Одним из ключевых инструментов управления рабочими процессами является дорожная карта проекта. Она служит важным средством информирования команды, заинтересованных лиц и сторонних партнеров.
Именно поэтому многие компании стремятся узнать, как составить дорожную карту проекта, ведь она визуализирует общее понимание целей и ожидаемых результатов работы.
Что такое дорожная карта и как ее составить? Как в этом помогает диаграмма Ганта?
Ответы на эти вопросы вы найдете ниже.
Содержание:
- Что такое дорожная карта проекта.
- Что должно быть в дорожной карте проекта?
- Почему важна дорожная карта проекта?
- Как составить дорожную карту проекта?
- Советы по созданию дорожной карты проекта.
Что такое дорожная карта проекта?
Дорожная карта проекта — это визуальный обзор проекта, включающий его основные бизнес-цели и ключевые этапы. Обычно этот инструмент создается с использованием диаграммы Ганта, и большинство программ для создания дорожных карт основаны на ней.
Этот стратегический инструмент планирования не включает ежедневные задачи, подзадачи, исполнителей и другие детали.
Дорожная карта предоставляет команде и другим участникам проекта общую картину его жизненного цикла. Это могут быть отделы продаж, разработки, маркетинга, а также инвесторы и другие вовлеченные.
Она помогает им:
- Своевременно начинать и завершать проект.
- Учитывать пожелания всех заинтересованных сторон.
- Обеспечивать понимание всеми участниками бизнес-целей.
- Отслеживать прогресс проекта.
- Распределять роли и зоны ответственности.
- Создавать основу для будущего плана проекта.
Что должно быть в дорожной карте проекта?
Если вы хотите узнать, как составить дорожную карту проекта, важно понимать ключевые элементы этого инструмента.
Обычно дорожная карта проекта включает следующие компоненты:
- Объем проекта. Этот элемент включает информацию о ключевых бизнес-целях, основных ориентирах, общих затратах и приблизительных сроках выполнения.
- Намеченные результаты. К ним стремится вся команда по завершению проекта. Это может быть программное обеспечение, документ или физический продукт.
- Таймлайн и график. Здесь отображаются необходимые для успешного выполнения проекта действия и их сроки.
- Ключевые вехи. Это важные точки на таймлайне, которые разделяют основные этапы проекта.
- Возможные риски. Оценка потенциальных угроз до начала проекта крайне важна. Она позволяет избежать сбоев в сроках, рабочей загрузке, бюджете или других аспектах.
- Основные контакты. Часто это номера телефонов представителей проекта. Они нужны для оперативной связи в случае срочных вопросов. Это способствует лучшему взаимодействию с другими отделами и третьими сторонами.
Учитывайте все эти элементы при создании дорожной карты проекта, так как каждый из них важен для достижения успешного результата.
Почему важна дорожная карта проекта?
Дорожная карта проекта важна по следующим причинам:
- Визуализирует цели и ожидаемые результаты. Дорожная карта помогает определить ключевые цели проекта и пути их достижения. Это позволяет всем вовлеченным видеть общую картину и понимать, к чему они стремятся.
- Держит участников проекта в курсе событий. Одной из сложных задач в управлении проектами является налаживание эффективной коммуникации между членами команды, другими отделами, инвесторами, заинтересованными сторонами и т.д. Кстати, 80% сотрудников тратят половину своего рабочего времени на переделывание задач из-за плохих коммуникационных процессов в компании. Именно здесь дорожная карта играет ключевую роль: она держит всех участников проекта в курсе последней информации о его реализации.
- Координирует действия команды. Этот инструмент помогает синхронизировать работу разных отделов, обеспечивая ясное понимание того, кто за что отвечает. Это повышает эффективность взаимодействия и сокращает количество ошибок и недоразумений.
- Позволяет отслеживать прогресс. Чем больше и сложнее проект, тем важнее использовать этот инструмент. Благодаря дорожной карте заинтересованные стороны могут всегда отслеживать прогресс, видеть основные цели и вехи, а также первыми узнавать об изменениях в рабочем процессе.
- Помогает управлять рисками. Наличие такой карты позволяет заранее выявить возможные риски и разработать план действий для их минимизации. Это снижает вероятность неожиданностей и неудач в ходе выполнения проекта.
Однако не стоит забывать регулярно обновлять этот документ. Это важнейшая часть работы с дорожными картами. Как только вы это сделаете, можете быть уверены, что все участники проекта будут в курсе его ключевых целей и этапов.
Пришло время узнать о том, как сделать дорожную карту быстро и правильно.
Как составить дорожную карту проекта?
- Определите ключевые бизнес-цели.
- Установите приоритеты.
- Проведите организационное собрание.
- Выберите ПО для управления проектом.
- Создайте таймлайн проекта.
- Завершите составление дорожной карты проекта.
- Согласуйте дорожную карту с заинтересованными сторонами.
Итак, как создать эффективную дорожную карту и сделать рабочий процесс более плавным и удобным для всех участников проекта?
Вот семь последовательных шагов.
1. Определите ключевые бизнес-цели
Прежде чем создать дорожную карту проекта, менеджерам необходимо ответить на вопрос: «Какую цель (или какие цели) планируется достичь?» Это поможет избежать путаницы и гарантирует, что все участники проекта будут преследовать одни и те же цели. Соответственно, это увеличит шансы на успешную реализацию и своевременное создание дорожной карты.
