Guide WBS : pas à pas vers des projets clairs et structurés

Pour manger un éléphant entier, il faut y aller une bouchée à la fois. Cette idée, bien que banale, est en réalité l’une des plus importantes pour la gestion de projet. En effet, une décomposition bien pensée de votre projet est la voie même vers son achèvement efficace dans les délais fixés. Dans ce domaine, l’outil le plus efficace est le WBS, qui est depuis longtemps devenu l’un des instruments de planification les plus essentiels.

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un WBS, pourquoi il est utile dans le travail, selon quels principes il faut effectuer la décomposition, ainsi que comment et où créer un WBS efficace. 

• Comment définir un WBS ?
• Les avantages d’application le WBS en gestion de projet
• Principes à utiliser pour faire un WBS de projet 
• Exemple d’utilisation du WBS
• Comment visualiser le WBS ? 
• Principes à retenir pour faire un bon WBS  

Comment définir un WBS ?

En termes simples, grâce à la décomposition structurelle de toutes les tâches, le chef de projet peut diviser de grands projets complexes en petites parties simples, beaucoup plus faciles à contrôler. 

Le WBS repose également sur une visualisation claire de votre plan de projet. Par exemple, vous pouvez diviser le projet en blocs principaux — de grandes tâches principales, qui seront elles-mêmes subdivisées en sous-tâches, et ainsi de suite.

Au final, vous obtenez un schéma hiérarchique qui reflète l’ensemble des travaux du projet et qui est transparent pour votre équipe et pour les parties prenantes. Pour mieux comprendre le principe d’une structure de répartition du travail, vous pouvez consulter un article avec des exemples de WBS.

Les avantages d’application le WBS en gestion de projet

• Vision claire et précise du projet: WBS offre une représentation claire de l’ampleur des travaux.
• Évaluation adéquate des ressources: Le chef de projet peut évaluer de manière adéquate les ressources nécessaires pour atteindre les résultats et communiquer ces informations au client ou à l’équipe. 
• Communication efficace: Selon Indeed, le WBS peut stimuler la productivité et l’efficacité de tous les intervenants.
• Stimulation de la productivité: Grâce au WBS, l’efficacité de tous les participants au projet est améliorée. Vous obtenez une séquence de travaux claire et visuelle, avec les délais et les responsables pour chaque tâche et étape du projet. 
• Clarté sur les tâches et responsabilités: Le WBS permet de comprendre clairement qui est responsable de quoi et aide les membres de l’équipe à se synchroniser. 

Principes à utiliser pour faire un WBS de projet

Les principes pour faire un organigramme technique de projet sont les règles selon lesquelles un projet est «décomposé» en ses éléments constitutifs. Il existe bien sûr de nombreuses façons de procéder, mais il y a néanmoins des règles générales qui s’appliquent indépendamment du principe de décomposition choisi.     

• Exhaustivité: Il faut inclure dans le schéma tout ce qui peut influencer le résultat du projet. Si une tâche n’est pas mentionnée dans le WBS, on peut considérer qu’elle n’existe pas dans votre projet non plus.
• Hiérarchie: Il est nécessaire que votre projet soit clairement structuré et que chaque sous-élément n’ait qu’un seul «élément parent.»  
• Autonomie: Les blocs eux-mêmes doivent être équivalents et autonomes, et il est également important que chaque bloc ait un résultat mesurable, car le WBS doit refléter les résultats du projet et non les tâches elles-mêmes.
• Décomposition: Les blocs de travail doivent être décomposés jusqu’au niveau des tâches simples. 

Un WBS prêt à l’emploi aide à comprendre quelles tâches et quels résultats sont les plus importants, et ce pour quoi nous nous féliciterons une fois cette partie du travail accomplie.

Méthodes pour décomposer les tâches dans un WBS

Dans l’ensemble, il existe plusieurs méthodes classiques de regroupement, parmi lesquelles on peut distinguer : 

• Découpage par phases du projet
• Découpage par livrables clés 
• Découpage par responsables du projet
• Découpage par échéances, financement ou domaines techniques 

1. Découpage par phases du projet

Décomposer le projet en tâches en fonction des étapes de son cycle de vie — par phases. Si votre projet suit un processus bien établi depuis longtemps et que son résultat final est également clair, c’est la méthode la plus simple et efficace. 

2. Découpage par livrables clés 

Concentrez-vous sur les principaux résultats du projet, puis décomposez-les. Il sera important ici de déterminer ce qui est au centre de l’attention et prioritaire dans le projet externe.

3. Découpage par responsables du projet

Si votre projet nécessite une délimitation stricte des zones de responsabilité, il est préférable de construire le WBS selon la structure organisationnelle — c’est-à-dire de déterminer les blocs principaux en fonction du participant responsable : client, sous-traitant, etc. 

4. Découpage par échéances, financement ou domaines techniques 

Le projet peut également être décomposé par échéances, source de financement ou domaines techniques (par exemple, quelles tâches relèvent du marketing et quelles tâches relèvent du développement, etc.).

Niveau de détail du WBS 

Laisser des blocs trop grands sans une décomposition appropriée peut entraîner une incompréhension de la véritable situation du projet. Alors qu’un excès de détail comporte également ses propres difficultés. Lorsque le projet est trop fragmenté, il devient plus difficile à contrôler, car trop d’éléments attirent l’attention. 

Le critère le plus simple pour vérifier que vous avez atteint le niveau le plus bas du WBS est la possibilité d’assigner une tâche spécifique à un seul exécutant pour réaliser le paquet de travail indiqué. Si plusieurs exécutants sont impliqués et qu’il est impossible d’en désigner un seul comme responsable, il faut alors poursuivre la décomposition. 

