Современный план работ будет не полным, если в нем отсутствуют вехи проекта. С ними легко определять, что необходимо делать для достижения стратегических целей и повышения продуктивности.
Использование наглядных примеров вех проекта способствует эффективному взаимодействию команды и получению желаемых результатов.
Ниже вы найдете варианты применения вех, которые помогут вам лучше понять роль и назначение этих ключевых событий в различных отраслях и сферах.
Но сначала рассмотрим некоторые теоретические основы.
Содержание:
- Что такое веха проекта?
- Какие бывают примеры вех?
- Вехи начальных этапов проекта.
- Вехи середины проекта.
- Вехи заключительных этапов проекта.
- Примеры вех и результатов проекта.
- Как создать вехи в GanttPRO.
Что такое веха в проекте?
Веха в проекте — это ключевая точка или событие в графике работ. Она отмечает завершение значимой стадии или достижение важного результата. Вехи помогают отслеживать прогресс, планировать ресурсы и оценивать соблюдение сроков.
Институт управления проектами (PMI) отмечает, что вехи должны описывать то, чего и когда вы хотите достичь. Однако многие люди избегают такой степени точности. Когда они определяют вехи как рядовые события, их внимание отвлекается от того, чем проект должен в конечном итоге завершиться.
Зачем нужны вехи проекта?
Команды проекта стремятся достигать вех, чтобы завершать работу вовремя и реализовывать остальные цели. Они используют такие ключевые точки для разделения таймлайна на этапы, чтобы видеть общий прогресс.
Вехи обычно определяются на этапе планирования. Они помогают систематизировать проект так, чтобы команда не чувствовала себя перегруженной или подверженной стрессу.
Вехи также полезны, когда вы хотите создать план проекта с нуля. Они позволяют составить четкий график, включающий все важные события, которые ожидаются на протяжении работы.
Еще они помогают выявлять потенциальные трудности. Когда сроки не соблюдаются, менеджеры могут с их помощью определить причины и выяснить, какие препятствия есть на пути команды.
Поскольку использование любых концепций и инструментов лучше понимается на практических примерах, мы рекомендуем вам углубиться в некоторые широко используемые примеры управления проектами с вехами.
14 примеров вех в управлении проектами
Существует много вариантов вех для различных проектов и отраслей.
Например, среди наиболее часто используемых примеров вех в управлении строительными работами можно выделить:
- Утверждение заказчиком.
- Проведение тендера на заключение строительного контракта.
- Получение разрешений.
- Обеспечение финансирования.
- Приобретение участка.
Если вас интересуют вехи проекта и примеры в разработке ПО, то вы легко найдете случаи, связанные с:
- Сбором требований.
- Планированием до начала разработки.
- Технической поддержкой.
- Тестированием качества.
- Оценкой восприятия пользователями.
- Запуском продукта.
Помимо этих примеров, проектные команды создают вехи в таких отраслях, как:
- Образование.
- Технологии.
- Организация мероприятий.
- Финансовые услуги.
- Здравоохранение.
- Юриспруденция, и др.
Независимо от того, насколько велик или мал ваш проект, вам могут понадобиться наглядные примеры вех проекта, чтобы ваша команда шла в нужном направлении.
Для удобства мы разделим примеры на следующие группы:
- Вехи начальных этапов проекта.
- Вехи середины проекта.
- Вехи заключительных этапов проекта.
Вехи начальных этапов проекта
1. Согласование проекта
Согласование проекта обычно является первым ключевым моментом в его жизненном цикле.
Когда есть одобрение от руководства и других заинтересованных сторон, вы получаете «зеленый свет» на начало работы.
Вот как это визуализирует диаграмма Ганта в профессиональной программе GanttPRO.
2. Планирование
План проекта включает много важных деталей: от постановки целей до создания графиков работ.
Он может регулярно корректироваться. Однако важно его реализовывать так, чтобы все члены команды понимали, как достигать конечных целей.
3. Финансирование
Когда команды начинают любой проект, им необходимо убедиться, что имеется достаточно средств для выполнения всех необходимых задач. Кроме того, важно обеспечить компенсацию всем членам команды за их работу.
Также следует заручиться достаточным финансированием, чтобы покрыть непредвиденные изменения, которые могут привести к дополнительным расходам.
4. Утверждение дизайна
Перед началом процесса разработки клиенты обычно хотят быть в курсе ожидаемых изменений и времени, которое на них потребуется. Они будут чувствовать себя более уверенно, если станут понимать, что именно делается и почему.
