При планировании оптимизации процессов часто возникает вопрос: на что нужно обратить внимание в первую очередь.
В этой статье мы расскажем о диаграмме Парето — графическом представлении закона Парето для анализа проблем и причин, а также о том, как построить ее в Excel.
Содержание:
- Что такое диаграмма Парето.
- Что такое закон Парето.
- Как построить диаграмму.
- Пример диаграммы.
- Как построить диаграмму Парето в Excel.
- Плюсы и минусы диаграммы.
- Анализ Парето и диаграмма Ганта в управлении проектами.
Что такое диаграмма Парето?
Диаграмма Парето — это гистограмма, которая демонстрирует количественные соотношения разных показателей в порядке их убывания по частоте.
Для чего нужна диаграмма Парето? Этот инструмент позволяет распределять усилия для разрешения возникающих проблем и выявлять причины, с которых нужно начинать оптимизацию.
Любой план проекта включает множество деталей, влияющих на процесс и конечный продукт. Если визуализировать планирование и управление проектом помогает онлайн диаграмма Ганта, то оценить потери и эффективно анализировать деятельность помогает именно диаграмма Парето, основанная на одноименном законе.
Что такое закон, или принцип, Парето
Если вы встречаете название диаграммы впервые, то логично задаетесь вопросом «На каком принципе основана диаграмма Парето»?
На каком-то этапе проекта может оказаться, что запланированные результаты или вехи не достигаются и требуют больше усилий и времени. Это, в свою очередь, ведет к срыву сроков.
Чтобы напрасно не тратить ресурсы и не распределять бессмысленные задачи, лучше вспомнить проверенный метод анализа эффективности — закон Парето.
В общем виде закон Парето формулируется так:
20 процентов усилий дают 80 процентов результата. Соответственно, оставшиеся 80 процентов усилий дают всего 20 процентов результата.
Как правило, этого принципа придерживаются при анализе эффективности работы и ее оптимизации. Выбрав правильную последовательность действий, влияющих на результат, можно значительно сократить потраченное время на устранение ошибок. Однако эти цифры не абсолютный ориентир. Скорее, относительное правило.
Принцип 80/20 графически отображается в диаграмме, или кривой, Парето. С ее помощью легко определить проблемные моменты и поставить соответствующие задачи для их решения.
Итальянские корни закона
Закон и диаграмма названы в честь Вильфредо Парето (1848 —1923). Итальянец имел отношение к инженерии, экономике, социологии и другим дисциплинам и наукам.
Любопытно, что принцип Парето не имеет прямого отношения к самому итальянцу. Его предложил спустя почти два десятка лет после его смерти один американский управленец в области качества. Фамилия итальянца в названии — своего рода дань тому, что он вывел принцип 80/20.
Виды диаграмм Парето
Выделяют два вида диаграммы Парето:
- По результатам деятельности — она предназначена для выявления главной проблемы и отражает нежелательные результаты деятельности, связанные с качеством, себестоимостью, сроками выполнения и безопасностью.
- По причинам — она демонстрирует причины проблем, возникающих в ходе производства. Такая кривая используется для выявления главной из них: исполнителя работы, оборудования, сырья, метода работы, и др.
Где и как применяют диаграмму Парето
Что помогает выявить диаграмма Парето?
Ее часто применяют в менеджменте качества для устранения дефектов и ошибок.
Также кривая Парето подходит и для применения в бизнес-анализе: она показывает, какие ваши клиенты или товары приносят наибольшую прибыль, а какие — наименьшую. Применяют ее и в управлении сервисами и, конечно же, управлении проектами.
Как построить диаграмму Парето
Диаграмма Парето представлена столбцами, очередность которых идет по нисходящей линии слева направо. Например, эти столбцы могут представлять виды дефектов, их локализацию, ошибки и др. Это означает, что самые важные причины, на которые и стоит обращать внимание, находятся слева.
Высота столбцов показывает частоту возникновения дефектов, их соотношение в процентах, стоимость, время и др.
Вот что необходимо сделать, чтобы построить диаграмму:
- Составить список критериев для сравнения.
- Выбрать меру для сравнения (сколько это займет времени или сколько ресурсов потребует).
- Определить временные рамки для сбора данных.
- Для каждого элемента подсчитать, как часто это происходило. Сложить эти суммы.
- Найти процент каждого элемента в общей сумме. Для этого нужно взять сумму элемента, разделить ее на общую сумму и умножить на 100.
- Перечислить сравниваемые элементы в порядке убывания меры сравнения (от наиболее частого к менее частому).
- Внести элементы на горизонтальную ось диаграммы в порядке убывания. Расставить числа на левой вертикальной оси.
- Обозначить правую вертикальную ось с накопительными процентами (накопительная сумма должна равняться 100%).
- Обозначить полосы для каждого элемента.
- Построить линейный график процентов.
В теории все выглядит понятным, но давайте посмотрим на более конкретное применение анализа Парето.
Пример диаграммы Парето
Разберем построение кривой Парето на примере управления проектами.
Предположим, сроки проекта затягиваются. Чтобы построить диаграмму, нужно классифицировать все те данные, которые непосредственно повлияли на сроки.
