La planificación es una actividad indispensable en cualquier negocio empezando desde el plan de negocio al comienzo y todos los tipos de planeación posteriores. Mientras desarrolla un plan, puede proponer objetivos claros y específicos. Sin ellos, cualquier negocio está destinado a fracasar. Con unos objetivos claramente definidos, puede monitorear después cómo todas las acciones que realiza lo acercan un paso más hacia su logro.
Por otra parte, las actividades empresariales están repletas de riesgos e incertidumbres. En este sentido, la planificación adecuada ayuda a reducirlas y solucionar problemas mucho antes de que ocurran. Y, lo que quizás es lo más importante para muchos, la planificación es algo que no puede faltar en la gestión de recursos. Estos últimos son la base de cualquier proyecto y empresa, ya que sin ellos es casi imposible hacer algo.
Como vemos, la planificación aborda diversos aspectos de las actividades de una empresa. Es por eso, que en la gestión de una empresa hay varios tipos de planificación que tratan de diferentes objetivos, plazos y temas.
En este artículo le explicamos todos los conceptos que debe conocer para hacer la planificación estratégica:
- ¿En qué consiste la planeación estratégica?
- ¿Para qué sirve y cuáles son los objetivos de la planeación estratégica?
- Planeación estratégica: características
- Principios de planeación estratégica
- Planeación estratégica: ejemplos
- ¿Cómo hacer una planeación estratégica?
- ¿Qué debe incluir en su plan estratégico general?
¿En qué consiste la planeación estratégica?
La planificación estratégica es un proceso en el que se define la dirección y la estrategia de una organización para llevar a cabo su visión en futuro, se proponen objetivos a largo plazo y se toman decisiones acerca de los recursos que se van a destinar a su implementación.
Es un proceso que implica muchas actividades analíticas para evaluar el entorno tanto el macroeconómico, como el microeconómico.
Términos clave de la planeación estratégica
Los tres elementos de planificación estratégica más importantes son:
- Visión (“hacia dónde van”)
- Misión (“por que van alli”)
- Metas (“que resultado quieren obtener»)
El concepto general de la visión se puede definir como algo que la organización quiere lograr en última instancia. En otras palabras, es la razón por la que se ha creado y existe la organización.
La misión es el objetivo principal de la empresa, y también la esencia de su actividad y existencia. A base de ella se pueden desarrollar las estrategias de la organización en diferentes direcciones.
Las metas son el concepto básico de la planeación estratégica, como en cualquier otro tipo de planeación. Por eso, igual que para otros tipos, hay que recordar que las metas deben ser:
- Específicas y medibles.
- Tener un plazo fijo.
- Viables. Si propone un objetivo incompatible con sus capacidades no solo tendrá problemas en lograrlo, sino también podrá tener problemas con su emprendimiento en general.
- Las metas tienen que estar en consonancia uno con otro. De lo contrario, van a ser contra productivos.
¿Qué significa plan estratégico?
Un plan estratégico es el resultado final y el documento que se prepara a raíz de la planificación estratégica. Sirve como hoja de ruta de una organización. En este plan se describe la misión, la visión y los objetivos generales de la organización para los próximos 3-5 años, o hasta 10 años. También suele incluir una descripción de cómo se planea alcanzar estos objetivos y, en términos generales, qué es lo que hay que hacer para ello.
¿Para qué sirve y cuáles son los objetivos de la planeación estratégica?
La importancia de la planeación estratégica consiste principalmente en que tras completarla correctamente la organización va a definir claramente sus objetivos clave y cómo se dispone a conseguirlos. Igualmente proporciona una oportunidad para asegurar la coherencia entre la visión, misión y objetivos.
¿Cuáles son los objetivos de la planeación estratégica?
- Ayuda a llegar a un acuerdo sobre la visión general con todas las partes interesadas para que no haya conflictos posteriores.
- Ayuda a definir prioridades en el proceso.
- Facilita la contabilidad.
- Los datos que se obtienen en las actividades analíticas pueden servir como base para mejorar los procesos.
