Диаграмма Ганта — один из самых распространенных инструментов для визуализации управления проектами. Как у любого инструмента, у нее есть свои преимущества и недостатки.
Этот материал о том, какие плюсы и минусы отмечают пользователи графика Ганта в своей повседневной работе.
Содержание:
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, который визуализирует информацию и зависимости задач проекта.
Она представляет собой горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями:
- Вертикальная — список задач.
- Горизонтальная — временная шкала проекта.
Задачи на временной шкале содержат даты начала и окончания, а также отображают ход выполнения.
Сам инструмент был разработан Генри Гантом, который искал способ визуального отображения графика выполнения проекта. С 1910 эта столбиковая диаграмма стала важным элементом планирования. Ее используют в качестве основы для простейших таблиц временного планирования и многофункциональных инструментов для управленцев.
Надежный план проекта — это обязательная часть любого современного бизнеса. Проекты могут быть сложными и масштабными: от простого задания на один день до долгосрочного планирования на год и более.
Сочетая таблицу задач слева и временную шкалу справа, график Ганта показывает подробную информацию по каждой задаче и проекту в целом, что помогает менеджерам и их командам эффективно планировать работу.
Итак, многие компании мира уже знают, что такое диаграмма Ганта. Но так ли она действенна и эффективна на самом деле?
Вот основные достоинства и недостатки графика этого типа.
Преимущества диаграммы Ганта
Для того, чтобы построить диаграмму Ганта, сначала необходимо определить полный список всех задач и время, необходимое на выполнение каждой из них.
Несмотря на то, что вы можете создать таймлайн вручную, лучше всего использовать системы для управления проектами онлайн, поскольку множество проектов меняются по ходу и могут усложняться в процессе. Эти системы выгодно подчеркивают все сильные стороны графика такого типа и предлагают пользователям мощный функционал.
В чем же главные плюсы и достоинства такой диаграммы?
1. Обеспечивает эффективную организацию процессов
Перед тем, как использовать диаграмму Ганта, нужно определить все элементы проекта. Необходимо сфокусироваться на важнейших задачах, а затем разбить их на группы и подзадачи. Создавая проекты таким образом, вы можете точно оценивать эффективность вашей работы и выставлять точные сроки выполнения.
2. Четко визуализирует информацию о проекте
Разработка американского ученого визуально привлекательна и проста для понимания. Она отражает важную информацию о задачах, включая порядок, в котором они начинаются, и их продолжительность. Вы можете в любой момент увидеть процент выполненной задачи и проверить статус проекта, чтобы идти в ногу со временем.
Диаграмма дает общее представление о проекте для тех, кто глубоко вовлечен в задачи, а также для тех, кто не участвует в них. Например, руководителей и других заинтересованных сторон.
Визуализируя все элементы проекта, вы сможете понимать статус своего расписания и, при необходимости, что-то менять. Если произойдет что-то неожиданное, вы сможете вовремя принять соответствующие меры.
3. Показывает четкие сроки планирования
Многие задачи часто зависят друг от друга. Поэтому бывает трудно вычислить, сколько времени необходимо отвести на задачу, когда именно ее необходимо начать и к какому времени закончить.
Столбцы в графике Ганта используются как индикатор времени, которое необходимо отвести на задачу. Таким образом, вы получаете более обширную и детальную картину всего проекта и его временных рамок. Только удостоверьтесь, что вы учли праздники, чтобы получить наиболее точные временные данные.
4. Помогает управлять ресурсами
Еще одно преимущество диаграммы Ганта связано с управлением ресурсами и временем. Инструмент гарантирует, что руководители и сотрудники эффективно ими управляют.
Проектные менеджеры могут создавать реалистичный график и распределять ресурсы на его основе, а также назначать нужных людей на задачи.
5. Помогает определить требования к проекту и команде
Следующее достоинство диаграммы — возможность определять вехи, зависимости, стадии, а также обозначать крупные задачи при планировании долгосрочных проектов.
Вы можете легко проиллюстрировать зависимости задач. Например, показав на графике, как начало одной задачи может зависеть от завершения другой. Такая информация позволяет менеджерам планировать работу и предоставлять ресурсы таким образом, чтобы это не мешало продвижению проекта.
6. Делает сложную информацию управляемой
Визуальная ясность, которую обеспечивает диаграмма Ганта, упрощает управление сложным набором задач. Расписание отображает задачи четко и просто для людей, которые должны выполнять эту работу.
