Hay veces que sin ningún plan o preparación nos salen las cosas a la primera. Pero hay muchas otras ocasiones, que predominan bastante, que un plan anticipado es fundamental para obtener un resultado exitoso. Es por eso que la planificación se considera como una actividad decisiva para cualquier proyecto.
Lo mismo pasa con el plan de trabajo. Si está bien escrito y documentado, y también acordado por las partes interesadas, ayuda a lograr mejores resultados, con menos costes y en tiempo deseado.
Cuando se trata de hacer un plan de trabajo adecuado, no importa si es personal y sencillo, si está elaborado para el uso mensual, o largo plazo, o si es para un proyecto complejo. Hay muchos aspectos en los que debe fijarse. Entre ellos están la meta, los objetivos, las partes responsables, los riesgos, la disponibilidad de recursos, y muchas otras cosas. Para ayudarle a comprender mejor cómo desarrollar un plan de trabajo vencedor, le explicamos:
- ¿Qué es un plan de trabajo?
- ¿Qué debe llevar un plan de trabajo?
- ¿Cómo se hace el plan de trabajo?
- Plan de trabajo: ejemplo
- ¿Cómo presentar el plan de trabajo?
- ¿Qué software le puede ayudar a hacer el plan de trabajo?
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es un programa de proyecto documentado donde se define cómo se va a realizar el proyecto, en concreto cuales son las actividades, el presupuesto, los recursos, los responsables, etc., requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto y asegurar los entregables deseados.
En la gestión de proyecto, un plan de trabajo usualmente se hace y se usa para organizar, coordinar e implementar el trabajo de un equipo de una manera óptima y eficaz.
Su principal utilidad consiste en que al documentar correctamente los detalles mencionados del proyecto se puede:
- Mantener el rumbo del proyecto y el foco en los objetivos
- Garantizar la rendición de cuentas
- Basarse en él posteriormente para tomar las decisiones
- Prever posibles problemas y solucionarlos a tiempo
- Observar y controlar cómo progresa el proyecto
De una forma más general, la planificación de trabajo, como cualquier otro tipo de planificación, ayuda a averiguar los puntos indispensables del plan en el proceso.
De esa manera, en el proceso puede descubrir, por ejemplo, que ciertas actividades son innecesarias y redundantes, mientras que otras requieren más esfuerzos y recursos.
¿Qué debe llevar un plan de trabajo?
Este punto está relacionado con la pregunta “¿Cómo hago un plan de trabajo?” por qué abarca todos los aspectos y resultados de su elaboración. Es por eso que antes de poner manos a la obra hay que identificar todos los puntos esenciales de un plan de trabajo.
Entonces, ¿qué es lo que debe tener un plan de trabajo usual?
- La meta principal, los objetivos y los requisitos definidos.
- Una corta introducción para el plan de trabajo donde se justifica por qué y para qué se ha elaborado el plan.
- Lista de todos los entregables anticipados.
- Declaración de alcance.
- El cronograma del plan de trabajo.
- Lista de posibles riesgos e impedimentos.
- Las partes del plan de trabajo: expertos requeridos y asignados a las actividades que componen este plan.
- Los recursos asignados a base de una evaluación previa de los costos y beneficios.
- Cualquier otro documento que puede ser necesario para su tipo de proyecto en concreto.
Entre los ejemplos de los puntos específicos de un plan de trabajo, puede ser, por ejemplo, la definición de los requerimientos de cambio en un proyecto de desarrollo de software. Pueden ser planos y bocetos si se trata de construcción y diseño.
¿Cómo se hace un plan de trabajo?
Ya que nos hemos orientado en lo qué es y qué debe llevar un plan de trabajo, podemos empezar a armar el plan en sí.
A continuación le presentamos los pasos para elaborar un plan de trabajo. Se aplican tanto para un plan sencillo y corto, como para proyectos complejos de larga duración.
Paso 1: Establezca una meta clara
Comience con establecer una meta clara. Debe describir lo que quiere lograr con su proyecto. Por ejemplo, crear o lanzar un producto, introducir ciertos cambios al producto, construir un edificio, mejorar la retención de clientes a X nivel, etc. Depende completamente de su industria y empresa.
Las sugerencias, en cambio, son bastante universales. Su meta debe ser corta, concisa y alcanzable. La planificación de trabajo adecuada implica una meta realista que se puede conseguir dentro de los plazos establecidos.
También es importante distinguir una meta y los objetivos del proyecto. La primera, por lo general, trata de una visión general de lo que quiere alcanzar en su proyecto. Y los últimos, representan propósitos más concretos y tangibles.
Paso 2: Defina los objetivos del plan de trabajo y los entregables
Como ya hemos visto en el primer paso, después de la meta, están los objetivos y los entregables que se tienen que alcanzar para conseguir esta meta. Igualmente, deben ser alcanzables. Pero también específicos. Deben tener plazos límites y ser medibles. El objetivo de mejorar las ventas suena bien, pero es poco claro. El incremento de 1% ya es una mejora, pero en realidad si calcula los recursos invertidos en el proyecto, o supone otros motivos de aumento, ya no parece tan bueno, ¿verdad?
