. La interfaz y el diagrama de Gantt más potente.
Simplemente véalo y compárelo.
2. Más funciones tanto básicas, como avanzadas
En GanttPRO puede planificar, gestionar y controlar su proyecto sin dejar pasar ningún detalle importante. Puede elaborar su plan usando la estructura de desglose de trabajo. Agregar diferentes columnas con los datos relevantes para su proyecto. También puede vincular tareas relacionadas o agregar hitos.
Para evaluar el progreso puede crear la línea base de proyecto, visualizar la ruta crítica en un clic y crear informes. El control de ejecución también es más fácil ya que cuenta con el registro de tiempo, programación automática y avisos de plazos límites, sobrecargas o retrasos.
Aparte, hay que mencionar la gestión de recursos y costes. GanttPRO incluye todas las funciones para definir costes de recursos materiales y de trabajo de los miembros del proyecto. También ayuda a distribuir la carga de trabajo de manera óptima y obtener los cálculos de costes totales en forma de informes o en una columna en el proyecto.
Y eso no es todo, puede explorar el resto de las posibilidades aquí.
3. Posibilidades de colaboración
El software de gestión de proyectos GanttPRO se basa en la nube. Esto permite formar un equipo en la app y colaborar en todas las actividades online en tiempo real. En cualquier momento todos los miembros de equipo estarán informados de todo lo que pasa en proyecto.
Entre otras cosas, se puede dejar comentarios para las tareas, mencionar a compañeros, compartir archivos y recibir notificaciones sobre todo esto tanto el la app, en el móvil, como en el correo electrónico. No va a perder nada.
Y no solo eso. En GanttPRO puede compartir el proyecto con el diagrama de Gantt con clientes, ejecutivos u otras personas que no tienen una cuenta en la app. Para ello, simplemente tiene que escoger qué información quiere compartir, copiar el enlace y enviarlo a la persona como una imagen o como un proyecto dinámico para que vea todas las actualizaciones.
4. Base de conocimientos, actualizaciones y consejos
El equipo de GanttPRO está siempre pendiente de la retroalimentación de sus usuarios. Por eso, regularmente se lanzan actualizaciones y se introducen más funciones solicitadas. Aunque la interfaz es muy intuitiva, para que pueda aprovechar todas las funciones al máximo, hay iconos con consejos y explicaciones breves sobre el uso y el significado de cierta función.
Para más información, tiene la base de conocimientos de GanttPRO y un equipo de soporte a su disposición.
¡Esperamos que este resumen le ayude a hacer la elección correcta y más beneficios para sus proyectos y actividades!
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