Современные компании часто интересуются тем, как составить дорожную карту проекта. Она служит важным средством информирования команды, заинтересованных лиц и сторонних партнеров.
Именно поэтому многие стремятся узнать о такой карте, ведь она визуализирует общее понимание целей и ожидаемых результатов работы.
Что она собой представляет и как ее составить? Какой онлайн инструмент в этом помогает?
Ответы на эти вопросы вы найдете ниже.
Содержание:
- Что такое дорожная карта проекта.
- Что в ней должно быть?
- Почему она важна?
- Как грамотно ее составить?
- Советы по созданию.
Что такое дорожная карта проекта (roadmap)?
Дорожная карта проекта — это визуальный обзор проекта, включающий его основные бизнес-цели и этапы.
Обычно этот инструмент создается с использованием диаграммы Ганта, и большинство программ для создания таких карт основаны на ней.
Этот стратегический инструмент планирования не включает ежедневные задачи, подзадачи, исполнителей и другие детали.
Он предоставляет команде и другим вовлеченным общую картину жизненного цикла проекта. Это могут быть отделы продаж, разработки, маркетинга, а также инвесторы и другие вовлеченные.
Она помогает им:
- Своевременно начинать и завершать проект.
- Учитывать пожелания всех вовлеченных сторон.
- Обеспечивать понимание всеми участниками бизнес-целей.
- Отслеживать прогресс.
- Распределять роли и зоны ответственности.
- Создавать основу для будущего плана проекта.
Что должно быть в дорожной карте проекта?
Если вы хотите узнать, как составить roadmap, важно понимать главные элементы этого инструмента.
Обычно он включает следующие компоненты:
- Объем проекта. Этот элемент включает информацию о важных бизнес-целях, основных ориентирах, общих затратах и приблизительных сроках выполнения.
- Намеченные результаты. К ним стремится вся команда по завершению проекта. Это может быть программное обеспечение, документ или физический продукт.
- Таймлайн и график. Здесь отображаются необходимые для успешного выполнения проекта действия и их сроки.
- Ключевые вехи. Это важные точки на таймлайне, которые разделяют основные этапы проекта.
- Возможные риски. Оценка потенциальных угроз до начала проекта крайне важна. Она позволяет избежать сбоев в сроках, рабочей загрузке, бюджете или других аспектах.
- Основные контакты. Часто это номера телефонов представителей проекта. Они нужны для оперативной связи в случае срочных вопросов. Это способствует лучшему взаимодействию с другими отделами и третьими сторонами.
Учитывайте все эти элементы при создании карты, так как каждый из них важен для достижения успешного результата.
Почему важна дорожная карта проекта?
Она считается эффективной по следующим причинам:
- Визуализирует цели и ожидаемые результаты. Она помогает определить главные цели проекта и пути их достижения. Это позволяет всем вовлеченным видеть общую картину и понимать, к чему они стремятся.
- Держит участников проекта в курсе событий. Одной из сложных задач в управлении проектами является налаживание эффективной коммуникации между членами команды, другими отделами, инвесторами, третьими сторонами и т.д. Кстати, 80% сотрудников тратят половину своего рабочего времени на переделывание задач из-за плохих коммуникационных процессов в компании. Именно здесь роадмап играет важнейшую роль: она держит всех участников проекта в курсе последней информации о его реализации.
- Координирует действия команды. Этот инструмент помогает синхронизировать работу разных отделов, обеспечивая ясное понимание того, кто за что отвечает. Это повышает эффективность взаимодействия и сокращает количество ошибок и недоразумений.
- Позволяет отслеживать прогресс. Чем больше и сложнее задачи проекта, тем важнее использовать этот инструмент. Благодаря ему все стороны могут всегда видеть прогресс, видеть основные цели и вехи, а также первыми узнавать об изменениях в рабочем процессе.
- Помогает управлять рисками. Наличие такой карты позволяет заранее выявить возможные риски и разработать план действий для их минимизации. Это снижает вероятность неожиданностей и неудач в ходе выполнения проекта.
Однако не стоит забывать регулярно обновлять этот документ. Это важнейшая часть работы с такими визуальными картами. Как только вы это сделаете, можете быть уверены, что все участники проекта будут в курсе его основных целей и этапов.
Пришло время узнать о том, как сделать дорожную карту быстро и правильно.
Как составить дорожную карту проекта?
- Определите главные бизнес-цели.
- Установите приоритеты.
- Проведите организационное собрание.
- Выберите ПО для управления проектом.
- Создайте таймлайн проекта.
- Завершите составление карты.
- Согласуйте ее с вовлеченными сторонами.
Итак, как создать эффективную дорожную карту и сделать рабочий процесс более плавным и удобным для всех участников проекта?
Вот семь последовательных шагов.
1. Определите ключевые бизнес-цели
Прежде чем подготовить такую карту, менеджерам необходимо ответить на вопрос: «Какую цель (или какие цели) планируется достичь?» Это поможет избежать путаницы и гарантирует, что все участники проекта будут преследовать одни и те же цели. Соответственно, это увеличит шансы на успешную реализацию и своевременное создание карты.
Например, это может быть запуск нового продукта или промежуточный анализ работы действующих сервисов.
2. Установите приоритеты
Приоритеты оказывают влияние на то, как создавать дорожную карту проекта.
Важно определить, какие действия помогут превратить идею в реальные результаты и достичь важных целей проекта.