К примеру, проект затянулся из-за сдвинутого времени, отведенного на задачи по конкретным отделам. Выявляем причины и факторы, почему задачи не были выполнены вовремя.
Это могут быть неправильная оценка сроков выполнения, невозможность приступить к работе, поскольку она связана с задачами другого отдела, недостаток времени на тестирование, отставание в связи с появлением багов и прочее.
Далее по каждому пункту следует отразить количество нарушений.
На горизонтальной оси указываем причины, факторы и проблемы. На вертикальной оси указываются проценты.
Что это означает? Здесь приходим к сути закона, т.е. соотношению 80/20. Анализ Парето покажет, из-за чего в значительной степени были сдвинуты сроки проекта (80 процентов), и что влияло на выполнение в незначительной степени (20 процентов). Именно поэтому легко определяется, устранению каких причин следует отдать приоритет как можно скорее, а какие моменты можно отложить из-за их незначительности.
В наиболее общем виде пример диаграммы Парето выглядит так:
Как видно, наиболее значимые события, которым следует отдать приоритет — это первые три столбика слева (смотрим на пересечение кривой с отметкой 80%). Остальные причины, находящиеся правее, в меньшей степени влияют на жизненный цикл проекта и важные сроки.
Так описывается диаграмма Парето простыми словами. Но чтобы у вас не оставалось вопросов, следует также знать, где удобно и быстро можно ее построить.
Рассмотрим, как делать диаграмму Парето с помощью обычных Excel таблиц.
Как построить диаграмму Парето в Excel
Построить диаграмму в Excel достаточно просто. Более того, в готовый пакет Excel 2016 она уже включена как базовая функция.
С чего же начать? Здесь нам понадобится еще один пример. Предположим, нужно проанализировать доходность некоторых категорий товаров.
1. Внесите данные в таблицу Excel.
Если выделить оба столбца, Excel покажет данные в виде интервалов, как на гистограмме. Затем вы сможете настроить эти интервалы.
2. На основе ваших данных постройте диаграмму Парето. Для этого активируйте любую ячейку в вашей таблице данных. Затем откройте Рекомендуемые диаграммы или выберите Вставка, а после — Гистограмма Парето напрямую из списка гистограмм.
Получится диаграмма такого вида:
3. Подберите необходимый дизайн элементов графика в предложенных настройках.
Ваша кривая Парето готова!
Важно: данные для гистограммы лучше всего хранить в режиме Таблица. Так диаграмма автоматически подстроится под размер диапазона.
Преимущества и недостатки диаграммы Парето
Опытный менеджер проекта с легкостью назовет сильные и слабые стороны любого используемого инструмента. Например, хотя плюсы и минусы диаграммы Ганта не лежат на поверхности, с опытом они становятся яснее.
Кривая Парето также имеет свои достоинства и недостатки.
Менеджеры указывают на следующие плюсы:
- Простота использования.
- Для построения достаточно Excel.
- Наглядность данных.
- Легко определить, чему следует отдать приоритет.
- Быстрота расчета.
Недостатки диаграммы — своеобразные следствия преимуществ. Из-за того, что отдается приоритет важным моментам, теряются менее значимые проблемы, которые также оказывают влияние на проект.
Также специалисты добавляют, что кривая Парето:
- Полезна только для определения или выявления первопричин проблемы.
- Сосредотачивается только на прошлых данных.
- Может отображать только качественные данные, которые можно наблюдать.
Иногда по каким-либо внешним причинам принцип Парето вообще не срабатывает. В английском языке этому явлению придумали название Pareto paralysis. Оно связано с задержкой вашего прогресса, поскольку люди слишком долго пытаются определить «правильный» первый шаг, который следует сделать.
Тогда стоит подобрать другой инструмент для анализа или попробовать снова.
Диаграмма Ганта + диаграмма Парето = успех вашего проекта
Диаграмма Парето помогает устранять ошибки, повышать эффективность и оптимизировать работу. Планировать же и управлять проектом помогает совершенно другой способ — диаграмма Ганта. Она отображается не в виде столбцов и кривой, а в виде горизонтальных линий — задач со сроками их выполнения, прогрессом каждой из них и другими важными данными.
В онлайн диаграмме Ганта GanttPRO все процессы по управлению визуализированы в удобном виде. Менеджер четко видит все задачи с датами начала и окончания, зависимости между ними,а также знает, кто какую задачу выполняет и каков прогресс ее выполнения.
Кроме этого, инструмент предоставляет возможности для управления командой проекта, управления ресурсами и широкий выбор готовых шаблонов диаграмм Ганта для ваших проектов.
Диаграмма Ганта для управления проектами
Управляйте проектами любой сложности с удобным онлaйн-планировщиком.
Попробуйте бесплатноЗаключение
Онлайн график Ганта и диаграмма Парето в управлении проектами — это несомненные козыри в руках грамотного менеджера проектов. Оба инструмента не просто облегчают жизнь проектной команды, но и открывают широкие горизонты для крутых результатов и увеличения продуктивности.
А какими инструментами пользуетесь вы для управления проектами? Делитесь с нами в комментариях.