Каждая организация, будь то стартап или международная корпорация, заинтересована в успешной реализации проектов. И хотя для каждого из них требуется индивидуальный подход, все проекты имеют схожую структуру.
Иными словами, независимо от управленческого метода, у каждой инициативы всегда будет начало, середина и завершение. Это — жизненный цикл проекта.
Люди, не специализирующиеся на управлении проектами, могут думать, что вести его не так уж и сложно: достаточно договориться с клиентом, составить план и указать дедлайны. Но это не так просто, как кажется на первый взгляд.
Из нашей статьи вы узнаете, что такое жизненный цикл проекта и чем полезно деление проекта на этапы.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики.
Четкое понимание этих фаз позволяет руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.
Жизненный цикл проекта помогает:
- Улучшить коммуникацию между командой и заказчиками.
- Быть уверенным, что цель достижима с помощью доступных ресурсов.
- Управлять рисками и минимизировать их.
Из каких же фаз он состоит?
Этапы жизненного цикла проекта
По данным Project Management Body of Knowledge, или PMBOK, жизненный цикл состоит из пяти фаз:
- Инициация.
- Планирование.
- Исполнение.
- Контроль.
- Завершение.
Как правило, этапы цикла идут последовательно, один за одним. Но бывает иначе. Если в ходе реализации появляются изменения, всегда можно вернуться на стадию планирования, чтобы скорректировать работу команды проекта в будущем.
Рассмотрим каждую фазу жизненного цикла в отдельности.
1. Инициация
Инициация — это старт работы над концепцией, подготовка к ее планированию и реализации. Для начала определите, какая задача стоит перед командой и поможет ли ваша идея решить проблему. Если ответ положительный, приступайте к написанию концепции и экономического обоснования, а также к поиску партнеров. Кроме этого, рассмотрите подходящие методологии управления проектом и выберите лучшую.
Эта фаза включает в себя множество обсуждений, исследований и анализов. На встречах с потенциальными партнерами постарайтесь выяснить, что для них важно, какие проекты они вели в прошлом и чего ожидают от будущих.
Задача этого этапа — определение общих целей, реализация которых приведет каждую из сторон к желаемому результату.
После достижения соглашений, необходимо зафиксировать основные тезисы и договоренности в уставе проекта. Устав — это формальный, довольно краткий документ, который описывает проект. Он является важной составляющей планирования, так как используется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает решить все спорные моменты на протяжении рабочего процесса.
В уставе отражается следующая информация о проекте:
- Цель и миссия.
- Преимущества.
- Возможные риски.
- Планируемый бюджет и сроки.
- Основные партнеры/заинтересованные стороны.
2. Планирование и начало управления проектами
Когда документы подписаны и условия финально утверждены заинтересованными сторонами, начинается стадия планирования.
Теперь менеджер переходит к созданию подробного плана проекта (или дорожной карты), к которому каждый участник команды может обратиться на любом этапе рабочего процесса. В документе подробно изложены детали и цели, которые соответствуют ожиданиям сторон.
На этапе планирования руководитель разбивает рабочий процесс на мелкие задачи, создает команду, распределяет роли, чтобы, в том числе, успешно управлять командой, разрабатывает пошаговую последовательность выполнения задач и обозначает сроки. Чтобы задачи имели больше шансов на успех, важно убедиться, что для каждой из них хватает ресурсов.
Согласно исследованию (2022), 71% опрошенных организаций используют ПО для управления проектами, 20% доверяют собственным решениям для этих целей, а 12% применяют инструменты, не относящиеся к категории сервисов для управления проектами.
Уместно отметить, что диаграмма Ганта — отличный инструмент для создания дорожной карты и контроля над ней. Диаграммы идеально подходят для планирования и составления графиков и для дальнейшего отслеживания прогресса на всех стадиях жизненного цикла.
С помощью диаграммы Ганта вы также сможете:
- Создавать зависимости, вехи.
- Следить за рабочей нагрузкой каждого члена команды.
- Взаимодействовать с командой.
- Создавать отчеты.
- Экспортировать файлы в популярные форматы.
- Работать с портфелями проектов.
- Делиться графиками.
- Создавать рабочие и персональные календари,
- и многое другое.
Когда готов календарный график, обозначены ключевые роли и зоны ответственности, выявлены возможные риски и пути их предотвращения, а бюджет спланирован, настает время для организационного совещания.
В ходе этой встречи лидер команды представляет проект и его цели, обсуждает с командой важнейшие этапы плана и диаграмму Ганта, отвечает на вопросы, а также знакомит всех с инструментами, которые команда будет использовать в процессе работы. После общего собрания каждый из членов команды должен иметь четкое представление о проекте в целом, его этапах и их реализации.
Для этого после совещания рекомендуется дать участникам постоянный доступ к плану проекта и инструментам для управления. Так, члены команды смогут постоянно быть в курсе дел и изменений в ходе рабочего процесса.
3. Исполнение
Теперь, когда проект утвержден, команда сформирована и готова приступать к делу, рабочий процесс переходит к фазе исполнения.