Вовлекая заинтересованные стороны, вы можете легко получить обратную связь и гораздо быстрее достичь вех по утверждению.
5. Найм персонала
Еще один важный пример вехи — это найм сотрудников на разные позиции.
Поиск новых талантов для вашего бизнеса — значимый шаг, который ведет к новым этапам проекта. В процессе найма вам нужно будет определить кадровые потребности, задать необходимые вопросы на собеседовании и установить вехи для каждой открытой вакансии.
6. Обучение
Этот пример включает мероприятия, направленные на подготовку членов команды к проекту. Например, передача знаний и умений операционной команде.
Вы можете проводить обучающие мероприятия своими внутренними силами или привлекать внешних специалистов, если требуются специальные знания.
7. Контракты с поставщиками
Многие проекты требуют взаимодействия с внешними поставщиками. Это побуждает менеджеров проводить исследования и анализировать рынок, чтобы находить наилучший вариант.
Когда потребности определены, они отправляют запросы предложений нескольким поставщикам. В них указываются обзор предложения с требованиями, детали и общее описание концепции. По мере получения ответов можно отметить вехи для каждого поставщика.
Вехи середины проекта
8. Обзор требований проекта
Перед утверждением проекта ваша команда должна рассмотреть обзор требований. Для достижения этой вехи необходимо тщательно обсудить план с клиентами и учесть такие аспекты, как:
- Количество работников, которых нужно включить в команду.
- Бюджет.
- Общую продолжительность.
- Основные ресурсы, которые понадобятся с начала до конца, и т. д.
Когда все эти детали определены, у вашей команды будет более четкое представление о том, чего ожидать в процессе работы.
9. Выполнение критических задач
Иногда команды устанавливают для себя вехи, чтобы сосредоточиться на критически важных задачах, которые необходимо выполнить.
Не забывайте, что задачи или активности являются основными элементами вашего проекта. На выполнение некоторых из них потребуется больше времени, чем на другие. Поэтому они отличаются от вех, так как ключевые точки не имеют продолжительности и группируют конкретные задачи.
10. Выполнение ключевых показателей эффективности (KPI)
KPI (key performance indicators) — это ключевые показатели эффективности, которые представляют собой измеримые цели, помогающие отслеживать общую производительность проектов.
Например, KPI могут включать фактические затраты, ROI (return on investment — показатель возврата инвестиций), использование ресурсов и так далее. Эти метрики должны быть действенными и простыми, чтобы можно было оценить успех.
11. Получение обратной связи от заинтересованных сторон
Менеджерам проектов важно быть уверенными, что заинтересованные стороны имеют достаточно времени для предоставления обратной связи. Это тоже один из реальных примеров вех.
Будь то руководитель или клиент, крайне важно учитывать их обратную связь. Возможно, вам придется изменить вехи, чтобы обеспечить дальнейшее продвижение проекта (независимо от того, была ли обратная связь положительной или отрицательной).
Вехи заключительных этапов проекта
12. Стадии тестирования
Многие проекты в области инженерии или строительства должны проходить стадии тестирования и оценки. Они включают проверку всех систем (IТ, электрические системы, системы безопасности и др.).
Вы можете установить одну веху с несколькими задачами для каждого теста или выбрать ключевые точки, чтобы разделить процесс для всех отдельных систем.
13. Исправление дефектов
Во время тестирования команды часто обнаруживают много проблем. Можно назначать новые вехи для внесения корректировок или устранения возможных дефектов.
Дефекты могут быть связаны с дизайном, материалами или качеством. Существуют также скрытые дефекты, которые невозможно обнаружить до тех пор, пока не пройдет несколько месяцев или даже лет после завершения проекта.
14. Финальное утверждение
Когда ваша команда завершила создание продукта или сервиса и протестировала его, кажется, что все готово. Однако не спешите праздновать.
Лучше позаботиться о том, как представить проект ключевым заинтересованным сторонам. Если проект соответствует всем требованиям, то он будет быстро утвержден ими.
Примеры вех и результатов проекта
Убедитесь, что не путаете ключевые примеры вех и результатов. Это разные понятия, хотя в определенном контексте они могут пересекаться.
В чем разница между примерами вех и результатов в управлении проектами?
Команда разрабатывает результат в соответствии с целями проекта. Это измеримый и ощутимый итог.
Как вы помните, веха — это контрольная точка в течение жизненного цикла проекта. Она показывает, когда одна или несколько задач выполнены, что означает достижение значимого этапа в проекте.
