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12 alternativas a Excel que simplificarán su trabajo

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La herramienta de Microsoft, Excel, lleva mucho tiempo en el mercado y sin ninguna duda se ha convertido en la más usada en todo el mundo. Se usa en los colegios, en las universidades, en organizaciones privadas y públicas, en los hogares – por todos lados y con muchos fines. Además, es muy versátil, ya que con su ayuda puede hacer cálculos, almacenar, gestionar y analizar datos, hacer gráficos, gestionar finanzas. Algunos equipos logran hasta administrar proyectos en Excel.

Sin embargo, su longevidad y popularidad no significan que es una de las mejores herramientas de su tipo. Hoy en día podemos encontrar programas parecidos a Excel, que ofrecen más posibilidades y son más modernos en general.

Por ejemplo, requiere mucho tiempo para entenderlo y aprender a usarlo correctamente. A pesar de que permite trabajar con extensas bases de datos, no ofrece la posibilidad de crear informes. Y, quizás, lo más importante, el trabajo común en Excel es un proceso bastante fastidioso. Es por eso, que hemos recopilado una lista de alternativas a Excel que abordan estas desventajas.

Mejores alternativas a Excel

GanttPRO, la mejor alternativa a Excel para la gestión de trabajo

Excel es una herramienta poderosa y versátil. Cuando se trata de actividades profesionales, se usa mucho no solo para crear gráficos o analizar datos, sino como una herramienta de gestión de procesos. En este sentido, hay que reconocer que le falta capacidad en comparación con otras herramientas más avanzadas.

Una de las alternativas a Excel en este contexto es GanttPRO. Esta app agiliza y simplifica tremendamente el proceso de trabajo por una serie de razones.

1. Permite crear proyectos y agregar listas de actividades, planes especificando todos los detalles necesarios (prioridades, fechas, costes, cesionarios, recursos requeridos, y muchos otros). Todo esto en una interfaz muy simple y con todos los pasos sumamente automatizados.

2. Ofrece varias opciones de visualización de datos: lista/tabla para trabajar con tareas, gráfico de Gantt para visualizar el proceso en un cronograma, y tarjetas Kanban para mejor productividad.

3. Facilita una colaboración fluida y productiva. Se puede trabajar en los mismos proyectos al mismo tiempo y ver todas las actualizaciones en tiempo real. Adicionalmente, pueden dejar comentarios, intercambiar archivos y recibir notificaciones y alertas que necesite. Por si fuera poco, hace que sea posible compartir proyectos en varias formas con cualquier persona, aunque no tenga la cuenta en GanttPRO.

4. Simplifica el trabajo con funciones de automatización: recalcula las tareas conectadas si introduce cambios en sus fechas, muestra la ruta crítica de su proyecto, avisa sobre retrasos y sobrecargas, compone informes a base de filtros seleccionados, y más.

1. Google Sheets

El primer puesto entre las apps similares a Excel ocupa la hoja de cálculos de Google. Una de las ventajas más notables de Google Sheets es que está basada en la web. De este modo, con tal de que tenga el acceso al internet, puede trabajar con su hoja de cálculo desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo y sistema operativo.

¿Y qué pasa si no tiene acceso a internet? No hay ningún problema con esto. También puede usar la hoja de cálculo sin conexión y editarla incluso sin acceso a internet usando la extensión de Google Chrome Documentos de Google sin conexión.

Aquí es necesario precisar que Microsoft Office ofrece la posibilidad de trabajar con Office en la Web, que incluye también Excel, pero si lo prueba, puede ver que es diferente a la versión de escritorio. Y no puede hacer las mismas cosas en ambas herramientas.

En Google Sheets es muy fácil y cómodo trabajar simultáneamente junto con el equipo en el mismo documento. Siempre tendrá la versión actualizada y podrá ver todos los cambios y restaurar la versión anterior si necesita. Sin duda, es una de las herramientas de trabajo colaborativo en hojas de cálculo más útiles y versatiles del mercado. Además, lo puede adaptar para gestionar tareas y hacer diagramas de Gantt en las hojas de cálculo de Google para planificar activades.

En cuanto a la utilidad de ambas herramientas, en comparación con Excel, su alternativa de Google ofrece más fórmulas, y es más amigable para los principiantes o usuarios de nivel intermedio. Por otro lado, si requiere funciones avanzadas para analizar grandes volúmenes de datos, quizás Excel es mejor que Google Sheets. Aunque, para analizar los datos a nivel avanzado también podemos encontrar alternativas a Excel como Power BI, por ejemplo.

2. LibreOffice Calc

LibreOffice Calc es una de las herramientas de LibreOffice, una suite de productividad de oficina gratuita y de código abierto, con enfoque en hoja de cálculo. Como hoja de cálculo es fácil de usar pero a la vez proporciona posibilidades para hacer cálculos complejos y crear informes.

