Comment faire une feuille de route pour transformer vos idées en actions

La réussite de la mise en œuvre d’un projet commence par une planification de qualité. Et pour être pleinement sûr que le projet sera achevé dans les délais et sans difficultés, il existe de nombreux outils efficaces conçus pour y contribuer. 

L’un de ces outils est la feuille de route du projet. Dans cet article, nous verrons quels avantages elle apporte à la planification, nous expliquerons comment élaborer une roadmap de qualité, et nous nous intéresserons également au diagramme de Gantt en tant qu’outil le plus visuel et le plus efficace pour présenter votre projet. 

• Qu’est-ce qu’une feuille de route ?
• Pourquoi faire une feuille de route de projet 
• Éléments clés pour faire une feuille de route efficace
• Comment faire une feuille de route de projet: les étapes clés
• Comment faire une feuille de route avec un diagramme de Gantt 
• Avantages du diagramme de Gantt pour faire une feuille de route
• Points clés à retenir pour faire une feuille de route 

Qu’est-ce qu’une feuille de route ?

La feuille de route d’un projet est un outil qui permet de visualiser le projet en tenant compte de ses objectifs principaux et de ses étapes clés. Il ne s’agit pas d’un plan détaillé, mais d’un outil de planification stratégique qui ne contient que les informations les plus essentielles. 

En général, la feuille de route est créée à l’aide d’un diagramme de Gantt, car c’est ce format qui permet le mieux de visualiser un projet.

La feuille de route d’un projet est nécessaire non seulement pour la synchronisation de l’équipe, mais aussi pour les parties tierces — d’autres départements, les investisseurs, les clients. De manière générale, la feuille de route aide toutes les parties prenantes à

• Respecter les délais
• Prendre en compte les attentes des parties prenantes
• Aligner toutes les équipes 
• Suivre l’avancement du projet
• Définir les responsabilités
• Poser les bases du plan de projet 

Pourquoi faire une feuille de route de projet

Vision commune du parcours du projet

La feuille de route correctement élaborée constitue un parcours du projet clair et compréhensible pour tous. Chaque membre de l’équipe comprend où se dirige le projet et de quoi il est responsable. Cela permet de :

• Rester synchronisés à chaque étape 
• Travailler dans la direction définie 
• Disposer d’un support visuel de suivi du projet

Gestion efficace des ressources de l’équipe

Il arrive assez souvent qu’au cours de la réalisation d’un projet surgissent des difficultés. Dans de telles situations, il est facile de perdre le cap et de commencer à mobiliser les ressources pour développer des idées qui, au final, peuvent s’avérer non pertinentes par rapport à l’objectif final. Dans ce cas, la feuille de route sert à :

• Comprendre les priorités 
• Éviter le gaspillage de ressources  
• Avancer dans la bonne direction 

Absence de micromanagement

Les ressources des managers ne se gaspillent pas pour des tâches mineures, car la feuille de route permet de visualiser immédiatement l’efficacité du travail et de déterminer si une intervention est nécessaire. Ça veut dire que la feuille de route aide à :

• Libérer les ressources des chefs de projet
• Définir clairement les zones de responsabilité  
• Assurer la synchronisation entre les équipes 

Éléments clés pour faire une feuille de route efficace

Pour que votre feuille de route soit complète et de qualité, il suffit qu’elle contienne ces éléments : 

• Périmètre du projet

• Les livrables

• Calendrier du projet

• Les jalons

• Risques potentiels

• Contact principal 

Comment faire une feuille de route de projet: les étapes clés

Créer une feuille de route de projet n’est pas si difficile si l’on s’appuie sur des critères clairs et que l’on suit certaines règles. 

Examinons maintenant ces étapes plus en détail. 

1. Définir les objectifs commerciaux clés 

La question principale de la feuille de route du projet est : Où allons-nous ? Il s’agit de l’objectif final et global.