Para darle un ejemplo, su meta puede ser “mejorar la satisfacción de los clientes” y uno de los objetivos reducir las solicitudes al equipo de soporte en un 20% en medio año. Si su meta es “atraer X cantidad de nuevos clientes”, un objetivo de plan de trabajo puede ser “conseguir 300 leads”, “incrementar el tráfico a la página web de la tienda a 20%”, y etc.
Otro ejemplo de un proyecto, quizás, más complicado sería la meta de lanzar un producto en cierta fecha. Aquí los objetivos podrían ser la investigación del mercado, la elaboración del concepto, el diseño, las pruebas, etc. Cabe mencionar, que en este último caso, los objetivos podrían ser perfectamente las metas, dependiendo de la complejidad del proyecto o suponiendo que cada objetivo representa un proyecto distinto.
Y por supuesto, no olvide de una forma de establecer los objetivos, el famoso SMART. Le puede venir muy bien a la hora de determinar los objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos.
Paso 3: Defina las métricas/KPI
Para evaluar el cumplimiento de los objetivos de su plan de trabajo y medir los resultados y el éxito del proyecto en general, es esencial establecer las métricas y los indicadores clave de rendimiento (los KPI).
Los KPI son indicadores más importantes de todo el plan de trabajo y están vinculados con los objetivos del proyecto. Permiten controlar el rendimiento y ver cómo va el proyecto. Las métricas son todos los indicadores que miden el progreso del proyecto.
Si miramos a algún plan de trabajo relacionado con ventas los KPIs pueden ser el porcentaje de ventas adicionales y ventas cruzadas, mientras que las métricas serían el crecimiento de las ve
Paso 4: Elabore el cronograma del plan de trabajo
Cualquier proyecto necesita un cronograma con las fechas y los plazos de las actividades. Es fundamental tanto para los miembros del equipo que van a realizar el plan de trabajo, como para el éxito del plan. De este modo el equipo tiene puntos de referencia en términos de plazos límites para cada entregable del proyecto que pueden seguir a lo largo de la entrega. Al mismo tiempo, el equipo, los ejecutivos y otras partes interesadas pueden ver el progreso. Y también ayuda a terminar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Además, imaginad si se trata de un proyecto de construcción, por ejemplo, o algo similar, donde cada etapa progresa de acuerdo con el modelo de cascada, una detrás de otra. Aquí el plan de trabajo con un cronograma es indispensable para conseguir los objetivos.
Paso 5: Defina las partes del plan de trabajo
En esta etapa ya puede reunir todas las partes que van a realizar el plan de trabajo. Una vez que haya identificado los objetivos, puede determinar aproximadamente qué conocimientos y expertos va a necesitar para lograr los objetivos propuestos. Después, al desglosar los objetivos del plan en tareas concretas, podrá asignar los miembros del equipo a cada tarea por separado.
Para un plan complejo, lo ideal es asignar también una persona que pueda dirigir la realización del plan dentro del equipo. Si el proyecto involucra muchos equipos, puede contratar o asignar supervisores de estos líderes de equipos, para después poder hablar sobre el progreso general del plan de trabajo y mantenerlo de acuerdo con el cronograma.
Paso 6: Determine el presupuesto, los materiales necesarios y los gastos del proyecto
Cualquier proyecto necesita recursos. Y no solo son recursos financieros. También los son materiales, espacio, máquinas, programas digitales, servicios, etc. Y, por supuesto, los recursos humanos que mencionamos en el paso anterior. Básicamente, es cualquier cosa o persona que puede contribuir al proyecto.
Lo primero que debe hacer, si aún no estaba hecho, o definido, es valorar el presupuesto general para la realización del plan. Las preguntas relevantes aquí son de dónde puede sacar los fondos y cuáles son los límites requeridos.
Revise la lista de sus objetivos, métricas, KPIs, y el cronograma, y haga una lista de todos los recursos que puede necesitar. Aparte debe trazar un plan de gastos derivados de las actividades incluidas en el plan de trabajo. Estos pueden ser gastos de transporte, licencias, permisos, ciertos servicios, u otros.
Sería mejor si fuera un proceso colaborativo, donde todas las partes interesadas puedan dar su opinión y estimación. Así obtendrá las cifras más precisas y reales.
Cuando ya están recopilados todos los datos, puede hacer el presupuesto detallado para su plan de trabajo. De este modo, podrá revisar posteriormente los gastos y determinar si el equipo está dentro del presupuesto. Si ve que están saliendo fuera del presupuesto, puede redistribuir recursos entre las tareas o pedir financiación adicional. Un plan de trabajo detallado y adecuado le permitirá ver fácilmente dónde hay problemas de gastos y solucionarlos a tiempo.