3. Проведите организационное собрание
Процесс создания roadmap требует организации встреч. Для начала нужно представить команду заинтересованным сторонам и другим ответственным участникам проекта.
Самое первое организационное собрание позволит наметить ориентиры, обсудить нюансы и устранить возможные пробелы перед началом проекта. Оно также поможет убедиться, что команда понимает ожидания всех сторон.
4. Выберите подходящую программу для управления, чтобы создать дорожную карту
Вы можете создавать простые карты в Excel или PowerPoint. Также удобно использовать готовые шаблоны, доступные онлайн, чтобы всегда иметь перед глазами наглядный пример дорожной карты проекта.
Но если ваш проект сложный и многоуровневый, лучше найти качественное программное обеспечение для управления, которое подойдет именно вашей компании.
Современные программы для создания дорожной карты проекта визуализируют данные, позволяют хранить необходимую информацию в одном месте и предоставляют много возможностей для работы с таймлайнами и планами.
Отличный пример — GanttPRO.
С этой программой любая команда сделает свои рабочие процессы максимально удобными и прозрачными.
Простая и в то же время многофункциональная диаграмма Ганта онлайн помогает как в составлении обзорных карт, так и в создании многоуровневых и детализированных планов. Ее также применяют для управления портфелями проектов.
GanttPRO используют в самых разных отраслях: IT, строительстве, производстве, ритейле, здравоохранении, образовании, а также для персонального планирования. Каждый участник проекта может визуализировать свои задачи и отслеживать их, что положительно влияет на стратегию развития и общий успех проекта.
Эффективная программа, чтобы создать дорожную карту проекта
Составьте дорожную карту проекта с помощью диаграммы Ганта.
Попробуйте бесплатно5. Создайте таймлайн проекта
Этот шаг включает в себя заполнение таймлайна и деление проекта на главные цели и этапы. Здесь вы также можете прописывать какие сроки могут быть приблизительными и показывать их. Такая подробная визуализация быстро принесет положительный эффект.
6. Завершите составление эффективной дорожной карты проекта
Лучше всего разделять каждый этап проекта с помощью вех. Это поможет соблюсти сроки без стресса и неожиданных проблем.
В GanttPRO вы можете устанавливать зависимости между ключевыми целями и вехами, мониторить прогресс и управлять дедлайнами.
Когда черновик карты готов и соответствует всем требованиям проекта, можно добавить дополнительную информацию, такую как расходы или ключевые контакты.
7. Согласуйте roadmap проекта с заинтересованными сторонами
Когда дорожная карта проекта завершена, поделитесь ею со всеми участвующими сторонами, чтобы убедиться, что она соответствует их ожиданиям и дает общее представление о проекте. Вы сможете вносить изменения, так как это весьма гибкий инструмент.
Помимо возможности легко делиться проектом со всеми вовлеченными лицами, GanttPRO предлагает расширенные опции для качественного взаимодействия.
Вы можете:
- Оставлять комментарии, прикреплять файлы и упоминать ответственных участников команды.
- Получать мгновенные уведомления.
- Просматривать историю изменений и отменять действия.
- Создавать критический путь.
- Грамотно распределять ресурсы.
- Экспортировать диаграмму Ганта в популярные форматы (PDF, PNG и Excel) и многое другое.
После выполнения всех этих шагов вы можете смело запускать проект.
Однако не помешает напомнить: не забывайте обновлять карту каждый раз, когда появляются изменения.
5 советов командам по созданию профессиональной дорожной карты проекта
Теперь, когда вы знаете, как сделать дорожную карту проекта, запомните несколько важных советов. Они помогут максимально эффективно использовать этот управленческий инструмент.
1. Убедитесь, что у вашей дорожной карты реалистичные цели и сроки
Это очень важно, ведь в противном случае вас могут ожидать задержки, превышение бюджета и несоответствие ожиданиям третьих сторон.
2. Не углубляйтесь в детали
Дорожная карта помогает получить общий обзор проекта, поэтому важно не перегрузить ее деталями.
Такой обзор должен содержать четкую и лаконичную информацию, чтобы помогать в принятии решений.
3. Не делайте временные рамки слишком жесткими
В ходе реализации проекта всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства: исправление ошибок, внеплановые задачи и подзадачи, проблемы со сроками, запросы от разных лиц или задержки в маркетинговой кампании. Вы сможете вносить корректировки, но важно оставлять место для незапланированных вопросов.
4. Не усложняйте ваш пример дорожной карты
При создании важно помнить, что этот документ должен быть источником информации для всех участников проекта. Он должен быть максимально понятным, чтобы каждый мог легко в нем разобраться.
5. Укажите основные контакты
Добавьте ключевые контактные данные представителей проекта, чтобы к ним можно было быстро обратиться при необходимости. Это может быть постоянный шаблон с контактами.
Применяйте простые шаги для создания дорожной карты проекта и планируйте эффективно
Теперь вы знаете, как сделать дорожную карту проекта и какие шаги нужно выполнить для этого.
Создание понятной и надежной карты — это кропотливая задача. Но если все сделать правильно, положительные результаты не заставят себя ждать.
Помните, что хорошо подготовленный обзор проекта включает всю необходимую информацию о его реализации и позволяет держать всех участников в курсе.
Этот надежный инструмент помогает менеджерам не отвлекаться на сторонние задачи и второстепенные дела. Поэтому, если вы знаете, как составить дорожную карту проекта без лишних хлопот, вы упростите свой процесс, сэкономите время и повысите продуктивность всей команды.