Logiciel de gestion des tâches : 10 outils qui vont révolutionner votre travail 

Dans le rythme de travail actuel, les logiciels de gestion des tâches ont trouvé une place essentielle dans le milieu professionnel — de grandes entreprises, en passant par les petites équipes. Mais comment choisir l’outil adapté, alors que le marché propose des dizaines de solutions aux fonctionnalités similaires?

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est la gestion des tâches, pourquoi il est important d’utiliser un bon logiciel de gestion des tâches dans votre travail, ainsi que les fonctionnalités qu’il peut offrir. Nous comparerons 10 solutions populaires, dont trois ont été développées en France, afin de vous aider à choisir le meilleur logiciel de gestion, celui qui est le mieux adapté à vos objectifs et à votre équipe. 

Contenu: 

• Qu’est-ce que la gestion des tâches et un logiciel de gestion de tâches 
• Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des tâches
• Critères de choix d’un logiciel de tâches
• Les meilleur logiciel de gestion de tâches
• Logiciels de gestion des tâches créés en France
• L’essentiel pour choisir un logiciel de gestion des tâches

Qu’est-ce que la gestion des tâches et un logiciel de gestion de tâches? 

La gestion des tâches est un processus qui consiste à planifier, organiser, suivre et coordonner les tâches à effectuer. Une bonne gestion des tâches garantit que toutes les étapes d’un projet sont structurées et suivies de manière centralisée, facilitant ainsi la coordination et l’atteinte des objectifs dans les délais impartis.

Pour vous assurer que votre travail avec les tâches est efficace, il est préférable de recourir à un planificateur en ligne professionnel, qui constitue un outil performant lorsqu’il s’agit à la fois de gérer le temps, de hiérarchiser rapidement les priorités et de favoriser une collaboration efficace au sein de votre espace de travail.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des tâches?

Selon une étude de Mordor Intelligence, le marché des logiciels de gestion des tâches connaît une croissance spectaculaire, puisque dans le milieu professionnel, surtout dans les environnements à distance ou hybrides, où la communication peut parfois être difficile à établir, les outils de gestion des tâches sont la clé pour assurer la réussite de votre projet. 

Leur utilisation apporte de nombreux avantages concrets qui facilitent grandement l’organisation et le déroulement des activités. Examinons les aspects clés qui font de ces outils des ressources incontournables dans le monde du travail moderne.

• Organisation

Les changements concernant les projets et leurs tâches surviennent chaque jour. Il est donc assez facile de perdre ces informations dans des chats et de nombreuses applications. C’est pourquoi il est très important qu’elles soient toutes au même endroit.

• Travail collaboratif

Les logiciels permettent à plusieurs participants de travailler sur une même tâche : commenter, joindre des fichiers, laisser des retours et voir les modifications en temps réel.

• Priorités et délais

Fixer des délais réalistes pour chaque tâche vous aide à améliorer la gestion du temps. Une hiérarchie des tâches appropriée augmente la productivité de l’équipe et réduit le stress associé au travail précipité. 

• Rapports et analyse

De nombreux services fournissent des statistiques : nombre de tâches accomplies, points de blocage, surcharge de certains membres — ce qui aide à optimiser les processus.

• Accessibilité multi-appareils

La plupart des logiciels modernes fonctionnent sur toutes les plateformes — ordinateurs, tablettes et smartphones — ce qui les rend particulièrement pratiques pour travailler depuis tous vos appareils, où que vous soyez.

Critères de choix d’un logiciel de gestion des tâches

À première vue, tous les logiciels de gestion des tâches semblent similaires et offrent les mêmes fonctions : enregistrement des tâches, attribution des échéances, des responsables, et collecte de documents. C’est pour cela que la plupart des managers se sentent perdus lors du choix d’un logiciel. Le résultat est souvent décevant : ils finissent par prendre une décision en faveur des options les plus populaires et les plus connues, comme Excel — alors qu’ils pourraient trouver une application qui faciliterait réellement la gestion des tâches.

Cependant, utiliser des outils comme ceux-ci peut parfois entraîner de nombreuses difficultés, alors qu’il existe de nombreuses autres alternatives et plateformes spécialement conçues pour rendre votre processus de gestion des tâches réellement efficace. 

Le choix du logiciel de gestion des tâches dépend de nombreux facteurs. Voici quelques-uns d’entre eux :  

• Interface et facilité d’utilisation

Une interface visuelle bien conçue vous aide à vous concentrer sur l’essentiel du travail, plutôt que de se compliquer la vie avec l’outil. Il est important pour l’utilisateur de pouvoir voir les priorités, les délais, les tâches récurrentes et l’état d’avancement des tâches en un coup d’œil.