La formulation de cette question est importante, car à l’avenir, c’est la réponse à celle-ci qui permettra d’éviter toute confusion et garantira que tous les participants au projet travaillent de manière synchronisée et planifient leurs tâches en poursuivant les mêmes objectifs. 

2. Établir les priorités

Maintenant que nous avons défini l’objectif, il faut comprendre quelles actions permettront de le transformer en résultats concrets. Il est important ici de ne pas entrer dans les détails.

Ici, nous ne discutons pas du volume de travail, mais élaborons une stratégie claire et un calendrier d’exécution du projet en priorisant les étapes principales. 

3. Organiser une réunion de lancement

La création d’une feuille de route ne se fait pas sans réunions. Elle doit être présentée et discutée avec l’équipe ainsi qu’avec les autres parties prenantes du projet.

Cette approche permettra de couvrir toutes les questions et de prendre en compte les avis et les attentes de tous les participants avant le lancement du projet.

4. Choisir le type de représentation de la feuille de route du projet 

La visualisation est une décision clé dans la création d’une roadmap, car le résultat final doit être compréhensible par tous les membres de l’équipe ainsi que par les tiers.

Vous pouvez représenter la roadmap sous forme de ligne tracée avec des points de contrôle, par exemple dans PowerPoint, un tableau avec colonnes et cellules comme dans Excel ou ses alternatives, un tableau Kanban ou un diagramme de Gantt.

5. Créer le calendrier du projet

Une fois que vous avez défini le type de représentation, commencez à élaborer le calendrier du projet et à le diviser en objectifs et étapes principaux. Sur le calendrier du projet, vous pouvez indiquer les délais approximatifs et les livrables, noter les responsables et les jalons de votre projet. 

Cette étape nécessitera donc une grande synchronisation et des réunions individuelles, mais c’est ainsi que vous vous assurerez que chaque membre de l’équipe comprend sa zone de responsabilité et comment il contribuera au résultat principal — l’objectif de votre projet.

6. Valider la roadmap du projet avec les parties prenantes 

Une fois la feuille de route du projet terminée, partagez-la avec toutes les parties impliquées afin de vous assurer qu’elle correspond à leurs attentes et offre une vue d’ensemble du projet. 

Selon une enquête menée par Planview en collaboration avec Economist Impact, à laquelle ont participé 600 personnes, 86 % des répondants reconnaissent la nécessité d’impliquer les équipes dans l’exécution de la stratégie. Donc ce sont les discussions collectives qui sont la clé de la réussite du projet. 

Comment faire une feuille de route avec un diagramme de Gantt

Vous pouvez créer de simples feuilles de route, même dans Excel ou PowerPoint. Mais si votre projet est multi-niveaux, il vaut mieux s’appuyer sur un diagramme de Gantt de qualité, que l’on peut réaliser avec des logiciels plus modernes.

Une excellente illustration de cet outil est GanttPRO. Prenons-le comme exemple pour créer la feuille de route d’un projet à l’aide d’un diagramme de Gantt en ligne. 

Ainsi, pour faire une feuille de route de projet, nous devons :

1. Définir le périmètre du projet
2. Désigner les responsables
3. Créer le calendrier du projet
4. Identifier les jalons du projet 
5. Évaluer les risques potentiels
6. Partager le projet avec les autres 

1. Définir le périmètre du projet 

Le périmètre du projet correspond à l’ensemble des travaux et inclut des informations sur les objectifs principaux du projet, ses étapes et ses délais. 

Dans notre exemple, l’objectif du projet sera le lancement d’un produit. Pour cela, nous définirons les étapes principales qui nous y conduiront. 

1. Recherche
2. Website
3. SEO/SEM
4. Publicité
5. Développement et support IT
6. Tests  

Maintenant, mettons ces étapes en tâches dans GanttPRO et créons également les sous-tâches. Attention, il n’est pas nécessaire d’entrer dans les détails.

2. Désigner les responsables

Ensuite, nous attribuons les responsabilités pour chaque tâche. 