2. Установите приоритеты
Приоритеты оказывают влияние на то, как создавать дорожную карту проекта.
Важно определить, какие действия помогут превратить идею в реальные результаты и достичь ключевых целей проекта.
3. Проведите организационное собрание
Процесс создания дорожной карты требует организации встреч. Для начала нужно представить команду заинтересованным сторонам и другим участникам проекта.
Самое первое организационное собрание позволит наметить ориентиры, обсудить нюансы и устранить возможные пробелы перед началом проекта. Оно также поможет убедиться, что команда понимает ожидания заинтересованных сторон.
4. Выберите подходящую программу для управления проектом
Вы можете создавать простые дорожные карты в Excel или PowerPoint. Также удобно использовать готовые шаблоны, доступные онлайн, чтобы всегда иметь перед глазами наглядный пример дорожной карты проекта.
Но если ваш проект сложный и многоуровневый, лучше найти качественное программное обеспечение для управления, которое подойдет именно вашей компании.
Современные программы для создания дорожной карты проекта визуализируют данные, позволяют хранить необходимую информацию в одном месте и предоставляют много возможностей для работы с таймлайнами и планами.
Отличный пример — GanttPRO.
С этой программой любая команда сделает свои рабочие процессы максимально удобными и прозрачными.
Простая и в то же время многофункциональная диаграмма Ганта онлайн помогает как в составлении обзорных дорожных карт, так и в создании многоуровневых и детализированных планов. Ее также применяют для управления портфелями проектов.
GanttPRO используют в самых разных отраслях: IT, строительстве, производстве, ритейле, здравоохранении, образовании, а также для персонального планирования.
Эффективное планирование и управление проектами
Создайте дорожную карту проекта с помощью диаграммы Ганта.
Попробуйте бесплатно5. Создайте таймлайн проекта
Этот шаг включает в себя заполнение таймлайна и деление проекта на ключевые цели и этапы. Здесь вы также можете определить приблизительные сроки и визуализировать их.
6. Завершите составление дорожной карты проекта
Лучше всего разделять каждый этап проекта с помощью ключевых вех. Это поможет соблюсти сроки без стресса и неожиданных проблем.
В GanttPRO вы можете устанавливать зависимости между ключевыми целями и вехами дорожной карты, отслеживать прогресс и управлять дедлайнами.
Когда черновик дорожной карты готов и соответствует всем требованиям проекта, можно добавить дополнительную информацию, такую как расходы или ключевые контакты.
7. Согласуйте дорожную карту с заинтересованными сторонами
Когда дорожная карта проекта завершена, поделитесь ею с заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что она соответствует их ожиданиям и дает общее представление о проекте.
Помимо возможности легко делиться проектом со всеми вовлеченными лицами, GanttPRO предлагает расширенные опции для качественного взаимодействия.
Вы можете:
- Оставлять комментарии, прикреплять файлы и упоминать участников команды.
- Получать мгновенные уведомления.
- Просматривать историю изменений и отменять действия.
- Создавать критический путь.
- Грамотно распределять ресурсы.
- Экспортировать диаграмму Ганта в популярные форматы (PDF, PNG и Excel) и многое другое.
После выполнения всех этих шагов по созданию дорожной карты вы можете смело запускать проект.
Однако не помешает напомнить: не забывайте обновлять карту каждый раз, когда появляются изменения.
5 советов по созданию профессиональной дорожной карты проекта
Теперь, когда вы знаете, как сделать дорожную карту проекта, запомните несколько важных советов. Они помогут максимально эффективно использовать этот управленческий инструмент.
1. Убедитесь, что у вашей дорожной карты реалистичные цели и сроки
Это очнь важно, ведь в противном случае вас могут ожидать задержки, превышение бюджета и несоответствие ожиданиям заинтересованных сторон.
2. Не углубляйтесь в детали
Дорожная карта — это общий обзор проекта, поэтому важно не перегрузить ее деталями.
Такой обзор должен содержать четкую и лаконичную информацию, чтобы помогать в принятии решений.
3. Не делайте временные рамки слишком жесткими
В ходе реализации проекта всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства: исправление ошибок, запросы от заинтересованных сторон или задержки в маркетинговой кампании. Поэтому важно оставлять место для незапланированных вопросов.
4. Не усложняйте дорожную карту
При создании дорожной карты важно помнить, что этот документ должен быть источником информации для всех участников проекта. Он должен быть максимально понятным, чтобы каждый мог легко в нем разобраться.
5. Укажите основные контакты
Добавьте в дорожную карту ключевые контактные данные представителей проекта, чтобы к ним можно было быстро обратиться при необходимости.
Применяйте простые шаги для создания дорожной карты проекта и планируйте эффективно
Теперь вы знаете, как сделать дорожную карту проекта и какие шаги нужно выполнить для этого.
Создание понятной и надежной дорожной карты — это кропотливая задача. Но если все сделать правильно, положительные результаты не заставят себя ждать.
Помните, что хорошо подготовленный обзор проекта включает всю необходимую информацию о его реализации и позволяет держать всех участников в курсе.
Этот надежный инструмент помогает менеджерам не отвлекаться на сторонние задачи и второстепенные дела. Поэтому, если вы знаете, как составить дорожную карту проекта без лишних хлопот, вы упростите свой рабочий процесс, сэкономите время и повысите продуктивность всей команды.