La gestión eficaz del presupuesto es la piedra angular de los proyectos de construcción exitosos. Afortunadamente, hoy en día existen muchas herramientas que simplifican este proceso y ofrecen información valiosa para mitigar los riesgos financieros. En este artículo, analizaremos en profundidad las opciones más populares para que pueda elegir el programa para presupuestos de obra de construcción adecuado.
Estos son los programas para costos y presupuestos de obra que repasamos:
- GanttPRO
- Smartsheet
- Procore
- Buildertrend
- CoConstruct
- Sage 300 Construction
- Planyard
- Knowify
- Fieldwire
- Raken
- Stack
- PlanSwift
Programas para costos y presupuesto de obra dentro de gestión de proyectos de construcción
En primer lugar, veamos las herramientas de gestión de proyectos versátiles que pueden resultar eficaces para cualquier sector, incluida la construcción. Son útiles para la gestión del presupuesto de construcción cuando los proyectos son de menor escala, tienen requisitos presupuestarios claros o priorizan la flexibilidad y la colaboración. Funcionan bien para equipos que están en transición desde sistemas manuales, empresas más pequeñas u organizaciones que manejan diversos tipos de proyectos.
1. GanttPRO
GanttPRO ofrece un equilibrio ideal entre simplicidad y potentes funciones. Mientras que algunas plataformas se centran en gran medida en los sistemas financieros de nivel empresarial o en la estimación detallada de costos, GanttPRO se destaca como un programa de presupuestos de construcción intuitivo y visualmente accesible.
Casi todos los gerentes de proyectos, si no todos, saben lo valiosos que son los diagramas de Gantt en proyectos. Los diagramas de Gantt de GanttPRO permiten a los equipos monitorear los presupuestos junto con los cronogramas del proyecto. Eso asegura una conexión clara entre la planificación financiera y la ejecución del cronograma. A diferencia de las soluciones más complejas que pueden abrumar a los equipos más pequeños o los proyectos más simples, GanttPRO mantiene el proceso sencillo sin sacrificar la funcionalidad esencial.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Asignar costos a las tareas y los recursos, y obtener una visión general de los gastos totales.
- Realizar seguimiento de la asignación de recursos para evitar la sobrecarga o la subutilización.
- Utilizar líneas base y paneles de control para comparar los costos planificados con los reales del proyecto e identificar discrepancias de manera temprana.
- Visualizar el progreso financiero junto con los cronogramas del proyecto.
- Compartir la información sobre los costos con las partes interesadas.
¿Qué problemas resuelve?
- Previene sobrecostos al mostrar claramente las diferencias entre los gastos planificados y los reales.
- Simplifica la previsión de presupuestos con herramientas integradas vinculadas a los cronogramas del proyecto.
- Reduce la falta de comunicación con las partes interesadas al visualizar el progreso y los costos del proyecto.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Pocas integraciones.
En general, GanttPRO puede ayudarle con varios aspectos de los proyectos de construcción. Lea aquí cómo una empresa de construcción se beneficia de este software en sus actividades de construcción.
2. Smartsheet
Al igual que GanttPRO, Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza también como software para presupuestos de obra en la industria de la construcción. A menudo, las empresas que no requieren un software de gestión de la construcción especializado y complejo lo eligen como una solución alternativa a gestión de proyectos en Excel. Es perfecto para profesionales que necesitan una combinación de funcionalidad de hoja de cálculo, seguimiento de presupuestos, colaboración y gestión de proyectos.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Crear una hoja de presupuesto personalizada.
- Utilizar comentarios y archivos adjuntos para aclarar los elementos del presupuesto y garantizar una retroalimentación inmediata sobre los ajustes.
- Automatizar las tareas presupuestarias rutinarias, como marcar los sobrecostos, alertar a las partes interesadas o activar flujos de trabajo de aprobación para órdenes de cambio.
- Visualizar el estado del presupuesto con gráficos, indicadores KPI y barras de progreso.
¿Qué problemas resuelve?
- Proporciona información financiera accesible para los equipos.
- Reduce el tiempo de configuración con plantillas preconfiguradas.
- Mejora la colaboración al integrar datos financieros y de proyectos.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Puede resultar abrumador configurarlo.
- Respuestas lentas del servicio de atención al cliente.