Dans GanttPRO, il est possible d’attribuer plusieurs responsables à une même tâche. De plus, vous pouvez inviter des utilisateurs dans le projet et leur assigner des droits et des rôles. 

3. Créer le calendrier du projet 

Puis, nous définissons le calendrier du projet, affichant sur une chronologie quand chaque tâche doit débuter, sa durée estimée et comment les tâches sont liées entre elles. 

Ensuite, vous pouvez colorer les barres pour une distinction plus claire.

Il existe également des situations où une étape ne peut pas commencer tant qu’une autre étape n’est pas terminée. Ces relations entre les tâches peuvent être illustrées grâce aux dépendances dans GanttPRO. 

4. Identifier les jalons du projet 

Les jalons représentent les événements majeurs du projet. Un jalon n’a pas de durée ; il constitue uniquement un point de contrôle et peut ainsi être visualisé clairement sur un diagramme de Gantt. 

Imaginons que, dans notre cas, les jalons soient “Évaluation du produit” et “Mise en production”. Sur le diagramme de Gantt, les jalons apparaissent sous forme de losanges à côté de la barre correspondante.

5. Évaluer les risques potentiels

Le diagramme de Gantt permet aussi de visualiser les risques potentiels. 

Pour cela, GanttPRO dispose d’une fonction spécifique qui met en évidence en rouge les tâches à risque de retard.

6. Partager le projet avec les autres 

Ensuite, nous pouvons exporter le projet et le partager avec des tiers afin de nous assurer que la feuille de route est compréhensible pour tous et synchronisée avec chacun. 

Dans GanttPRO, vous pouvez le faire en quelques secondes et dans différents formats. 

Avantages du diagramme de Gantt pour faire une feuille de route

Voici les principales caractéristiques du diagramme de Gantt qui en font le meilleur outil pour élaborer une feuille de route de projet. 

• Visualisation: Le diagramme de Gantt visualise parfaitement les étapes clés du projet et intègre également des jalons, qui mettent encore mieux en évidence les moments importants de son avancement. 

• Suivi de l’avancement: Sur un diagramme de Gantt, il est facile de voir quelles tâches seront réalisées dans les délais et lesquelles risquent d’être retardées. Le suivi de l’avancement permet d’ajuster le travail à temps et de prévenir les retards. 

• Transparence: Tous les participants au projet — aussi bien l’équipe que les tiers — disposent d’une vision commune : qui est responsable de quoi, quels sont les délais et quelles sont les priorités. 

• Flexibilité: Tout projet subit, tôt ou tard, certaines modifications. Le diagramme de Gantt s’y adapte facilement : il met automatiquement à jour toutes les informations nécessaires. 

Voici ce qu’Oliur Rahman dit à propos de son expérience avec le diagramme de Gantt, qu’il utilise dans le cadre de la gestion de l’enseignement. 

Les meilleurs logiciels pour faire une feuille de route

Alors pour obtenir une visualisation de feuille de route de qualité, il est nécessaire de recourir à des outils professionnels capables de créer de bons diagrammes de Gantt. Voyons trois de ces outils : 

• GanttPRO 
• Zoho Project 
• Any.do 

1. GanttPRO

GanttPRO est considéré comme l’outil le plus fiable pour la création de diagrammes de Gantt. Il a été récompensé à plusieurs reprises et compte de nombreux retours positifs.

Son principal atout réside dans le fait que, contrairement à de nombreux autres outils, il est spécifiquement conçu pour créer des diagrammes de Gantt bien pensés.

Avec GanttPRO, vous pouvez :

• Utiliser des modèles prêts à l’emploi
• Exporter des projets existants
• Créer une feuille de route à partir de zéro

Modèles prêts à l’emploi 

Vous pouvez utiliser des modèles prêts à l’emploi pour la création de feuilles de route. Vous y trouverez des modèles pour des équipes marketing, des projets de construction, des architectes, des besoins personnels et bien d’autres encore, qui vont aider à faire un plan stratégique. 