Такая прозрачность позволяет оптимизировать управление командой проекта, позволяя членам команды оставаться сосредоточенными и не перегружать себя большим количеством задач.
7. Позволяет делиться проектами
Заинтересованные стороны всегда могут быть в курсе обновлений, актуальных сроков и следить за ходом выполнения проекта. Вы можете поделиться проектом с помощью публичной ссылки или функции экспорта.
8. Позволяет сосредоточить внимание всех групп на одной странице
Диаграмма позволяет добавлять участников проекта в режиме реального времени, а также выставлять задачи различным группам, контролируя все сразу. Вы можете быстро обновлять информацию так, что каждый участник будет в курсе происходящих изменений.
Это помогает поддерживать согласованность всех, включая удаленных сотрудников.
9. Увеличивает производительность
Онлайн график позволяет участникам команд полноценно сотрудничать, что повышает их производительность. Высокой уровень наглядности диаграммы помогает людям сосредоточиться на задачах, которые они должны выполнить. Такая видимость влияет на качество подотчетности всех членов команды в отношении своих задач.
10. Мотивирует членов команды
Наконец, диаграмма Ганта мотивирует сотрудников выполнять свою работу. Члены команды могут наблюдать за продвижением проекта и отслеживать, как другие участники выполняют свои задачи.
Мотивация выполнять свои задачи хорошо и вовремя обязательно будет отмечена руководством.
Онлайн диаграмма для планирования и управления проектами
Планируйте проекты, распределяйте ресурсы и взаимодействуйте с командой.
Попробуйте бесплатноНа этом хотелось бы поставить точку и отдать графику этого типа звание идеального инструмента для управления проектами. Однако не все так просто. Важно также помнить о недостатках.
Недостатки диаграммы Ганта
После всех перечисленных преимуществ график Ганта действительно можно считать незаменимым инструментом для менеджеров. Однако есть некоторые «но», которые заставляют команды задуматься перед его использованием.
В каких же аспектах он может подвести своих пользователей?
1. Требует периодического обновления данных
График Ганта, как правило, разрабатывается на ранних стадиях планирования. В дальнейшем, в проект часто вносятся правки и изменения. Любой пересмотр задач должен быть отражен в расписании, а это учитывается далеко не всегда и не всеми.
2. Может не отражать полную картину при неправильном использовании
Как мы отмечали выше, таймлайн показывает, какие задачи должны быть выполнены, а также время, которое занимает их выполнение. Однако не во всех инструментах график показывает количество ресурсов, необходимых для работы (денег или оборудования). Это делает картину неполной для некоторых команд и может вызвать противоречия в постановке задач.
3. Настройка может занять много времени
Настройка диаграммы для крупного проекта может быть сложной и трудоемкой. Многие начинающие менеджеры могут легко запутаться в добавлении и отслеживании большого количества задач.
Для работы над крупными проектами компании часто нанимают отдельных менеджеров, чтобы не упустить даже самые мелкие детали. Это может оказаться затратным для мелкого бизнеса, у которого нет своего проектного менеджера или который не использует планировщик задач для бизнеса, позволяющий создать график Ганта онлайн.
Кроме того, любые изменения в графике влияют на все расписание. Если компания не использует качественный онлайн инструмент для управления диаграммой Ганта, многократные изменения и переработки могут усложнить рабочие процессы.
Однако, если вы уделите должное внимание выбору инструмента в самом начале, управление проектом станем гораздо проще и приятнее.
После перечисления основных плюсов и минусов диаграммы остается только на собственном опыте разобраться, как выглядит типичная oнлайн диаграмма Ганта с реальными задачами, исполнителями, зависимостями, дедлайнами и другими элементами рабочего таймлайна.
Пример диаграммы Ганта можно найти в проектах разных сфер: от разработки ПО до образовательных проектов.
Выбор для управленца: за или против
Нужна ли разработка Генри Ганта в управлении современными проектами или можно обойтись без нее? Убедили ли вас очевидные преимущества графика? Или же их недостатки показались слишком весомыми? Не попробуешь — не узнаешь.
Тщательное планирование вашего проекта и есть ключ к успешному его выполнению, а диаграмма Ганта может быть прекрасным инструментом для достижения эффективности.
Несмотря на некоторые недостатки, этот инструмент продолжает покорять мир управления проектами своими убедительными достоинствами и профессиональным функционалом.