- Crea una base para evaluar los resultados después.
Planeación estratégica: características
Las características de la planeación estratégica definen en gran parte, el proceso de su desarrollo, las peculiaridades de su implementación y todas las actividades que se tienen que completar para hacerla.
Las clave son las siguientes:
- Se hace a largo plazo (por ejemplo, 3, 5 o 10 años).
- La implementación del plan se extiende a muchos años.
- Se define por la alta dirección de la organización.
- El alcance es el más amplio posible, ya que afecta e incluye a toda la organización. Se basa de la misma forma en las condiciones empresariales externas, como en las internas que son actuales para esta organización en concreto.
- Enfoque en la visión, misión y objetivos.
A base de estos criterios la podemos distinguir de la planeación operativa:
Principios de planeación estratégica
Uno de los principios de la planeación estratégica más importantes, es que la estrategia debe ser claramente definida. Si no se entiende qué es lo que hay que lograr, muy probablemente no va a ser posible entender cómo hacerlo tampoco. Una estrategia clara es la base de un plan operacional con todas las actividades requeridas.
Es mejor si se sigue un curso, una vez que se haya definido la estrategia. Es un proceso de largo plazo, y es posible que aparezcan nuevas ideas. Pero al no ser, que sea un cambio completo de las condiciones externas e internas, se requiere cierta constancia.
Otro principio de la planeación estratégica es que algunas veces hay diferentes alternativas de estrategias que puede seguir. Es mejor hacer una análisis y asignar prioridad y nivel de importancia para cada una, y después enfocarse en la que más renta.
Para hacer la planeación estratégica hay que obtener la información y recolectar las opiniones de diferentes niveles. El plan estratégico se define por los ejecutivos de alto nivel. Es por eso que muchas veces se consideran solo los puntos de vista del nivel directivo. Pero, el resultado va a ser mejor si se colabora con los que van a trabajar para conseguir los objetivos estratégicos. Puede encontrar unas ideas muy valiosas.
Planeación estratégica: ejemplos
Como puede ver, hay diferentes aspectos que van a definir el tipo de plan estratégico, su contenido, dimensiones. El tamaño de la empresa y sus fondos también determinan el carácter de los objetivos estratégicos y su diversidad. Es decir, lo mismo puede limitarse a un objetivo moderado que tener varios bastante ambiciosos.
La planeación estratégica de una marca deportiva famosa Adidas, por ejemplo, es pública y se puede ver en su página oficial. Al ser una empresa grande, su plan estratégico está dividido por varias esferas prioritarias: credibilidad, experiencia y sostenibilidad. Así, uno de sus objetivos estratégicos es aumentar la base de miembros a alrededor de 500 millones para 2025, y a través de la membresía, recompensar el compromiso y la actividad de compra.
Otro ejemplo de un plan de estrategias público, es el caso de otra empresa multinacional Inditex.
Para las empresas pequeñas que están llevando a cabo actividades lucrativas, el objetivo estratégico puede ser el aumento de ingresos a través de expansión de la base de clientes. De este modo, en su plan estratégico podría formalizarlo como “Llegar a $1 millón de ingresos en los próximos 3 años”, “Aumentar a un 20% la base de clientes”.
Este plan, en su turno, incluiría uno o varios planes operativos para desarrollar y lanzar nuevos productos, introducir mejoras de calidad de productos o servicios existentes, establecer proceso de gestión de marketing y ventas, y otras operaciones que ayuden a conseguir este objetivo.
¿Cómo hacer una planeación estratégica?
El proceso de planificación estratégica consta de los siguientes pasos:
Evaluación de estrategias
En este paso de planeación estratégica hay que encontrar respuestas a las preguntas como:
- ¿La estrategia que elegimos está a la altura con las posibilidades de la organización?
- ¿Tenemos los recursos suficientes para realizarla?
- ¿Se toman en cuenta los riesgos inmanentes?
- ¿Con qué obstáculos podemos encontrarnos?
- ¿Es rentable invertir los recursos en esta estrategia?
