Cómo calcular el retorno de inversión de un proyecto

Al gestionar un proyecto, cumplir con los objetivos de un proyecto es fundamental, pero ¿qué pasa con la rentabilidad? No basta con terminar a tiempo y dentro del presupuesto. También es crucial asegurarse de que el proyecto genere un retorno de inversión positivo y aporte valor financiero a la empresa.

En este artículo, exploraremos cómo calcular el ROI de un proyecto paso a paso, considerando costos, beneficios y estrategias para maximizarlo. Descubra: 

• ¿Qué es el ROI de un proyecto?
• Tipos de ROI de un proyecto
• Cómo calcular el ROI de un proyecto
• ¿Cómo mejorar el ROI de un proyecto?

¿Qué es el ROI del proyecto?

El ROI (retorno de la inversión) de un proyecto es una medida de cuánto beneficio genera un proyecto en comparación con su costo. Ayuda a las empresas y a los gerentes de proyectos a determinar si vale la pena invertir en un proyecto al evaluar su rentabilidad, ahorro de costos o mejoras de eficiencia.

Ojo, que cuando hablamos de ROI de un proyecto, generalmente nos referimos al ROI financiero. Sin embargo, diferentes tipos de proyectos pueden medir diferentes dimensiones. Las empresas sociales o los proyectos sin fines de lucro, por ejemplo, pueden medir el ROI social (el impacto social o el valor creado por un proyecto). En proyectos de energía verde, sostenibilidad o conservación, pueden ser importantes los impactos ambientales de un proyecto.

Tipos de ROI de un proyecto

Cuando hablamos de ROI de un proyecto, podemos dividirlo en dos categorías. Una, relacionada con la fase del proyecto, y la otra, con el resultado del proyecto. Dependiendo de la fase del proyecto podemos distinguir:

ROI esperado

El ROI esperado es el retorno de la inversión previsto que puede generar un proyecto antes de que comience su implementación. Normalmente se basa en suposiciones, estimaciones y datos históricos, y sirve como punto de referencia para evaluar el éxito o el fracaso del proyecto una vez finalizado.

El ROI esperado es crucial en la fase de inicio del proyecto, cuando se preparan la propuesta de proyecto o la justificación del proyecto para obtener la aprobación o la financiación. ¿Por qué? Porque indica si vale la pena continuar con el proyecto.

ROI real

El ROI real es el retorno calculado una vez finalizado el proyecto a base de los costos y los retornos financieros actuales. Puede compararlo con el ROI esperado para determinar si el proyecto cumplió con las expectativas. Este tipo de ROI generalmente se incluye en el informe del proyecto y muestra cuán rentable ha sido el proyecto.

Dependiendo del resultado, también podemos obtener dos tipos de ROI del proyecto:

ROI positivo

El ROI positivo es todo lo que es mayor que 0. Indica que el proyecto es rentable y que los beneficios del proyecto superan la inversión inicial. El ROI positivo valida el caso de negocio inicial y justifica los recursos y el tiempo invertidos en el proyecto.

ROI negativo

Si calcula el ROI y el resultado es negativo, malas noticias. Esto significa que los costos del proyecto superaron los retornos e indica una pérdida financiera. Aunque no es el escenario ideal, es una oportunidad para reevaluar el proyecto e implementar cambios en el alcance, la estrategia o la ejecución para mejorar la rentabilidad en futuros proyectos.

Además, si en una etapa determinada del ciclo de vida de proyecto detecta que podría estar yendo a un ROI negativo, aún puede tomar medidas para corregirlo. Por ejemplo, revisar la estrategia de gestión de recursos y reasignarlos de manera más eficiente. También podría considerar formas de reducir los costos del proyecto.

Cómo calcular el ROI de un proyecto

Ahora pasemos a la parte más importante y revisemos paso a paso cómo calcular el retorno de inversión de un proyecto.

Paso 1: Definir el alcance del ROI

Antes de calcular el ROI, es importante aclarar qué se está midiendo. Estas son algunas preguntas que debe tener en cuenta:

¿Cuáles son los costos asociados con este proyecto?

Por lo general, se trata de todos los gastos que se incurren al completar el proyecto. Piense en los costos de implementación (software, equipos); los costos laborales con los salarios de los empleados o contratistas que trabajan en el proyecto. No se olvide de los costos de capacitación que pueden requerirse para los empleados y los gastos continuos para mantener el proyecto en marcha.

¿Cuáles son los beneficios financieros esperados o reales?

Se trata de las formas en que el proyecto genera (o ahorra) dinero. Pueden ser aumentos de ingresos, reducciones de gastos o mejoras en la eficiencia y la productividad.

¿Cuál es el marco temporal para medir el ROI?