Vous pouvez regarder notre vidéo sur le WBS et ses éléments clés pour tout voir de manière concrète.

Exemple d’utilisation du WBS

Le chef de projet peut réaliser la décomposition lui-même ou faire appel à son équipe. Pour obtenir un schéma hiérarchique des travaux, il faut suivre plusieurs étapes. Supposons que nous travaillions sur un projet de construction de chalet. 

Voici les étapes nécessaires pour créer un WBS: 

• Définir le résultat final du projet
• Identifier les livrables principaux
• Décomposer le projet en étapes
• Définir les échéances
• Attribuer les responsabilités
• Visualiser le WBS

1. Définir le résultat final du projet

La première étape consiste à déterminer le résultat à atteindre. À cette étape, il faut décrire clairement l’idée : quel type de chalet, quelles sont nos exigences pour le projet.

2. Identifier les livrables principaux

Ici, nous devons déterminer ce qui doit être obtenu pour que le projet soit achevé. Il s’agit de résultats, et non d’actions.

Par exemple, dans notre cas, c’est : 

• Préparation du site 
  
• Acheter les ressources 
  
• Phase de construction proprement dite 
  
• Phase de nettoyage
• Remise des livrables 

3. Décomposer le projet en étapes  

Ici, nous devons définir comment organiser le travail afin d’obtenir ces résultats. Par exemple, dans notre cas, il s’agira de : 

Préparation du site :

• Nettoyage du site
• Clôture

Achat des ressources :

• Estimation des coûts
• Achat des matériaux et équipements
• Recrutement de la main-d’œuvre 

Construction :

• Construction des fondations
• Construction de la structure
• Peinture

Nettoyage :

• Élimination des déchets

Livraison du projet :

• Remise du projet
• Dissolution de l’équipe 

4. Définir les échéances 

On fait le WBS par phases donc chaque étape de travail doit être détaillée en tâches, et pour chacune d’elles, il faut définir une date limite. Sur la base de ces dates limites, il est possible de déterminer les délais de livraison de chaque bloc et du projet dans son ensemble.

5. Attribuer les responsabilités 

Lorsque nos blocs sont prêts, nous devons désigner les responsables. À ce stade, il faut analyser la charge de travail et la disponibilité de l’équipe — et répartir les tâches entre les collaborateurs.

6. Visualiser le WBS

Maintenant, visualisez le WBS. Présentez le WBS sous forme de structure hiérarchique, par exemple un diagramme de Gantt ou un arbre, afin de visualiser clairement la structure des travaux.   

Comment visualiser le WBS ?

L’un des éléments les plus importants du WBS est la visualisation obligatoire de la hiérarchie que vous avez obtenue. Il existe de nombreuses façons de le faire, mais le critère principal dans le choix reste votre confort d’utilisation. Cependant, si vous souhaitez en savoir plus sur les outils spécialisés pour créer un WBS,  vous pouvez consulter l’article sur les meilleurs logiciels WBS.

Voici néanmoins quelques options classiques. 

1. Structure en contour

Il s’agit simplement d’une liste numérotée : le premier niveau de décomposition est le niveau 1, le deuxième est 1.1, le troisième est 1.1.1, après on a le niveau 2, 2.1. etc.

Dans la liste, tous les éléments sont disposés les uns sous les autres et identifiés par leur numéro.

2. Liste des tâches dans un tableau 

C’est une méthode assez simple pour hiérarchiser vos tâches et elle convient pour des projets peu complexes qui impliquent des processus linéaires. L’essentiel est de bien le présenter. 

Dans la première colonne, on inscrit les noms des blocs, des tâches et des sous-tâches. Dans les colonnes suivantes — les dates de début et de fin des processus, le temps consacré, les noms des responsables et d’autres données. Un tel tableau peut être réalisé avec des outils très basiques, comme Excel par exemple. Mais pour le suivi du projet, ils ne sont plus aussi efficaces. 

3. Structure arborescente 

Il s’agit d’une visualisation d’un tableau hiérarchique sous la forme d’un arbre inversé.

Sa « racine » est le nom du projet. De celle-ci partent des « branches » — les tâches et sous-tâches. On peut la dessiner dans des services spécialisés — Creately, Draw.io, Microsoft Visio etc. 

4. Diagramme de Gantt 

Le diagramme de Gantt en ligne est une représentation très claire de votre projet, qui montre à la fois quand les tâches seront réalisées et combien de temps elles prendront.  

• Elle constitue un excellent choix pour représenter la WBS, car elle :
• Offre une visualisation simple de la structure du projet
• Facilite la planification du temps
• Permet de visualiser les dépendances
• Assure le suivi de l’avancement
• Améliore la communication au sein de l’équipe 

Regardez à quoi votre projet pourrait ressembler sur un diagramme de Gantt.

Principes à retenir pour faire un bon WBS

L’objectif de la structure WBS est d’obtenir une vision complète du projet, et non de résoudre la planification d’un seul coup. C’est pourquoi, lors de la création et de la visualisation de votre WBS, l’essentiel n’est pas de tenter de définir simultanément les résultats et d’indiquer les dépendances ou autres détails du projet, mais de se concentrer sur les principaux résultats et de les décomposer. 

Voici les principes à retenir pour faire un bon WBS :

• Se concentrer sur les résultats du travail
• Obtenir une vision complète du projet
• Ne pas chercher à tout détailler dès le départ
• Adapter le niveau de détail