En total, se consideran los aspectos económicos, las capacidades actuales de la organización y las prospectivas, y se construyen distintos escenarios.
Cabe mencionar que por lo general los planes estratégicos se pueden dividir en los siguientes tipos:
- Crecimiento. Este es el ejemplo de planeación estratégica para los ámbitos que cambian constante y rápidamente. Los objetivos propuestos son bastante ambiciosos y están dirigidos a lograr X veces más ganancias que anteriormente, a expandir el negocio y la presencia.
- Crecimiento moderado. Los objetivos se proponen a base de los logros previos y experiencia. No suelen ser atrevidos, y por eso son más predecibles, estables y conllevan menos riesgos.
- Recortes. No es de las más comunes, pero aun así se escoge como un tipo de planeación estratégica, cuando se ve claramente una evolución negativa, y la única opción es enfocarse en recortes en la presencia, gastos, límites, etc. En otras palabras, cuando una organización está pasando por una crisis que ya no se puede solucionar con otros cambios, los objetivos que se proponen suelen implicar reducción.
Análisis de alternativas
Es importante desarrollar varias estrategias alternativas para después analizar cuál conviene escoger. Puede que una le parezca más atractiva, pero al hacer análisis descubrirá que es menos beneficiosa que las otras.
Para evaluar estrategias alternativas se suelen aplicar la matriz de crecimiento o la matriz “productos-mercados”.
Análisis del entorno externo
Una de las herramientas más usadas para analizar el entorno externo donde va a competir es la herramienta SWOT que proviene de las siglas en inglés de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.
Las fortalezas y debilidades son los procesos y las condiciones actuales internas de una empresa. ¿Cuáles son sus capacidades ahora y las posibilidades previstas? ¿Cuáles son sus ventajas competitivas? Tiene el proceso de ventas bien organizado? ¿Tiene fondos suficientes? Estos son los ejemplos de las preguntas que se hacen para definir los puntos fuertes y las deficiencias.
Oportunidades y amenazas son los procesos estrenos que pueden afectar el curso de implementación del plan estratégico. Por ejemplo, la insolvencia de los competidores puede ser una oportunidad, mientras que la fusión de unos cuantos competidores puede considerarse como una amenaza.
¿Qué debe incluir en su plan estratégico general?
Ahora que sabemos todos los aspectos básicos de la planeación estratégica, podemos componer el formato general de un plan estratégico:
- Resumen ejecutivo. Se hace al final, cuando el plan ya está listo, pero siempre va en el inicio del plan para destacar en breve los puntos más importantes.
- Misión y visión. No es obligatorio reiterar la misión y la visión de su organización en el plan estratégico. Pero se recomienda incluirlos para asegurar una alineación entre todos los componentes del plan.
- Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.
- Resultados de investigaciones hechas para desarrollar el plan (análisis macro- y microeconómico).
- Indicadores generales para medir éxito (e.g. aumentar los ingresos en un 5%, o por 2 veces; reducir los gastos en un 5%; lanzar 10 gamas de productos nuevos).
Consejo extra
Una de las principales características de la planeación estratégica es que se hace para largo plazo y trata de una perspectiva general y amplia. Una de las mejores maneras para anotar el plan y seguir su evolución, es usar el software de planificación.
En el programa para hacer gráficas de Gantt GanttPRO, por ejemplo, puede:
- Planear y seguir el progreso de sus estrategias.
- Llevar a cabo todos los planes en el mismo lugar (por ejemplo, los planes operativos de diferentes equipos que se hacen para lograr los objetivos estratégicos).
- Controlar varios planes a la vez con la vista de portafolio.
- Asignar recursos y gestionarlos de forma eficaz.
- Activar la ruta crítica para prevención de riesgos en la realización del plan.
- Hacer informes de los planes en un clic.
- Compartir el plan con las partes interesadas en cualquier instante.
- Reunir a todas las partes involucradas en la realización del plan para trabajo colaborativo.
Puede probarlo gratis durante 14 días y ver la diferencia.