Exportation d’un projet

Si vous avez déjà un projet, vous n’êtes pas obligé de recommencer depuis le début dans GanttPRO. Vous pouvez facilement l’importer dans l’application et le visualiser sur un diagramme de Gantt. 

Création d’une feuille de route à partir de zéro

Nous avons déjà vu ci-dessus comment créer facilement votre projet dans GanttPRO. Cela ne prend pas beaucoup de temps, et un diagramme de Gantt bien conçu donne une vision claire du projet. 

Le principal avantage de GanttPRO est son timeline clair. Vous pouvez y indiquer toutes les informations nécessaires, personnaliser votre diagramme de Gantt, puis l’exporter en un instant et le partager avec des tiers.

GanttPRO offre de grandes possibilités de détail pour un projet, cependant il faut garder à l’esprit que, dans le cas d’une roadmap, un excès de détails est inutile.

Voici ce que dit Marcelo, enseignant en France, spécialiste en gestion de l’enseignement, à propos de ce logiciel :

Avantages : 

• Laisser des commentaires, joindre des fichiers et mentionner les membres responsables de l’équipe
• Recevoir des notifications instantanées
• Consulter l’historique des modifications et annuler des actions
• Créer le chemin critique
• Répartir les ressources de manière optimale
• Exporter le diagramme de Gantt dans des formats populaires

Inconvénients : 

• Pas de version gratuite
• Temps nécessaire pour apprendre l’ensemble des fonctionnalités 

2. Zoho Project

Zoho Projects est un outil qui peut vous proposer différents modes de visualisation, y compris un diagramme de Gantt de bonne qualité. Grâce à celui-ci, vous pouvez ajouter toutes les informations nécessaires à votre projet, notamment les livrables, les responsables et les ressources requises.

De plus, le diagramme de Gantt dans Zoho Projects constitue un excellent support pour développer ultérieurement le plan de votre projet, que vous pouvez également présenter sous différents formats en fonction de vos objectifs. 

Voici ce que Sara, health coach en Allemagne, dit à propos de cet outil :

Avantages :

• Gestion complète des projets, y compris le budget et le suivi du temps
• Intégration avec d’autres produits Zoho et des services externes

Inconvénients :

• Moins de possibilités de personnalisation du diagramme de Gantt
• Interface moins intuitive

3. Any.do

Any.do est un outil plus simple à utiliser et convient principalement aux petits projets personnels ou aux projets de taille moyenne. Il deviendra un excellent assistant pour créer la feuille de route d’un événement ou d’un projet de courte durée.

Ce service est très intuitif, et même si son diagramme de Gantt est moins avancé que celui d’autres outils, c’est précisément ce qui le rend facile à prendre en main. 

Voici ce que Max, gérant en France, dit à propos de cet outil : 

Avantages :

• Convient parfaitement aux projets petits ou de courte durée
• Interface simple et intuitive

Inconvénients :

• Moins de possibilités de personnalisation du diagramme de Gantt
• Ne convient pas aux projets multitâches ou complexes 

Points clés à retenir pour faire une feuille de route  

La création d’une feuille de route de projet ne sera pas un obstacle si l’on suit des règles claires et que l’on garde à l’esprit qu’une feuille de route efficace est celle qui : 

• N’est pas trop détaillée
• Est bien priorisée
• Est compréhensible pour tous
• Est validée par tous
• Est efficacement visualisée 

De plus, si l’on utilise un outil de qualité pour créer les feuilles de route de projet, on peut également s’appuyer sur des modèles existants ou, si l’on crée la feuille de route de zéro, être sûr que toute modification ultérieure sera automatiquement reflétée. 

Les meilleurs outils dans ce sens sont ceux qui offrent un diagramme de Gantt de qualité, car c’est lui qui permet le mieux de visualiser votre projet et constitue également un excellent support pour la création ultérieure du plan de projet. 

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