Por ejemplo, incluye un Gestor de escenarios para realizar previsiones de diferentes resultados simplemente haciendo click en «qué pasaría si…». Además, con las funciones de Piloto de datos puede extraer datos de bases de datos masivos para su análisis posterior. La colaboración tampoco es un problema, ya que el software permite a múltiples usuarios trabajar en el mismo documento al mismo tiempo. La app proporciona plantillas con funciones incluidas. Así puede reutilizar sus hojas de cálculo para actividades recurrentes y ahorrar tiempo.

Una de las características más destacadas en casi todas las reseñas de los usuarios es que es un programa similar a Excel, pero gratis.

3. Apache OpenOffice Calc

Este programa similar a Excel forma parte del paquete de software Apache OpenOffice, que incluye hojas de cálculo, documentos y presentaciones. La hoja de cálculo en sí ofrece distintas funciones y gráficos disponibles para el cálculo y la preparación de informes. Muchos usuarios notan que Apache OpenOffice Calc posee la mayoría de las características de Excel, pero que a cambio es gratis. Igual que LibreOffice Calc tiene funciones como Piloto de datos, Gestor de escenarios, etc.

La herramienta afirma tener unas sólidas opciones para la colaboración, pero según diferentes plataformas de reseñas no están a la altura de otras herramientas de hojas de cálculo modernas.

4. FreeOffice PlanMaker 2021

FreeOffice PlanMaker 2021 es una app de una completa suite ofimática gratuita, FreeOffice 2021. Ayuda a los usuarios a hacer cálculos complejos, trabajar con hojas de cálculo y generar gráficos con facilidad. El programa permite también agregar información visual en la hoja. Aparte de eso, ofrece 430+ funciones para hacer cálculos y funciones de análisis de datos. También permite crear diferentes tipos de gráficos para visualizar los datos.

Permite guardar archivos en formatos compatibles con Excel, así que podrá intercambiarlos con los usuarios de esta última herramienta. Y todos podrán trabajar en el software que más les conviene. La posibilidad de guardar archivos en pdf, a cambio, le puede resultar útil para hacer la presentación de las conclusiones de su análisis.

5. Numbers de Apple

La app Numbers, es una alternativa a Excel, que viene preinstalada en los dispositivos de Apple. La gran mayoría de sus usuarios hacen hincapié en que es una herramienta fácil de usar e intuitiva para cualquier nivel. Tiene más de 250 funciones.

Igual que en otros programas similares a Excel, puede usar fórmulas, crear tablas y visualizar datos. Y hay que reconocer que para pequeños conjuntos de datos, puede crear gráficos y tablas muy nítidos y visualmente claros y atractivos.

Apple permite trabajar con Numbers en colaboración con otras personas. Y también, lo que destacan la mayoría de sus usuarios, es muy fácil de exportar e importar archivos para cambiar de herramienta según sea necesario. De este modo, puede guardar su hoja de cálculo de Numbers como un archivo Excel y continuar trabajando con él en esta última herramienta. Inversamente, si estaba trabajando en Excel, pero necesita continuar en Numbers, puede importar su archivo y seguir trabajando sin ningún problema.

6. EtherCalc

El último en nuestra selección de los 3 programas similares a Excel, pero no por eso menos importante, está EtherCalc. Igualmente, es una hoja de cálculo gratis basada en la web de código abierto. Es la más rápida para iniciar el trabajo, ya que todo lo que tiene que hacer es, básicamente, entrar en la página web y empezar a trabajar.

No tiene que registrarse, hacer cuentas o descargar archivos. Puede crear directamente una nueva hoja de cálculo o cargar una existente en la página web de la herramienta. Una vez que ha creado su hoja de cálculo, la puede compartir con otras personas y trabajar con ellos en el mismo documento. Para ello, solo tiene que compartir la URL de la hoja con las personas interesadas.

Del mismo modo que otras alternativas a Excel, tiene una interfaz muy simple, y permite crear tablas, aplicar funciones, hacer gráficos y trabajar con datos. Eso sí, debería tener en cuenta, que es apto para cosas menos elaboradas y una colaboración rápida y fácil. Ofrece todas las posibilidades de una hoja de cálculo que usa la mayoría de la gente en su día a día en el trabajo. Pero, para hacer cálculos avanzados, le recomendamos optar por herramientas más profesionales.

5 aplicaciones parecidas a Excel

Rows
Zoho Sheet
Smartsheet
Retable
Quip

1. Rows

Una hoja de cálculo con superpoderes. Así es como se define Rows la herramienta en su página principal. Esta app parecida a Excel no solo proporciona una interfaz para trabajar con hojas de cálculo, sino que también dispone de gran variedad de integraciones con otras apps. Gracias a esto, puede sincronizar Rows con servicios que proporcionan datos y aplicaciones de negocios tipo Salesforce, o aplicaciones de publicidad en las redes.

Como no, para trabajar con los datos tiene diferentes opciones de fórmulas, funciones y gráficos. Puede compartir las hojas de cálculo en cualquier momento para colaborar con sus compañeros. Y crear formularios u otro tipo de documentos. A diferencia de Excel, esta app ofrece funciones de automatización de algunos procesos. Por ejemplo, facilita la creación de informes.