Programas para hacer presupuesto de obra como parte de gestión general de la construcción
Las herramientas generales de gestión de la construcción son útiles para la gestión del presupuesto de construcción cuando los proyectos requieren una combinación de supervisión financiera, programación, colaboración con el cliente y flujos de trabajo operativos en una única plataforma. Estas herramientas son ideales para constructores, remodeladores y empresas de construcción que necesitan un software de construcción especializado que también sirva como un programa para hacer presupuestos de obra.
3. Procore
Procore es una app para presupuestos de obra y gestión de procesos de construcción, especialmente para proyectos grandes y complejos. Con funciones que rastrean cada gasto, Procore ofrece información detallada sobre los costos del proyecto. Conecta los datos financieros con los cambios del proyecto en tiempo real, lo que facilita el cumplimiento del presupuesto. A diferencia de las herramientas más simples, puede escalar para satisfacer las necesidades de proyectos grandes sin perder precisión.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Configurar el presupuesto importando los datos o ingresando manualmente los costos de mano de obra, materiales, equipos y subcontratistas.
- Comparar los costos reales en comparación con los montos presupuestados en tiempo real.
- Vincular los presupuestos con los cronogramas, las facturas y las órdenes de cambio para que se ajustan dinámicamente a medida que avanza el proyecto.
- Utilizar la herramienta de gestión de cambios para registrar y aprobar las órdenes de cambio.
- Predecir los costos futuros en función de las tendencias de gastos actuales y la información sobre los patrones de costos.
- Compartir los presupuestos con las partes interesadas en un entorno controlado.
¿Qué problemas resuelve?
- Mitiga los riesgos financieros al proporcionar datos financieros precisos y actualizados.
- Agiliza la comunicación entre los equipos de contabilidad y de proyectos.
- Resuelve rápidamente las disputas sobre órdenes de cambio al mantener un registro transparente de los ajustes.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Las amplias funciones de Procore pueden ser más que necesarias para proyectos más pequeños, lo que puede provocar una subutilización y mayores requisitos de capacitación.
- El soporte que brinda Procore no es suficiente. Se necesita bastante tiempo para comprender el programa.
4. Buildertrend
Buildertrend se fundó en 2006. Desde entonces, ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta versátil para gestionar la construcción y como software para costos y presupuestos de obra. Combina la elaboración de presupuestos, el seguimiento de costos y la programación en una única plataforma. Esto facilita la gestión de las finanzas del proyecto junto con las operaciones diarias.
Es ideal para profesionales que necesitan una solución integral para la gestión financiera y de proyectos. Buildertrend simplifica procesos complejos, ahorra tiempo y garantiza que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y se desarrollen sin problemas.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Asignar costos a tareas, fases o categorías específicas.
- Utilizar la función de cálculo de costos de trabajo para monitorear los costos de mano de obra, materiales y subcontratistas a medida que ocurren.
- Obtener actualizaciones automáticas del presupuesto a medida que se registran las facturas, las órdenes de compra y los gastos.
- Utilizar la función de gestión de ofertas de Buildertrend para solicitar y comparar ofertas de subcontratistas y proveedores.
- Generar y envíar facturas directamente desde la plataforma.
- Registrar las órdenes de cambio aprobadas por el cliente y obtener ajustes automáticos de los costos.
- Compartir los detalles de las órdenes de cambio con los clientes para obtener aprobaciones instantáneas y otros detalles del presupuesto para actualizaciones.
- Utilizar datos y ver tendencias de gastos para pronosticar los costos restantes y planificar en consecuencia.
¿Qué problemas resuelve?
- Reduce los errores en la asignación de costos al automatizar el cálculo de costos de los trabajos.
- Acelera el flujo de efectivo con una facturación optimizada y un seguimiento de los pagos.
- Mejora la rentabilidad al optimizar los procesos de licitación.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- El precio es demasiado alto, especialmente para pequeñas empresas de construcción.
- Está diseñado principalmente para la construcción residencial, más que para otras áreas.
- La función de estimación no funciona bien para todos.
- Sus opciones de personalización para la elaboración de presupuestos y la presentación de informes financieros pueden ser limitadas en comparación con herramientas más especializadas.