• Fonctionnalités et flexibilité

Faites attention à la présence des fonctions dont vous avez réellement besoin : créer et attribuer des tâches et sous-tâches, controler les dates, définir des priorités, envoyer des rappels, automatiser les processus, gérer un calendrier, utiliser des diagrammes de Gantt, etc. 

• Intégration avec d’autres services

Votre logiciel doit être synchronisé avec d’autres applications importantes pour vous : mail, calendrier, messageries, stockages cloud, etc.

• Mobilité et accessibilité

Les informations liées aux tâches évoluent souvent, il est important donc de rester à jour. Le logiciel doit disposer d’applications mobiles et pouvoir fonctionner sur différents appareils — ordinateurs, smartphones et tablettes.

• Notifications et communication

Un système de notifications, ainsi que des outils de communication, devraient être intégrés dans votre logiciel. Sinon, on peut mettre à jour certaines tâches, mais les autres collaborateurs ne sont pas tenus au courant.

• Sécurité des données

Assurez-vous que le service choisi garantit la protection de vos informations : chiffrement, sauvegarde, contrôle d’accès et gestion des droits des utilisateurs.  

Les meilleur logiciel de gestion de tâches 

Trouver l’application de gestion qui se compose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer vos tâches n’est pas une mission facile. Pour que vous puissiez faire le bon choix parmi les meilleurs outils de gestion, nous vous présentons 10 de ces logiciels et expliquons en quoi ils se distinguent les uns des autres. 

1. GanttPRO 

GanttPRO est un outil de gestion de tâches puissant, basé sur un diagramme de Gantt en ligne, l’un des moyens de visualisation des activités et des délais les plus efficaces en gestion de projet. Beaucoup de plateformes, y compris des classiques comme Microsoft Project, proposent des options pour créer des diagrammes de Gantt et, si cela vous intéresse, vous pouvez consulter notre tutoriel pour apprendre à le faire. Cependant, le meilleur diagramme de Gantt est bel et bien disponible dans GanttPRO.

Avec GanttPRO, vous bénéficiez de fonctionnalités riches pour une planification des tâches efficace. Vous pouvez structurer votre projet en tâches et sous-tâches, assigner des responsables, fixer des délais, visualiser l’avancement et gérer les ressources.

Avantages :

• Visualisation claire de toutes les étapes du projet grâce au diagramme de Gantt
• Facilité d’utilisation même pour les débutants
  
• Exportation des projets et intégrations
• Support technique fiable et attentif 
  

Inconvénients :

• Pas de formule gratuite complète (seulement une période d’essai)

2. Monday

Monday est une plateforme qui permet de planifier et de coordonner visuellement le travail, aussi bien des utilisateurs individuels que des équipes, en réunissant la gestion des tâches, des délais et de la communication en un espace unique. 

Avantages :

• Représentation visuelle pratique
• Intégrations avec des services externes
  
• Configuration flexible adaptée à l’équipe
  

Inconvénients :

• Coût des formules payantes
• Certaines fonctions clés disponibles uniquement dans les plans Standard et supérieurs
• Diagramme de Gantt moins abouti 

3. ClickUp

ClickUp est une plateforme qui s’adapte facilement à tous les processus professionnels — des équipes créatives aux départements IT — et qui intègre la gestion des tâches, la planification, la communication et l’analyse.

Avantages :

• Grande adaptabilité à différents types de projets
• Fonctions puissantes de planification et d’automatisation
• Excellentes intégrations
  

Inconvénients :

• Nombre excessif de réglages et de fonctionnalités
• Certaines fonctions disponibles uniquement dans la version payante

4. Zoho Projects

Zoho Projects est une plateforme cloud de gestion de projets, idéale pour les équipes qui souhaitent suivre les tâches importantes, les délais et l’avancement. En tant qu’outil de gestion des tâches, Zoho offre flexibilité, automatisation et intégration avec d’autres services Zoho ainsi qu’avec des applications tierces. C’est particulièrement pratique pour les entreprises déjà actives dans l’écosystème Zoho.

Avantages :

• Large possibilités de personnalisation des tâches et des projets
• Excellente intégration avec les autres produits Zoho
• Convient aussi bien aux petites entreprises qu’aux grandes organisations
  

Inconvénients :

• Interface pouvant sembler surchargée
• Certaines fonctions disponibles uniquement dans la version payante
• Moins flexible en termes de personnalisation visuelle

5. Trello

Trello est un outil visuel de gestion de projets, simple à utiliser, qui facilite la planification des tâches et la réalisation des tâches, tant personnelles que d’équipe. 