Задача менеджера на этом этапе — проконтролировать синхронный запуск работы всех отделов и убедиться, что каждый выполняет свою задачу.
4. Контроль
Эта фаза, как правило, совпадает с первой. Потому что для достижения поставленных целей и максимально успешного завершения проекта недостаточно только благополучно запустить рабочий процесс. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану, а также получать обратную связь.
Поэтому в этой фазе жизненного цикла менеджер контролирует ресурсы и своевременное выполнение задач, координирует участников команды, оперативно вносит правки в план проекта в случае непредвиденных обстоятельств.
Изменения в плане на этой стадии — абсолютно нормальное явление. Гибкость в этом случае даже играет на руку. Ведь чем раньше выявлена проблема, тем быстрее она решится. И не забывайте, что все новые критерии должны быть обязательно согласованы с клиентом.
Проводите мониторинг и промежуточные совещания с командой. На этих встречах менеджер собирает регулярные отзывы участников проекта о рабочем процессе, обсуждает этапы проекта, нововведения и корректировки. Также совместные обсуждения спорных моментов часто приводят к новым, зачастую более эффективным решениям проблемных ситуаций.
5. Завершение
Это последний этап, означающий официальное его окончание. Но не стоит сразу же умывать руки и переключаться на следующие задачи. Для того чтобы оставить приятное впечатление от профессионализма и работы команды, опытный менеджер:
- Сдаст проект вместе с документацией клиенту или команде, которая будет его вести и отслеживать в будущем.
- Проведет «работу над ошибками». На этой финальной встрече команда извлечет полезные уроки из успехов и неудач в ходе работы над проектом.
- Сообщит об успехе мероприятия клиентам и руководителям, которые были заинтересованы результатами команды.
- Разместит документацию в централизованном хранилище для легкого доступа к ней в будущем.
Теперь проект официально завершен.
Программа для управления жизненным циклом проекта на каждом этапе
Управляйте проектами с помощью онлайн диаграммы Ганта.
Попробуйте бесплатноПример жизненного цикла проекта
Давайте подробнее рассмотрим все стадии жизненного цикла на примере планирования, организации и проведения музыкального фестиваля.
Так, на стадии инициации необходимо:
- Сформулировать гибкие цели проекта.
- Изучить проблему. Другими словами, проанализировать уже существующие фестивали, выявить нужды целевой аудитории.
- Продумать концепцию, объем работ и назначение этого фестиваля.
- Обосновать реализацию мероприятия с экономической точки зрения.
- Найти потенциальных партнеров и назначить с ними встречи.
- Составить документ, в котором будет изложена краткая информацию по проекту (база знаний о целях, партнерах, сроках реализации и бюджете мероприятия).
Когда партнеры найдены и документы подписаны, мы составляем уже более детальный план действий (фаза планирования). Для этого нужно:
- Прописать цели и назначение планируемого фестиваля.
- Обозначить партнеров, заказчиков, подрядчиков и другие заинтересованные стороны.
- Разбить подготовку на части (букинг артистов, поиск и договоренности с площадкой, монтаж сцены, дизайн, работа со СМИ и т.д.) и составить четкий календарный график каждого из этапов.
- Собрать команду, назначить ответственных в каждом из отделов.
- Описать возможные риски и способы их предотвращения (например, на случай проливного дождя будут заготовлены бесплатные дождевики).
Теперь, когда команда грядущего музыкального фестиваля ознакомилась с подробным планом, можно смело запускать рабочий процесс (фаза исполнения).
Начинаются активные подготовительные работы: поиск места проведения, переговоры с музыкантами, разработка визуала фестиваля, его анонсирование и так далее.
Далее команда переходит к работе на локации. Монтаж сцены, мониторов, звуковой аппаратуры. На территории проведения фестиваля появляются игровые зоны, зоны отдыха, фудкорты и многие другие развлечения.
Проходят генеральные репетиции, закупается вода, готовятся гримерки и пресс-зона. И вот, наконец, настает день мероприятия.
Все это время менеджер (или менеджеры) проекта контролируют каждую задачу, каждый рабочий процесс (фаза контроля). В случае форс-мажора менеджер оперативно решает проблемы, корректирует план, а изменения обсуждаются и согласовываются с командой на промежуточных встречах.
Фестиваль прошел, публика в восторге, сцена разобрана. Дело за малым: закрыть документацию и обсудить с командой результаты работы (этап завершения).
Теперь можно расслабиться и отпраздновать с коллегами очередной успешный кейс.
Сделайте каждый этап жизненного цикла проекта успешным и эффективным
Временами управление проектами кажется делом непосильным. Однако разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет команде разумно расходовать время и ресурсы.
Такая структура жизненного цикла проекта повышает шансы на успех ваших задач любой величины и сложности. Следуя ряду критериев при подготовке каждого этапа работ и выбирая правильный сервис для планирования, вы быстро добьетесь качественного результата и роста бизнеса вместе с участниками команды.