5. CoConstruct
CoConstruct tampoco es una herramienta nueva, ya que se lanzó en 2004 para mejorar la experiencia de construir una casa para todos los involucrados. Ha evolucionado desde entonces y se asoció con Buildertrend en 2021. Ahora, ofrece funciones de software para elaborar presupuestos de obra y gestión de proyectos de construcción completos para constructores y remodeladores personalizados. En realidad, es bastante similar a Buildertrend, solo que con un poco menos de funciones, es más asequible y más fácil de configurar.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Crear presupuesto desde cero o utilizar plantillas personalizables.
- Ajustar automáticamente el presupuesto a medida que se produzcan cambios (facturas pagadas, costos registrados).
- Permitir que los clientes realicen y aprueben selecciones directamente en la plataforma.
- Usar la herramienta de órdenes de cambio para registrar, hacer el seguimiento y obtener la aprobación del cliente para cualquier ajuste al alcance o presupuesto del proyecto.
- Compartir el presupuesto con los clientes.
- Prever costos e ingresos en función de los ingresos y gastos actuales.
¿Qué problemas resuelve?
- Mejora la confianza del cliente al proporcionar datos presupuestarios transparentes.
- Previene los sobrecostos mediante el seguimiento en tiempo real.
- Ahorra tiempo con plantillas de presupuesto preconfiguradas.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- La funcionalidad de la aplicación móvil.
- La función de estimación podría ser más sólida.
- La estructura de precios.
Software para presupuestos de obra
Las herramientas específicas de gestión de presupuestos de construcción son más beneficiosas cuando la precisión financiera, el seguimiento detallado de los costos y la integración contable perfecta son fundamentales. Estas herramientas se destacan en la gestión de presupuestos complejos con diferentes categorías de costos, el seguimiento de gastos en tiempo real, la previsión de costos y la gestión de pagos a subcontratistas.
Son especialmente ventajosas para proyectos más grandes o empresas con flujos de trabajo financieros de gran volumen, o para contratistas que priorizan el control preciso de costos, el cálculo eficiente de costos de trabajo y la integración con otros sistemas de contabilidad.
6. Sage 300 Construction and Real Estate (CRE)
Así como MS Project es un veterano en la gestión de proyectos, Sage 300 Construction and Real Estate lo es en la gestión de la construcción. También apareció en el mercado en los años 80 y desde entonces se ha transformado en una herramienta integral para gestionar presupuestos de construcción complejos y flujos de trabajo financieros.
La plataforma monitorea todos los gastos, desde los materiales hasta la mano de obra, con actualizaciones en tiempo real que mantienen los presupuestos precisos. Por lo tanto, le servirá como plataforma central para todos los datos financieros y le ayudará a gestionar proyectos a gran escala, de gran volumen o de nivel empresarial.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Crear el presupuesto de proyecto detallado con categorías de costos.
- Controlar los costos reales en diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto e identificar discrepancias de manera oportuna.
- Monitorear las órdenes de cambio y actualizar automáticamente el presupuesto.
- Utilizar datos históricos y tendencias de gastos para pronosticar los costos restantes.
- Modelar diferentes escenarios presupuestarios para prepararse para posibles riesgos o cambios en el alcance.
- Seguir los ingresos y los gastos para mantener un flujo de efectivo constante y utilizar las herramientas de pronóstico para predecir cuándo se necesitarán fondos.
- Asignar permisos para que los miembros del equipo puedan acceder solo a las partes del presupuesto que les interesan.
- Compartir actualizaciones de presupuesto con las partes interesadas directamente a través de la plataforma.
- Ver y comparar presupuestos en todos los proyectos.
¿Qué problemas resuelve?
- Maneja flujos de trabajo financieros complejos para proyectos a gran escala.
- Previene discrepancias financieras mediante la integración de herramientas de nómina y presupuesto.
- Mejora la rendición de cuentas con informes financieros detallados.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Interfaz obsoleta.
- Proceso de configuración largo y complicado.
7. Planyard
Planyard es un programa para hacer presupuestos de construcción sencillo pero eficaz que utilizan equipos pequeños y medianos desde 2018. Centraliza el seguimiento de los costes, garantizando que se contabilicen todas las facturas, los honorarios de los subcontratistas y las compras de materiales. Los usuarios suelen mencionar que pasan a utilizar esta herramienta después de gestionar los costes de construcción en Excel.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Establecer presupuestos detallados, dividiendo los costos por fase, actividad o categoría.