Avantages :

• Interface intuitive
• Prise en main rapide
• Adapté aussi bien aux tâches personnelles
  

Inconvénients :

• Moins efficace pour les projets complexes 
• Pas d’outils intégrés d’analyse ou de diagrammes
• Fonctions avancées disponibles uniquement dans les forfaits payants 

6. Notion

Notion n’est pas simplement un logiciel pour gérer efficacement vos tâches, c’est un véritable centre de productivité. Il rassemble des notes, la gestion de projets, des bases de données, des calendriers et bien plus encore — le tout sur une plateforme flexible, personnalisable et gratuite pour les équipes, qui aide à mieux collaborer. 

Avantages :

• Grande flexibilité et personnalisation
• Idéal pour le stockage et la structuration des connaissances
• Nombreux modèles prêts à l’emploi
• Version gratuite généreuse
  

Inconvénients :

• Outils limités pour le suivi du temps et la gestion des ressources d’équipe
• Peut ralentir avec un grand volume de données
  

7. Asana

Asana est l’une des plateformes les plus populaires pour la gestion des tâches, des projets et des flux de travail. Il permet de créer facilement des tâches, de définir les priorités et de suivre l’avancement des activités en temps réel.

Avantages :

• Interface conviviale
• Coordination simple des tâches entre les membres de l’équipe
• Excellente gestion des notifications et rappels
  

Inconvénients :

• Peut être excessive pour de simples listes de tâches
• La configuration de processus de travail plus complexes prend du temps
• Certaines fonctionnalités disponibles uniquement dans la version payante

Bonus. Logiciels de gestion des tâches créés en France

8. Karlia 

Karlia est une plateforme française « tout-en-un » qui réunit plusieurs outils, dont la gestion de projets, les tâches et les dates d’échéance. Idéale pour les petites et moyennes entreprises, elle facilite la gestion commerciale et organisationnelle en un seul endroit. 

Avantages :

• Intégration avec la CRM, la facturation et la gestion client
• Interface simple
• Adapté aux petites entreprises
  

Inconvénients :

• Fonctionnalités basiques de gestion des tâches, plutôt conçues pour le suivi et la coordination quotidienne que pour une planification de projet complexe
• Manque d’outils avancés de visualisation des tâches
• Flexibilité limitée dans la personnalisation des workflows pour les grandes équipes avec des tâches complexes

9. Talkspirit

Talkspirit est un outil de gestion de projets et de tâches qui facilite le travail en équipe. Développée par une société française, Talkspirit permet de créer des tableaux de projets, de suivre l’avancement des tâches en vue Kanban ou liste, de gérer les rôles et responsabilités, et de connecter les projets aux OKRs de l’entreprise.

Avantages : 

• Interface intuitive et ergonomique
• Personnalisable selon les besoins

Inconvénients :

• Difficultés d’intégration
• Trop complexe pour des tâches simples  

10. Axonaut

Axonaut est une plateforme française tout-en-un pour les petites et moyennes entreprises, intégrant CRM, ventes, facturation, comptabilité et gestion basique des tâches. Pour la gestion des tâches, elle offre création, échéances, priorités, suivi du temps, commentaires et notifications, idéale pour centraliser clients et processus internes. 

Avantages :

• Gestion des tâches simple et intuitive
• Intégration native avec d’autres modules (CRM, facturation, finance)
• Pratique pour les petites et moyennes entreprises
  

Inconvénients :

• Pas d’automatisation avancée des processus
• Fonctions limitées pour les grandes équipes et projets complexes
• Capacités faibles en visualisation et analyse des tâches

L’essentiel pour choisir un logiciel de gestion des tâches

La diversité des solutions disponibles peut sembler accablante, mais le choix d’un logiciel de gestion des tâches doit s’adapter aux besoins spécifiques de votre business. Il existe des solutions qui offrent énormément de fonctionnalités modernes et visuellement attrayantes, mais il est tout à fait possible qu’elles ne soient pas pertinentes pour vous. 

Commencez donc par analyser votre flux de travail, mais n’oubliez jamais qu’un bon logiciel de gestion des tâches doit aussi être sécurisé pour vos données, et permettre une bonne visualisation — par exemple, avec un diagramme de Gantt.

Ce sont des critères à ne pas négliger, dans tous les cas.