Представьте, что вы основали стартап. Поначалу в команде работают буквально несколько человек, все процессы легки и понятны. Вам, как руководителю, удается без лишних усилий контролировать работу компании, понимать внутренние и внешние процессы, назначать исполнителей для задач.
И вот бизнес становится успешнее, соответственно, команда проекта растет, круг ваших обязанностей расширяется. Рано или поздно вы сталкиваетесь с проблемой: несмотря на успех и высокие показатели, эффективность команды начинает падать, становится сложнее уложиться в заданные сроки, бюджет часто превышает запланированный и само управление командой проекта требует гораздо большего внимания. Казалось бы, раз дела идут в гору, то какие могут быть препятствия?
Довольно частая ошибка — уверенность в том, что все процессы удастся контролировать с прежней легкостью. Однако, это не так. Чтобы не наступать на эти грабли, уже при запуске собственного дела важно понимать, что управление ресурсами — основная составляющая построения доходного бизнеса. Без компетентного руководителя в этой области рабочий процесс рискует превратиться в полный хаос, а когда-то успешный стартап — прогореть.
В этом тексте мы подробно рассмотрим аспекты управления ресурсами, которые сделают бизнес прибыльным, а работу в команде — слаженным и организованным процессом.
Итак, приступим.
Что такое управление ресурсами?
Управление ресурсами — это предварительное планирование, составление бюджетов и графиков, распределение ролей между участниками проекта для достижения наилучшего результата.
Его назначение — максимизировать эффективность ресурсов, чтобы успешно реализовать план проекта, его задачи и цели. Иными словами, распределить ресурсы проекта так, чтобы они находились в нужном месте в нужное время, добиться результата с наименьшими усилиями.
Вполне логично следует вопрос: «Что такое ресурсы, какие они бывают?»
Ресурсы — это все, что команда использует для выполнения задач на протяжении всего жизненного цикла проекта. Например, для строительной компании ресурсами будут материалы, специальная техника. Организатору мероприятий могут понадобиться услуги ведущего, кейтеринга, место проведения торжества, а компании по разработке программного обеспечения — компьютеры, специалист по кадрам и разработчики.
Ресурсы необходимы в каждой профессиональной области, соответственно, управление ресурсами — тоже. Каждый проект или задача требует организации и контроля за своевременным введением в рабочий процесс каждого ресурса, будь то закупка инвентаря или внедрение нового специалиста.
Согласно исследованию PMI (2023), 52% специалистов в области управления проектами являются обладателями сертификата Project Management Professional (PMP), а 43% являются несертифицированными специалистами. Однако всем им нужно уметь грамотно работать с ресурсами.
Чем крупнее компания и больше штат, тем сильнее растет необходимость в ресурсном менеджере. Его задача — планировать и распределять ресурсы для обеспечения результативной работы организации и удачного завершения проектов.
Преимущества управления ресурсами:
- Полный контроль над проектом
В компании могут быть тысячи сотрудников, сотни проектов, десятки департаментов и офисов по всему миру. Эффективное управление ресурсами даст возможность контролировать каждый этап и шаг в реализации бизнес-планов.
- Прозрачность рабочих процессов
Другие департаменты могут оценить загрузку вашей команды и понять, работает ли она на полную мощность либо готова взять дополнительную задачу. Также прозрачность повышает уровень доверия заказчиков и других заинтересованных лиц.
- Минимизация рисков
Распределив ресурсы и спланировав их использование, вы сможете устранить недостатки или проблемы до того, как они возникнут.
- Предотвращение выгорания членов команды
Назначая роль и загрузку каждому сотруднику, вы можете быть уверены, что никто не работает сверх нормы и каждый занят тем, что умеет и от чего получает удовольствие.
- Оценка окупаемости инвестиций (ROI)
Имея четкое представление, что понадобится для ведения и завершения проекта, вы можете заранее планировать и оценивать рентабельность инвестиций.
- Дополнительная подстраховка
Допустим, проект не был успешным из-за нехватки ресурсов. Своевременное управление гарантирует, что команда сделала все, что было в ее силах.
- Оценка эффективности
Оценивая результаты проекта, вы можете проследить, насколько эффективна ваша команда. Это позволит делать более точные прогнозы на будущее.
Управление ресурсами проекта
Теперь, когда вы знаете что такое управление ресурсами и для чего оно нужно, мы расскажем о способах его внедрения.
Существует несколько подходов, которые помогут вам эффективно контролировать ресурсы проекта. Каждая из этих тактик применяется в определенных обстоятельствах и упрощает планирование, внедрение и управление ресурсами.
Распределение ресурсов
Распределение ресурсов — это метод планирования проектов, подразумевающий использование материалов, людей и бюджета наиболее эффективным способом.
Главная задача такого способа — максимально равномерно распределить ресурсы на протяжении проекта, чтобы исполнение плана прошло без резких взлетов и падений интенсивности их использования.
Для того чтобы оптимизировать и улучшить процесс распределения, менеджеры часто используют отчетность. Документально зафиксировав занятость, роль и стоимость каждого ресурса, вы поможете не только себе, но и всем заинтересованным сторонам оценить доступность и загрузку ресурсов, а также не перегрузить членов команды и не превысить запланированный бюджет.