- Controlar las facturas de los subcontratistas y vincularlas directamente con el presupuesto del proyecto.
- Controlar las variaciones en tiempo real entre los costos planificados y los reales.
- Automatizar los flujos de trabajo de aprobación de gastos para mantener la rendición de cuentas.
- Exportar datos financieros a herramientas de contabilidad como QuickBooks o Xero.
¿Qué problemas resuelve?
- Ahorra tiempo al reducir la introducción manual de datos para el seguimiento de los costos.
- Mejora la gestión de subcontratistas con flujos de trabajo de facturación claros.
- Previene discrepancias presupuestarias al proporcionar una visibilidad temprana de los sobrecostos.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Las funciones de presupuestación pueden no ser tan avanzadas como las que ofrecen herramientas de gestión de la construcción más avanzadas.
8. Knowify
Knowify se fundó en 2012 para simplificar el trabajo de los contratistas pequeños y medianos. Está diseñado principalmente para contratistas y profesionales de la construcción. Será útil para los contratistas que necesitan herramientas para administrar presupuestos, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y gestionar la facturación de los clientes.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Establecer presupuestos específicos para cada trabajo por categorías.
- Realice seguimiento de los gastos en tiempo real para garantizar que los proyectos se ajusten al presupuesto.
- Gestionar los acuerdos con los subcontratistas y controlar los pagos en función de su trabajo.
- Generar facturas directamente a partir de los presupuestos.
- Sincronizar los datos con herramientas de contabilidad como QuickBooks.
¿Qué problemas resuelve?
- Simplifica el cálculo de costos de los trabajos para los contratistas que no cuentan con equipos de contabilidad especializados.
- Reduce el riesgo de gastar de más al brindar actualizaciones de presupuesto en tiempo real.
- Mejora el flujo de efectivo con una facturación a los clientes más rápida y precisa.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Falta de funciones.
Programas para hacer presupuestos de obra enfocados en el campo
Los programas para hacer presupuestos de obra enfocados en el campo, son útiles cuando el seguimiento en tiempo real del presupuesto y la coordinación entre los equipos de campo y la oficina son una mayor prioridad. Son especialmente valiosas para proyectos donde las actualizaciones inmediatas, los informes precisos desde el campo y la identificación temprana de impactos en el presupuesto son cruciales para mantener el control financiero.
9. Fieldwire
Fieldwire está presente en el mercado desde hace más de una década (desde 2013). Antes de ser un software de costos y presupuestos de obra, es una plataforma de gestión de contrición en el campo que conecta a los trabajadores en el sitio con la oficina. Sus funciones de gestión de presupuestos de construcción le ayudarán a asegurarse de que el dinero se gasta de forma inteligente, justo donde más importa: en el sitio de obra y construcción.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Asignar costos a tareas individuales y vincular las partidas presupuestarias directamente con las actividades del proyecto.
- Controlar la finalización de las tareas para garantizar que el trabajo se ajuste a los recursos y plazos presupuestados.
- Monitorear el uso de los recursos e identificar las ineficiencias.
- Registrar los cambios o problemas encontrados en el sitio para anticipar los impactos presupuestarios y hacer ajustes.
- Documentar y realizar seguimiento de las órdenes de cambio iniciadas en el campo.
- Compartir actualizaciones con el equipo, subcontratistas o clientes.
- Registrar el tiempo dedicado a las tareas, los materiales utilizados o las averías de los equipos.
¿Qué problemas resuelve?
- Reduce el desperdicio de recursos al optimizar la gestión de recursos.
- Mejora la planificación financiera al vincular la finalización de tareas con el seguimiento de costos.
- Ayuda a los equipos de campo a cumplir con las limitaciones presupuestarias.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Funciones que faltan y diferentes limitaciones en las existentes.
10. Raken
Raken se introdujo en el mercado en 2014 y desde entonces se ha convertido en un software para elaborar presupuestos de obra dentro de los equipos que trabajan en el terreno. Conecta los informes de campo diarios con los presupuestos del proyecto. Y así garantiza información financiera precisa y en tiempo real. Los usuarios suelen informar que es bastante fácil de implementar y comprender.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Registrar las horas de trabajo diarias, el uso de materiales y los costos de los equipos directamente desde el campo.
- Generar informes detallados que conecten la actividad del sitio con el rendimiento del presupuesto.