Algunos proyectos pueden tardar más en mostrar resultados. Por lo tanto, el ROI puede variar dependiendo de si se mide a corto o largo plazo. Por ejemplo, si se trata de un proyecto pequeño para una campaña de marketing específica, se puede medir su ROI después de 3 meses porque los resultados se ven rápidamente. Sin embargo, si estamos hablando de gestión de un proyecto de TI grande, puede tener más sentido medir el ROI durante 1 o 2 años para ver los beneficios reales.

Ejemplo:

Una empresa de construcción está a punto de iniciar un proyecto de construcción de un nuevo complejo de oficinas para un cliente corporativo y desea calcular el ROI de este proyecto específico para determinar su rentabilidad.

Este es un ejemplo del alcance del cálculo del ROI del proyecto que puede definir:

Paso 2: Identificar los costos totales del proyecto

Antes de calcular el ROI, debe saber cuánto costará el proyecto en total. O, en otras palabras, cuánto le costará completar el proyecto. Aquí, básicamente, tendrá que tomar la lista de todos los costos que ha definido en el paso 1, sumar los números y sumar los resultados.

Considere tanto los costos directos como los indirectos.

Los costos directos son los gastos inmediatos y obvios directamente relacionados con el proyecto. En nuestro proyecto de construcción de ejemplo, puede definir:

• €2,000,000 en costos de mano de obra (ingenieros, arquitectos, trabajadores de la construcción)
• €5,000,000 en materiales y equipos (acero, hormigón, vidrio, maquinaria)
• €500,000 en alquiler de equipos (grúas, bulldozers, andamios)

Los costos indirectos son aquellos que apoyan el proyecto pero no están directamente vinculados a tareas específicas. Por ejemplo:

• €20,000 en costos de formación (nuevas certificaciones de seguridad)
• €50,000 en costos administrativos (esfuerzo adicional en legal, finanzas y recursos humanos)
• €30,000 en servicios públicos (oficina temporal del proyecto, internet, electricidad)
• €100,000 en gastos generales (seguro, seguridad, gestión del sitio)

Así pues, podemos calcular que el coste total del proyecto asciende a €7.700.000.

💡Descubra más sobre los costes del proyecto.

Aprovecha tu software de gestión de proyectos para identificar los costes del proyecto. Simplificará el proceso un millón de veces. En GanttPRO, por ejemplo, puede crear una estructura de desglose del trabajo de su proyecto y, a continuación, establecer la duración de cada tarea, especificar los recursos necesarios y añadir sus costes. 

También puede establecer tarifas para los recursos de mano de obra y obtener cálculos automáticos de los costes de cada tarea. Una vez que haya añadido todos los costes del proyecto, el software calculará automáticamente el total.

Paso 3: Identificar los retornos (beneficios financieros)

Una vez que haya calculado el costo total del proyecto, el siguiente paso para calcular el ROI es identificar los retornos que genera. Estos son los que ayudan a compensar los costos y contribuyen a la rentabilidad general del proyecto. Los beneficios financieros pueden presentarse en diferentes formas, como:

• Ingresos (ganancias financieras directas, es decir, el dinero que la empresa obtiene al completar el proyecto).
• Ahorro de costos (reducción de gastos y mejora de los márgenes).
• Incremento en la productividad (mayor eficiencia reflejada en una finalización más rápida, menor tiempo de inactividad y mayor rentabilidad).
• Reducción de riesgos (prevención de costos inesperados).

Volvamos una vez más a nuestro proyecto de construcción para ver los ejemplos de estos retornos.

Las ganancias financieras directas (los retornos) son principalmente la cantidad total que el cliente paga por el proyecto. Además, pueden incluir bonificaciones por finalización temprana y futuras oportunidades comerciales por completar con éxito un proyecto.

Los ahorros de costos en un proyecto de construcción pueden resultar de una adquisición eficiente y la compra de materiales a precios más bajos. Además, se puede lograr evitando el uso excesivo de materiales, encontrar dos alternativas o reduciendo los costos laborales usando las tecnologías.

Las ganancias de productividad generalmente provienen del uso de materiales prefabricados o equipos automatizados para acelerar la construcción y reducir los costos laborales. Mejorar la programación y la asignación de recursos que reducen los retrasos y minimizan el tiempo de inactividad también es crucial.

En última instancia, también puede contar las pérdidas financieras evitadas por la reducción de riesgos. ¿En qué consiste? Por ejemplo, invertir €50,000 en capacitación en seguridad, evitando €150,000 en posibles multas relacionadas con lesiones y honorarios legales. Si sumamos todos estos números, obtendremos la rentabilidad total para calcular posteriormente el ROI. Supongamos que en nuestro proyecto de construcción asciende a €10.150.000.

Paso 4: Aplicar la fórmula del ROI

Genial, finalmente llegamos al momento más emocionante. Veamos cómo calcular el ROI del proyecto. Dejemos de lado la fórmula clásica de cálculo del ROI y usemos nuestro ejemplo de proyecto de construcción para realizar el cálculo.