Результат — это количественно измеримый итог, такой как продукт или услуга. Веха — это важный момент в жизненном цикле проекта.
Иногда завершенные ключевые точки могут привести к получению результатов, однако это происходит не всегда.
Например, завершение первой версии вашего блога — это и результат, и веха. Однако одобрение заинтересованных сторон не обязательно является результатом, хотя и является вехой.
Как создать вехи проекта в GanttPRO
Теперь вы знаете достаточно о вехах проекта и примерах их использования на разных стадиях работы. Единственное, что остается — разобраться с тем, как визуализировать эти примеры в удобной программе.
На помощь приходит GanttPRO, где диаграмма Ганта онлайн является эффективным инструментом для создания вех проекта.
Для их визуализации вам понадобится пройти несколько предварительных шагов.
Эффективное планирование и управление проектами
Создавайте вехи проекта на диаграмме Ганта в считанные минуты.
Попробуйте бесплатно1. Определение цлей и задач
Постановка целей и задач необходима для любого проекта. Четко определенные цели покажут вам, как вы достигаете своих ключевых ориентиров, и помогут приблизиться к ним.
2. Создание проекта
Зарегистрируйтесь, чтобы начать новый проект в GanttPRO (если вы еще не пользователь программы).
Для этого откройте страницу «Создать новый проект» и заполните все необходимые поля.
3. Заполнение проекта задачами и подзадачами
Теперь самое время разделить проект на задачи и подзадачи, чтобы систематизировать все данные и облегчить их дальнейшее отслеживание.
Нажмите «Добавить задачу/подзадачу» на таймлайне и установите все нужные параметры.
4. Создание вех
Вы можете упорядочить все задачи и сгруппировать их в соответствии с различными фазами проекта.
Определите самые важные задачи и активности, которые требуют специального согласования, а затем выделите контрольные точки.
В GanttPRO вы можете применить два способа добавления вех на диаграмму Ганта.
- Нажмите на три точки справа от строки настройки задачи и выберите «Добавить веху» в появившемся списке.
- Просто нажмите «Добавить веху».
После этих действий вы увидите веху в виде ромба на таймлайне.
GanttPRO позволяет менять даты ключевых событий и перетаскивать их, а также называть их так, как вам удобно.
5. Добавление зависимостей
Вы также можете установить зависимости. Для этого используйте белые кружки, которые появляются при наведении мыши на определенную задачу или веху.
Перетяните линию зависимости от нужной ключевой точки к задаче или другой вехе, с которыми вы хотите ее связать.
6. Назначение людей и задач
В GanttPRO вы можете приглашать других участников вашего проекта и назначать им любые задачи.
Удобные настройки помогут сделать это за считанные минуты.
7. Экспорт проектов с вехами
Наконец, вы можете экспортировать свой проект со всеми его задачами, зависимостями и вехами, используя соответствующие возможности в GanttPRO.
Выберите экспорт диаграммы в формат PNG, PDF, XML или Excel.
Так выглядят простые шаги по созданию вех проекта на примере диаграммы Ганта. Ориентируйтесь на них и продолжайте изучать множество других возможностей, доступных в GanttPRO.
Применяйте наглядные примеры вех проекта для эффективной организации собственной работы
Помните, что ключевые вехи проекта — это пример важного инструмента управления и планирования, который помогает визуализировать сложное и делать его простым.
Эти важные события на таймлайне определяют успех проекта и помогают отслеживать его прогресс. С ними вся команда фокусируется на достижении общих целей.
Чтобы максимально эффективно использовать приведенные примеры вех проекта, убедитесь, что ваш собственный проект достаточно организован и структурирован. Помните также, что эффект от применения этих ключевых событий во многом зависит от грамотного выбора инструмента для управления.
С GanttPRO и его продвинутыми возможностями вы сможете адаптировать любой пример вехи проекта и организовать собственную работу.
Часто задаваемые вопросы
-
Примером вехи проекта может быть любое ключевое событие или этап в ходе выполнения проекта, которые обозначают достижение важного результата или завершение значительной части работы. Веха служит контрольной точкой для оценки прогресса и принятия решений. Вот некоторые примеры вех проекта: согласование работ, планирование, финансирование, утверждение дизайна, найм персонала, обучение, контракты с поставщиками, обзор требований проекта, выполнение критических задач, выполнение KPI, получение обратной связи, стадии тестирования, исправление дефектов, финальное утверждение и другие.