Выравнивание и сглаживание ресурсов
Выравнивание и сглаживание — процессы схожие, однако путать их не рекомендуется.
Выравнивание ресурсов применяется для того, чтобы избежать их дефицита в одной области и избытка в другой. Результат достигается путем выявления неиспользуемых или неэффективно используемых ресурсов и их оптимального применения в других задачах или проектах.
Сглаживание — это метод, который позволяет следить, чтобы требования к ресурсам не превышали заранее заданный лимит. Это может быть количество рабочих часов конкретного специалиста, бюджет на определенную позицию, максимальное количество закупленного материала и т.д.
Сроки некоторых задач/проектов могут сдвигаться в результате применения техники выравнивания или сглаживания ресурсов. Однако значительным преимуществом таких методов является более результативное и экономное использование ресурсов в долгосрочной перспективе.
Прогнозирование ресурсов
На стадии планирования проекта прогнозирование ресурсов поможет заранее определить его размеры, предсказать дополнительные затраты и возможные риски. Иными словами, еще до запуска проекта вы будете знать, какие ресурсы потребуются для успешной и оптимальной реализации плана.
Планирование ресурсов
Этот способ направлен на подсчет ресурсов, необходимых для выполнения задачи или проекта в указанные сроки. В методе планирования ресурсы делятся на две категории:
- Расходные (деньги, материалы)
- Повторно используемые (оборудование, рабочие)
Три этапа планирования ресурсов:
1. Распределение
На этой стадии менеджер решает, какие типы ресурсов понадобятся для реализации проекта. Это может быть как количество часов, необходимых для завершения проекта, так и количество расходных материалов.
2. Агрегация
Этот этап включает в себя объединение, суммирование ресурсов, использованных для выполнения каждой задачи и для каждого проекта в определенный период времени.
3. Планирование
Этот этап используют для организации и структурирования членов команды. Поэтому задачи, которые им необходимо выполнить, планируются в зависимости от доступности и возможностей ресурсов, которые, естественно, не бесконечны. Эти аспекты обычно регулируются с помощью методов сглаживания или выравнивания.
Инструменты для управления ресурсами проекта
Время, отведенное на выполнение плана, ограничено, поэтому оптимизация процесса управления ресурсами проекта с помощью специального программного обеспечения еще больше повысит шансы команды на успех.
GanttPRO — система управления ресурсами онлайн в виде диаграмм Ганта. Она поможет вам эффективно планировать и контролировать проекты любой сложности и длительности, а также легко работать с портфелями проектов.
Интуитивный и понятный интерфейс, широкий функционал упростят работу с планированием и управлением ресурсами, а также позволит команде и участникам проекта быть на связи и следить за обновлениями в режиме онлайн.
В специальной вкладке «Команда и ресурсы» (на панели слева) программа позволяет добавлять участников проекта (через приглашение на электронную почту), определять их роли и обязанности.
Другие возможности GanttPRO:
- Управление загрузкой
Используя приложение, вы можете без труда отслеживать загруженность членов команды. То есть отслеживать, какой из сотрудников перегружен, или, наоборот, готов взять новые задачи.
- Виртуальные ресурсы
Вы всегда можете добавить в проект виртуальные ресурсы (сколько угодно) и назначать их на задачи. Это может быть специальное оборудование, определенное количество единиц материала, и т.д.
- Персональные календари
С GanttPRO на этапе планирования вы можете легко создать персональный календарь для каждого исполнителя с учетом отпусков, праздников и выходных.
- Возможность делиться планом по ссылке
Теперь не нужно тратить время на описание проекта третьим лицам. Достаточно создать ссылку и выслать ее всем желающим.
- История изменений
Эта возможность позволит в любой момент контролировать каждый шаг в управлении проектом: увидеть, кто переименовал задачу, поменял ее статус либо добавил новый ресурс.
С их помощью вам не нужно будет тратить время на создание новых графиков. В пару кликов можно выбрать подходящий вариант и начать работу. Любой готовый шаблон вы можете настроить под свой проект. А также создать новый и сохранить его для использования в будущем.
- Централизованная коммуникация
Общайтесь с коллегами, заказчиками и третьими лицами в одном месте. Софт позволяет комментировать задачи, оставлять к ним описания, упоминать пользователей (с помощью «@»), а также прикреплять файлы. Обо всех этих действиях участники проекта будут узнавать с помощью мгновенных онлайн-уведомлений.
- Стоимость ресурсов
Инструмент также дает возможность устанавливать приоритет для задачи, назначать на нее более одного исполнителя, а также задавать стоимость ресурсов (фиксированная, за рабочую единицу или почасовая). GanttPRO автоматически рассчитает стоимость каждого из них для целого проекта.
Знак красного человечка означает перегруженность ресурса.
- Отчеты
Чтобы управление рабочим процессом было более прозрачным, программа управления позволяет создавать отчеты (по затраченному времени и/или бюджету) и делиться ими со всеми желающими.
Заключение
Эффективное управление ресурсами поможет собрать профессиональную команду и построить успешный бизнес. Однако, прежде чем это произойдет, необходимо полностью разобраться в процессах управления, понять, для чего они важны, и как их лучше использовать для достижения высоких результатов.