Paso 7: Identifique posibles impedimentos
El siguiente punto que debe considerar si se pregunta “Cómo desarrollar un plan de trabajo?” son los posibles obstáculos que podrían impedir el éxito del proyecto. ¿Qué pasa si no logra un hito intermedio? ¿O si hay casos de fuerza mayor o turbulencias en el mercado? ¿Si hay otro tipo de imprevisto que afectará ciertas actividades del plan de trabajo o su meta y objetivos en general?
Para estos casos, se recomienda tener un plan de respaldo. Así, si ve que claramente no se puede seguir con el plan inicial, tendrá una alternativa para poder reaccionar de manera oportuna.
Paso 8: Cree un plan de trabajo detallado
Después de completar todos los pasos anteriores, podemos pasar al punto más importante de todo el proceso. Y es armar el plan de trabajo detallado y su programa. En este paso el plan de trabajo se desglosa en tareas más pequeñas a las que se asignan las partes responsables y los recursos requeridos.
El objetivo de reducir las solicitudes al equipo de soporte en un 20% en medio año, por ejemplo, se puede desglosar en varias tareas y subtareas relacionadas con el desarrollo de videotutoriales, elaboración de webinarios, desarrollo del sistema de respuestas automáticas y búsqueda intelectual en los materiales, etc.
En esta etapa, puede ya añadir los plazos límites, las fechas de inicio y finalización, dependencias, prioridades, hitos y otros detalles para cada tarea.
Paso 9: Escoja una metodología para realizar el plan de trabajo del proyecto
Antes de proceder con la implementación de su plan de trabajo, puede considerar también elegir una metodología de gestión para realizar el plan de trabajo para su proyecto. Estas le ayudarán a gestionar el proceso de manera eficiente, organizar el trabajo y la forma de colaboración dentro del equipo que se ajuste de mejor forma posible a las peculiaridades de sus metas y objetivos. También sería más fácil llevar a cabo el plan con una metodología definida.
Puede considerar:
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¡Pruebe gratis!Plan de trabajo: ejemplo
Aquí puede encontrar el ejemplo de plan de trabajo disponible también en Excel para lanzar un producto nuevo:
Y aquí puede ver otro ejemplo de plan de trabajo para un proyecto de marketing digital:
¿Cómo presentar el plan de trabajo?
Desde la etapa de planificación de trabajo hasta el momento de su conclusión, o incluso más tarde, puede surgir la necesidad de presentarlo. Así que la pregunta que puede tener es: ¿Cómo presentar el plan de trabajo?
No es nada complicado, si se siguen estas técnicas para presentar proyectos de cualquier complejidad y ámbito.
¿Qué software le puede ayudar a hacer el plan de trabajo?
Las herramientas digitales facilitan tanto la planificación de trabajo, como la ejecución posterior y gestión de este plan. Evidentemente, es más fácil y cómodo llevar a cabo las actualizaciones de progreso, llevar la cuenta de todas las actividades, comunicar con los miembros del equipo y compartir documentos en un software especializado y no a mano. Aún mejor si todo esto se puede hacer en una sola aplicación para no tener que perder tiempo y foco cambiando de una a otra para diferentes funciones.
Una solución para hacer el plan de trabajo y gestionarlo después en un solo lugar, es el software de gestión de proyectos GanttPRO.
Una de las peculiaridades de esta herramienta es un potente diagrama de Gantt ampliamente utilizado para la planificación de trabajo. Si no ha escuchado hablar sobre el gráfico de Gantt, en los términos más sencillos, es una forma de visualización de tareas en una línea de tiempo (cronograma). En este gráfico puede ver a simple vista en un instante:
- Todas las tareas del plan.
- Sus fechas.
- Quién está trabajando en qué.
- Cuál es la duración de cada actividad del plan de trabajo.
- Cuando las tareas se superponen o están atrasadas.
- Qué tareas están relacionadas.
- Cuáles son las tareas críticas del proyecto.
- Y muchas cosas mas.
GanttPRO no solo le ofrecerá uno de los mejores diagramas de Gantt del mercado, sino también muchas otras funciones para gestionar recursos, controlar el tiempo dedicado a cada actividad, colaborar con el equipo, compartir el plan entero o solo sus ciertas partes, y otras posibilidades.
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Conclusión
No olvide que un plan de trabajo no es una cosa fija. Mientras lo vaya completando, puede que surjan necesidades de cambios. Pero cuanto más elaborado sea el plan, más fácil será reaccionar a estos cambios y a cualquier imprevisto. Por lo tanto, no desestime la importancia de la planificación de trabajo.
Esperamos que con los pasos presentados en este artículo, ya entenderá como hacer un plan de trabajo exitoso. Tenga en cuenta, que la implementación del plan de trabajo es tan importante como la planificación. Elija un método de gestión para asegurar que el proceso sea lo más eficaz posible. Asigne una o varias personas que van a gestionar y controlar la implementación, y llevarán las comunicación con los ejecutivos, informes y tomarán decisiones requeridas.