Dado que ya conocemos los retornos totales y los costos totales, solo tenemos que definir el beneficio neto para calcular el ROI del proyecto. Y es bastante fácil, solo tiene que introducir los números en esta fórmula: Beneficio neto = retorno total – costos totales.

El beneficio neto será de 2450 (10 150 000 – 7 700 000).

Ahora suma todos los números a la fórmula y obtendrás el ROI del proyecto, que es del 31,8 %.

¿Qué significa? En primer lugar, podemos ver que se trata de un ROI positivo (superior al 0 %). Significa que el proyecto es beneficioso económicamente. Un ROI del 31,8 % significa que por cada €1 invertido en el proyecto, la empresa obtiene 0,318 € adicionales en beneficios.

Paso 5: Comparar el ROI previsto con el real

El ROI que calcula antes de que comience el proyecto es el ROI anticipado. Una vez que complete el proyecto, puede calcular el ROI real en función de los datos reales y compararlos. Esto le ayudará a evaluar la precisión de la planificación del proyecto y las estimaciones de costos y ganancias. ¿Qué hace si hay una diferencia?

Puede obtener una gran cantidad de datos de su software de gestión de proyectos. En GanttPRO, por ejemplo, puede incluir las estimaciones iniciales en la línea base del proyecto y compararlas posteriormente con el progreso real.

También puede realizar un seguimiento del tiempo para ver cuánto se dedica realmente a las tareas y comprender mejor los costos laborales para evaluar la productividad. Además, GanttPRO crea informes presupuestarios detallados, lo que le permite controlar los gastos planificados frente a los reales.

Por último, un widget de presupuesto en el panel de control del proyecto comparará los costos reales totales hasta la fecha actual con las estimaciones de costos totales para todo el proyecto y lo ayudará a identificar excesos o ahorros en los costos.

¿Cómo mejorar el ROI del proyecto?

Para obtener un retorno positivo de la inversión en un proyecto es necesario adoptar un enfoque estratégico general para la planificación y la implementación del proyecto. Sin embargo, también existen algunos consejos que pueden hacer que el proceso sea más manejable. A continuación, se incluyen algunos de los consejos que hemos recopilado hasta el momento en la comunidad de gestión de proyectos de diferentes sectores.

1. Optimizando los costos del proyecto

• Siempre investigue a los proveedores y negocie con ellos para conseguir mejores tarifas por materiales, servicios o equipos.
• Implemente técnicas de gestión eficiente para minimizar el desperdicio de materiales y recursos.
• Utilice herramientas de planificación de la capacidad para realizar un seguimiento y ajustar la asignación de la carga de trabajo para mantener la productividad y evitar horas extra innecesarias.

2. Aumentando los beneficios del proyecto

• Encuentre formas de adelantarse un poco al cronograma para completar el proyecto antes de la fecha límite establecida.
• Ofrezca servicios adicionales relacionados con el proyecto, como mantenimiento, soporte o consultoría, para generar ingresos adicionales.
• Elija buenas herramientas que ayuden a reducir la carga de trabajo manual y mejorar la eficiencia (software de gestión de la construcción, por ejemplo, u otras herramientas específicas de la industria, o simplemente herramientas generales para planificar y mantener el control de la ejecución del proyecto).

3. Mejorando la gestión del tiempo

Los retrasos inesperados o no gestionados pueden afectar al ROI de su proyecto, por lo que debe demostrar excelentes habilidades de gestión del tiempo. Esto es lo que puede hacer:

• Use diagramas de Gantt para visualizar los planes del proyecto, establecer plazos y luego seguir el progreso y ajustar rápidamente los cronogramas si es necesario.
• Recurra al análisis de la ruta crítica en la fase de planificación para identificar las tareas que afectan en mayor medida los cronogramas del proyecto y concéntrese en ellas.
• No se limite a una sola metodología de proyecto, sino que pruebe un enfoque de gestión híbrida de proyectos para aprovechar lo mejor de cada una.

4. Controlando el alcance del proyecto

La desviación del alcance (desviación del alcance original del proyecto debido a la incorporación de nuevas funciones) puede generar sobrecostes presupuestarios significativos. ¿Cómo evitarlo?

• Documente todo en detalle por adelantado para tener claros los requisitos del proyecto.
• Asegúrese de que todas las nuevas solicitudes pasen por procesos de aprobación formales y evalúe su costo e impacto.
• Informe a los clientes sobre el impacto de los cambios de alcance en los costos y los plazos.

💡Explore cómo definir el alcance de un proyecto correctamente. 

5. Monitoreando el desempeño

Para garantizar que los costos, los plazos y los recursos se mantengan alineados con el retorno de la inversión esperado, también debe monitorear el desempeño del proyecto y ajustar las cosas de manera proactiva para maximizar los beneficios. ¿Cómo?

• Monitoree diferentes indicadores del proyecto, como costos reales y anticipados, ingresos y productividad.
• Analice e identifique los riesgos desde el principio.