2. Zoho Sheet

Esta app parecida a Excel ofrece la interfaz similar a la herramienta de Microsoft pero con más ventajas adicionales. Del mismo modo Zoho Sheets permite crear hojas de cálculo y trabajar con ellas usando cientos de fórmulas y funciones. También, puede crear gráficos (aunque hay menos tipos que en Excel) y exportar archivos en formatos xlsx, .xls, .csv, y volver a importar siempre que sea necesario cambiar de herramientas.

Las ventajas adicionales son que puede trabajar con las hojas de cálculo por su cuenta o con otras personas online desde cualquier lugar. Si necesita volver a alguna versión en particular, también es posible. Aparte de esto, la app ofrece la posibilidad de crear informes y trabajar con formularios, facilita el análisis de datos extraídos y ayuda en otras operaciones.

Un punto fuerte a favor de esta app es que está disponible en español.

3. Smartsheet

El enfoque principal de esta app similar a Excel está en las hojas de cálculo. En comparación con la app de Microsoft, ofrece muchas más posibilidades y automatización. Entre posibilidades está la de trabajar tanto con datos por separado, como con proyectos extrayendo los datos de ahí.

Aparte de eso, en Smartsheet puede añadir archivos, descripciones y comentarios a sus hojas de cálculo. En cuanto a la automatización, como un ejemplo, puede recibir alertas de los cambios realizados en las hojas de cálculo. Otro ejemplo son la configuración de las acciones repetitivas.

Los usuarios que buscan programas similares a Excel con hojas de cálculo, coinciden en la opinión que Smartsheet es una buena opción para grandes empresas y negocios complejos, y para cuando varias personas trabajan en hojas de cálculo simultáneamente. También, hay que tener en cuenta que entre las características de Smartsheet más destacadas está que requiere tiempo para aprender a usarla correctamente.

Está disponible en español.

4. Retable

Retable es una herramienta en la que puede gestionar y organizar todos sus datos y colaborar en línea en el mismo sitio. Lo que hace que sea una app parecida a Excel, es su interfaz similar a una hoja de cálculo. Para la gestión de datos y trabajo común tiene varios tipos de columnas y posibilidades de automatización.

Otro de los aspectos importantes son las notificaciones que puede recibir sobre los cambios en las listas de datos. Además, como en algunas de alternativas a Excel mencionadas en este artículo, Retable facilita el seguimiento de cambios en datos, ya que todos pueden ver la historia de modificaciones.

Es más, también asiste en visualización de datos, gestión de tareas, y visualización y compartición de hojas de cálculo con otras partes. Tenga en cuenta, que en la app no tiene que crear informes a mano, ya que ofrecen posibilidades de creación automática de reportes personalizados.

5. Quip

En la lista de 5 aplicaciones parecidas a Excel podemos incluir también la app Quip. Similar a Smartsheet y Zoho Sheets, combina la posibilidad de trabajar con hojas de cálculo y funciones de colaboración y gestión de documentos.

Esta alternativa a Excel permite a los usuarios crear y editar documentos, hojas de cálculo y listas de verificación en tiempo real. Las actividades realizadas en las hojas de cálculo se archivan de tal modo que se puede ver la historia de cambios y comentarios adicionales. Además tiene un chat incorporado lo que ayuda a enfocarse en el trabajo permaneciendo en contacto con los compañeros de equipo o clientes.

En cuanto a colaboración, los usuarios pueden trabajar simultáneamente con las hojas de cálculo, dejar comentarios en celdas y gestionar archivos adjuntos dentro de la app. Algunos usuarios denotan que es como Documentos, Hojas de cálculo de Google y Slack combinado en una herramienta.

¿Aún no sabe cuál programa escoger?

Como muchas veces pasa cuando tenemos que escoger una cosa entre varias opciones, nos perdemos en dudas. Por eso, vamos a resumir nuestra lista.

Le recomendamos probar GanttPRO si busca una alternativa a Excel para gestionar y planificar trabajo.

Entre programas similares a Excel, Google Sheets es una alternativa para operaciones con hojas de cálculos con mucha colaboración. Numbers vendrá bien a los usuarios de Apple, y EtherCalc para crear una hoja de cálculo al instante sin cuentas, ni descargas. Y alternativas a Excel como LibreOffice Calc, Apache OpenOffice Calc, FreeOffice PlanMaker 2021 son unas opciones muy buenas si está buscando programas gratis y de código abierto.

Por último, entre programas parecidos a Excel, pero con un toque diferente, puede optar por Rows para extraer datos directamente de otras apps de negocio o publicidad y trabajar con ellos en la app. Zoho Sheets y Retable le ofrecen algunas posibilidades de Excel para trabajar con datos, pero con más enfoque en colaboración y automatización.

Otra alternativa a Excel, Smartsheet, puede ser una buena opción para los que quieren combinar hojas de cálculo con ciertos elementos de gestión de tareas y recursos. Y si su objetivo es gestionar documentos, incluyendo hojas de cálculo, en un espacio colaborativo, Quip le puede ayudar en esto.

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