- Controlar las tendencias de costos a lo largo del tiempo y detectar ineficiencias antes de que se conviertan en problemas importantes.
- Colaborar con los equipos con acceso centralizado a la información del presupuesto.
- Integrar Raken con los sistemas de contabilidad para realizar un seguimiento sincronizado de los datos.
¿Qué problemas resuelve?
- Elimina los retrasos en el seguimiento de costos que pueden ocurrir si hay una desconexión entre los equipos de campo y de oficina.
- Reduce los errores al optimizar la entrada de datos desde dispositivos móviles.
- Ayuda a evitar sobrecostos con la detección temprana de desviaciones de costos.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Falta de posibilidades de personalización.
Programas para hacer estimados de construcción
Los programas para hacer estimados de construcción son ideales durante las fases de preconstrucción y licitación de un proyecto. Estas herramientas automatizan cálculos de cantidades y costos, vinculan precios en tiempo real y generan presupuestos detallados de forma rápida y precisa. Son especialmente útiles para crear ofertas competitivas y reducir errores manuales. Además, permiten analizar tendencias de costos para mejorar futuros presupuestos y optimizar la planificación financiera.
11. PlanSwift
PlanSwift es un programa para calcular costos de construcción que agiliza la estimación de costos y la planificación de presupuestos. Sus herramientas de cálculo digital permiten medir los planes directamente y calcular los costos al instante. Además, al vincular las mediciones con los precios en tiempo real, garantiza estimaciones precisas y actualizadas.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Utilizar herramientas intuitivas para medir áreas, longitudes, volúmenes y recuentos directamente en los planos.
- Adjuntar precios unitarios a las cantidades medidas durante el despegue y obtenger cálculos automáticos.
- Generar presupuestos detallados con un desglose claro de los costos.
- Conectarlo con bases de datos de precios o importar las propias.
- Ajustar los despegues y los presupuestos a medida que se produzcan cambios en el proyecto.
- Compartir archivos de despegues y presupuestos con el equipo u otras partes interesadas para su revisión o colaboración.
- Utilizar datos de proyectos anteriores para refinar los presupuestos futuros y mejorar la previsión de costos.
¿Qué problemas resuelve?
- Reduce los errores manuales en la estimación de costos al automatizar los cálculos.
- Mejora la precisión de las ofertas de proyectos con datos de costos en tiempo real.
- Ahorra tiempo al eliminar la necesidad de realizar cálculos manuales de cantidades.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- El soporte técnico es poco responsivo.
- Las herramientas de estimación del programa no son nada fáciles de usar.
12. STACK
Como programa para hacer estimados de construcción, STACK combina potentes herramientas de cálculo de costos con información sobre costos en tiempo real. Simplifica el proceso de estimación y elaboración de presupuestos, y ayuda a los equipos a crear planes financieros precisos desde cero.
Con su sistema de cálculo de costos basado en la nube, STACK permite medir planes, calcular cantidades y asignar costos con unos pocos clics. Es perfecto para profesionales que desean optimizar su proceso de estimación y, al mismo tiempo, mantener la precisión.
Posibilidades de gestión de costes y presupuesto de construcción:
- Subir planos y medir áreas, longitudes, recuentos y volúmenes, y obtener cálculos automáticos.
- Vincular los datos de despegue con los costos unitarios de materiales, mano de obra y otros gastos, para ver el cálculo automático del total, así como actualizaciones cuando algo cambie.
- Presentar presupuestos revisados a los clientes para aprobaciones rápidas y compartir planos, despegues y datos presupuestarios con los miembros del equipo.
- Analizar las tendencias de costos y los márgenes en varios proyectos para refinar los presupuestos, mejorar las estimaciones e identificar dónde puedes reducir los costos.
- Compartir planos, despegues y datos con los miembros del equipo.
- Simular diferentes escenarios para ver cómo los cambios en los materiales o el alcance afectan los costos generales.
¿Qué problemas resuelve?
- Mejora la precisión de las estimaciones para licitaciones competitivas.
- Ahorra tiempo al integrar procesos de cálculo y presupuestación.
- Mejora la rentabilidad al identificar oportunidades de ahorro de costos.
Desventajas más comunes mencionadas por los usuarios:
- Pequeños problemas con los despegues.
Guía rápida para elegir la herramienta de presupuesto de construcción adecuada
